下一步! 善加利用 Outlook (2) 組織您的收件匣 (篩選、設定色彩)

實用的功能:充分發揮 Outlook 的功能 (2) 編輯收件匣 (篩選器、色彩設定)

[收件匣] 中電子郵件數量越來越多,就越來越難找到所需的電子郵件。
瞭解如何組織 [收件匣] 與管理電子郵件。

本文包含下列內容:

以色彩分類電子郵件

建立新資料夾

分類已接收的郵件

變更規則名稱

<< 上一步 | 1 2 3 4 | 下一步 >>

以色彩分類電子郵件

您可以指定色彩類別,將色彩新增至 [收件匣] 的電子郵件清單,更輕鬆地找到電子郵件。

練習:啟動 Outlook

Doctor

請參閱啟動和結束 Outlook,瞭解如何啟動 Outlook。

  1. 在左側 [功能窗格] 中按一下 [郵件],然後在 [個人資料夾] 中按一下 [收件匣]

    在左側導覽視窗中,按一下 [郵件],然後按一下 [個人資料夾] 底下的 [收件匣]。

  2. 以滑鼠右鍵按一下您要指定色彩類別的電子郵件、指向 [分類],然後按一下色彩類別。在此範例中,按一下 [橘色類別]

    按一下 [橘色類別]。

    [重新命名類別] 對話方塊隨即顯示。

    [重新命名類別] 對話方塊

提示: [重新命名類別] 對話方塊

Doctor

初次使用色彩類別時,會顯示 [重新命名類別] 對話方塊。

  1. 在此範例中,將「家人」這個名稱新增至色彩類別,表示來自家人的電子郵件。

    [名稱] 方塊輸入「家人」,然後按一下 [是]

    [重新命名類別] 對話方塊

    橘色色彩類別隨即設定為「家人」類別,並且指定給電子郵件。

    橘色類別項目會設定為 [家人]。

建立新資料夾

在 [收件匣] 建立新資料夾。

  1. 按一下 [收件匣]

    Click Inbox.

  2. 按一下 [資料夾] 索引標籤,然後按一下 [新增資料夾]

    按一下 [新增資料夾]。

    [建立新資料夾] 對話方塊隨即顯示。

  3. [名稱] 方塊中輸入新資料夾的名稱。在此範例中,輸入「連絡人」。

    In the Name box, type the name of the new folder.

  4. 檢查 [資料夾包含] 中是否顯示「郵件與通知項目」。檢查 [選取放置資料夾的位置] 中是否已選取 [收件匣],然後按一下 [確定]

    確認在 [資料夾包含] 底下,是否有顯示 [郵件與通知項目]。

    名為 [連絡人] 的資料夾隨即在 [收件匣] 下建立。

    The folder Contacts is created under Inbox.

分類已接收的郵件

使用 [規則] 命令時,可以執行許多動作,例如自動將內送電子郵件移動至任何資料夾,或是指定類別。規則僅適用於未開啟的郵件。不適用於已開啟的電子郵件。

在這個範例中,我們會建立下列規則:「移動 [主旨] 中有「公告」的電子郵件至 [連絡人] 資料夾」。

  1. [規則] 功能表中按一下 [管理規則及通知]

    在 [規則] 功能表中,按一下 [管理規則及通知]。

    [規則及通知] 對話方塊隨即顯示。

  2. 按一下 [新增規則]

    Rules and Alerts dialog box

    [規則精靈] 隨即顯示。

  3. 請遵循精靈的步驟建立規則。在 [步驟 1: 選取範本][保持組織化] 中按一下並選取您要執行的動作。選取 [移動主旨中有特定文字的郵件至資料夾]

    啟用 [移動主旨中有特定文字的郵件至資料夾]。

  4. [步驟 2: 編輯規則描述 (在加上底線的值上按一下)] 中,按一下加底線的部分。首先,按一下 [特定文字]

    Click specific words.

    [搜尋文字] 對話方塊隨即顯示。

  5. [指定要在主旨中尋找的文字或片語] 中,輸入主旨中的文字,然後按一下 [新增]。輸入「公告」,然後按一下 [新增]

    [指定文字] 對話方塊

  6. 「公告」隨即新增至 [搜尋清單] 方塊。按一下 [確定]

    [指定文字] 對話方塊

  7. 接著按一下 [特定]

    按一下 [已指定]。

    [規則及通知] 對話方塊隨即顯示。

  8. [選擇資料夾] 中按一下資料夾,以選取電子郵件的目的地資料夾,然後按一下 [確定]。選取 [連絡人] 資料夾。

    Select the Contacts folder.

提示:[收件匣] 中的資料夾

Doctor

如果 [收件匣] 並未顯示您建立的資料夾,按一下 Expand inbox [收件匣] 的左側。資料夾隨即顯示。

按一下 [完成]

Click Finish.

規則隨即建立好。

[規則及通知] 對話方塊

變更規則名稱

您建立的規則隨即自動命名。您可以將名稱變更為容易記憶的名稱。

  1. [規則及通知] 對話方塊中,按一下 [變更規則],然後按一下 [重新命名規則]

    [規則及通知] 對話方塊

    隨即顯示一個對話方塊,讓您重新命名規則。

  2. [規則的新名稱] 方塊中輸入名稱,然後按一下 [確定]

    輸入規則的新名稱

    規則名稱隨即變更。

    [規則及通知] 對話方塊

下一步是新增簽名

<< 上一步 | 1 2 34 | 下一步 >>

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×