你已构建联系人列表以及要用于 Word 邮件合并的其他数据。 如果你的数据源是现有 Excel 电子表格，则只需为邮件合并准备数据。 但如果你的数据源是制表符分隔 (.txt) 或逗号分隔值 (.csv) 文件，则需要先将数据导入到 Excel，然后将其准备用于邮件合并。
步骤 1：在 Excel 中准备数据源
如果正在使用 Excel 电子表格作为 Word 中邮件合并的数据源，请跳过此步骤。 如果数据源为 .txt 或 .csv 文件，请使用“文本导入向导”来设置 Excel 中的数据。
成功导入 .txt 或 .csv 文件后，转到步骤 2。
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打开 Excel。
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转到“数据”>“来自文本/CSV”。
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选择所需的 .txt 或 .csv 文件，然后选择“导入”。
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在预览窗口中，选择“转换数据”。
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选择邮政编码或要设置格式的其他列。
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转到“转换”>“数据类型: ”，然后选择“文本”。
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选择“替换当前内容”。
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根据需要重复步骤 5-7。
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选择“关闭并加载”。
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转到“文件”>“另存为”，并使用其他名称另存。
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打开 Excel。
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Excel 2016 转到“数据”>“获取外部数据”>“来自文本”。
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选择所需的 .txt 或 .csv 文件，然后选择“导入”。
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在“文本导入向导”的“原始数据类型”窗格中，选择“分隔符”。
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如果文件包含标题，请选择“预览”窗格上方的“我的数据具有标题”窗格，然后选择“下一步”。
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在“分隔符”窗格中，选择与数据所用的分隔符相匹配的复选框（如制表符或逗号），然后选择“下一步”。
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在“数据预览”下，选择包含邮政编码的列，然后在“列数据格式”中选择“文本”。
注意: 每次将数据格式（常规、文本或日期）应用到某一列时，格式的名称都会在该列的表格标题中显示。
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选择要更改的列和要应用的数据格式，根据需要重复步骤 7。
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选择“完成”。
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在“导入数据”对话框中，接受“现有工作表”和单元格地址的默认设置，然后选择“确定”。
警告: “导入数据”对话框中的单元格地址显示当前所选的单元格。 从已命名的单元格地址开始导入数据。
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使用新文件名称保存电子表格。
步骤 2：准备数据源
在要用于 Word 邮件合并中的邮寄列表的 Excel 数据源中，确保数值数据列的格式列正确无误。 例如，用数字设置列格式以匹配特定类别（如货币）。
如果选择百分比作为类别，请注意百分比格式将使单元格值乘以 100。 如果想要避免乘法因素。请将百分比列的格式设置为文本。
要在邮件合并过程中保留数据，邮政编码的格式需要设置为文本。 如果导入时未完成，则请立即设置其格式。 如果格式未设置为文本，则编码中的前导零（如 00399）在邮件合并期间遭到删除。
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选择包含邮政编码或其他要设置格式的数据的列。
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转到“开始”，在“数字”组中选择“数字格式”框向下箭头，然后选择列表中的选项（例如文本）。
请确保在合并字段的前面或后面添加了适当的符号。 例如，下面是货币和百分比值在省略符号后的显示方式。
如果包含符号，则数字的意义更明确。
在邮件合并文档中的合并字段前面或后面添加符号，如下所示：
另请参阅
Word 邮件合并流程中的一个重要步骤是设置和准备数据源。 你可使用现有 Excel 数据源，也可通过导入制表符分隔 (.txt) 或逗号分隔的值 (.csv) 文件构建新的数据源。 在数据源设置并准备就绪后，你可按照分步邮件合并向导使用 动态数据交换 (DDE) 执行邮件合并，也可使用手动邮件合并方法进行操作。
如果未在使用现有 Excel 数据源进行邮件合并，可使用 .txt 或 .csv 文件格式的联系人列表或通讯薄。 文本导入向导会引导你执行相关步骤来将 .txt 或 .csv 文件格式的数据导入到 Excel。
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打开 Excel。
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在“数据”选项卡上，选择“来自文本/CSV”。
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选择所需的 .txt 或 .csv 文件，然后选择“导入”。
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在“文本导入向导”的“原始数据类型”窗格中，选择“分隔符”。
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如果要导入的文件包含标题，请选择“预览”窗格上方的“我的数据具有标题”复选框，然后选择“下一步”。
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在“分隔符”窗格中，选择与数据所用的分隔符相匹配的复选框（如制表符或逗号），然后选择“下一步”。
提示: “数据预览”窗格显示表格格式下的结果的样式。
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在“数据预览”下，选择包含邮政编码的列，然后在“列数据格式”中选择“文本”。
注意:
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可用格式为“常规”、“文本”和“日期”。 每次向列应用数据格式时，该列的表格标题中都会显示格式的名称。
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例如，包含百分比或货币值等数值数据的列仅可文件导入后设置格式。 有关详细信息，请参阅随后的“设置 Excel 中数值数据的格式”次级部分。
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选择要更改的列和要应用的数据格式，根据需要重复步骤 7。
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选择“完成”。
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在“导入数据”对话框中，接受“现有工作表”和单元格地址的默认设置，然后选择“确定”。
警告: “导入数据”对话框中的单元格地址显示当前所选的单元格。 从已命名的单元格地址开始导入数据。
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完成后，使用新的文件名保存数据源。
设置 Excel 中数值数据的格式
对 Excel 内任何新的或现有数据源中要用于 Word 邮件合并的任何数值数据（例如百分比或货币值）进行格式设置。 要在邮件合并期间将设置了格式的数值数据保留为百分比或货币，请按照“步骤 2：使用动态数据交换 (DDE) 进行邮件合并“部分中的说明操作。
在要用于 Word 邮件合并中的邮寄列表的 Excel 数据源中，确保数值数据列的格式列正确无误。 例如，用数字设置列格式以匹配特定类别（如货币）。
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打开 Excel 数据源。
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选择要设置格式的列。
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在“开始”选项卡的“数字”组中，选择“数字格式”（常规）框向下箭头，然后选择列表中的选项。
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必要时，重复步骤 2 和 3。
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完成后，选择“保存”。
如果你具有包含百分比和货币值等带格式的数字的 Excel 数据源，则在邮件合并过程中，某些数值数据的格式可能会改变。 你将获得所需的邮件合并结果，并可使用 DDE 保留 Excel 中数值数据的格式。
注意: 如果决定不使用 DDE，则请按照通过邮件合并来发送批量电子邮件中的指南操作。
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打开 Word，选择“文件”>“选项”>“高级”。
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在“常规”部分下，选择“打开时确认文件格式转换”复选框。
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选择“确定”。
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在“邮件”选项卡中，选择“开始邮件合并”>“分步邮件合并向导”。
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在“邮件合并”窗格的“选择收件人”下，选择“使用现有列表”。
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在“使用现有列表”下，选择“浏览”，然后选择带有格式的电子表格。
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在“确认数据源”对话框中，选择“全部显示”复选框，然后选择“通过 DDE 的 MS Excel 工作表(*.xls)”>“确定”。
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在“Microsoft Excel”对话框中，选择“ 整个电子表格”>“确定”。
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“邮件合并收件人”对话框打开时，请选择“确定”。
提示: 可阻止在每次打开数据文件时由 Word 发出提示。 连接到邮件列表后，站到“文件”>“选项”>“高级”。 在“常规”下，清除“打开时确认文件格式转换”复选框。
如果已在Excel电子表格中生成联系人列表, 请务必将所有邮政编码的格式设置为文本, 以避免丢失数据。 如果要将联系人从文本 (.txt) 或逗号分隔值 (.csv) 文件导入到新的电子表格中，“文本导入向导”可帮助导入数据并设置数据格式。
步骤 1：设置 Excel 中的数据源
如果已将 Excel 电子表格作为 Word 中邮件合并的数据源，请转到本主题中的步骤 2。 例如，如果数据源为包含 Gmail 联系人的 .txt 或 .csv 文件，请使用“文本导入向导”来设置 Excel 中的数据。
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打开 Excel，然后在“数据”选项卡上，选择“从文本”。
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选择所需的 .csv 或 .txt 文件，然后选择“获取数据”。
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在文本导入向导中，选择“下一步”。
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在“分隔符”中，选中与分隔数据中的每个元素的分隔符（例如选项卡或逗号）相匹配的复选框。 然后选择“下一步”。
提示: “预览所选数据”窗格将显示表格格式下的结果的样式。
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打开“预览所选数据”，选择包含邮政编码的列。 然后，在“列数据格式”，选择“文本”。
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根据需要重复步骤 5，选择要更改的列和要应用的数据格式。
注意: 每次向列应用数据格式时，该列的表格标题中都会显示格式的名称。
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单击“完成”。
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在“导入数据”对话框中，选择想要 Excel 存放数据的位置，然后单击“确定”。
注意: 使用新文件名称保存电子表格。
步骤 2：设置 Excel 电子表格中数值数据的格式
为了确保进行邮政编码邮件合并时不会丢失任何零位，请将包含代码的列设置为文本格式。
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打开电子表格，然后选择包含邮政编码的列。
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在“开始”选项卡上的“格式”框中，选中“文本”。
现在，可使用该数据进行邮件合并。
