在 SharePoint Workspace 2010 中管理联系人

您要做什么？

• 添加新联系人

• 将联系人另存为文件

• 将联系人发送给其他人

• 验证联系人标识

• 解决联系人名称冲突

• 为联系人创建别名

• 删除联系人

• 隐藏联系人

• 查看有关联系人的诊断信息

• 查看联系人属性

添加新联系人

若要搜索新联系人并将其添加到启动栏的联系人列表中，请执行下列操作：

1. 单击“开始”选项卡。

2. 单击 "添加联系人"。

3. 在 "查找用户" 对话框中，在 "搜索" 字段中输入要查找的名称或文本。

   详细信息

   可以使用 "全名"、"名字"、"姓氏"、"商务电子邮件" 或 "个人电子邮件" 进行搜索。 搜索将返回在任何有效字段中找到匹配项的所有联系人。 例如，搜索字符串 "john" 将返回名为 "Andrew Johnson" 的联系人，因为 "john" 是 "姓氏" 字段中的前四个字符。 根据经验法则，通过键入更多的字符) 更具体的搜索字符串 (，搜索结果越具体、越严格。

   您可以通过拖动来重新排列 "查找用户" 对话框中列的顺序。 还可以删除除 "全名" ) 之外的列 (，方法是右键单击任何列标题，然后取消选中要删除的列的名称。 你可以通过右键单击任何列标题并检查要还原的列的名称来还原已删除的列。 在 "查找用户" 对话框中所做的任何更改仅适用于当前搜索会话。 下次打开 "查找用户" 对话框时，将还原所有默认设置。

4. 可选：如果要在搜索中包含公共工作区联系人目录，请选中 "包括公共工作区联系人目录"。

   默认情况下，如果你属于一个) 以及你的已知联系人，SharePoint Workspace 将在您的企业网络中搜索 (。

5. 单击“查找”。

6. 如果找到匹配项，请在列表中将其选中。

   列表中的每个联系人姓名旁边将显示 "联机状态" 图标，以便您可以查看其联机状态。 但是，通过公共工作区联系人目录找到的联系人匹配总是以 "未知" 状态图标显示，直到您选择它们并将它们添加到您的联系人列表中。

7. 若要查看有关所选联系人匹配的详细信息，请单击 "属性"。

   例如，你可能希望采取步骤来验证联系人的身份。

8. 单击 "添加" 以将联系人添加到列表。

将联系人另存为文件

您可以将联系人另存为文件，然后以电子邮件附件的形式发送联系人文件。

1. 右键单击联系人，然后选择 "将联系人另存为文件 ..."。

2. 在 "将联系人信息保存为 ... " 对话框中，选择要保存联系人文件的位置，然后单击 "保存"。

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将联系人发送给其他人

您可以在电子邮件或 Groove 邮件中以文件附件的形式将其他人的联系人发送给其他人。

1. 右键单击联系人。

2. 选择 "通过电子邮件发送至所选联系人 ..."。

3. 在 "收件人： " 字段中输入一个或多个电子邮件地址。

4. 如果需要，请编辑 "主题" 和 "文本" 消息。

   请注意，标准文本消息中包含有关下载 SharePoint Workspace 的说明，以防收件人还没有帐户。

5. 单击“确定”。

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验证联系人标识

我们强烈建议验证联系人身份，以减少与无意用户共享敏感信息的风险。 根据您的帐户安装，您的组织中的管理员可能已经验证了许多联系人身份。 SharePoint Workspace 使用以下颜色指示您的联系人和成员列表中人员的验证状态：

• 黑色：未验证。

• 绿色：由您验证。

• 青色：由你的组织验证。

• 蓝色：由你的组织验证，但在你的域外部或交叉验证。

• 红色：名称冲突。 两个名称相似的联系人将显示为红色，无论其验证状态如何。 有关详细信息，请参阅解决名称冲突。

对你的身份应用的通信策略确定你能否与其他用户进行交互，具体取决于其验证状态。 这些策略可以执行以下任一操作：

• 阻止您与组织中的管理员未经验证的任何用户进行通信。

• 打开 "联系人验证通知" 对话框 (") "，以便在允许您与未验证身份的用户进行通信之前向您发出警告。

• 允许您与任何联系人通信，无需任何警告或限制。

您的组织对其他用户的验证可能会向您提供对其身份的充足保证。 在某些情况下，特别是在处理高度敏感的信息时，您可能还希望手动验证用户的身份。

解决联系人名称冲突

当两个或更多联系人具有相同的显示名称时，其名称在联系人列表、工作区成员列表以及其联系人信息卡中显示为红色。 如果在删除前导、尾随和多个嵌入空间并将名称转换为小写文本后完全匹配，则认为显示名称完全匹配。

