列表简介

列表是可以与团队成员和你提供访问权限的人员共享的数据的集合。你将找到许多随时可用的列表模板，为组织列表项提供良好的起点。有关详细信息，请参阅 Microsoft 365 中的列表模板。

本文介绍创建和使用列表背后的概念。可以在 Microsoft SharePoint、Microsoft 365 中的Lists应用或 Teams 中创建列表。了解如何开始使用 Microsoft Teams 中的Lists。

有关列表的信息，请参阅以下文章：

注意: 请注意，此处的信息和可用的列表类型取决于所使用的SharePoint 的版本。如果不知道版本，请联系管理员、支持人员或经理，或查看我使用的是哪个版本的 SharePoint？

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组织通常使用多种类型的列表，包括链接、公告、联系人、问题跟踪和调查等。

Lists还可以包括可作为团队协作焦点或业务解决方案中的任务。在许多情况下，列表可以提供快速、有效的解决方案，很少或无需修改。

例如，可以使用：

Tasks 包括对所有权和进度的跟踪以及页面内时间线，以吸引人眼的方式呈现列表内容。
问题跟踪 包括版本控制存储和版本历史记录存储，用于更深入地分析工作组项目和常见工作任务。

Lists丰富且灵活，并且具有许多内置功能，这些功能提供了一种可靠的存储、共享和处理数据的方式。

例如，您可以：

创建包含各种列的列表，包括“文本”、“数字”、“选择”、“货币”、“日期和时间”、“查找”、“是/否”和“计算”。还可以将一个或多个文件附加到列表项以提供其他详细信息，例如包含支持数字的电子表格或包含背景信息的文档。
创建列表视图，以不同和特定的方式组织、排序和筛选数据;更改元数据，例如添加和删除列以及修改验证规则;和在具有内容类型、网站栏和模板的网站之间一致地使用列表。例如，你可以仅查看主页上日历中的当前事件，并在另一个页面上创建一个视觉视图（类似于挂历）。
通过使用唯一列、查找列和关系强制 (级联和限制删除) 的组合来创建列表之间的关系，所有这些都增强了创建更复杂的业务解决方案的能力，并帮助保持数据的完整性。
创建自定义列表，在 Web 部件和 Web 部件页中显示数据，并导入、导出和链接来自其他程序（例如 Excel 和 Access）的数据。
跟踪版本和详细历史记录，要求修改数据必须获得批准，使用项目级和文件夹安全功能，签入和签出，使用通知和 RSS 源自动接收有关更改的通知。
将单个列表中的内容组织到多个文件夹中，以提高便利性和性能，使用索引全面提高大型列表的性能。

以下是使用列表以帮助管理组信息的一些方法。

跟踪版本和详细历史记录 跟踪列表项的版本，以便可以查看哪些项已从版本更改为版本，以及谁更改了列表项。如果在较新版本中出错，则可以还原项的以前版本。如果组织需要监视列表的发展，则跟踪列表的历史记录尤其重要。

需要审批 指定在每个人都可以查看列表项之前，需要对列表项进行审批。项目一直处于挂起状态，直到获得批准权限的人员批准或拒绝它们。可以控制哪些用户组可以在列表项获得批准之前查看列表项。

自定义权限 指定列表的参与者是否可以仅读取和编辑他们创建的项或列表中的所有项。有权管理列表人员可以读取和编辑所有列表项。还可以将特定权限级别应用于单个列表项，例如，如果项包含机密信息。

创建和管理视图 创建同一列表的不同视图。实际列表的内容不会更改，但会组织或筛选项目，以便用户可以根据自己的需求找到最重要或最有趣的信息。

更新列表 无论更新列表的类型如何，添加、编辑和删除列表项的过程都类似。

可通过两种方法添加或编辑列表项：

通过使用窗体，这是默认方法。
内联，这意味着直接在列表页上添加项。

如果列表设置为跟踪版本，则每次编辑列表项时都会创建列表项的新版本。在较新版本中出错时，可以查看列表项更改方式的历史记录，并还原以前的版本。

使用公式和计算值 使用公式和计算值在列表的列中动态生成信息。这些操作可以包括列表中的其他列以及系统函数（如 [today]）来指示当前日期的信息。例如，可以指定从当前日期起七天的默认截止日期。

