使用审批工作流

本文内容

• 审批工作流是如何工作的？

• 添加或更改审批工作流的列表、 库或内容类型

• 对文档或项目启动审批工作流

• 完成审批工作流任务

审批工作流的工作方式

审批工作流支持包含将文档或项目发送给同事或管理人员进行审批的业务流程。审批工作流可管理和跟踪审批业务流程包含的所有人为任务并在该流程结束后提供该流程的记录，从而使该流程的效率更高。

如果工作流可用，则可以直接从列表或库中的文档或项目中启动审批工作流。要启动工作流，请选择要使用的工作流，然后填写一份指定工作流参与者（审批者）、截止日期及任何相关任务说明的工作流启动表单。工作流启动后，服务器会向所有参与者分配任务。如果对服务器启用了电子邮件通知，则服务器也会向所有参与者发送电子邮件通知。参与者可以单击电子邮件任务通知中的链接来打开要审批的文档或项目。参与者可以选择批准、拒绝或重新分配其审批任务。参与者也可以请求对要审批的文档或项目进行更改。参与者可以选择是从 Microsoft Office SharePoint Server 2007 网站中还是直接从 2007 Microsoft Office 系统 中的某些程序内完成其工作流任务。在工作流的进行过程中，工作流的所有者或参与者可以查看“工作流状态”页面，以了解哪些参与者已完成其工作流任务。当工作流参与者完成其工作流任务后，工作流结束，并自动通知工作流所有者该工作流已完成。

默认情况下，审批工作流与文档内容类型相关联，因此它可自动用于文档库。文档库的默认审批工作流是一种串行工作流，在该工作流中一次只能向一个参与者分配任务。默认情况下，审批工作流的版本还与发布网站中的页面库相关联，并且该工作流可以用于管理对网页发布的审批流程。您可以对这些预关联版本的审批工作流进行自定义以满足您组织的需求，也可以向列表、库或内容类型添加全新版权的审核工作流。

返回页首

为列表、库或内容类型添加或更改审批工作流

在使用工作流之前，必须先将工作流添加到列表、库或内容类型以使其可用于特定位置的文档或项目。您必须具有“管理列表”权限才能向列表、库或内容类型添加工作流。在大多数情况下，网站管理员或管理特定列表或库的个人可执行此任务。

工作流在网站中的可用性会有所不同，具体取决于其添加位置：

• 如果将工作流直接添加到列表或库中，则它仅对该列表或库中的项目可用。

• 如果将工作流添加到列表内容类型（已添加到特定列表或库中的网站内容类型的实例）中，则它仅用于与该内容类型关联的特定列表或库中该内容类型的项目。

• 如果向某个网站内容类型添加了工作流，则对于添加了该网站内容类型实例的每个列表和库中属于该内容类型的任何项目而言，该工作流都是可用的。如果您希望工作流对于网站集内所有列表或库中属于特定内容类型的项目都广泛可用，则达到此目的的最有效方式是将该工作流直接添加到相应的网站内容类型。

如果您要向列表、库或内容类型添加审批工作流，或者如果您要更改已经与列表、库或内容类型相关联的审批工作流，则可以按照相同的步骤操作。

1. 若要为您想为其添加或更改工作流的列表、库或内容类型打开“添加工作流”页或“更改工作流”页，请执行下列操作之一：

   • 对于列表或库：

     1. 打开要为其添加或更改工作流的列表或库。

     2. 设置菜单 中，单击列表设置，或单击要打开的库的类型设置。

        例如，在文档库中，单击“文档库设置”。

     3. 在“权限和管理”下，单击“工作流设置”。

   • 对于列表内容类型：

     1. 打开包含要为其添加或更改工作流的列表内容类型实例的列表或库。

     2. 设置菜单 中，单击列表设置，或单击要打开的库的类型设置。

        例如，在文档库中，单击“文档库设置”。

     3. 在“内容类型”下，单击内容类型的名称。

        注意: 如果未将列表或库设置为允许多种内容类型，在列表或库的自定义页面上未显示内容类型部分。

     4. 在“设置”下，单击“工作流设置”。

   • 对于网站内容类型：

     1. 在主页上的网站集，网站操作菜单 ，在网站设置，指向，然后单击修改所有网站设置。

     2. 在“库”下，单击“网站内容类型”。

     3. 单击要为其添加或更改工作流的网站内容类型的名称，然后单击“工作流设置”。

        注意: 如果已经将工作流添加到此列表、库或内容类型，此步骤会将你直接引导至“更改工作流设置”页，而你需要单击“添加工作流”以转至“添加工作流”页。如果尚未将工作流添加到此列表、库或内容类型，此步骤会将你直接引导至“添加工作流”页。

