Plan the content for your SharePoint site

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When a site's content is logically organized and easy-to-find, it's easier to maintain and manage, and site users are more productive. As a site collection admin or a site owner, you might want to plan out your site strategy before creating your site. In this article, we explore:

您需要哪种类型的网站?

Depending on the size or your organization and the scope of content that you plan to have on your site, you may want to create subsites under your main site to organize content. For more information on how to create sites, see Create a site.

网站层次结构图

There are many possible ways you can choose to organize subsites. Some examples are:

  • 按工作组或部门

  • 按内容类别

  • 按项目

  • 按客户

  • 按权限级别或敏感度(例如,如果存在需要限制的信息,您可能希望将该信息隔离到特定网站中)

开始创建网站之前,请花一些时间考虑您可能需要多少网站以及您希望按什么逻辑来组织这些网站。您可能会发现创建网站层次结构图非常有帮助,可帮助对您的规划进行组织。虽然您可以在纸或白板上快速绘制出草图,但您也可以使用 Microsoft Word 或 Microsoft PowerPoint 中作为 SmartArt 提供的层次结构形状之一来创建更正式的图形。这样可以为您提供一个图表,您可以保存和引用该图表,也可以随着时间的变化进行修改。

此外,还需考虑各个网站的用途或功能。这样可以帮助您确定要使用哪种网站模板来创建新网站。SharePoint Online 包含各种可供您在创建新网站时选择的网站模板。通过选择设计用于特定用途的网站模板,可以为用户的工作提供良好的开端。例如,如果您要创建一个工作组成员可用来定期分享有趣新闻或想法的网站,您可能需要从选择博客网站模板着手,因为此模板是专为这种类型的沟通方式而设计的。

Some examples of site templates included in SharePoint are:

  • 工作组网站

  • 博客

  • 项目网站

  • 社区网站

For more information on site templates, see Using templates to create different kinds of SharePoint sites.

您将在网站上提供什么类型的内容?

考虑所需网站的数量和类型之后,最好规划一下将来要在这些网站上放置的内容。此内容规划的目的是确定以下信息:

  • What kinds of lists, libraries, or pages you want to create on sites to organize content    Libraries can be used to store documents and other files, while lists can be useful for tracking tasks or issues. Pages are individual items within a site where you can display content, apps, links, and more.

  • What kinds of apps you want to include    SharePoint Online includes built-in apps such as document libraries and lists, but you can also create your own apps or buy apps from third-parties in the SharePoint Store.

  • Whether you want to create content types     Content types help you customize how you handle and track specific kinds of content.

您的组织可能需要集中进行此类规划(特别是针对内容类型),但您也应当鼓励各个网站所有者在自定义所负责网站时进行此类规划。

您希望添加哪些类型的应用?

除考虑内容类型外,您可能还需要考虑将在网站上存储的其他类型的信息,或组织中的用户想要使用网站来管理的任务类型。这将有助于您规划可能希望添加到网站以开始使用的不同类型的应用。例如,如果您知道自己希望有个位置来存储文档,则可能想要添加一个文档库。如果知道要跟踪重要的日期,则您可能希望有个日历。

您不需要立即将最终可能会需要的所有应用都构建出来。网站所有者可以随着时间的推移以及业务需求的变化添加和删除新的应用。但是,对希望如何自定义网站上的内容进行一些早期规划有助于确保网站立即对用户有意义。

SharePoint Online 包含具有多种业务用途的内置应用:从文档存储和管理到项目管理和跟踪,再到沟通交流。您可以将这些类型的应用的多个实例添加到网站。您也可以购买来自 SharePoint 应用商店的第三方应用并将其添加到网站。

有关详细信息,请参阅向网站中添加应用从 SharePoint 应用商店购买应用

您是否需要定义内容类型?

利用内容类型,网站用户可以使用列表或库中的“新建项目”或“新建文档”命令快速创建特定类型的内容。内容类型非常有用,因为它们为网站所有者提供了一种方法来确保各个网站上的内容都一致。内容类型也使单个列表或库能够包含多种项目类型或文档类型。设置网站、列表或库的内容类型时,网站所有者可以预先配置有关内容的特定详细信息。

网站所有者可以定义列表项、文档或文件夹的内容类型。

如果内容符合以下任何条件,您可能会发现定义某些内容的内容类型非常有用:

如果此条件成立:

内容类型可能在以下方面非常有用:

您有一些特定类型的文档,它们具有标准化的格式或用途,并且您希望这些文档在整个组织内保持一致。

在工作组网站级别配置这些类型的文档的网站内容类型,以便它们在工作组网站的所有子网站之间可用。这样,组织内的所有用户即可以一致的方式创建这些文档。

您有一些特定模板是用户针对特定类型文档必须使用的。

将这些文档模板添加到相关的内容类型,以便根据内容类型创建的所有新文档都使用正确的模板。

您希望针对特定类型的文档或项目跟踪一组标准信息。

将相应列添加到内容类型以跟踪此信息。如果任何特别重要的信息,您可以指定相应的列为必填列。配置内容类型时,您还可以为特定列提供默认值。

定义了一个业务流程,用于说明特定类型的文档的一贯处理和查看方式。

考虑为特定内容类型配置工作流。您可以使用工作流来管理文档审阅或批准等业务流程。

确定需要为哪些内容定义内容类型之后,您应考虑要在何处定义内容类型。如果您在工作组网站级别定义网站内容类型,则可以在工作组网站的所有子网站内的列表和库中广泛重用这些内容类型。各个网站所有者也可以为他们的网站定义网站内容类型,但这些内容类型只能在相应网站及其所有子网站上的列表和库中可用。

您可能会发现,定义内容类型时创建一个电子表格或表来捕获您希望包含的信息非常有用。例如,您可以先从创建一些如下表所示的基本信息开始,然后对其进行调整,以包含您认为可能有助于跟踪的其他任何信息(例如,将使用这些内容类型的网站或工作组):

新内容类型

父内容类型

文档模板

工作流

指定要创建的内容类型的名称。

指定创建内容类型所依据的父内容类型。

列出要添加到内容类型的新列或现有列。

指定是否有文档模板与内容类型关联。

指定是否有任何工作流与内容类型关联。

有关使用内容类型的详细信息,请参阅创建或自定义内容类型

用户将如何查找和访问内容?