随时了解更改 Lists和视图可以使用 RSS，以便工作组成员可以自动接收更新。 RSS 是一种技术，使用户能够接收和查看合并位置中的新闻和信息的更新或 RSS 源。还可以创建电子邮件警报，以便在列表发生更改或添加新项时通知你。警报是跟踪对你很重要的更改的便捷方式。

创建列表关系 在两个列表之间创建关系，在源列表中创建一个查找列，该列检索 (或“查找”) 目标列表中的一个或多个值，前提是这些值与源列表中的查阅列中的值匹配。如果需要，可以继续将目标列表中的其他列添加到源列表。创建查阅列时，还可以决定通过设置级联删除或限制删除选项来强制实施关系行为，该选项有助于保持数据有效，并帮助防止可能导致后续问题的不一致。

与数据库程序共享列表信息 如果已安装数据库程序（如 Access），则可以在站点中导出和导入数据，并将数据库中的表链接到列表。在 Access 数据库中处理列表数据时，还可以创建查询、窗体和报表。请参阅将数据导入 Access 数据库。

跨网站一致地使用列表 如果组使用多种类型的列表，则可以使用内容类型、网站栏和模板在多个列表之间添加一致性。这些功能使你能够以高效的方式重用设置和列表结构。例如，可以为客户服务问题创建一个内容类型，该内容类型指定某些列 (，例如该内容类型的客户联系人) 和业务流程。另一个示例是为具有部门下拉列表的部门名称创建网站栏。可以在多个列表中重复使用列，以确保名称始终在每个列表中以相同的方式显示。

处理电子邮件程序中的列表项 使用与 Microsoft 技术兼容的电子邮件程序，你可以随身带重要的列表信息。例如，使用 Outlook，可以从 Outlook 查看和更新网站上的任务、联系人和讨论板。请参阅将外部列表连接到 Outlook。

设置内容目标 启用受众目标以按组筛选项目。

使用的列表类型取决于要共享的信息类型。

公告共享新闻和状态并提供提醒。公告支持使用图像、超链接和带格式文本的增强格式设置。

联系人 存储与你一起工作的人员或组有关的信息。如果使用的是与 Microsoft 技术兼容的电子邮件或联系人管理程序，则可以在其他程序中查看和更新站点中的联系人。例如，可以从与 Microsoft 技术兼容的电子邮件程序（如 Outlook）更新组织所有供应商的列表。联系人列表实际上不会管理网站的成员，但它可用于存储和共享组织的联系人，例如外部供应商列表。

讨论板 提供一个记录和存储与新闻组格式类似的团队讨论的中心位置。如果管理员已在你的网站上启用列表来接收电子邮件，讨论板可以存储来自大多数常见电子邮件程序的电子邮件讨论。例如，可以为组织的新产品版本创建讨论板。

链接提供指向 Internet、公司 Intranet 和其他资源的链接的中心位置。例如，可以创建指向客户网站的链接列表。

已提升的链接 在视觉布局中显示一组链接操作。

Calendar 存储团队事件或特定情况（例如公司假期）。日历提供团队事件（包括会议、社交活动和全天事件）的视觉视图（类似于桌面或挂式日历）。还可以跟踪团队里程碑，例如与特定时间间隔无关的截止时间或产品发布日期。请参阅从列表创建日历视图。

Tasks 跟踪有关组的项目和其他办事项的信息。可以将任务分配给人员，以及跟踪任务接近完成的状态和完成百分比。如果使用的是与 Microsoft 技术兼容的电子邮件或任务管理程序，则可以在其他程序中查看和更新站点中的任务。例如，可以为组织的预算流程创建任务列表，然后在 Outlook 中查看和更新它以及其他任务。请参阅创建列表。

