Outlook 最佳做法: 编写出色的电子邮件

Outlook 最佳做法: 编写出色的电子邮件

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本文内容

合理做法

不要做的事项

如何使用通讯组列表和联系人组 (Dl)

如何使用内嵌批注

使用密件抄送时

为度假准备

合理做法

以下规则将帮助您的电子邮件看起来很专业并传达您的消息。

  1. 发送之前,请阅读您的邮件。

  2. 描述性和面向操作使您的主题。例如:"经理: 请发送您的版块撤回日期"包含组中和操作的名称,因此收件人快速告诉他们需要执行。其他有用的前缀包括"转寄:"和"操作所需"。

  3. 若操作是必需的陈述什么 要在主题行上。

  4. 如果更改了主题的对话,请更改邮件的主题。

  5. 保留所有消息简短且切中要点。

  6. 您最重要的邮件的内容组织到低。

  7. 请考虑加粗重要信息。

  8. 陈述操作项目或在单独的行的问题,以便才能突出它们并引起注意。

  9. 加粗人员的姓名时提出问题。例如:"贾文: project? 的状态是什么"如果您使用的 Outlook 2016 与 Office 365,请考虑使用 @Mentions

  10. 向需要读取它的人员向其发送邮件的用户数限制

    • 将需要告知抄送行上的人放。

    • 将需要做出响应或行上执行操作的人放。

  11. 使用 签名 适当时,但保留您的签名简单、 短、 专业,并且如果可能,可使用图形。

  12. 如果您希望立即响应,请不要发送电子邮件。电话或发送即时消息。

  13. 没有得到解决,如果您是上具有 10 个以上的邮件的电子邮件对话,请考虑调用或设置会议以讨论问题。电子邮件不始终是解决复杂的问题的有效媒体。

  14. 确认需要更广泛的回复的邮件。如果不太忙而无法立即使用完整的回答响应,让发件人知道您正在研究问题,并将响应由特定日期或时间。将邮件标志,以提醒自己以后答复。

  15. 使用高重要性( Outlook 中的“高重要性”图标 )谨慎。

    注意: 即使您已经设置了延迟的发送规则,将标记为高重要性的邮件会立即发送。

  16. 如果你询问一个问题,并且有多人能够响应,选择一个人而不是将您的问题发送到组。

编写良好的电子邮件的关键是同情收件人。电子邮件礼节深入了解一下,请参阅此文章。

后续工作:发送时对其进行标记

当你向某人发送邮件征求响应时,请执行以下操作:

  1. 它在您自己发送的标志

  2. 更改已标记的电子邮件在待办事项栏中启动与后续任务的名称。

  3. 将其标记为@Waiting类别。

当你执行这三个步骤时,您知道您下一步操作是发送另一封邮件,或查找响应。

提示   提醒您自己发送另一条消息会更加高效比为收件人标记邮件。同样,当承诺去做某些事情在邮件中,将其标记为自己,以便您在待办事项栏中,以提醒您有的任务。

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不要做的事项

  1. 不要使用信纸。

  2. 包含您的经理发送的每封邮件。

  3. 当您 angry发送消息。更好地编写,将其保存到草稿文件夹,并稍后返回它。

  4. 发送邮件较长 (超过两段) 时,不要期待会有快速响应。

  5. 不是发送跟进邮件小于第一封邮件后一天。如果您未听到及时返回,请尝试使用电话或即时消息。

  6. 使用阅读回执或在您发送的每封邮件的送达回执。只有当您不确定是否收件人将收到的消息,请使用它们。

  7. 将标志或高重要性 Outlook 中的“高重要性”图标 附加到您发送的每封邮件。了解您的收件人将忽略它们。

  8. 不要全部使用大写。

  9. 不要发送附件-改为发送链接。

  10. 展开通讯组列表或联系人组。展开通讯组列表使难以阅读的邮件,并使它们转到了错误的邮件文件夹。

  11. 不要使用 sarcasm。可能理解您的幽默感。

  12. 编写内容您不希望所有人阅读您所在公司。您不知道您的电子邮件可能会得到。

  13. 不要使用草书或高度艺术难以阅读的字体。

  14. 不要使用红色字体,因为他们难以阅读,并会被认为具有批判性。

  15. 全部答复发送给通讯组列表或联系人组要求被删除。是否曾。

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联系人组和通讯组列表 (Dl) 规则

  • 如果你要响应大联系人组,请按照所有的电子邮件合理做法和不要。

  • 如果您需要从一个单个的详细信息,或独立调查问题,响应让每个人都知道您正在响应,然后分别答复到单个整个通讯组列表。一定要响应的通讯组列表后问题得到解决,分辨率。这样做将使其他人的通讯组列表上要引用的分辨率。

如何重定向人员

如果有人将邮件发送到您是成员,并且该邮件将由其他人或其他通讯组列表更好地回复的通讯组列表时,请执行下列操作:

  1. 使用正确的通讯组列表或行上的人员的答复。

  2. 答复发送到正确的通讯组列表或人员。

  3. 不要将密件抄送行上的原始通讯组列表因为您的消息将不会筛选的其他人的规则。相反,在抄送行上离开通讯组列表。

如何从 DL

如果您收到来自您不希望在通讯组列表的邮件,为您的网络管理员或通讯组列表的所有者发送一条消息,并要求被删除。不要答复整个通讯组列表。若要查找 DL 列表的所有者,请双击通讯组列表名称。

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如何使用内嵌批注

内嵌批注中添加您的电子邮件接收是一种便捷的方式来回答的问题和直接响应的问题。它是最佳做法执行下列操作:

  1. 在邮件中说明你以内嵌方式做了批注。 例如,包括“请参阅以下附加批注。”

  2. 从原始邮件中区分你的文本。 建议包括:

    • 更改字体颜色

    • 预等待您的姓名缩写置于方括号中,例如,[Melissa],[毫米]

    • 将字体更改为斜体或粗体或两者

  3. 请不要删除任何不是你编写的内容。

图像
图 1 在 Outlook 邮件内嵌批注的示例

图 1 在 Outlook 邮件内嵌批注的示例

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使用“密件抄送”时

使用密件抄送功能删除电子邮件对话的人员,当你认为他们不再需要的额外的电子邮件或会话的主题已发生更改时。

例如,如果您是五个人员接收问题之一,并且您想要应答它,移动到密件抄送的其他四个人员折线图和陈述类似"Bcc'ing Joe、 Jeff、 James 和珍妮弗。下面是答案..."随后将只有您和原始发件人之间将来的消息。

不要使用密件抄送来让第三方 (如您的经理) 了解有关敏感性邮件。密件抄送收件人可能无法实现,他或她是否已收到密件抄送和响应速度可能向每个人,公开他或她收到密件抄送。这可能已经使用过捉摸行为为在您的部件。

而不是使用密件抄送来告知第三方某个问题,将邮件转发后将其发送。

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为度假准备

如果您使用 Outlook 与 Office 365、 Outlook.com、 Hotmail.com 或 Live.com 帐户或 Microsoft Exchange 帐户,您可以设置让您的组织内的人员知道你不存在的外出邮件。

作为最佳实践,请按照中的建议向同事的 Outlook 日历添加不在办公室的时间。

如果您或管理员创建休假共享的日历,请务必有发布您的假期。如果每个人使用的共享的日历,您不需要发送单独的会议请求,让所有人知道您离开,引用更早版本的文章建议,但电子邮件可以充当良好的提醒。

关于作者

Patricia Eddy 是 Outlook 潜在顾客内容作家。 Patricia Eddy 是桌面版 Outlook 潜在顾客内容作家。她是 outlook 的以前的 Outlook MVP 和多个书籍非常旧版本的作者。她居住在西雅图她享受阅读和播放吉他的位置。

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