例如，"王 Beebe" 和 "王小姐 Beebe" 将导致名称冲突。 但是，"王 Beebe" 和 "AnnBeebe" 不会导致名称冲突。

区分联系人姓名非常重要，这样就不会意外地开始与错误的联系人进行活动。 你可以为任何冲突的联系人名称创建一个别名。

此外，在某些极少数情况下，可能会由于与您的帐户一起存储了过时的联系人而导致名称冲突。 例如，联系人已经激活了一个新帐户，已放弃上一个帐户中的所有活动，但对这两个帐户使用相同的显示名称。 在这种情况下，您可以按如下所述隐藏已过时的联系人，以便它不再显示在任何联系人列表中。

若要解决名称冲突，请执行下列操作：

1. 右键单击显示冲突的名称，然后单击 "解决名称冲突"。

2. 请执行以下任一操作：

   • 单击 "查看 vCard ... " 以查看所选联系人的详细信息。 这可以帮助你区分同名的联系人。

   • 单击 "别名联系人 ... " 以打开 "别名" 对话框，您可以在其中输入联系人的唯一显示名称。

   • 单击 "验证身份 ... " 以完成验证联系人身份的步骤。

3. 单击“完成”。

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为联系人创建别名

你可以在别名下显示除你自己的) 之外的任何联系人 (。 如果在区分具有相同名称的联系人时遇到问题，这将非常有用。

1. 右键单击联系人，然后单击 "别名联系人"。

2. 键入一个别名，然后单击"确定"。

   别名显示为代替原始名称。 若要查看联系人的原始名称，您可以打开其联系人信息，或指向别名以显示显示原始名称的弹出窗口。

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删除联系人

若要从 "启动栏" 中的联系人列表中删除联系人，请执行以下操作：

1. 选择要删除的联系人。

2. 按 DELETE 键，然后单击"是"以确认删除。

从启动栏中的联系人列表中删除的联系人可能仍会显示在其他联系人列表中，例如 "发送邮件" 或 "发送邀请" 对话框中的 "收件人：" 下拉列表。 这是因为 SharePoint Workspace 存储所有与您在名为 "已知联系人" 的聚合列表中交互的用户的联系人信息。 这包括已添加到启动栏联系人列表的联系人，以及你的工作区的成员。 请记住，您的联系人列表中可能还没有同样的工作区成员。

您不能删除在您的已知联系人列表中显示的联系人。 但是，您至少可以隐藏这些联系人。

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隐藏联系人

由于各种原因，联系人有时可能会过时。 如果您有过时的联系人，则可以将其隐藏起来，以便在显示联系人的下拉菜单中不再列出这些联系人。

1. 打开联系人管理器。

2. 选择要隐藏的联系人。

3. 单击 "隐藏" 将所选联系人放入 "隐藏的联系人" 列表中。

4. 单击“确定”。

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查看有关联系人的诊断信息

您可以查看所选联系人的诊断信息。 您可能偶尔需要查看此信息以获得技术支持用途。 如果需要向技术支持人员发送诊断信息，您可以将 "诊断" 对话框中的信息复制并粘贴到电子邮件中。

1. 打开联系人管理器。

2. 选择所需的联系人。

3. 单击 "诊断"。

   若要从 "联系人" 窗格中复制信息，请右键单击，然后单击 "全选"，然后右键单击并单击 "复制"。

   若要从 "感知" 或 "网络诊断" 窗格中复制信息，请单击 "复制到剪贴板"。

4. 单击“确定”。

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查看联系人属性

若要查看任何联系人的 "属性"，请右键单击该联系人，然后单击 "属性"。 通过联系人属性，您可以：

• 查看所选联系人为其联系人标识提供的所有信息 (例如，公司名称、电话号码和电子邮件地址) 。

• 向联系人发送消息。

• 邀请联系人加入您已在其中的成员的工作区。

• 为联系人创建别名，将其以不同的显示名称列出。

• 验证联系人的身份。

• 显示与联系人共享的工作区成员。

• 显示您已发送或接收自联系人的邮件。

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