存档 Access 数据

存档数据的方法

下表列出了用于存档数据的方法、方法的说明、何时应使用每种方法的说明以及该方法的其他特定注意事项。

处理引用完整性

如果要存档的记录与其他表中的记录相关，则可能必须解决关系问题。 如果要存档的记录是“子”记录， (它们属于 一对多关系 ) 的“多”端，则可以放心地存档它们。 如果要存档的记录是“父”记录 (它们属于 一对多关系 ) 的“一”端，则当您存档它们时，其相关“子”记录可能会：

• 阻止删除“父”记录。 如果已将“父”记录追加到存档表，则可能会导致问题。

  - 或 -

• 成为“孤立者”- 属于不存在的“父级”的记录。 这可能会导致使用“孤立”记录的数据库中的数据完整性和功能出现问题。

若要考虑引用完整性，请执行以下步骤：

1. 确定哪些“子”记录属于要存档的记录。 例如，若要存档在库中借出的资产记录，请首先确定这些资产上是否打开了任何事务，即资产是否已签出但未返回。

2. 执行下列操作之一：

   • 如果始终可以安全删除“子”记录，请确保关系强制实施引用完整性，并级联删除。 这可确保删除所有相关的“子”记录。

   • 如果“子”记录不能始终安全删除，请考虑存档数据库中的所有表。

   • 创建一个查询，该查询选择没有“子”记录的“父”记录。 然后，使用第一个查询创建存档查询 (请参阅 定期将记录移动到存档表) 部分，而不是使用“父”表。

返回页首

准备后端数据库的空副本

首先，导入后端数据库中所有表的表定义。

1. 在“ 文件 ”选项卡上，单击“ 新建”，选择“ 空白数据库”，然后单击“ 创建”。

2. 关闭 Table1。

3. 在“ 外部数据 ”选项卡上的“ 导入 & 链接 ”组中，单击“ 访问”。

4. 在 “获取外部数据 – 访问数据库 ”对话框中，选择“ 将表、查询、窗体、报表、宏和模块导入当前数据库”，然后单击“ 浏览”。

5. 在“ 文件打开 ”对话框中，选择后端数据库。 单击“ 打开 ”关闭“ 文件打开 ”对话框，然后单击“ 确定”。

6. 在“ 导入对象 ”对话框中，单击“ 选项”。

7. 在 “导入表”下，选择“ 仅定义”。

8. 在“ 表 ”选项卡上，依次单击“ 全选”、“ 确定”和“ 关闭”。

将数据添加到空副本中的任何查阅表 

对于每个查找表，请执行以下步骤：

1. 链接到现有后端数据库中的查阅表。

2. 创建一个追加查询，用于将原始记录中的所有记录添加到副本。

将后端数据库替换为空副本

首先，重命名现有后端数据库，以指示它现在是存档数据库。 然后，打开空副本，并使用原始后端数据库名称保存它。

1. 单击“ 文件 ”选项卡，然后单击“ 将数据库另存为”。 系统可能会提示关闭所有打开的对象;如果是，请单击“ 确定”。 “ 另存为 ”对话框随即打开。

2. 在) “另存为”对话框顶部的“保存位置”框中 (，请确保将文件保存在与原始后端数据库相同的位置。

3. 在“ 文件名 ”框中，输入原始后端数据库的名称。

4. 在 “保存类型 ”框中，选择“ Access Database (*.accdb) ”。

返回页首

步骤 1：创建存档表

若要将所有存档记录保存在一个表中，请执行此步骤一次。 在此步骤中创建的存档表将保存所有存档记录。

若要在创建新存档表时删除旧存档表，可以使用 生成表查询 将数据复制到存档表，而不是执行此步骤。 为此，请跳到 步骤 2。

若要在每次存档时使用新的存档表，但还要保留旧存档表，请在创建新存档表之前重命名旧存档表。 如果要基于日期进行存档，请考虑根据旧存档表表示的日期范围命名。

1. 在导航窗格中，选择要存档的记录的表，按 Ctrl+C，然后按 Ctrl+V。

2. 在“ 表名称 ”框中，删除“ 复制” 一词，在现有表名称中追加下划线和“存档”一词，然后单击“ 确定”。 例如，如果原始表名为 Transactions ，则存档表名为 Transactions_archive。

   