请考虑网站用户在您的 SharePoint Online 网站上如何查找和使用内容。此类规划有助于您做出有关如何配置工作组网站及其子网站的导航和搜索的决策。

您要在全局导航中包括哪些网站?

要规划导航,您可能会发现制作网站的层次结构图很有帮助。如果在规划网站时已经制作了一张图,则可以从该图开始,并对其进行修改。请包含工作组网站的所有子网站。您可能还希望包含工作组网站及其子网站上存在的任何重要列表或库。这有助于您快速确定当网站用户从工作组网站主页开始访问网站时可能希望查找的重要目标。

网站上的顶部导航栏提供的内容称为全局导航。

Top links with one selected.

默认情况下,每个网站都使用自己的顶部导航,但您可以决定允许网站从父网站继承顶部导航,以便在所有网站上获得的导航体验都一致。您可以配置显示在顶部导航上的网站。如果您想要将指向外部资源的链接整合到网站的导航中,您还可以包含指向您所需的任何其他 URL 的链接。有关自定义顶部导航的详细信息,请参阅自定义您的工作组网站上的导航

如果工作组网站有许多子网站,您可能并不希望将它们全部都显示在顶部链接栏上,因为这样可能会使网站用户眼花缭乱。但您也不希望重要的网站或内容难以被人发现。使用网站层次结构图可确定您希望在全局导航中显示的重要网站。

用户将如何在网站内进行导航?

除顶部导航外,网站还会在网页左侧显示导航元素,称为“快速启动”。

通常情况下,“快速启动”显示特定于当前网站的链接,并可用来突出显示最重要的内容。创建新列表或库时,新链接会自动显示在快速启动上的“最近”下方。“最近”区域仅显示五个最新的链接。

快速启动上的“最近”链接显示最近创建的页面、列表和库

You can customize the Quick Launch to add or remove links to the lists and libraries on the site. You can also group links under custom headings. If you choose to have all subsites inherit the global navigation, then it will be important for Site Owners to customize the navigation on the Quick Launch because it will be the primary way users will find content within a site when they visit it. If you decide not to have subsites inherit global navigation from the Team Site, then users will be able to use both the top link bar and the Quick Launch on a subsite to find the content within it. For more information about editing the links on the Quick Launch, see Customize the navigation on your team site.

Top of Page

规划搜索时应考虑哪些方面?

如果用户能够轻松地找到所需信息,就可能会更希望使用 SharePoint Online。利用内容类型等内容功能,或通过向列表和库添加元数据列,您可以使内容更容易被搜索发现。

网站集管理员和网站管理员可以为用户执行许多配置来自定义搜索体验。

若要执行此操作:

请参阅本主题:

自定义影响搜索结果的样式和设置,您可以自定义在搜索中心页面上使用的搜索中心和 Web 部件。

在 SharePoint Online 中管理搜索中心

创建查询规则以改进搜索响应用户意图的方式。

管理查询规则

自定义搜索结果来源。

管理结果源

查看、创建或更改托管属性或将已爬网属性映射到托管属性。

在 SharePoint Online 中管理搜索架构

在网站之间导出和导入自定义搜索配置设置。您导出和导入的设置包含所有自定义查询规则、结果源、结果类型、排名模型和网站搜索设置。

导出和导入自定义的搜索配置设置

如何使内容可供在搜索中使用

The search service is scheduled to crawl SharePoint Online content every five minutes. After an item is added to a SharePoint Online site, there will be a period of time before it is indexed and returned in search results. This amount of time varies based on current user activities. Tasks like site migration, upgrade, and maintenance increase the load on the indexing pipeline. New content items should typically display in search results within an hour.

用户需要对内容进行哪些操作?

通过问一些有关网站用户需要对内容进行哪些操作的基本问题,您可以确定自己可能需要如何配置特定网站、列表或库,以及网站用户可能需要使用哪些特定功能。

要了解的问题:

内容配置的考虑事项:

您是否需要跟踪特定类型的文档或列表项的版本?

  • 考虑对这些列表或库启用版本控制功能。

  • 考虑在对文档或项目进行修改前将其签出。

网站用户是否需要同时处理或协作处理特定类型的文档的功能?

  • 考虑对相关库启用共同创作功能以简化协作。

是否有特定类型的内容需要审批后才能被广泛使用?

  • 考虑对库启用内容审批功能或使用工作流管理审批。

是否有特定类型的文档针对的是特定的业务流程或工作流?

  • 考虑为适用于这些文档的内容类型或为这些文档所在的库创建或配置工作流。

您是否使用列表驱动或管理流程?

  • 考虑为问题跟踪和管理等流程创建或配置基于列表的工作流。

网站上是否有需要进行常规访问限制的敏感内容?

  • 考虑创建配有独有权限的特定网站或库来存储敏感内容。

  • 考虑项级别的权限(如果对内容访问限制的要求极低)。

  • 考虑使用访问群体设定向不同的用户显示不同的内容。

  • 考虑是否需要从搜索索引排除特定列表或库。

用户是否需要接收有关内容更改的更新?

  • 考虑对关键的列表和库启用 RSS 功能。

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