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可以使用 Office 程序将文件另存或转换为 PDF,以便可以共享文件或使用专业印刷机打印文件。 不需要任何其他软件或加载项。

如果希望文件具有以下特征,则使用 PDF 格式:

  • 在大多数计算机上看起来均相同。

  • 文件大小较小。

  • 遵循行业格式。

示例包括简历、法律文档、新闻稿、打算 (未) 编辑和打印的文件,以及用于专业打印的文件。

重要: 许多程序(包括 Microsoft Word)都能够打开和编辑 PDF 文件。 仅以 PDF 形式共享内容并不足以保证收件人无法编辑文件。

若要查看分步说明,请从下拉列表中选择 Office 程序。

  1. 打开要发布为 PDF 的表或报表。

  2. 在“ 外部数据 ”选项卡上的“ 导出 ”组中,选择 “PDF”或“XPS”。

    PDF 或 XPS 按钮图像

  3. 在“ 文件名” 字段中,键入或选择文档的名称。

  4. “保存类型 ”列表中,选择“ PDF (*.pdf) ”。

    • 如果文档需要高打印质量,请选择“ 标准 (联机发布和打印)

    • 如果文件大小比打印质量更重要,请选择“ 最小大小 (联机发布)

  5. 选择 “选项” 以设置要打印的页面,选择是否打印标记,并选择输出选项。 选择“ 确定 ”。

  6. 选择“ 发布”。

注意: 不可将 Power View 工作表另存为 PDF 文件。

  1. 选择“ 文件 ”选项卡。

  2. 选择“ 另存为 ”。
    若要查看 Excel 2013 或 Excel 2016 中的“另存为”对话框,必须选择位置和文件夹。

  3. 在“ 文件名 ”框中,输入文件的名称(如果尚未输入)。

  4. “保存类型 ”列表中,选择“ PDF (*.pdf) ”。

    • 如果希望文件在保存后以所选格式打开,请选择“发布后打开文件检查框

    • 如果文档需要高打印质量,请选择“ 标准 (联机发布和打印)

    • 如果文件大小比打印质量更重要,请选择“ 最小大小 (联机发布)

  5. 选择 “选项” 以设置要打印的页面,选择是否打印标记,并选择输出选项。 有关 Excel 中的“选项”对话框的详细信息,请参阅 有关 PDF 选项的详细信息 。 完成后,选择 “确定 ”。

  6. 选择“ 保存 ”。

  1. 选择“ 文件 ”选项卡。

  2. 选择“ 导出 ”。

  3. “导出当前 ”下,选择要将笔记本的哪个部分另存为 PDF。

  4. “选择格式” 下,选择“ PDF (*.pdf) ”,然后选择“ 导出 ”。

  5. 在“ 另存为 ”对话框中的“ 文件名” 字段中,输入笔记本的名称。

  6. 选择“ 保存 ”。

  1. 选择“ 文件 ”选项卡。

  2. 选择“ 另存为 ”。
    若要查看 PowerPoint 2013 或 PowerPoint 2016 中的“另存为”对话框,必须选择位置和文件夹。

  3. 在“ 文件名 ”框中,输入文件的名称(如果尚未输入)。

  4. “保存类型 ”列表中,选择“ PDF (*.pdf) ”。

    • 如果希望文件在保存后以所选格式打开,请选择“发布后打开文件 检查”框。

    • 如果文档需要高打印质量,请选择“ 标准 (联机发布和打印)

    • 如果文件大小比打印质量更重要,请选择“ 最小大小 (联机发布)

  5. 选择 “选项” 以设置要打印的页面,选择是否打印标记,并选择输出选项。 完成后,选择 “确定 ”。

  6. 选择“ 保存 ”。

  1. 在“ 文件 ”选项卡上,选择“ 另存为 ”。
    若要查看 Project 2013 或 Project 2016 中的“ 另存为 ”对话框,必须选择位置和文件夹。

  2. 在“ 文件名 ”框中,输入文件的名称(如果尚未输入)。

  3. “保存类型 ”列表中,选择“ PDF 文件 (*.pdf) ”或 “XPS 文件 (*.xps) ”,然后选择“ 保存 ”。

  4. 在“ 文档导出选项 ”对话框中,选择 “发布范围 ”,是否 包括非打印信息 ,以及 ISO 19500-1 符合性 (仅 PDF) 。

格式设置提示

Project 不支持所有的 PDF 或 XPS 格式设置功能,但仍可使用某些打印选项更改最终文档的外观。

选择“ 文件 > 打印 ”,然后更改以下任一选项:

  • 日期

  • 方向

  • 纸张大小

  • 页面设置

在“ 页面设置 ”对话框中,可以更改以下选项卡上的选项:

  • 页边距

  • 图例

  • 视图

  1. 选择“ 文件 ”选项卡。

  2. 选择“ 另存为 ”。
    若要查看 Publisher 2013 或 Publisher 2016 中的“另存为”对话框,必须选择位置和文件夹。

  3. 在“ 文件名 ”框中,输入文件的名称(如果尚未输入)。

  4. “保存类型 ”列表中,选择“ PDF (*.pdf) ”。

  5. 如果要更改文档的优化方式,请选择“ 更改 ”。 (Publisher 2013 或 Publisher 2016.) 中选择选项

    • 对图片分辨率和非打印信息进行所需的任何更改。

    • 选择“ 打印选项” 以更改文档的打印选项。

    • 完成后,选择 “确定 ”。

  6. 如果希望文件在保存后以所选格式打开,请选择“发布后打开文件 检查”框。

  7. 选择“ 保存 ”。

  1. 选择“ 文件 ”选项卡。

  2. 选择“ 另存为 ”。
    若要查看 Visio 2013 或 Visio 2016 中的“ 另存为 ”对话框,必须选择位置和文件夹。

  3. 在“ 文件名 ”框中,输入文件的名称(如果尚未输入)。

  4. “保存类型 ”列表中,选择“ PDF (*.pdf) ”。

    • 如果希望文件在保存后以所选格式打开,请选择“保存后自动查看文件 检查框。

    • 如果文档需要高打印质量,请选择“ 标准 (联机发布和打印)