3. 在“ 粘贴表为 ”对话框中的“ 粘贴选项”下，选择“ 仅结构”。

步骤 2：创建追加查询以将数据复制到存档表

1. 在“创建”选项卡上的“查询”组中，单击“查询设计”。

2. 添加包含要存档的记录的表。

3. 在查询设计窗口中，双击刚添加的表中的星号 (*) 。 表名称和星号显示在查询设计网格的第一列中。

   注意: 星号指示查询应在查询输出中包含表中的所有字段。 使用星号时，如果在表中添加或删除了字段，查询输出会相应地进行调整。

4. 在查询设计窗口中，双击要用于指定要在存档记录之前应满足的条件的字段。 例如，如果 Transactions 表有一个名为 “签入日期”的字段，并且你希望存档该日期超过一年的所有记录，则双击该字段，它将显示在查询设计网格的下一个空列中。

   

   如果要对其他字段使用条件，请重复此步骤。

5. 使用 “条件” 行为刚添加的字段指定条件。 例如，可以使用“条件”行中的表达式 <#1/1/2019# 指定“签入日期必须早于 2019 年 1 月 1 日”。

   如果条件值在每次存档时都发生更改，则应让查询请求输入。 为此，请使用 “条件” 行中的 参数，以便查询请求输入。 若要使用参数，请像平时一样使用表达式，但不要使用指定的值，而是使用用方括号括起来的简短问题。 例如，可以使用表达式 <[在之前完成的存档事务：]，如下所示：

   

   有关使用参数的详细信息，请参阅 查询简介一文。

   你可能还希望使用 或 行来指定备用条件。 有关使用条件的详细信息，请参阅查询条件示例一文。

   提示: 如果使用日期字段指定条件，并且想要存档早于当前日期的所有记录，请在 日期字段的“ 条件 ”行中输入<日期 () 。

6. 执行下列操作之一：

   如果已创建存档表，请使用追加查询将指定的记录添加到该表：

   1. 在“设计”选项卡上的“查询类型”组中，单击“追加”。

   2. 在“ 追加 ”对话框的“ 表名称 ”框中，选择存档表的名称，然后单击“ 确定”。

      

      在查询设计网格中，将显示 “追加到” 行。

   3. 清除用于指定条件的任何字段的 “追加到 ”行。 (只有星号应具有 Append To.)

      

      如果尚未创建存档表，请使用生成表查询通过指定的记录创建存档表：

   4. 在“设计”选项卡上的“查询类型”组中，单击“生成表”。

   5. 在“ 生成表 ”对话框的“ 表名称 ”框中，键入存档表的名称，然后单击“ 确定”。

7. 按 Ctrl+S 保存该查询。

步骤 3：创建删除查询以从原始表中删除数据

1. 在“创建”选项卡上的“查询”组中，单击“查询设计”。

2. 添加包含要存档的记录的表。

3. 在查询设计窗口中，双击刚添加的表中的星号 (*) 。 表名称和星号显示在查询设计网格的第一列中。

4. 在查询设计窗口中，双击用于在追加查询中指定条件的相同字段。

5. 使用 “条件” 行为刚添加的字段指定条件。 有关使用条件的详细信息，请参阅查询条件示例一文。

   重要: 如果追加查询或生成表查询使用参数，请确保删除查询也这样做。 另请记住，为这两个查询输入相同的值。 如果输入不同的参数值，可能会丢失数据。 为了帮助防止数据丢失，请考虑使用窗体来收集值，并使查询向表单询问输入值。 有关详细信息，请参阅 查询简介一文。

6. 在“ 设计 ”选项卡上的“ 查询类型 ”组中，单击“ 删除”。

   “删除”行显示在查询设计网格中。

   

7. 按 Ctrl+S 保存该查询。

步骤 4：创建宏以运行追加查询和删除查询

1. 在“创建”选项卡上的“宏和代码”组中，单击“宏”。

2. 单击 “添加新操作”旁边的下拉箭头，然后单击“ OpenQuery”。

   OpenQuery 操作随即出现，并显示其参数。

3. 在“ 查询名称 ”框中，选择在 步骤 2 中创建的 (追加或生成表) 查询。

4. 单击 “添加新操作”旁边的下拉箭头，然后单击“ OpenQuery”。

   OpenQuery 操作随即出现，并显示其参数。

5. 在“ 查询名称 ”框中，选择在 步骤 3 中创建的删除查询。

6. 按 Ctrl+S 保存宏。

   如果要存档记录，请运行 宏。

返回页首