1. 在“更改工作流设置”页面上，单击“添加工作流”，或者单击要更改其设置的工作流名称。

2. 请执行下列操作之一：

   • 如果您在添加工作流页面上，在工作流部分中，添加工作流，请单击审批工作流模板。

   • 如果要更改工作流的设置，请在“更改工作流”页面上，依照下列步骤来更改想要更改的设置。

3. 在“名称”部分中，为工作流键入一个唯一的名称。

   1. 在“任务列表”部分中，指定要用于此工作流的任务列表。

      注意: 

      • 可以使用默认“任务”列表，也可以创建一个新列表。如果使用默认“任务”列表，则工作流参与者将能够使用“任务”列表的“我的任务”视图轻松地查找和查看其工作流任务。

      • 如果此工作流的任务将泄露您要与常规“任务”列表分开保存的敏感或机密数据，则应创建一个新任务列表。

      • 如果您的组织将具有大量工作流或工作流将涉及大量任务，则应创建一个新任务列表。在这种情况下，可能需要为每个工作流分别创建任务列表。

4. 在“历史记录列表”部分中，选择一个要用于此工作流的历史记录列表。该历史记录列表显示在每个工作流实例进行期间发生的所有活动。

   注意: 可以使用默认“历史记录”列表，也可以创建一个新的历史记录列表。如果您的组织具有大量工作流，可能需要为每个工作流分别创建一个历史记录列表。

5. 在“启动选项”部分中，指定工作流的启动方式、启动时间或启动者。

   如果您想要使用此审批工作流管理对库的内容审批，请选择启动此工作流，以便批准发布项目的主要版本复选框。有关使用工作流管理内容审批的详细信息，请参阅使用工作流管理内容审批的库。

   注意: 

   • 如果您选择的工作流模板不支持某些特定的选项，则这些选项可能不可用。

   • 仅当为库启用了对主要和次要版本控制的支持，并且选定的工作流模板可用于内容审批时，“启动此工作流，以便批准发布项目的主要版本”选项才可用。

6. 如果要将此工作流添加到网站内容类型，请在“更新列表和网站内容类型”部分中指定是否要将此工作流添加到从该内容类型继承的所有内容类型。

   注意: 只有对于网站内容类型，才会在“添加工作流”页面中显示“更新列表和网站内容类型”部分。

7. 单击“下一步”。

8. 在“自定义工作流”页面上，指定要用于任务传送方式、默认的工作流起始值、工作流完成方式以及工作流成功完成后所采取操作的选项。

   选择下列任意部分中的选项。您并不需要在每一部分中都指定选项：

   工作流任务

   目的	请执行
   同时向所有参与者分配任务（并行工作流）	选择“同时所有参与者(并行)”按钮。
   一次只向一个参与者分配任务（串行工作流） 如果使工作流成为串行工作流，则前一个参与者必须完成任务，后面的参与者才会收到任务。	选择“一次一个参与者(串行)”按钮。
   允许工作流参与者将其任务重新分配给其他人	选中“将任务重新分配给其他人”复选框。
   允许工作流参与者在完成任务之前请求对要审批的文档或项目进行更改	选中“在完成任务前请求更改”复选框。

