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向 PDF 文件添加辅助功能标记,以确保使用屏幕阅读器和其他辅助技术的用户可以使用目录、超链接、书签、替换文字等读取和导航文档。 辅助功能标记还有助于在大型显示屏、个人数字助理 (PDA) 和移动手机等不同设备上阅读信息。 在 Windows 、 Microsoft 365 for Mac 和 Office 网页版 的 Microsoft 365 中,可以在以 PDF 格式保存文件时自动添加标记。

准备源文件

确保 PDF 可访问的最快速且最简单的方法是在生成文档或将文档另存为 PDF 之前运行辅助功能检查器 。 解决辅助功能检查器发现的任何问题后, Microsoft 365 将使用该信息在 PDF 中创建辅助功能标记。 

在 Microsoft 365 中保存可访问的 PDF  

Microsoft 365, Office 2021, Office 2019, Office 2016

  1. 在生成 PDF 之前,请在文档中运行辅助功能检查器,以确保每个人都可以访问它。 有关说明,请转到使用辅助功能检查器改进辅助功能

  2. 解决辅助功能问题后,请选择“文件 > 另存为”或“ 文件 > 保存副本”。

  3. 执行下列操作之一:

    • 若要将 PDF 保存到原始文件所在的同一位置,请展开文件名下的文件类型下拉列表,选择“ PDF (*.pdf) ”,然后选择“ 更多选项...”。 “ 另存为 ”对话框随即打开。

    • 若要浏览保存位置,请选择“ 浏览”。 “ 另存为 ”对话框随即打开。 导航到要保存文件的位置,然后在“另存为类型”列表中选择“PDF”。

  4. 在“ 另存为 ”对话框中,选择“选项”。

  5. 选中“ 辅助功能的文档结构标记 ”复选框,然后选择“确定”。

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Office 2013

  1. 在生成 PDF 之前,请运行 辅助功能检查器 ,确保文档易于所有能力的人员访问和编辑。 

  2. 选择“ 文件 ”选项卡,然后选择“另存为”。

  3. “选择位置”下,选择要保存文件的位置。

  4. “选择文件夹”下,选择已使用的文件夹,或选择“浏览其他文件夹” 以选择其他文件夹。

  5. 在“ 另存为 ”对话框中,选择“ 保存类型 ”列表中的箭头,然后选择“PDF”。

  6. 选择“选项”,确保选中“ 辅助功能的文档结构标记 ”复选框,然后选择“确定”。

  7. 若要应用更改,请选择“保存”。

返回页首

Office 2010

  1. 在生成 PDF 之前,请运行 辅助功能检查器 ,确保文档易于所有能力的人员访问和编辑。 

  2. 选择“ 文件 ”选项卡,然后选择“另存为”。

  3. 在“ 另存为 ”对话框中,选择“ 保存类型 ”列表中的箭头,然后选择“PDF”。

  4. 选择“选项”,确保选中“ 辅助功能的文档结构标记 ”复选框,然后单击“ 确定”。

  5. 若要应用更改,请选择“保存”。

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另请参阅

使用辅助功能检查器改善辅助功能

在 Office 应用中工作时检查辅助功能

使用辅助功能检查器使内容易于所有人访问

Microsoft 365 for Mac

  1. 在生成 PDF 之前,请运行 辅助功能检查器 ,确保文档易于所有能力的人员访问和编辑。

  2. Command + Shift + S,在“ 名称 ”文本框中键入文件名,然后选择“位置”。

  3. “文件格式”中,使用向下箭头浏览文件类型并选择“ PDF”。

  4. 选择“最适合电子分发和辅助功能 (使用 Microsoft 在线服务) 。 这确保 PDF 已标记。

  5. 选择“导出”。

    注意:  PowerPoint for macOS 不会保留 PDF 中的超链接,但如果将演示文稿保存到 OneDrive,则可以在PowerPoint 网页版将其打开,并从其中下载为 PDF。 从PowerPoint 网页版生成的 PDF 文件会保留超链接,并且往往具有较小的文件大小。

注意: Microsoft 将你的安全和隐私视为至关重要。 将 Word 文档转换为 PDF 时,我们会通过 Internet 将文档发送给安全的 Microsoft 服务进行转换。 转换后的文件将立即发送回你的设备。 Microsoft 联机服务不会在服务器上存储你的任何文件内容。 可将转换后的文件保存到喜欢的位置。 有关详细信息,请参阅 为什么 Microsoft 联机服务需要转换某些 Office 文件?

Microsoft 365 for Web

  1. 在生成 PDF 之前,请运行 辅助功能检查器 ,确保文档易于所有能力的人员访问和编辑。

  2. 在功能区中,选择“文件”按钮。

  3. 选择“另存为”选项。

  4. 在“ 另存为 ”窗格中,选择“ 下载为 PDF ”,打开“Microsoft Word 网页版 ”对话框。 将看到可用于下载 PDF 文档的链接。

  5. 选择“单击此处以查看文档的 PDF”,然后按 Enter。

  6. 在通知面板中的“当前下载”下查找文档名称,然后执行下列操作之一:

    • 若要保存在默认位置,请选择“保存”。

    • 若要保存在其他位置,请按“另存为”。 在“ 另存为 ”对话框中,可以键入新文件名并选择所需的文件夹。 单击“保存”按钮。

  7. 如果要打开该文档或该文件夹,请在通知栏中选择所需选项。

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