共享及共同创作

Word 中的修订功能

Word 中的修订

打开“修订”可以让你和你的同事做出易于识别的修订。这些修订就像可以查看、删除或永久保留的建议。

若要打开或关闭“修订”,请转到“审阅”>“修订”。

修订
  • 打开时,删除的内容标记有删除线,添加的内容标记有下划线。不同作者的更改用不同的颜色表示。

  • 关闭时,Word 停止更改,但彩色的下划线和删除线仍然存在于文档中。

查看建议的更改

若要查看文档中的更改,请转到“审阅”​​>“修订”>“显示以供审阅”。

  • 若要查看更改(由边距中的红线指示),请选择“简单标记”。

  • 有关更改的详细视图,请选择“所有标记”。

  • 若要预览永久保留所有建议的更改后的文档,请选择“无标记”。

  • 若要查看删除所有建议的更改的原始文档,请选择“原始状态”。

你的浏览器不支持视频。请安装 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

提示:视频不以你的语言提供?请尝试选择隐藏式字幕 “隐藏式字幕”按钮

  • 在“审阅”选项卡的“修订”组中选择“修订”。

    修订”将突出显示,如下图所示。

    已启用修订的“修订”组

注意: 如果“修订”功能不可用,可能需要关闭文档保护。在“审阅”选项卡的“保护”组中,单击“限制编辑”,然后在“保护文档”任务窗格底部单击“停止保护”。(可能需要文档密码。)

还可将修订标记添加到状态栏。

  • 右键单击状态栏并选择“修订”。

    显示已启用“修订”的状态栏

    注意: 现在可使用状态栏上的“修订”标记打开或关闭“修订”功能。

关闭“修订”时,可修改文档且不标记所做更改。但是,关闭此功能不会删除已跟踪的任何修订。

  • 在“审阅”选项卡的“修订”组中选择“修订”按钮。

    修订”按钮不再突出显示,如下图所示。

    “修订”组

重要: 若要删除修订,请使用“审阅”选项卡的“修订”组中的“接受”和“拒绝”命令。

想执行什么操作?

以嵌入方式显示所有修订

默认情况下,Word 将在文档边距的批注框中显示删除和批注。但是,可改为以嵌入方式显示批注和显示带删除线的删除内容,而不是在批注框中显示。

  1. 在“审阅”选项卡的“修订”组中,单击“显示标记​​”。

    “显示标记”命令

  2. 指向“批注框”,然后单击“以嵌入方式​​显示所有修订”以显示带有删除线的删除内容和嵌入的批注。

在屏幕提示中而不是批注框中显示批注

默认情况下,Word 将在文档边距的批注框中显示删除和批注。但是,可将显示方式更改为以嵌入方式显示批注。将指针停留在批注标记上时,可查看嵌入的批注。

  1. 在“审阅”选项卡的“修订”组中,单击“显示标记​​

    “显示标记”命令

  2. 指向“批注框”,然后单击“以嵌入方式​​显示所有修订”以显示带有删除线的删除内容和嵌入的批注。

  3. 将指针停留在文档的批注上。批注将在屏幕提示中显示。

    内嵌批注

按编辑类型或审阅者显示修订

  1. 在“审阅”选项卡的“修订”组中,单击“显示标记​​

    “显示标记”命令

  2. 执行下列操作之一:

    • 单击以选择希望显示的修订类型。

      例如,单击“批注”或“插入和删除”。项目旁边的复选标记表示已选中该项目。

      “显示标记”选项列表

      重要: 即使通过在“显示标记”菜单中清除标记类型来将其隐藏,但每当你或某位审阅者打开该文档时,标记会自动显示。

    • 指向“审阅者”并单击,清除所有复选框(希望显示其修订和批注的审阅者姓名旁的复选框除外)。

      注意: 若要选中或清除列表中所有审阅者的所有复选框,请单击“所有审阅者”。

显示特定审阅者的修订和批注

编辑者或审阅者通常希望查看应用修订后的文档显示效果。编辑者或审阅者可利用此过程查看文档应用修订后的外观。

  • 在“审阅”选项卡的“修订”组中,单击“显示​​以供审阅​​”框中的箭头,然后选择所需选项。

    “显示以供审阅”选项菜单

    • 显示标记的最终状态    此视图以显示所有修订和批注的方式显示最终文档。这是在 Word 中打开的所有文档的默认视图。

    • 最终状态    此视图显示的文档包含文本中的所有更改,但不显示修订。但文档保留了所有未接受、未拒绝或未删除的修订或批注。

    • 显示标记的原始状态    此视图显示包含修订和批注的原始文本。

    • 原始状态    此视图以显示所有修订和批注的方式显示原始文档。但文档保留了所有未接受、未拒绝或未删除的修订或批注。

注意: 如果希望在批注框中查看批注和修订,必须使用 页面视图或 Web 版式视图。

打印时隐藏修订和批注

隐藏修订不会删除文档中的修订。若要删除文档中的标记,必须使用“修订”组中的“接受”和“拒绝”命令。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“打印”。

  3. 在“设置”下,单击“打印所有页”旁边的箭头。

  4. 单击“打印标记”以清除复选标记。

    Word 中的“打印标记”

想执行什么操作?

