在工作表内的数据列表中插入分类汇总

可以使用 Subtotal 命令在列表中自动计算列的分类汇总和总计。

重要: Excel 表中不支持小计。如果使用的是 Excel 表，“ 分类汇总 ”命令将显示为灰色。若要在表中添加小计，必须先将表转换为普通数据范围，然后添加小计。请注意，这将从数据中删除除表格格式之外的所有表功能。或者，可以创建数据透视表。

插入小计时：

小计使用 SUBTOTAL 函数使用汇总函数（例如 Sum 或 Average）进行计算。可以为每个列显示多种类型的摘要函数。
总计派生自明细数据，而不是从小计中的值派生。例如，如果使用 Average 摘要函数，则总计行显示列表中所有详细信息行的平均值，而不是小计行中的值的平均值。

自动分类汇总示例

如果工作簿设置为自动计算公式，则 “分类汇总 ”命令会在编辑详细信息数据时自动重新计算小计和总计值。 “分类汇总”命令还会概述列表，以便可以显示和隐藏每个小计的详细信息行。

注意: 如果筛选包含小计的数据，分类汇总可能会显示为隐藏。若要再次显示它们，请清除所有筛选器有关应用筛选器的详细信息，请参阅快速入门：使用自动筛选筛选筛选数据。

确保要计算小计的数据范围中的每一列在第一行中都有标签，每一列中都包含类似的事实，并且范围不包含任何空白行或列。
选择区域中的单元格。
执行下列操作之一：

插入一级小计

可以为一组数据插入一个级别的小计，如以下示例所示。

1. 在“运动”列中的每次更改时...

2. ...对“销售额”列进行分类汇总。
1. 若要对包含要分组的数据的列进行排序，请选择该列，然后在“ 数据 ”选项卡上的“ 排序 & 筛选器 ”组中，单击“ 将 A 排序到 Z ”或“ 将 Z 排序到 A”。
2. 在“ 数据 ”选项卡上的“ 大纲 ”组中，单击“ 小计”。
  
  将显示“ 分类汇总 ”对话框。
3. 在“ 每次更改时 ”框中，单击要分类汇总的列。例如，使用上面的示例，可以选择“ 运动”。
4. 在“ 使用函数 ”框中，单击要用于计算小计的汇总函数。例如，使用上面的示例，可以选择“ 总和”。
5. 在“将小计添加到”框中，为每个包含要分类汇总的值的列选择检查框。例如，使用上面的示例，可以选择“ 销售”。
6. 如果希望在每个分类汇总之后自动分页符，请选择“组之间的分页符检查”框。
7. 若要在详细信息行上方指定摘要行，请清除“数据检查下方的摘要”框。若要在详细信息行下方指定摘要行，请选择“数据检查下方的摘要”框。例如，使用上面的示例，可以清除“检查”框。
8. （可选）可以通过重复步骤 1 到步骤 7 来再次使用 “分类汇总 ”命令，以添加具有不同摘要函数的更多小计。若要避免覆盖现有小计，请清除“替换当前小计检查”框。
插入小计的嵌套级别

可以在其相应的外部组中插入内部嵌套组的分类汇总，如以下示例所示。

1. 每次更改外部区域列...

2. ...对该区域的销售额进行分类汇总，并在内部的“运动”列的每个更改处汇总。
1. 若要对包含要分组的数据的列进行排序，请选择该列，然后在“ 数据 ”选项卡上的“ 排序 & 筛选器 ”组中，单击“ 将 A 排序到 Z ”或“ 将 Z 排序到 A”。
2. 插入外部小计。
  
  如何插入外部小计
  1. 在“ 数据 ”选项卡上的“ 大纲 ”组中，单击“ 小计”。
    
    将显示“ 分类汇总 ”对话框。
  2. 在“ 每次更改时 ”框中，单击外部小计的列。例如，使用上面的示例，可以单击“ 区域”。
  3. 在“ 使用函数 ”框中，单击要用于计算小计的汇总函数。例如，使用上面的示例，可以选择“ 总和”。
  4. 在“将小计添加到”框中，为每个包含要分类汇总的值的列选择检查框。在上面的示例中，请选择“ 销售”。
  5. 如果希望在每个分类汇总之后自动分页符，请选择“组之间的分页符检查”框。
  6. 若要在详细信息行上方指定摘要行，请清除“数据检查下方的摘要”框。若要在详细信息行下方指定摘要行，请选择“数据检查下方的摘要”框。例如，使用上面的示例，可以清除“检查”框。
  7. （可选）可以通过重复步骤 1 到步骤 6，使用不同的摘要函数添加更多小计，从而再次使用 “分类汇总 ”命令。若要避免覆盖现有小计，请清除“替换当前小计检查”框。
3. 插入嵌套小计。
  
  如何插入嵌套小计
  1. 在“ 数据 ”选项卡上的“ 大纲 ”组中，单击“ 小计”。
    
    将显示“ 分类汇总 ”对话框。
  2. 在“ 每次更改时 ”框中，单击嵌套小计列。例如，使用上面的示例，可以选择“ 运动”。
  3. 在“ 使用函数 ”框中，单击要用于计算小计的汇总函数。例如，使用上面的示例，可以选择“ 总和”。
    
    选择所需的任何其他选项。
  4. 清除“替换当前小计检查”框。
4. 对更多嵌套小计重复上一步，从最外层的分类汇总中操作。