   默认工作流的起始值

   目的	请执行
   为此工作流的所有实例指定一个默认的参与者列表	键入您希望在启动此工作流时的参与者的姓名，或者单击“审批者”从目录服务中选择个人和组。 注意: 如果您已将此工作流设置为串行工作流，请按照所需的任务分配顺序来添加工作流参与者的姓名。
   向组分配单项任务	选中“向输入的每个组分配单项任务(不要扩展组)”复选框。 如果您计划指定组为工作流参与者，并且只想要向该组分配一项任务而不是为每个组成员分配单独的任务，请选择此选项。
   允许工作流的启动者更改或添加参与者	选中“允许在启动此工作流时对参与者列表进行更改”复选框。 默认情况下，此选项是选中的。如果您要阻止工作流的启动者更改或添加参与者，请清除此复选框。
   指定随每项任务一起出现的默认消息	在文本框中键入消息或说明。
   指定并行工作流的截止日期	在“任务截止日期(并行)”下，键入或选择一个日期。
   指定串行工作流参与者必须完成工作流任务的时间	在“给每人以下时间量来完成其任务(串行)”下，键入一个数字，然后选择“天”或“周”作为时间增量。
   指定在启动工作流时应收到通知（而不是任务分配）的人员列表	在“通知其他人”下，键入要通知的人员姓名，或者单击“抄送”从目录服务中选择个人和组。

   完成工作流

   目的	请执行
   指定当特定数量的参与者完成其任务时表示并行工作流已完成	选中“完成以下数量的任务”复选框，然后键入一个数字。 注意: 如果您的工作流是一个串行工作流，则此选项不可用。
   指定当文档或项目被拒绝时表示工作流已完成	选中“文档被拒绝”复选框。
   指定当文档或项目被更改时表示工作流已完成	选中“文档被更改”复选框。

   完成后的工作流活动

   目的	请执行
   在工作流完成后更新文档或项目的审批状态	选中“更新审批状态(使用此工作流控制内容审批)”复选框。 如果要使用此审批工作流来管理对库的内容审批（适中），并且已选中了“添加工作流”页面上的“启动此工作流，以便批准发布项目的主要版本”复选框，则此选项默认为选中状态。 如果您由于不希望此工作流称为对库的默认内容审批工作流而没有选中“添加工作流”页面上的“启动此工作流，以便批准发布项目的主要版本”复选框，则可以选中“更新审批状态(使用此工作流控制内容审批)”复选框，以将此工作流设置为特定用户可手动启动的辅助内容审批工作流。

9. 单击“确定”。

返回页首

对文档或项目启动审批工作流

可以直接从保存文档或项目的列表或库中手动对文档或项目启动审批工作流。在启动工作流时可以使用的选项可能取决于在将该工作流添加到项目的列表、库或内容类型时自定义该工作流的方式。必须至少具有“编辑项目”权限才能启动工作流。某些工作流可能要求您还具有“管理列表”权限才能对文档或项目启动工作流。

1. 如果列表或库尚未打开，请在“快速启动”上单击其名称。

   如果未显示该列表或库的名称，则请单击“查看所有网站内容”，然后单击列表或库的名称。

2. 指向要启动工作流的文档或项目的名称，单击出现的箭头，再单击“工作流”。

3. 在“开始新工作流”下，单击要启动的审批工作流的名称。

4. 在“审批者”行上键入希望其审批文档或项目的人员姓名，或者单击“审批者”从目录服务中选择个人和组。

   注意: 如果您的工作流是串行工作流，请按照所需的任务分配顺序来键入或选择工作流参与者的姓名。

5. 如果要将组作为工作流参与者，并且只想要向该组分配一项任务通知而不是为每个组成员分配单独的任务通知，请选中“向每个输入的组分配一项任务(不展开组)”复选框。

6. 如果要包括消息或特定任务说明，请在“键入消息以包括在您的请求中”下的文本框中键入此信息。

7. 要指定任务的完成时间，请在“截止日期”下执行下列操作之一：

   • 对于串行工作流，请键入一个数字，然后选择“天”或“周”作为时间增量。

   • 对于并行工作流，请在“任务截止日期”下键入或选择一个日期。

   • 如果您希望其他人在启动工作流时能够收到通知（而不是任务分配），请在“抄送”行中键入其姓名，或者单击“抄送”从目录服务中选择个人和组。

8. 单击“开始”。

返回页首

完成审批工作流任务

审批工作流中的参与者可以从项目或文档所在的列表或库中或者直接在 2007 Office 版本 中的某些程序中完成其工作流任务。有关如何在客户端程序中完成工作流任务的信息，请参阅该程序的“帮助”。