Microsoft Access 提供了多个不同的选项，用于创建包含存储在 Access 表中的数据的标签。 最简单的是使用 Access 中的标签向导创建和打印格式适合标签的报表。 标签可以包含存储在 Access 表中的数据，或者从其他源（如 Microsoft Excel 工作簿或 Microsoft Outlook 联系人列表）导入或链接的数据。 可以在 Access 中创建标签作为报表，也可以将数据与 Microsoft Word 文档“合并”，然后打印Word中的标签。 本文概述了所涉及的步骤。
您要做什么？
使用 Access 创建和打印标签
在 Access 中，将标签创建为报表，该报表采用小页面大小格式化以适应所需的标签。 标签的最常见用途是用于邮寄，但任何 Access 数据都可以以标签格式打印，以实现各种目的。 对于邮件标签，报表从包含地址的表或查询中获取地址数据。 打印报表会为基础记录源中的每个地址提供单个标签。
有关链接或导入其他源 (（例如 Microsoft Excel 或 Microsoft Outlook) ）的数据的详细信息，请参阅导入 和导出数据简介一文。
标签向导会询问有关标签以及要在标签上显示的数据的一系列问题。 向导将创建报表，然后可以根据需要对其进行自定义。
使用 Access 中的“标签向导”创建标签
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在导航窗格中，选择包含要在标签上显示的数据的对象。 这通常是表、链接表或查询，但也可以选择窗体或报表。
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在“创建”选项卡上的“报表”组中，单击“标签”。
Access 将启动标签向导。
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如果知道标签的制造商和产品名称：
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在“ 按制造商筛选 ”框中选择制造商。
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在“ 想要什么标签大小？” 框中选择标签。
否则，请尝试查找其跨列的 维度 和 数字 值与标签匹配的产品。
如果找不到类似的标签：
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单击“ 自定义 ”，然后单击“ 新建”。
将显示“ 新建标签 ”对话框。
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测量标签，并在“ 新建标签 ”对话框中的相应框中输入度量值。
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在“ 标签名称 ”文本框中输入自定义标签的名称，选择所需的标签类型和方向，然后单击“ 确定”。
如果已创建自定义标签，并且想要选择它：
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单击“ 显示自定义标签大小”，然后单击所需的自定义标签。
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在“标签类型”下选择“工作表源”或“连续”，然后单击“下一步”。
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在标签上选择所需的字体名称、大小、粗细和文本颜色，然后单击“ 下一步”。
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在向导 的邮件标签 页上，从“ 可用 字段”列表中选择所需的标签字段，然后双击它们以添加到 “原型标签 ”框。
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若要在 “原型标签 ”框中的字段之间添加空格，请按空格键。
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若要创建新行，请按 Enter。
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若要在字段和线条之间移动，请使用箭头键。
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若要从框中删除字段，请按 BACKSPACE。
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若要添加其他文本或标点符号 (例如，在城市名称) 后添加逗号，单击以将光标置于要显示文本的位置并开始键入。 此文本在每个标签上都是相同的。
注意: 只能使用标签向导添加以下数据类型的字段：短文本 (文本) 、长文本 (备注) 、数字、日期/时间、货币、是/否或附件。 若要添加其他数据类型的字段，请在完成“标签向导”后在“设计”视图中打开标签报表，然后使用“ 字段列表 ”窗格添加字段。 若要在“设计”视图中打开报表时打开“ 字段列表 ”窗格，请按 Alt+F8。
在标签上按所需方式排列字段时，单击“ 下一步”。
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在下一页上，你可以选择要对其对标签进行排序的字段。 例如，你可能希望按邮政编码对大型邮件进行排序。 从“可用字段”列表中选择要排序依据的 字段 ，然后双击它们以添加到“ 排序依据 ”框中。 完成后，单击“ 下一步”。
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在最后一页上，输入标签的名称，然后单击“ 完成”。
如果选择“ 查看标签”，使其在 标签向导的最后一页上打印，Access 将在“打印预览”中显示标签。 可以单击标签以放大和缩小，或使用状态栏上的缩放控件。
如果在“标签向导”的最后一页上选择了“ 修改标签设计 ”，Access 将在“设计”视图中显示标签报表。
注意: 打印预览是唯一的视图，你可以在其中查看列的布局。 如果在报表视图或布局视图中查看报表，Access 将在单个列中显示所有数据。
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自定义标签的外观