    • 如果文件大小比打印质量更重要,请选择“ 最小大小 (联机发布)

  5. 选择 “选项” 以设置要打印的页面,选择是否打印标记,并选择输出选项。 选择“ 确定 ”。

  6. 选择“ 保存 ”。

  1. 如果文件以前已保存,请选择“ 文件 ”> “保存副本”。
    如果文件未保存,请选择“ 文件 > 另存为”。

  2. 选择“ 浏览 ”,选择要在计算机上保存文件的位置。

  3. 在下拉列表中,选择“ PDF”。

    显示从下拉菜单中选择的“PDF (*.pdf) 的图像

  4. 选择“保存”。

选择“ 更多选项” > “选项” 以自定义 PDF。

  • 若要仅从文档中的某些页面创建 PDF 文件,请在“ 页面范围”下选择一个选项。

  • 若要在 PDF 中包含修订,请在 “发布内容”下,选择“ 显示标记的文档”。 否则,请确保已选择 “文档 ”。

  • 若要在 PDF 文件中创建一组书签,请选择“ 使用创建书签”。 然后,选择“标题”,或者,如果向文档添加了书签, Word书签

  • 如果要在 PDF 中包含文档属性,请确保已选择 文档属性

  • 若要使文档更易于屏幕阅读软件阅读,请选择 “文档结构标记”进行辅助功能

  • 符合 ISO 19005-1 (PDF/A) 此选项将 PDF 文档输出为版本 1.7 的 PDF(这是一种存档标准)。 PDF/A 有助于确保文档以后在另一台计算机上打开时的外观相同。

  • 字体可能未嵌入时的位图文本 如果无法将字体嵌入到文档中,PDF 将使用文本的位图图像,使 PDF 与原始文档的外观相同。 如果未选择此选项,且文件使用的字体无法嵌入,则 PDF 阅读器可能会改用另一种字体。

  • 使用密码加密文档 若要限制访问权限,使只有拥有密码的用户才能打开 PDF,请选择此选项。 选择“确定”时,Word打开“加密 PDF 文档”框,可在其中键入并重新输入密码。

使用 Word 打开和复制 PDF 中的内容

可以通过在 Word 中打开 PDF,复制所需的任何内容。

转到 “文件 ”> “打开 ”并浏览到 PDF 文件。 Word 将在一个新文件中打开 PDF 内容。 可以从其中复制所需的任何内容,包括图像和关系图。

若要在 Office for Mac 中将文件另存为 PDF,请按照以下简单步骤操作:

  1. 选择“ 文件”。

  2. 选择 “另存为”。

  3. 选择窗口底部的 “文件格式 ”。

    使用 Word“另存为”中的“文件格式”工具选择保存为其他格式,如 PDF
  4. 从可用文件格式列表中选择 PDF

  5. 为文件指定一个名称,如果该文件还没有名称,请选择“ 导出”。

注意: 使用 Best 进行打印时,超链接可能无法正确转换。 这是Word for Mac中的已知问题。

重要: 

可以使用 Word、PowerPoint 和 OneNote 网页版将文档转换为 PDF。

  1. 在 PowerPoint 中选择“ 文件 > 打印 > 打印 (,) 选择三种格式之一。

  2. 在“ 打印机 ”下的下拉菜单中,选择“ 另存为 PDF ”,然后选择“ 保存”。

    “另存为 PDF”选项进行打印。

  3. 然后,在打开的“资源管理器”菜单中,你可以命名 PDF,然后选择保存它的位置,然后选择“ 保存”。

这将生成保留文档原始布局和格式的基本 PDF。

如果需要对 PDF 选项(例如添加书签)进行更多控制,请使用桌面应用将文档转换为 PDF。 在 PowerPoint 和 OneNote 工具栏中选择“在桌面应用中打开”以开始使用桌面应用,并在Word先选择“编辑”下拉列表,然后选择“在桌面应用中打开 ”。

“在桌面应用中打开”命令的图像

如果你没有桌面应用,可以 尝试购买 Microsoft 365。

若要在 iOS 上将Word文档或 Excel 工作簿导出为 PDF 格式,请点击左上角的“文件”按钮,然后选择“导出”,然后选择“PDF”。

点击“文件”>“导出”将文档导出为 PDF

可移植文档格式 (PDF) 保留了文档格式并支持文件共享。 联机查看或打印 PDF 格式的文件时,该文件可保留预期的格式。 对于要使用专业印刷方法进行复制的文档,PDF 格式也很有用。 许多代理机构和组织接受 PDF 为有效格式,除 XPS 外的更广泛平台也提供查看器。

XML 纸张规范 (XPS) 是一种电子文件格式,该文件保留文档格式并允许文件共享。 XPS 格式可确保在联机查看或打印 XPS 文件时,保留预期的格式,并且他人无法轻易更改文件中的数据。

重要: 大多数新式 Web 浏览器都可以打开和显示 PDF 文件。 但是,如果你有较旧的操作系统,则可能需要在设备上安装 PDF 阅读器,例如 Adobe Systems 提供的 Acrobat 阅读器

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