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使用邮件合并来发送批量电子邮件

若要能够通过邮件合并批量发送电子邮件,必须已安装 MAPI 兼容的电子邮件程序,例如Outlook 或 Gmail。 

以下过程假定你已拥有在 Microsoft Word 中创建并打开要发送的消息。 

  • 转到“邮件”>“开始邮件合并”>“电子邮件​​”。

    “开始邮件合并”命令,选中了“电子邮件”选项

邮件列表是数据源。 有关详细信息,请参阅 可用于邮件合并的数据源

提示

  • 如果没有邮件列表,则可以在邮件合并期间创建一个邮件列表。 

  • 如果使用 Excel 电子表格作为数据源,请将 ZIP/邮政编码的格式设置为文本,以避免自动删除任何前导零。 有关详细信息,请参阅 在 Excel 中设置邮件合并编号、日期和其他值的格式。 

  • 如果要将 Outlook 联系人用作列表源,请确保 Outlook 是默认电子邮件程序,并且版本与 Word 相同。

确保数据源有一列用于电子邮件地址,并且每个目标收件人都有电子邮件地址。

  1. 转到“邮件”>“选择收件人”。

  2. 选择一个数据源。 有关详细信息,请参阅 可用于邮件合并的数据源

  3. 选择“文件”>“保存”。

若要详细了解如何编辑、排序或筛选邮件列表,请参阅 邮件合并:编辑收件人

  1. 转到“邮件”>“问候语”。

  2. 选择格式。 

  3. 选择“确定”以插入合并域。

  4. 选择“文件”>“保存”。

也可以从数据源向电子邮件添加其它域。 有关此内容的详细信息,请参阅 插入邮件合并字段

注意: 插入字段后,需要手动设置电子邮件的格式。 

若要了解如何修复地址或其他字段的任何缺失部分,请参阅 邮件合并:匹配字段

若要更改合并内容的字体、大小或间距,请选择合并字段名称并进行更改。

  1. 选择“预览结果”,然后选择“下一个“下一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 或“上一个“上一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果,以查看信函正文中的姓名和地址。

    Word 中“邮件”选项卡的屏幕截图,显示“预览结果”组。

  2. 选择“完成并合并”>”发送电子邮件”。

    Word 中“邮件”选项卡的屏幕截图,显示“完成并合并​​”命令及其选项。

  3. 在“收件人”框中,选择邮寄列表中的电子邮件地址列或域。

    注意:  Word 将向每个电子邮件地址发送单独的邮件。 不能抄送或密件抄送其他收件人。 不能添加附件,但可以包含链接, 

  4. 在“主题行”框中,键入邮件的主题行

  5. 在“ 邮件格式 ”框中,选择“HTML ” (默认设置) ,或选择“纯文本 ”将文档作为电子邮件正文发送。 

  6. “发送记录”下,选择以下选项之一:

    • 全部”记录(默认)。

    • 当前记录”:邮件仅发送屏幕上可查看的记录。

    • ”和“”仅发送一定范围的记录。

  7. 选择“确定”运行邮件合并。

转到“文件”>“保存”。 保存主文档时,还会保存它与数据源的连接。 若要再次使用该文档,请将其打开,然后在系统提示保留与数据源的连接时回答“”。

另请参阅

若要能够通过邮件合并批量发送电子邮件,必须已安装 MAPI 兼容的电子邮件程序,例如Outlook 或 Gmail。  

  1. 转到“邮件”>“开始邮件合并”>“电子邮件​​”。

    邮件合并的电子邮件

  2. 在 Word 中,创建了要发送的电子邮件。

邮寄列表是你的数据源。 有关详细信息,请参阅可用于邮件合并的数据源

提示

  • 如果你没有邮寄列表,可以在邮件合并过程中进行创建。

  • 如果使用 Excel 电子表格,请将 ZIP/邮政编码列的格式设置为文本,以避免自动删除前导零。 有关此内容的详细信息,请参阅 在 Excel 中设置邮件合并号、日期和其他值的格式

  • 如果想要使用 Outlook 联系人,请确保 Outlook 是你的默认电子邮件程序且与 Word 的版本相同。

请确保数据源有一列用于电子邮件地址,并且每个目标收件人都有一个电子邮件地址。 

  1. 转到“邮件”>“选择收件人”。

  2. 选择一个数据源。 有关详细信息,请参阅可用于邮件合并的数据源

  3. 选择“文件”>“保存”。

在此处了解如何编辑、排序或筛选邮件列表:邮件合并:编辑收件人

  1. 转到“邮件”>“插入合并域”,然后选择要添加的域。

    在“邮件”选项卡上,突出显示“插入合并域”

  2. 在文档中,选择“ 将字段拖到此框中”或键入文本,然后选择要删除的文本。

  3. 添加要包含在电子邮件中的字段并设置其格式,然后选择“ 确定”。

  1. 转到“邮件”>“预览结果”,查看电子邮件的显示效果。

    在“邮件”选项卡上,突出显示“预览结果”

    若要滚动浏览每封电子邮件,请使用“ 邮件 ”选项卡上的向左和向右键按钮。 

  2. 再次选择“预览结果”以添加或删除合并域。

  3. 准备就绪后,转到“邮件”>“完成并合并​​”>“合并到电子邮件”。

    如果没有选择默认的电子邮件程序,则“合并到电子邮件”选项不可用。

  4. 选择“收件人”合并域、主题以及是以文本、HTML 还是附件形式发送。 作为附件发送时,电子邮件没有正文文本;相反,消息将作为附加文档发送。 

  5. 选择“邮件合并到发件箱”。

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