项目任务 使用甘特视图和进度栏存储任务信息。可以在任务接近完成时跟踪状态和完成百分比。如果使用的是与 Microsoft 技术兼容的电子邮件或任务管理程序，则可以在其他程序中查看和更新站点中的项目任务。例如，可以在网站上创建项目任务列表，以标识和分配创建培训手册的工作，然后可以从 Project 跟踪组织的进度。请参阅创建列表。

问题跟踪 存储有关特定问题（例如支持问题）的信息，并跟踪其进度。可以分配问题、对其进行分类，并相互关联问题。例如，可以创建问题跟踪列表来管理客户服务问题和解决方案。还可以在每次编辑问题时对问题发表评论，从而创建批注历史记录，而无需更改问题的原始说明。例如，客户服务代表可以记录为解决问题而执行的每个步骤和结果。还可以将问题跟踪列表与三态工作流结合使用，以帮助组织管理问题或项目跟踪。请参阅创建列表。

调查收集和编译反馈，例如员工满意度调查或测验。可以通过多种不同的方式设计问题和答案，并查看反馈的概述。如果已安装与 Microsoft 技术兼容的电子表格或数据库程序，则可以导出结果以进一步分析它们。请参阅创建调查。

自定义 从头开始创建列表。如果你有与 Microsoft 技术兼容的电子表格程序，还可以创建基于电子表格的自定义列表。例如，可以从 Excel 导入一个列表，该列表用于存储和管理与供应商的合同。请参阅基于电子表格创建列表。

外部列表 处理存储在列表外部的数据，但你可以在 Microsoft 365 中读取和写入数据。外部列表的数据源称为“外部内容类型”。与本机 Microsoft 365 列表不同，外部列表使用业务连接服务直接从外部系统 (（例如 SAP、Siebel 和 Microsoft SQL Server) ）访问数据，无论该系统是数据库、Web 服务还是业务线系统。

数据表视图中的自定义列表 创建类似于自定义列表的空白列表，但默认在数据表视图中显示该列表。数据表视图提供了一个数据网格，用于以行和列的形式查看和编辑数据。你可以添加及编辑行和列，应用筛选器和排序顺序，显示计算值和总计，以及方便地编辑网格单元格内的数据。数据表视图要求在 32 位客户端计算机和支持 ActiveX 控件的浏览器上安装 Office。

状态列表 显示和跟踪项目的目标。该列表包含一组彩色图标，用于传达目标的实现程度。

环流向团队成员发送信息（包括确认标记）。

Microsoft IME 词典列表 将列表中的数据用作 Microsoft IME 字典。可以将“阅读”列项转换为“使用 Microsoft IME 显示”，并在“IME 注释”窗口中的“注释”中查看内容。数据可以链接到特定 URL。

PerformancePoint 内容列表 存储仪表板项，例如记分卡、报表、筛选器、仪表板页，以及使用 PerformancePoint 仪表板Designer创建的其他仪表板项。

语言和翻译器 与翻译管理库中的翻译管理工作流一起使用。工作流使用该列表将翻译任务分配给在列表中针对每种语言指定的翻译器。可以手动创建此列表，也可以在将翻译管理工作流添加到翻译管理库时选择自动创建此列表。

KPI 列表 跟踪关键绩效指标，使你能够根据可衡量的目标快速评估进度。可以使用以下四个数据源之一来设置 KPI 列表来跟踪性能：手动输入的数据、Microsoft 365 列表中的数据、Excel 工作簿中的数据，或者来自 Analysis Services 的数据（Microsoft SQL Server的一个组件）。创建 KPI 列表后，可以使用它在仪表板页上显示指示器的状态。

导入电子表格 使用现有电子表格中的列和数据。导入电子表格需要 Microsoft Excel 或其他兼容程序。

若要向 SharePoint 新式页面添加列表，请执行以下操作：

如果页面尚未处于编辑模式，请单击页面右上角的“编辑”。
将鼠标悬停在现有 Web 部件的上方或下方将显示一条线，线上有一个带圆圈的“+”，如下所示：
单击“+”，你将看到可供选择的 Web 部件列表。向下滚动到“文档”、“库”和“Lists”部分。
选择“ 列表”。