如果生成的标签外观不符合所需，可以通过在“设计”视图中打开报表并进行更改来自定义布局。 使用标签时，通常更易于使用设计视图，你可以在其中更精确地控制布局。 若要查看在“设计”视图中所做的更改的结果，请切换到“打印预览”。
如果 Access 显示一条消息，指示没有足够的水平空间来显示数据
出现此消息时，是某些标签度量的副作用。 通常，当标签非常接近标签表的左边缘和右边缘时，会出现此错误。 这可能会导致向导指定一些超出正常打印范围的度量值，这反过来又会导致在预览或打印标签时显示消息。
如果你对标签上文本的对齐方式感到满意，并且你没有每隔一页就得到一个空白页，则你可能希望使报表的设计保持原样，只需在每次显示邮件时单击“确定”。 否则，可以尝试调整一些页面设置选项，如以下部分所述。
如果数据未正确与标签一起排列
在许多情况下，可以通过在“设计”视图中进行调整来修复标签布局的一些小问题。 可以移动控件，也可以通过更改“详细信息”部分的宽度或高度来调整标签大小。
若要切换到“设计”视图，请在导航窗格中右键单击报表，然后单击快捷菜单上的“ 设计视图 ”。
如果需要更改标签之间的边距或间距，可以在设计视图中使用 “页面设置 ”对话框：
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在“ 页面设置 ”选项卡上的“ 页面布局 ”组中，单击“ 列”。
将显示“ 页面设置 ”对话框，其中选择了“ 列 ”选项卡。
可以在“ 页面设置 ”对话框的三个部分中更改以下设置：
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部分 |
选项 |
说明 |
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网格设置 |
列数 |
这应等于整个页面的标签数。 |
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行间距 |
输入新值以增加或减少标签行之间的垂直间距。 |
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列间距 |
输入新值以增加或减少标签列之间的水平间距。 |
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列尺寸 |
宽度 |
设置此值时，请记住边距设置和列间距。 可以通过单击“页面设置”对话框中的“打印选项”来检查和调整边距。 |
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高度 |
根据需要调整每个标签的高度。 |
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与主体相同 |
选中后，将列宽和高度设置为“设计”视图中“详细信息”部分的宽度和高度。 |
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列布局 |
向下，然后跨 |
选中后，标签数据将向下打印第一列，然后向下打印第二列，依此进行。 |
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跨，然后向下 |
选中后，标签数据将打印到第一行，然后打印到第二行，依此排列。 |
注意: 在“打印预览”选项卡中单击“列”时，还可以打开“页面设置”对话框。 单击“ 确定” 关闭对话框时，所做的更改将立即反映在“打印预览”中。
打印标签
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在任何视图 (打开报表，或在导航窗格中) 选择报表。
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在“ 文件 ”选项卡上，单击“ 打印”，然后单击“ 打印”。
Access 随即显示“打印”对话框。
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在打印机、打印范围和打印份数等选项中输入自己的选择。
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单击“确定”。
使用 Microsoft Word 中的邮件合并向导打印 Access 数据
如果你的地址存储在 Access 中，但你想要将其导出到Word以便可以使用其邮件合并功能设置标签的格式和打印标签，则可以在 Word 中使用邮件合并向导。
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在导航窗格中，选择包含要打印的数据的表或查询。
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在“外部数据”选项卡上的“导出”组中，单击“Word合并”。
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在“Microsoft Word邮件合并向导”对话框中，如果已创建文档并想要将数据链接到该文档，请单击“将数据链接到现有 Microsoft Word文档”。 否则，请单击“ 创建新文档”，然后将数据链接到该文档。
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单击“确定”。
如果选择“将数据链接到现有 Microsoft Word文档”，则会打开“选择 Microsoft Word文档”对话框。 选择所需的文档，然后单击“ 打开”。 文档将在 Word 中打开。
如果选择创建新文档，Word打开空白文档。
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在 Word中，按照邮件合并任务窗格中的说明进行操作。 到达Word邮件合并过程的步骤 3 (选择收件人) 时，将已选择在此过程的步骤 1 中选择的数据源。
有关Word邮件合并向导的详细信息，请参阅Word帮助。
注意: 可以使用 Word 打印地址，而不考虑地址的存储位置。 从 Word，可以连接到存储在各种程序（如 Excel、Outlook 和 Access）中的地址列表。 或者，如果没有地址列表，可以在 Word 中创建一个地址列表，然后打印标签。 有关详细信息，请参阅Word帮助。
