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使用 Access 学生数据库模板 跟踪有关学生的信息,包括紧急联系人、医疗信息和有关其监护人的信息。 还可以搜索和筛选学生、跟踪学生出勤情况、显示或隐藏列以及映射学生地址。

想要watch有关使用此模板的视频? 请参阅使用 学生数据库模板一文。

注意: 在过去几年中,学生数据库模板已更新。 这些说明引用了可供下载的最新版本的模板。 如果以下步骤与你看到的内容不匹配,则可能使用的是旧版模板。

使用数据库

在本文中,我们将介绍使用 Students 数据库模板的基本步骤。

准备要使用的数据库

  • 首次打开数据库时,Access 将显示“欢迎”窗体。 若要防止此窗体在下次打开数据库时显示,请清除“打开此数据库时显示欢迎检查框。

    关闭欢迎表单以开始使用数据库。

  • 若要确保所有数据库内容都已启用,请在消息栏中单击“ 启用此内容”。

    有关启用数据库内容的详细信息,请参阅 确定是否信任数据库一文。

搜索学生

使用 “快速搜索 ”框,可以在“ 学生列表” 窗体上快速查找学生。

  • 在“快速搜索”框中键入要 搜索 的文本,然后按 Enter。

    Access 筛选列表,以仅显示包含所搜索文本的记录。 若要返回到完整列表,请单击“ 清除当前搜索”。 (它是搜索框中的 X。)

筛选“学生”列表

在“ 学生列表” 窗体上,可以筛选学生列表,并保存喜欢的筛选器以供将来使用。

  1. 通过右键单击窗体并选择所需的筛选器来应用筛选器。

  2. 单击“ 保存筛选器”。

  3. “筛选器详细信息” 窗体上,输入筛选器名称和说明,然后单击“ 关闭”。

  4. 使用 “筛选器收藏夹 ”框应用已保存的筛选器,或单击“ (清除筛选器) ”删除筛选器。

显示或隐藏栏

“学生列表” 窗体上,某些字段 (列) 默认处于隐藏状态。 更改显示的字段:

  1. 单击“ 显示/隐藏字段”。

  2. 在“取消隐藏列”对话框中,选择要显示的每个列旁边的“检查”框。 清除“检查”框以隐藏列。

显示学生详细信息

使用“ 学生详细信息” 窗体,可以查看和输入有关学生的详细信息,包括图片、监护人、紧急信息和出勤情况。 显示“ 学生详细信息” 窗体:

  • 在“ 学生列表” 窗体上,单击要查看的项目旁边的“ 打开 ”。

添加图片

在“ 学生详细信息” 窗体上,可以添加图片和其他附件。

  • 在图框下,单击“ 编辑图片”。

  • 在“ 附件 ”对话框中,单击“ 添加”。

  • 在“ 选择文件 ”对话框中,浏览到包含该文件的文件夹。

  • 选择要添加的文件,然后单击“ 打开”。

  • 在“ 附件 ”对话框中,单击“ 确定”。

注意: 可以为每个项目附加多个文件,包括不同的文件类型,例如文档或电子表格。

从 Microsoft Outlook 添加学生

如果使用 Microsoft Outlook,则可以从该计划添加学生,而无需重新键入信息。

  1. “学生列表” 窗体上,单击“ 从 Outlook 添加”。

  2. “选择要添加的名称 ”对话框中,选择要添加到数据库的名称。

  3. 单击“添加”,然后单击“确定”。

显示学生地址的地图

在“ 学生详细信息” 窗体上,如果为学生输入了街道地址,则可以显示该位置的地图:

  • 单击 “单击以映射”。

显示报表

学生数据库包括多个报告,包括“所有学生”、“过敏和药物”、“紧急联系信息”、“监护人信息”等。 若要显示报表,请执行以下操作:

  • 在导航窗格中的 “报表”下,双击要显示的报表。

可以创建自己的自定义报表。 有关详细信息,请参阅 创建简单报表一文。

修改 Students 数据库

可以通过向“学生”表添加新字段,然后将该字段添加到 “学生列表” 窗体、“ 学生详细信息 ”窗体和“所有学生”报表来自定义 “学生” 数据库。

向 Students 表添加字段

  1. 关闭所有打开的选项卡。

  2. 在导航窗格中,双击“ 学生 ”表。

  3. 向右滚动,直到看到名为 “添加新字段”的列。 双击列标题,然后键入字段名称。

首次在列中输入数据时,Access 会为你设置数据类型。

向窗体或报表添加字段

将字段添加到表后,即可将其添加到窗体或报表。

  1. 在导航窗格中右键单击窗体或报表,然后单击“ 布局视图”。

  2. “设计”选项卡上的“工具”组中,单击“添加现有字段”

  3. 将所需字段从“字段列表”拖动到窗体或报表。

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