些許的不便:Outlook 無法做的事

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

這種情形每個人都會遇到:突然之間,電腦無法讓您執行特定動作,而若要完成您的工作,這個動作 (往往) 是極為重要的。您往往會稍加思考幾秒鐘,以尋求解釋。接著,則會在螢幕前皺起眉頭,不滿地問道:「為什麼沒辦法這樣做?」

通常,大部分的問題只不過是程序上的步驟錯誤。但有時,您無法達成目的的原因,是因為:真的無法這樣做!

Outlook 可以做很多事;有些人的生活甚至離不開 Outlook,光是透過它的通訊和排程功能,幾乎就能掌握生活中的大小事。不過,說真的,Outlook 也有做不到的事。在某些情況下,這往往是因為程式的設計所致;但其他時候,則是因為 Outlook 設計人員和規劃人員沒有預先設想到該情況。Outlook 做不到的事並不多,但我們還是來看看其中一些案例。這裡為您提供了一些解釋,這樣一來,您便不用再對電腦發脾氣了。

Outlook 做不到的事

組織會議

檢視和資料夾

通訊群組清單和電子郵件

我們將感同身受

組織會議

Outlook 的宗旨是結構和組織。因此,它會對會議參與者有些許的期許,而對會議召集人則有更高的期許。

  • 會議召集人的角色無法轉移。

    任何人一旦召集會議,他就是召集人,直到會議結束為止。如果原先的召集人無法參加會議,其他人也無法接手會議召集人的角色。唯一的解決方法,就是刪除原先的會議,然後重新發出邀請。這是一個龐大而複雜的問題,必須同時納入構思和程式設計,才能完滿。

  • 會議會繼續停留在召集人的行事曆中。

    即使召集人無法參加會議,也無法從召集人的行事曆中刪除會議,因為召集人是唯一能夠變更會議的人。這是 Outlook 2007 特別設計和實作的障礙。

  • 拒絕的會議不存在。

    如果您拒絕會議,該會議會從您的行事曆上消失不見。如果想要追蹤小組的所有會議,您就必須利用其他方法來加入您拒絕的會議。

  • 會議邀請是獨立的電子郵件。

    目前為止,您無法回覆含有會議邀請的電子郵件。對很多使用者來說,這真的令人氣餒。

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檢視和資料夾

Outlook 提供很多讓您自訂的機會,但還是有少數幾個地方目前無法供您自訂。

  • 資料夾清單會依字母/筆劃順序排序。

    在 Outlook 最左端的功能窗格中,您可以自由重新整理 [郵件] 中的「我的最愛資料夾」,以及底部可讓您切換 Outlook 功能的捷徑按鈕。但您在「郵件資料夾」和「資料夾清單」中看到的清單 (包括 [收件匣]、[草稿]、[寄件備份] 和 [刪除的郵件],以及您建立的整理用途資料夾) 都是依字母/筆劃順序排序,而且無法變更。如果您不怕麻煩,可以重新命名資料夾,但請注意 Outlook 的功能 (也就是,避免重新命名為 [收件匣]) 以及您設定的任何規則。

  • 每個資料夾都有各自的檢視。

    您可以變更個別資料夾的檢視,[收件匣] 的樣子可以和 [寄件備份] 或個人資料夾不一樣。但您只能分別變更各個資料夾的檢視,無法將變更一次套用到多個資料夾。

  • 功能窗格的字型無法變更。

    很抱歉,您無法變更資料夾清單中字體的樣式、大小和色彩。

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通訊群組清單和電子郵件

現今的世界離不開電子郵件,這正是 Outlook 大展身手的領域。即便如此,Outlook 還是無法提供使用者想要的部分功能。

  • 通訊群組清單來自連絡人。

    如果可以直接將電子郵件寄件者加入通訊群組清單,一定很棒,例如,假設有人回覆郵件,想要獲得以電子郵件寄送的電子快訊。但 Outlook 要您從 [連絡人] 建立通訊群組清單,所以您首先要將寄件者新增至 [連絡人] 中的通訊錄。如果您不想將連絡人混在一起,則可以在 [連絡人] 資料夾內建立一個新資料夾,為該用途專門建立一份通訊錄。

  • 連絡人是個別的使用者。

    本文稍早提到,必須先將電子郵件寄件者新增至 [連絡人],才能將他們加入通訊群組清單。那麼,如果能夠搜尋這樣的寄件者,然後將他們「一起」新增至 [連絡人],不是比較聰明嗎?答案是肯定的,不過,Outlook 卻要您分別將各個電子郵件寄件者新增至 [連絡人]。

  • 每封郵件都只傳送一次。

    有些人說他們想要設定週期性的訊息,例如,若要傳送的提醒。Outlook 不會執行,但有啟用該函數的協力廠商增益集。

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我們感同身受

我們可以體會您的挫折感與不滿。Outlook 的規劃和設計團隊已經聽到了與上述問題相關的抱怨和意見,並會在未來的 Outlook 版本變更時,將部分項目納入其中。在此同時,希望本文可以協助您避免在一些可能會發生的小小挫折,因為我們真的不樂於見到使用者對著電腦螢幕大發雷霆。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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