审阅修订摘要

“审阅窗格”是一个方便的工具,用于确保所有修订已从文档删除并不会显示给可能查看该文档的其他人。“审阅窗格”顶部的摘要部分显示文档中保留的可见修订和批注的确切数量。

通过“审阅窗格”还可以查看批注框无法容纳的长评论。

注意: 与文档或批注框不同,“审阅窗格”不是更改文档的最佳工具。应在文档中进行所有编辑更改,而不是在“审阅窗格”中删除文本或批注,或进行其他更改。然后,在“审阅窗格”中可以看到所做的更改。

“修订”组

  1. 在“审阅”选项卡的“修订”组中选择以下选项之一:

    • 若要在屏幕的一侧查看摘要,请选择“审阅窗格”。

    • 若要在屏幕底部查看摘要,请在“审阅窗格”列表中选择“水平审阅窗格”。

  2. 选择“显示详细摘要”以查看每个类型的更改的数量。

    摘要窗格

按顺序审阅每个修订和批注

  1. 在“审阅”选项卡上的“修订”组中单击“下一条”或上一条”。

    O14 功能区

  2. 执行下列操作之一:

    • 在“修订”组中,选择“接受”。

    • 在“修订”组中,选择“拒绝”。

    • 在“批注”组中,选择“删除”。

  3. 接受或拒绝修订并删除批注,直到文档中没有更多修订或批注,然后确认接受或拒绝所有修订,并删除所有批注。

  4. 在“审阅”选项卡的“修订”组中选择“审阅窗格​​”。

    注意: “审阅窗格”顶部的摘要部分显示文档中保留的修订和批注的确切数量。

按编辑类型或特定审阅者审阅修订

  1. 在“审阅”选项卡的“修订”组中,执行以下操作之一:

    “修订”组

    • 在“显示标记”列表中,清除所有复选框(要审阅的修订类型旁边的复选框除外)。

    • 在“显示标记”列表中,选择“审阅者”,然后清除所有复选框(要查看其修订的审阅者姓名旁的复选框除外)。

    • 在“显示标记”列表中,选择“所有审阅者”以选中或清除列表中所有审阅者的复选框

  2. 在“审阅”选项卡的“修订”组中,选择“下一条”或上一条”。

    O14 功能区

  3. 执行下列操作之一:

    • 在“修订”组中,选择“接受”。

    • 在“修订”组中,选择“拒绝”。

同时接受所有修订

  1. 在“审阅”选项卡的“修订”组中,选择“下一条”或上一条”。

    O14 功能区

  2. 在“接受”列表中选择“接受​​对文档的所有修订”。

同时拒绝所有修订

  1. 在“审阅”选项卡的“修订”组中,选择“下一条”或上一条”。

    O14 功能区

  2. 在“拒绝”列表中选择“拒绝​​对文档的所有修订”。

删除批注

  1. 单击批注。

  2. 在“审阅”选项卡上的“批注”组中,单击“删除”。

    要一次删除所有批注,请单击“删除”下面的箭头,然后单击“删除文档中的所有批注”。

您想做什么?

可在文档中轻松创建和查看修订和批注。默认情况下,Microsoft Office Word 2007 的批注框显示删除、批注、格式设置更改和移动的内容。如果希望以嵌入方式查看所有修订,可更改设置,以所需方式显示修订和批注。

带有批注框的修订

批注框 (1) 显示格式更改、批注和删除。

注意: 为了防止你意外发布包含修订和批注的文档,默认情况下,Word 显示修订和批注。 “显示标记的最终状态”是“显示以审阅”框中的默认选项。

  1. 打开要修订的文档。

  2. 在“审阅”选项卡的“修订”组中单击“修订”按钮。“修订”按钮突出显示,如下图所示。

    “修订”按钮已启用

  3. 可选。将修订标记添加到状态栏。右键单击状态栏并单击“修订”。单击状态栏上的“修订”标记,打开或关闭“修订”功能。

    修订指示器

  4. 通过插入、删除、移动文本或图形或为其设置格式,可进行所需的修订。也可添加批注。

注意: 如果使用修订并将文档另存为网页(.htm 或 .html),修订将在网页上显示。

关闭“修订”:

  • 在“审阅”选项卡的“修订”组中单击“修订”按钮。

    修订”按钮不再突出显示,如下图所示。

    Word 功能区图像

如果将状态栏自定义为包括修订标记,则单击“修订”组中的“修订”也能关闭状态栏中的标记。

注意: 关闭修订不会清除文档中的修订。若要确保文档中不再有修订,请确保显示所有修订,然后对文档中的每个修订使用“接受”或“拒绝”命令。

请注意,隐藏修订或批注有多种方法,但在修订功能打开时所做的所有修订以及插入的所有批注将一直包含在文档中,直到它们被接受或拒绝(对于批注来说是删除)。

隐藏修订(例如,在“显示标记”下,清除“插入和删除”的复选标记)不会删除文档中的现有修订或批注。利用隐藏修订可轻松查看文档,无需费力阅读划掉的文本、下划线和批注框。

有几种方法可以隐藏修订和批注,这可能导致你以为文档中没有这些内容。 例如:

  • 显示以供审阅框    在“审阅”选项卡的“修订”组中,“显示以供审阅”框显示你所处的查看模式。 它还提供用于查看文档的其他选项。 如果你单击“最终状态”或“原始状态”,修订和批注会隐藏。 若要显示它们,请选择“显示标记的最终状态”或“显示标记的原始状态”。

    Word 功能区图像

  • 显示标记    在“审阅”选项卡的“修订”组中,你可以使用“显示标记”列表隐藏批注和修订。 在“显示标记”下具有复选标记的项目会显示;没有复选标记的项目会隐藏。 若要显示某个项目,例如,“插入和删除”,请在“显示标记”菜单上单击它。

    Word 功能区图像

默认情况下,Word 将在文档边距的批注框中显示删除和批注。但是,可将在批注框中显示修订改为以嵌入方式显示批注和以划掉方式显示删除内容。

  1. 在“审阅”选项卡的“修订”组中,单击“批注框”。

    Word 功能区图像

  2. 单击“以嵌入方式显示所有修订”,以划掉方式显示删除内容和以嵌入方式显示批注。

若要更改修订(标记)的显示方式,有几个可选项。

  • 单击“修订”旁的箭头,然后单击“更改修订选项”,可更改 Word 用于标记更改的文本和图形的颜色和其他格式设置。

    注意: 虽然不能为不同审阅者所作的修订指定特定颜色,但是每个审阅者所作的修订会以不同颜色显示在文档中,便于追踪多个审阅者。

  • 可以嵌入方式查看所有修订(包括删除内容),而不是在文档边距中的批注框内查看。若要以嵌入方式显示修订,请在“修订”组中单击“批注框”,然后单击“以嵌入方式显示所有修订”。

    单击“以嵌入方式显示所有修订”时,文档中的所有修订和批注都将以嵌入方式显示。

  • 若要突出显示所有批注框所在的边距区域,可在“显示标记”下单击“标记区域突出显示”。

  1. 在“审阅”选项卡上的“修订”组中,单击“显示标记”旁边的箭头。

    Word 功能区图像

  2. 执行下列操作之一:

    • 选择希望显示的修订类型。

      注意: 即使通过在“显示标记”菜单中清除标记类型来将其隐藏,但每当你或某位审阅者打开该文档时,标记会自动显示。

    • 指向“审阅者”并单击,清除所有复选框(希望显示其修订和批注的审阅者姓名旁的复选框除外)。

      注意: 若要选中或清除列表中所有审阅者的所有复选框,请单击“所有审阅者”。

使用“修订”组的“显示​​以供审阅”列表可在编辑过程中各个阶段查看文档。列表中有 4 个选项,每个选项提供不同的文档视图。打开文档时的默认设置为“显示标记的最终状态”。

Word 功能区图像

  • 显示标记的最终状态    此视图以显示所有修订和批注的方式显示最终文档。这是在 Word 中打开的所有文档的默认视图。

  • 最终状态    此视图显示的文档包含文本中的所有更改,但不显示修订。但文档保留了所有未接受、未拒绝或未删除的修订或批注。

  • 显示标记的原始状态    此视图显示包含修订和批注的原始文本。

  • 原始状态    此视图以显示所有修订和批注的方式显示原始文档。但文档保留了所有未接受、未拒绝或未删除的修订或批注。

默认情况下,Word 将在文档边距的批注框中显示删除和批注。但是,可将显示方式更改为以嵌入方式显示批注。将指针停留在批注标记上时,可查看嵌入的批注。

  1. 在“审阅”选项卡的“修订”组中,单击“批注框”。

    Word 功能区图像

  2. 单击“以嵌入方式显示所有修订”,以划掉方式显示删除内容和以嵌入方式显示批注。

  3. 将指针停留在文档的批注上。批注将在屏幕提示中显示。

    内嵌批注

有关批注的详细信息,请参阅插入和删除批注

  1. 在“审阅”选项卡上的“修订”组中单击“下一条”或上一条”。

    O14 功能区

  2. 执行下列操作之一:

    • 在“修订”组中,选择“接受”。

    • 在“修订”组中,选择“拒绝”。

    • 在“批注”组中,选择“删除”。

  3. 接受或拒绝修订并删除批注,直到文档中没有更多修订或批注,然后确认接受或拒绝所有修订,并删除所有批注。

  4. 在“审阅”选项卡的“修订”组中选择“审阅窗格​​”。

    注意: “审阅窗格”顶部的摘要部分显示文档中保留的修订和批注的确切数量。

  1. 在“审阅”选项卡的“修订”组中,选择“下一条”或上一条”。

    O14 功能区

  2. 执行下列操作之一:

    在“接受”列表中选择“接受​​对文档的所有修订”。

    在“拒绝”列表中选择“拒绝​​对文档的所有修订”。

Office Word 2007 提供了一项称为“文档检查器”的功能,该功能用于检查文档中是否有修订、批注、隐藏文字和其他个人信息。 若要检查文档,请执行以下操作:

  1. 打开要检查是否有修订和批注的文档。

  2. 单击“Microsoft Office 按钮Office 按钮图像 ,指向“准备”,然后单击“检查文档”。

  3. 在“文档检查器”对话框中,单击“检查”。

  4. 审阅检查结果。 如果文档检查器找到了批注和修订,将提示你单击“批注、修订、版本和注释”旁的“全部删除”。

  5. 单击“重新检查”或“关闭”。

打印文档前,请切换至页面视图并以所需方式(此显示方式将用于打印文档)显示修订和批注。有多种选择。

  • 显示所有标记的打印    在“审阅”选项卡的“修订”组中,单击“显示标记”。

    Word 功能区图像

    注意: 单击“显示标记”,显示或隐藏文档中所选审阅者的所有标记。显示所有标记时,将选中“显示标记”菜单中所有类型的标记。

  • 按类型或审阅者显示修订和批注的打印    在“审阅”选项卡的“修订”组中单击“显示标记”,然后选择希望显示的修订类型。

    Word 功能区图像

  • 显示编辑者或其他审阅者的修订和批注的打印    在“审阅”选项卡上“修订”组的“显示以供审阅”框中,单击“显示标记的最终状态”。

    Word 功能区图像

标记按所需方式显示后,即可打印文档。

  1. 单击“Microsoft Office 按钮Office 按钮图像 ,然后单击“打印​​”。

  2. 在“打印”对话框的“打印内容”框中,单击“显示标记的文档”,然后单击“确定”。

    注意: 

    • 默认情况下,Microsoft Word 会选择缩放级别和页面方向,以最佳方式显示打印文档中的修订。

    • 如果气球处于打开状态,文档将缩小以在打印页面上显示批注框。若要提高打印页面的易读性,可关闭批注框,方法如下:在“修订”组中单击“批注框”,然后单击“以嵌入方式显示所有修订”。也可将页面布局设为横向,提高打印的批注框和文本的易读性。在“页面布局”选项卡的“页面设置”下,单击“方向”,然后单击“横向”。

更改打印修订的布局

  1. 在“审阅”选项卡的“修订”组中,单击“修订”旁的箭头,然后单击“修订选项”。

  2. 在“批注框”下的“打印时的纸张方向”列表中,单击下列选项之一:

    • 自动    选择此选项时,Word 将选择可为文档提供最佳布局的方向。

    • 保留    选择此选项时,Word 将按照“页面设置”对话框指定的方向打印文档。

    • 强制横向    选择此选项时,方向为横向并为气球留出最大空间。

打印文档修订列表

  1. 单击“Microsoft Office 按钮Office 按钮图像 ,然后单击“打印​​”。

  2. 在“打印内容”框中单击“标记列表”。

隐藏修订不会删除文档中的修订。若要删除文档中的标记,必须使用“修订”组中的“接受”和“拒绝”命令。

  1. 单击“Microsoft Office 按钮Office 按钮图像 ,然后单击“打印​​”。

  2. 在“打印内容”框中,单击“文档”,而不是单击“显示标记的文档”。

另请参阅

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