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若要满足业务管理法规或合规性要求, 可以将内容放在网站上保留一段时间, 例如特定的天数、月数或年数。例如, 你可能需要将驻留在销售部门网站中的所有文档保留七年。
你可以选择是从创建文档的时间开始还是在用户最后一次更改时间段后开始。"保留" 可以包含搜索查询以缩小所保留的内容, 例如, 如果要仅保留与特定客户端相关的文档, 则可以在保留的搜索查询中使用客户姓名作为关键字。
当你将内容置于保留状态时, 用户可以继续编辑文档, 就好像内容保留在其原始位置一样。保留可确保保留内容的副本, 同时仍允许用户使用其内容。
基于时间的就地保留与电子数据展示就地保留的工作方式相同, 不同之处在于, 使用基于时间的就地保留, 你可以指定时间段 (电子数据展示保留将无限持续, 直到你删除它), 而无需创建电子数据展示事例网站或电子数据展示集。
通过使用就地保留策略中心来创建和管理保留。
就地保留的工作方式
当你将某个网站置于保持状态时, 该网站中的内容将保留在其原始位置。用户可以继续处理其文档, 但是当你启动保留时的内容副本被保留时。除现有内容之外, 如果删除了内容, 将保留在网站上放置时创建或添加到网站的任何新内容。使用就地保留, 用户甚至无需知道其内容处于暂停状态。
在网站级别应用就地保留。当您将网站置于保留状态时, 将创建保留的保留库 (如果尚不存在的话)。多数用户不能查看保存的保留库, 因为它仅对网站集所有者可见。
如果某个用户尝试更改或删除处于暂停状态的网站中的内容, 则首先保留策略将检查在应用保留后内容是否已更改。如果这是应用保留后的第一个更改, 保留策略将内容复制到保留的保留库, 然后允许用户更改或删除原始内容。请注意, 即使内容与保留所使用的查询的筛选器不匹配, 也可以将网站中的任何内容复制到保留的保留库中。
然后, 计时器作业将清理保留的保留库。计时器作业会定期运行, 并将保留保留库中的所有内容与网站上保留所使用的筛选器进行比较。除非内容至少与其中一个筛选器匹配, 否则计时器作业将从保留保留库中删除内容。例如, 如果将单个保留应用于某个网站, 并且该保留从创建日期起七年的保留时间, 则早于七年的任何内容都将从保留保留库中删除。此外, 可以对某个网站应用多个保留-例如, 文档可能是电子数据展示的法律封存的一部分, 并且基于七年时间的保留以满足行业管理法规的要求。将基于具有最长持续时间的保留保留内容。
基于时间的保留时间从创建或上次修改文档的日期开始, 而不是在创建保留的时间开始。
就地保留可有效地使用存储空间, 尤其是在有大量文档和用户只更改其中几项的情况下, 因为未更改的内容不会被复制到保留的保留库。
可保留的网站内容
基于时间的就地保留包括此内容:
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文档, 包括:
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文档版本 (如果版本控制处于启用状态)。有关详细信息, 请参阅为列表或库启用和配置版本控制。
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文档集中的文档。
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列表项 (包括博客和 wiki 内容)
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页面
基于时间的就地保留不包括以下内容:
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文档集文件夹 (文件夹本身)
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母版页和页面布局
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OneNote 笔记本
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工作流项目
就地保留如何与版本控制配合工作
基于时间的保留不会自动保留文档的所有版本。若要保留网站中文档的所有版本, 需要为网站中的文档库启用版本控制。有关详细信息, 请参阅为列表或库启用和配置版本控制。
如果从处于暂停状态的网站中删除了文档, 并且已打开文档版本控制, 则将保留已删除文档的所有版本。
如果未打开文档版本控制且某个项目被多次放置, 则保留的版本是每个保留放置时的最新版本。例如, 如果项目的版本27是首次放置网站时的最新版本, 而版本51是在第二次将网站置于保留状态时最新的, 则会保留版本27和51。
正如前面所述, 如果网站处于保持状态, 则在将其置于保留状态后, 在网站上创建或添加到该网站的任何新内容都将保留 (如果它已删除)。
筛选就地保留
当你创建就地保留时, 你还可以指定查询以筛选出要保留的内容。例如, 你可以选择仅保留包含特定关键字的内容。有关详细信息, 请参阅在电子数据展示中心中搜索和使用关键字-本主题也适用于就地保留。
禁用基于时间的保留
你可以随时发布基于时间的保留, 包括保留期间指定的时间段结束之前的时间。若要执行此操作, 只需禁用保留。
请注意, 在保留仍处于活动状态时, 你无法删除基于时间的保留策略。若要删除保留策略, 请首先禁用保留, 然后删除保留策略。
禁用保留后, 所有受保留保留库中的保留的项目都符合前面所述的标准清理过程。请注意, 这意味着从保留中释放的项目不会立即从保留保留库中删除;相反, 它们将保留在其中, 直到计时器作业清理库。
就地保留策略如何与文档删除策略配合使用
基于时间的就地保留可确保所有内容在特定时间段内保留, 而文档删除策略可确保在特定时间段后删除所有内容。
如果需要在固定时间段内保留文档, 可以将就地保留策略与删除策略结合使用。例如, 您可以将文档修改后七年保留, 然后设置删除策略以在上次修改后的七年中将其删除。
如果文档删除策略删除了保留的内容, 则该内容仍将保留在保留保留库中。例如, 如果基于时间的保留保留两年的内容, 但文档删除策略在一年后删除内容, 那么在保留时删除的任何内容仍将保留。
有关详细信息, 请参阅SharePoint Server 2016 中的文档删除策略概述。
权限
合规性团队中将使用就地保留策略中心的成员需要对策略中心和将应用策略的网站集具有访问权限。我们建议你:
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创建包含就地保留策略中心的所有用户的安全组, 这很可能是合规性团队。
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在就地保留策略中心中, 将安全组添加到 "网站集所有者" 组。
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在需要为其分配就地保留策略的每个网站集中, 将安全组添加到 "网站集所有者" 组。