将显示所有可用列表的名称。
选择要在页面上插入的列表。
如果满意，请选择左上角附近的“ 另存为草稿 ”。然后，若要向其他人提供更新的页面，请选择右上角附近的 “发布 ”。

若要将列表添加到 SharePoint 经典页面，请执行以下操作：

在“网站”中，单击“ 设置 ”，然后单击“ 网站内容”。
单击“ 添加应用 ”图标。
滚动并单击要使用的应用。可能有多个页面。
为应用指定一个唯一名称，以便稍后可以将其召回页面，然后单击“ 创建”。
返回到“网站内容”屏幕时，可以执行三项操作：
- 关闭窗口并返回到页面。使用插入 Web 部件在页面上添加新应用。
- 单击应用并开始输入数据。
- 单击省略号...，然后单击“更改设置”。 可以在此处添加列、更改名称并执行其他任务。

虽然可以通过多种方式使用列表的功能，但如何使用它们取决于你拥有的列表的大小和数量以及组织的需求。

将多个项存储在一个列表中

你可能希望一个大列表满足各种需求。例如，你可能在组织中跟踪大量技术问题，这些问题可能适用于多个项目和组。

在以下情况下使用单个列表：

你的组需要查看有关列表项或同一组项的不同视图的摘要信息。例如，经理可能想要查看组织所有技术问题的进度，或查看在同一时间段内提交的所有问题。
人员想要浏览或搜索网站上的同一位置的问题。
你希望对列表项应用相同的设置，例如跟踪版本或需要审批。
处理列表的组具有类似的特征，例如相同级别的权限。可以将唯一权限应用于特定列表项，但如果权限级别差异很大，请考虑多个列表。
你想要分析有关列表的信息或接收列表的合并更新。当列表项发生更改时，可以接收警报，或者使用 RSS 技术查看列表的更改。 RSS 源使工作组成员能够查看已更改信息的合并列表。

当要管理的项之间或与其协作的组之间存在明显差异时，可能需要多个列表。

在以下情况下使用多个列表：

你不希望人们需要将项摘要汇总在一起。
处理信息的人员组是不同的，并且具有不同的权限级别。
你需要将不同的设置（例如版本控制或审批）应用于多个项目集。
无需一起分析项目或接收有关列表的合并更新。

以下是组织列表和列表项的一些方法：

添加栏 帮助组查明最重要的项，你可以向列表添加列。例如，可以将“项目”列添加到列表中，以帮助处理特定项目的人员更轻松地查看和使用其项。如果想要为每个列表项收集其他信息，例如部门名称或员工姓名，则还可能需要添加更多列。

如果列表中有多个项，则可以考虑为某些列编制索引，以提高查看多个项目或切换视图时的性能。此功能不会更改项目的组织方式，但可以让组织更轻松地在列表中存储大量项目。但是，索引可能会占用更多数据库空间。请参阅创建、更改或删除列表或库的视图。

创建视图 如果组中的人员经常需要以某种方式查看数据，请使用。视图使用列对数据进行排序、分组、筛选和显示。还可以选择每个视图中一次显示多少个项目。例如，用户可以按每页 25 或 100 个列表项集浏览列表，具体取决于其首选项和连接速度。

使用视图可以灵活地在列表中存储大量项目，但只能查看特定时间所需的子集，例如仅查看今年发布的问题，或仅查看日历中的当前事件。可以创建仅供你使用的个人视图，如果有权修改列表，则可以创建可供所有人使用的公共视图。请参阅创建、更改或删除列表或库的视图。

创建文件夹 如果列表所有者允许创建文件夹，请将文件夹添加到大多数类型的列表。如果列表项可以按特定方式（例如按项目或按组）进行划分，这尤其有用。文件夹可帮助用户更轻松地扫描和管理列表项。 Microsoft 技术提供树视图，使用户能够导航其网站和文件夹，就像处理硬盘上文件夹的方式一样。例如，每个部门都可以有自己的文件夹。请参阅在列表中创建文件夹。