Outlook 中的基本任务

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Outlook将您的电子邮件、日历、联系人、任务和待办事项列表组织在一个位置。该组织从你的电子邮件帐户开始。从这里, 您可以开始使用电子邮件、将其转换为任务或约会以及存储与您在联系人中与之进行交互的人员的信息, 以便您不必记住电子邮件地址或电话号码。让我们快速浏览一下一些基本任务。

入门

你的第一步是设置你的Outlook帐户。之后, 你就可以开始接收和发送电子邮件、使用日历、创建联系人以及处理Outlook任务。

如果你在同一台计算机上使用的是早期版本的Outlook , 则设置为 "自动"。如果你没有, 自动帐户设置将在你第一次启动Outlook时启动, 并引导你完成该过程。

系统将要求你输入你的姓名、电子邮件地址和密码。这通常是足够的, 但是如果自动设置失败, Outlook将需要更多的信息, 例如你的邮件服务器名称。如果你没有该信息, 你的电子邮件提供商可以向你提供详细信息。

Backstage 视图中的“添加帐户”按钮

注意: 如果想要在以后添加其他电子邮件帐户, 请选择 "文件" > "添加帐户" 以启动 "自动帐户设置"。

快速访问栏

快速访问工具栏是你的Outlook体验的重要部分。这是一种在顶部Outlook功能 (邮件、日历、人员和任务) 之间进行移动的简单方法。该条形图除了提供可帮助你使用和管理Outlook的各种工具和选项的标准选项卡和功能区。

通常位于Outlook窗口的底部, "快速访问" 栏显示, 具体取决于所选设置 (按钮名称 (left image) 或与功能名称相关联的图标 (右图像)。

由 "姓名"、"邮件"、"日历"、"人员" 和 "任务" 按钮以及其他 (三个点或省略号) 选项显示的 Outlook 快速访问栏

Outlook 快速访问栏, 显示 "邮件"、"日历"、"人员"、"任务" 和更多选项图标

更改快速访问栏上显示的内容

您可以控制显示在快速访问栏上的按钮 (或图标), 甚至是它们显示的顺序。

  1. 选择 "更多" > "导航选项"。

    选择 "快速访问" 栏上的 "更多" (三个点) 以查看导航选项

  2. 在 "导航选项" 对话框中, 执行下列操作:

    "快速访问栏导航选项" 对话框

    • 若要更改显示在栏上的按钮或图标的数量, 请为 "最大可见项目数" 增加或减少 " 4 " 的默认设置。

    • 若要查看图标而不是名称, 请选中 "紧凑导航" 复选框。

    • 若要重新排列按钮或图标的列表方式, 请在 "按此顺序显示" 框中选择一个项目, 然后选择 "上移" 或 "下移"。

  3. 选择“确定”。

    提示: 如果您不喜欢所做的更改, 或只是想要重新开始, 请选择 "重置"。

邮件

电子邮件将您连接到组织内部和外部的人员。您可以将电子签名和附件添加到电子邮件中。

创建新电子邮件

  1. 从任何邮件文件夹 (如 "收件箱") 中, 选择 "新建电子邮件"。

    新电子邮件

    键盘快捷方式:   若要创建电子邮件, 请按 Ctrl + Shift + M。

  2. 撰写完电子邮件后, 选择 "发送"。

有关详细信息,请参阅创建电子邮件

为邮件添加电子邮件签名

创建将显示在邮件底部的个性化签名。签名可以包括文本、图像、电子名片、徽标,甚至手写签名的图像。

创建签名

  1. 在新邮件中, 选择 "签名" > "签名"。

    签名

  2. 在 "电子邮件签名" 选项卡上, 选择 "新建"。

  3. 键入名称, 然后选择"确定"

  4. 在 "选择默认签名" 下, 执行下列操作:

    • 在 "电子邮件帐户" 列表中, 选择要与签名相关联的电子邮件帐户。

    • 在 "新邮件" 列表中, 选择要为所有新电子邮件自动添加的签名。如果您不希望对电子邮件进行自动签名, 则可以忽略此选项, 因为(无)是默认值。

    • 在“答复/转发”列表中,选择答复或转发邮件时要自动添加的签名。否则,请接受默认选项“(无)”。

  5. 在 "编辑签名" 下, 键入签名, 然后选择"确定"

添加签名

  • 在新邮件中, 选择 "签名", 然后选择所需的签名。

    签名

有关详细信息,请参阅创建和添加电子邮件签名

转发或答复电子邮件

  1. 在功能区上或在阅读窗格中, 选择 "答复"、"全部答复" 或 "转发"

    答复邮件

  2. 在 "收件人"、 "抄送" 或"密件抄送" 框中, 执行下列操作之一:

    • 若要添加收件人, 请在相应的框中单击, 然后输入收件人的姓名。

    • 若要删除收件人, 请在相应的框中单击, 选择收件人的姓名, 然后按 Delete。

有关详细信息,请参阅答复或转发电子邮件

将附件添加到电子邮件

若要共享文件, 可以将其附加到您的邮件中。你还可以附加其他Outlook项目, 如邮件、联系人或任务。

  1. 创建新邮件, 或选择现有邮件并选择 "答复"、"全部答复" 或 "转发"。

  2. 在邮件窗口中, 选择 "邮件" > "附加文件"。

    向邮件附加文件

有关详细信息,请参阅将文件、邮件、联系人或任务附加到电子邮件中

打开或保存电子邮件附件

您可以从阅读窗格或打开的邮件中打开附件。打开并查看附件后, 您可以保存它。如果邮件具有多个附件, 可以将其另存为一个组或一次保存一个。

打开附件

根据所使用的Outlook版本, 可能有多个选项可用于打开附件。

  • 双击附件。

有关详细信息,请参阅打开附件

保存附件

  1. 在 "阅读窗格" 或打开的邮件中选择附件。

  2. 在 "附件" 选项卡上的 "操作" 组中, 选择 "另存为"。你也可以右键单击附件, 然后选择 "另存为"。

    另存为附件

有关详细信息,请参阅保存附件

约会和会议是您的个人和商业生活的 byproduct, 你的日历是管理这两种情况的理想工具。借助Outlook , 你还可以设置计划事件的提醒。

创建约会

在Outlook中, 约会与会议不同。约会是您在日历中安排的、不涉及邀请其他人或保留资源 (如会议室或设备) 的活动。

单击“日历”

  • 在 "日历" 文件夹中, 选择 "新建约会"。你也可以右键单击日历网格中的时间段, 然后选择 "新建约会"。

    “日历”中的“新建约会”

    键盘快捷方式:   若要创建约会, 请按 Ctrl + Shift + A。

有关详细信息,请参阅计划约会

安排会议

在Outlook中, 会议包括其他人, 并且可以包含诸如会议室之类的资源。你将在收件箱中收到会议请求的响应。

  • 在 "日历" 文件夹中, 选择 "新建会议"。

    “日历”中的“新建会议”

键盘快捷方式:   若要从Outlook中的任何文件夹创建新会议请求, 请按 Ctrl + Shift + Q。

有关详细信息,请参阅安排与他人的会议

设置提醒

警报窗口中的提醒弹出窗口, 因此您不会错过任何重要的截止日期。您可以为Outlook中的几乎所有内容设置或删除提醒, 包括电子邮件、约会和联系人。

对于约会或会议

  • 打开 "约会" 或 "会议", 然后在 "提醒" 列表框中, 选择希望在约会或会议之前的多长时间显示提醒。若要关闭提醒, 请选择 ""。

对于电子邮件、联系人和任务

  • 选择 "后续标志" > "添加提醒"。

提示: 你可以使用提醒, 将电子邮件快速标记为待办事项。这些提醒使邮件显示在待办事项列表和 "任务" 文件夹中, 但不会自动添加提醒。右键单击邮件列表中的标志以添加提醒。或者, 如果您已打开邮件, 请选择 "后续标志" > "添加提醒"。

后续

人员

"人员" 是您的企业和个人联系人所在的人员 (以及公司) 的存储桶名称。作为联系人添加的人员完全是随意的, 并且你或你的公司所强加的限制可能仅限于你可以或不能添加的人员。例如, 你的公司可能具有有关与特定外部电子邮件地址的函件的规则。

创建一个联系人

联系人可以是简单的姓名和电子邮件地址, 也可以包括诸如街道地址、多个电话号码、图片和生日等详细信息。你将在Outlook窗口左下角的 "人员" 选项中找到你的联系人。

人员

  • 在 "人员" 中, 选择 "新建联系人"。

    新建联系人

    键盘快捷方式:   若要从Outlook中的任何文件夹创建联系人, 请按 Ctrl + Shift + C。

有关详细信息,请参阅创建或添加联系人

获取您的Outlook通讯簿中的联系人列表

在通讯簿中保存联系人副本是一种很好的做法。在Outlook 2013 或 Outlook 2016 for Windows中, 你可以将联系人的逗号分隔值 (.csv) 文件下载到你的设备并在Excel中打开。

