将表或查询用作邮件合并数据源

可以使用 Microsoft Word邮件合并向导创建邮件合并操作。此向导也可从 Access 中使用，并允许设置邮件合并过程，该进程使用 Access 数据库中的表或查询作为表单信函、电子邮件、邮件标签、信封或目录的数据源。

本主题说明如何从 Access 启动邮件合并向导并在表或查询与 Microsoft Word 文档之间创建直接链接。本主题介绍写信的过程。有关如何设置邮件合并过程的分步信息，请参阅 Microsoft Word帮助。

使用表或查询作为数据源

打开源数据库，在导航窗格中，选择要用作邮件合并数据源的表或查询。
在“外部数据”选项卡上的“导出”组中，单击“Word合并”。

Microsoft Word邮件合并向导启动。
选择是要在现有文档还是新文档中创建链接，然后单击“ 确定”。
如果选择链接到现有文档，请在“选择 Microsoft Word文档”对话框中找到并选择该文件，然后单击“打开”。

Word启动。根据你的选择，Word打开指定的文档或新文档。
在 “邮件合并 ”窗格中的“ 选择文档类型”下，单击“ 信函 ”，然后单击“ 下一步：开始文档 ”以继续执行步骤 2。
在步骤 2 中，单击“ 下一步：选择收件人”。

在步骤 3 中，在 Access 中的数据源和 Word 文档之间创建链接。由于从 Access 启动了向导，因此会自动创建此链接。在 “选择收件人”下，请注意，已选择 “使用现有列表 ”，并且数据源的名称显示在 “使用现有列表”下。
如果要自定义表或查询的内容，请单击 “编辑收件人列表 ”。

可以筛选、排序和验证数据。单击“是”以继续。
单击“ 下一步：写信 ”以继续。按照 邮件合并 窗格中的剩余说明进行操作，在步骤 5 中，单击“ 下一步：完成合并”。

可以通过其他方式将表或查询指定为数据源。例如，可以将表或查询从 Access 导出到 ODBC 数据库、Microsoft Excel 文件、文本文件或与 Word 兼容的任何其他文件格式，然后使用Word邮件合并向导链接到生成的文件。

如果尚未导出表或查询，请执行此操作。在 Access 的导航窗格中，选择要使用的表或查询，然后在“ 外部数据 ”选项卡上的“ 导出 ”组中，单击要导出到的格式，然后按照说明进行操作。
在 Word中，如果未显示“邮件合并”窗格，请在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”下的箭头，然后单击“分步邮件合并向导”。此时会显示 “邮件合并 ”窗格。
在 “邮件合并 ”窗格的步骤 3 中， 在“使用现有列表”下，单击“ 浏览 ”或 “编辑收件人列表”。
在 “选择数据源 ”对话框中，指定在 Access 中创建的数据文件，然后单击“ 打开”。
按照以下任何对话框中的说明进行操作。在“ 邮件合并收件人 ”对话框中，查看并自定义文件的内容。在继续操作之前，可以筛选、排序和验证内容。
单击“确定”，然后在“邮件合并”窗格中单击“下一步：写信”。有关自定义邮件合并的详细信息，请参阅Word帮助。