在 Word for Mac 中使用邮件合并创建表单电子邮件

邮件合并流程的第一步是创建主文档。

1. 在“邮件”选项卡上选择“开始邮件合并”>“电子邮件”。

   

2. 在 Word 中键入要向每个人发送的电子邮件内容。

Excel 电子表格中的第一行为标题记录。 此行中的每一列都有一个标签名称，指示信息的类别。 例如，列标签可能为“</c0>电子邮件地址”、“姓名”、“街道地址”、“城市”、“省/自治区/直辖市”和“邮政编码</c5>”。 后面的每一行中包含了每个收件人的一个数据记录。 此列表中不得有任何空白行或空白列。

1. 在 Excel 电子表格的第一行中，键入收件人的列标签。 例如，在第一列中键入“电子邮件地址”，在第二列中键入“名字”，在第三列中键入“姓氏”。

   重要: 建议在第一列中包含每个收件人的电子邮件地址。

2. 在第二行和后续行中键入收件人的“电子邮件地址”、“名字”和“姓氏”。

3. 在“文件”菜单上选择“保存”，并输入文件名。

   注意: 请记住电子表格的位置；稍后需要将该位置链接到邮件合并文档。

4. 保存并关闭电子表格。

   注意: 如果不关闭包含列表的 Excel 电子表格，或者在完成邮件合并之前重新打开了电子表格，则无法完成合并。

在“邮件”选项卡上，选择“选择收件人”，然后选择一个选项。

选项	说明
创建新列表	在设置邮件合并时启动新的地址列表
使用现有列表	使用 Excel 电子表格或其他类型的数据文件作为地址列表
从 Outlook 联系人中进行选择	直接从 Outlook 联系人中选择姓名作为地址列表
Apple 联系人	直接从 Apple 通讯簿中选择姓名作为地址列表
FileMaker Pro	从 FileMaker Pro 数据库中导入数据

创建新列表

在“编辑列表域”对话框中，Word 会自动为某些基本信息创建域（例如，名字、姓氏和地址）。 如果要添加新域（例如，消息域），请立即添加，以便可在键入条目时进行填充。

1. 在“新建域名”中，键入要添加的域名，然后选择加号 (+)。

   提示: 要更改域的顺序，请选择要移动的域，然后使用向上或向下箭头移动域。

2. 按需设置好所有域后，请选择“创建”来制作新列表。

使用现有列表

1. 浏览到要使用的文件，然后选择“打开”。

2. 在“打开工作簿”对话框中，选择要使用的电子表格，并执行下列操作之一：

   • 留白“单元格区域”以使用整个电子表格。

     或

   • 输入想要使用的数据所在的单元格区域。

3. 选择“确定”。

从 Outlook 联系人中进行选择

1. 选择“筛选收件人”，选择要包含的收件人。

2. 在“查询选项”对话框中选择“邮件合并收件人排列方式”旁边的“完整记录”。

3. 在联系人列表中，选择想包含在邮件合并中的联系人，然后选择“确定”。

Apple 联系人

1. 选择“筛选收件人”，选择要包含的收件人。

2. 在“查询选项”对话框中的“Apple 组联系人”下，选择想包含在邮件合并中的组，然后选择“确定”。

FileMaker Pro

1. 浏览到要使用的文件，然后选择“打开”。

2. 在“标题记录分隔符”对话框中选择一个域分隔符来分隔每个数据域，并选择一个记录分隔符来分隔每个数据记录，然后选择“确定”。

1. 在“邮件”选项卡中，选择“插入合并域”，然后选择要添加的域。

   

2. 在主文档中，单击“将域拖动进此框或键入文本”框，然后单击文本将其删除。

3. 添加想要包含在邮件中的域并设置它的格式，然后选择“确定”。

1. 在“邮件”选项卡上，选择“预览结果”查看电子邮件外观。

   

   注意: 使用“邮件”选项卡上的左右箭头按钮，可以滚动浏览每封电子邮件。

2. 要进行其他格式更改，请再次选择“预览结果”。此操作可添加或删除合并域。

3. 如果对电子邮件外观已经满意，请在“邮件”选项卡上选择“完成并合并”>“合并到电子邮件”，完成邮件合并。

   提示: 如果没有选择默认的电子邮件程序，则“合并到电子邮件”选项不可用。