  1. 打开Outlook, 选择 "文件" > "打开并导出" > "导入/导出"。

    选择“打开和导出”,然后选择“导入/导出”。

  2. 在 "导入和导出向导" 中, 选择 "导出到文件" > "下一步"。

  3. 选择 "逗号分隔值", 然后在 "导出到文件" 页面上, 选择 "联系人" 作为要为您的帐户导出的文件夹。

    向上滚动,然后选择要导出的联系人文件夹。

    重要: 继续之前, 请确保您选择的 "联系人" 文件夹附加到您的电子邮件帐户。如果你要从其他人的计算机执行这些步骤, 这一点尤其重要。

  4. 选择 "下一步" > "浏览", 然后转到要在其中存储逗号分隔值 (.csv) 文件的位置。

  5. 键入文件名, 然后选择"确定" > "下一步"。

    将联系人通讯簿另存为 .csv 文件

  6. 选择 "完成" 以开始导出过程。

    注意: 当导出过程完成时, Outlook不会显示消息。

打开您的 contact .csv 文件

导出的联系人的逗号分隔值 (.csv) 文件通常在Excel中打开。

  1. 浏览到保存 .csv 文件的位置, 然后将其打开。

  2. 确认您的联系人已在文件中列出。

    在 Excel 中打开的 Outlook .csv 文件的示例

    注意: 可能有空单元格。它是正常的。

  3. 关闭文件而不进行任何更改, 以避免在具有相同版本的Outlook或其他电子邮件服务的其他设备上导入文件时出现潜在问题。

任务

创建任务

许多人在纸张上、在电子表格中或使用纸张和电子方法组合来保存待办事项列表。在Outlook中, 你可以将多个列表合并到一个列表中, 获取提醒并跟踪任务进度。

  1. 打开Outlook, 然后在 "开始" 选项卡上的 "新建" 组中, 选择 "新建项目"。

  2. 选择 "任务", 根据需要填写任务表单, 然后选择 "保存并关闭"。

键盘快捷方式:   若要创建新任务, 请按 Ctrl + Shift + K。

有关详细信息,请参阅创建任务和待办事项

分配任务

  1. 选择快速访问栏上的 " Outlook 快速访问栏上的 "任务" 图标 " 或导航栏上的 "任务"。

  2. 执行下列操作之一:

    • 选择功能区上的 " "新建任务" 图标 " 或按 Ctrl + Shift + K 以创建任务。

    • 打开现有任务。

  3. 选择 "分配任务"。

    功能区上的“分配任务”命令

  4. 在任务表单中, 执行下列操作:

    • 在 "收件人" 框中, 输入姓名或电子邮件地址。

    • 添加主题、选择 "开始日期" 和 "截止日期", 并根据需要设置状态优先级

      分配任务的开始和截止日期属性

    • 接受或清除两个复选框的默认选择:在任务列表中保存此任务的更新副本, 并在此任务完成时向我发送状态报告

    • 如果需要, 请在复选框下方的内容块中键入一条消息。

  5. 如果要重复执行任务, 请在功能区上选择 "重复", 在 "任务周期" 对话框中选择所需选项, 然后选择"确定"

    注意: 如果你分配一个周期性任务, 任务的副本将保留在你的任务列表中, 但永远不会更新。如果选中 "此任务完成后给我发送状态报告" 复选框, 则会收到任务的每个已完成事件的状态报告。

  6. 选择“发送”。

提示: Outlook可以跟踪分配给一个人的任务的进度。如果您希望多人处理某个任务, 请将该任务划分为更小的片断或分别分配每个任务。例如, 若要跟踪由三个编写器编写的报表, 请创建三个单独的任务, 并将每个任务分配给相应的编写人员。

接受或拒绝已分配的任务

当创建任务并将其分配给您时, 它将显示在收件箱中。

您会在“阅读窗格”中看到任务请求中的接受和拒绝命令。

  • 在 "阅读" 窗格中, 选择 "接受" 或 "拒绝"。

    打开任务, 选择功能区上的 "接受" 或 "拒绝", 而不考虑您选择的选项, 请选中 "立即发送或发送响应之前编辑响应", 然后选择"确定"

    注意: 已接受的任务显示在您的Outlook任务列表中。

如果打开任务, 则可以答复全部答复或转发给将任务分配给您的人员, 并根据需要将其转发给其他人。你还可以在消息块中包含注释。

查看任务

  1. 打开Outlook, 在 "快速访问" 栏上, 选择 " Outlook 快速访问栏上的 "任务" 图标 "。

  2. 在 "待办事项列表" 或 "任务" 列表中, 双击某个项目以查看完整的窗体。

你可以随时更改查看任务的方式。

  • 在 "开始" 选项卡上的 "当前视图" 组中, 选择不同的视图。

    任务的当前视图选项 .

打印任务

你可以选择查看你的任务的方式, 然后根据你选择的要打印的内容, 以何种格式 (表格样式或备忘录样式) 打印任务。例如, 如果选择要打印的单个任务, 则仅可用的 "打印" 设置为 "备忘录" 样式。但是, 如果您选择一个列表 (如待办事项列表), 也会提供表格样式打印格式。

  1. 在快速访问栏上选择 " Outlook 快速访问栏上的 "任务" 图标 "。

    Outlook 快速访问栏

  2. 选择其中一个文件夹中的一项任务: "待办事项列表" 或 "任务" 列表-或 "选择文件夹"。

  3. 选择 "文件" > "打印", 然后在 "设置" 下选择 "格式" (如果可用)

打印电子邮件、联系人或日历项目

在Outlook中, 可以打印电子邮件、联系人、日历项目或更大的视图, 如日历、通讯簿或邮件文件夹的内容列表等项目。

  1. 在Outlook中选择要打印的项目或文件夹。

  2. 选择 "文件" > "打印"。

打印

有关详细信息,请参阅在 Outlook 中打印

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