整理 Microsoft 365 中的文档和网站

将文档存储在 工作或学校 OneDrive 或工作组网站库中

有关将 工作或学校 OneDrive 和工作组网站结合使用的信息（特别适合于小型企业），请参阅设置 Microsoft 365 文件存储和共享。

工作或学校 OneDrive 是你存储在 Microsoft 365 中的个人文档库。 默认情况下，存储在 工作或学校 OneDrive 中的文件为专用文件，但你可以根据需要共享这些文件。 你的团队网站就是由你组织中的特定人员共享的网站。

您在 工作或学校 OneDrive 中最多可以存储 1 TB 的数据。 有关存储限制的详细信息，请参阅SharePoint 限制。

若要转到 工作或学校 OneDrive 或工作组网站库，请登录 Microsoft 365 ，然后执行下列操作之一：

• 在页眉中选择 " OneDrive "，然后单击屏幕边上 "快速启动" 栏中的 "文件"。 .

• 选择页眉中的“网站”，再选择“团队网站”磁贴，然后选择屏幕侧边“快速启动”栏中的“文档”库。

若要在 工作或学校 OneDrive 或团队网站文档库中启动活动，请使用库上方“快速命令”栏中的选项，或使用单个文件中的省略号 (...)：

您可以进行以下操作：

• 创建新文档。

• 从计算机上传文档

• 同步 工作或学校 OneDrive到你的计算机，以便本地访问你的文件。

• 在其应用程序中查看和打开所选文件。

• 共享文件。 有关详细信息，请参阅共享 OneDrive for work 或学校中的文件。

右键单击文件，将弹出具有其他选项（例如，共享、下载、删除、移动或复制）的列表并获得指向文件的链接。 有关更多提示，请参阅整理库中的文件。

查找文档

大多数公司都会创建大量文档，因此可能很难找到所需文档，甚至你自己创建的文档。 Microsoft 365 提供了多种方法，可以帮助你快速找到所需文档。

查找文档的方法通常取决于对文档的了解情况。 例如，如果你关注文档，有特定位置可供查看，如果有人与你共享了文档，或者你知道文档存储在 OneDrive for work 或学校或工作组网站库中。

其他情况下，您可能希望通过名称搜索文档，甚至仅通过您认为文档中包含的词语搜索文档。 在这种情况下，可使用 工作或学校 OneDrive 中的查询框搜索：

• 工作或学校 OneDrive 中的文档。

• 其他人与您共享的文档。

• 您关注的网站中存储的文档。

“搜索”框位于 工作或学校 OneDrive 或 SharePoint 网站的左上方/右上方。

在 SharePoint 中，你还可以使用 "查找文档上方的文件" 或 "搜索此网站" 框。

若要查看在 Microsoft 365 中查找文档的方法的摘要，请参阅在 Microsoft 365 中查找文件。

关注文档以使其日后易于查找

关注文档后，该文档将出现在 工作或学校 OneDrive 中的“关注的文档”列表中。

此外，如果您在您的配置文件中输入了有关您自己的信息，如在“兴趣”和“向我提问”字段中输入了关键字，您的“关注的文档”列表中将显示有关您可能感兴趣的文档的建议。 选择推荐的任何文档下方的“关注”，将把该文档添加到您的“关注的文档”列表中。

要关注工作或学校或网站库的 OneDrive 中的文档，请执行以下操作：

1. 右键单击想要开始关注的文档。

   

2. 在文档标注中，选择 "关注"。 如果未显示“关注”选项，请右键单击该文件，再单击“高级”，然后单击“关注”。

   

查看其他人与您共享的文档

需要特别说明的是，他人与你共享的文档将列在 工作或学校 OneDrive 中的“与我共享的内容”视图中。 但是，"与所有人共享" 或通过使用安全组共享的文档未在此视图中列出。

1. 在 Microsoft 365 中，在页眉中选择 " 工作或学校 OneDrive "。

2. 单击左侧“快速启动”栏中的“与我共享的内容”。

查看最近打开的文档的列表

工作或学校 OneDrive 可以列出最近在 Microsoft 365 中打开的文档，无论它们是存储在 OneDrive 库中还是工作组网站库中。 单击左侧“快速启动”栏中的“最近”，以查看文件。

设置文档通知以跟踪更改

您可以为文档设置通知，以便收到有关对文件进行的任何更改的通知，包括文档被删除。 您可以指定是否要通过电子邮件或短信接收通知，以及接收频率。

在 SharePoint 中设置通知：

1. 选择库中的文档。

2. 选择此文档中的“文件”>“通知我”>“设置通知”或“页面”>>“通知我”>“设置通知”。

3. 在“新建通知”对话框中，选择所需选项，然后选择“确定”。

有关设置通知的更多详细信息，请参阅创建通知以在 SharePoint 中的文件或文件夹更改时收到通知。

关注网站以使其日后易于查找

如果您是您所在组织中多个工作组网站的成员，您可能希望开始关注这些网站，以便轻松访问。 如果关注一个工作组网站，将在您的“网站”页面中列出该网站。 如果关注多个网站，则可从 工作或学校 OneDrive 快速导航到这些网站中的库，如下一节中所述。

若要开始关注网站，请执行以下操作：

1. 转到要开始关注的网站。

2. 从页眉的右侧，选择“关注”。

   

有关详细信息，请参阅视频：关注 SharePoint 网站。

访问关注的工作组网站中的文档库

在 工作或学校 OneDrive 中，你可以显示你在 Microsoft 365 中关注的团队网站的列表，然后导航到这些网站中的文档库。

1. 在“快速操作”栏中，选择“网站文件夹”。 您将看到关注的所有网站的列表：

   

2. 选择列表中的网站可看到该网站中的文档库。

   

另请参阅

在 Office Delve 中查看和编辑个人资料

视频：通过“使用资源管理器打开”来复制或移动库文件

创建文件夹、库和子网站

在 OneDrive 中查找丢失或缺失的文件