Office 365 中的日历共享

我们正在对在 Office 365 同步中跨应用程序共享日历的方式进行改进。 本文适用于 IT 管理员,旨在帮助他们了解即將推出的更改。

这些改进仅适用于在使用 Exchange Online 的用户之间共享的日历。 如果某位用户的日历位于本地 Exchange 上,则共享日历将不会发生改变。

完成所有改进后,IT 管理员及其组织的用户可能希望:

这些改进将于明年推出。 本文重点介绍目前推出的更改,并提供有关未来计划的详细信息。 有关计划的快速快照,请参阅本文后面的客户端日历改进的时间表

不是 IT 管理员? 如果你不是 IT 管理员,只是在寻找有关如何共享或委派日历的说明,请参阅以下文章:

共享日历

第一个改进是用户可以在任何版本的 Outlook 中共享他们的日历,并在所有版本上拥有相同的权限选项。 下表显示了当前的工作状态,以便更轻松地共享日历。

Outlook 应用程序

可以共享日历

在共享时提供一致和简单的权限

备注

Outlook for PC

从版本 1805 开始提供。

Outlook for Mac

从版本 16.23.326.1 开始提供。

Outlook 网页版

Outlook iOS

Outlook for Android

Windows 10 的 Outlook 日历

✔ 请参阅备注

仅为 Windows 10 电脑版启用日历共享,并且不会针对 Windows 10 移动版进行发布。

接受共享日历

第二个改进是用户可以轻松接受来自任何 Outlook 应用程序的共享日历邀请,并在其所有设备上查看这些共享日历。 下表显示了当前的工作状态,以便更轻松地接受共享日历邀请。

Outlook 应用程序

可以接受共享日历

接受共享日历会将其同步到所有设备

备注

Outlook for PC

从版本 1805 开始提供。

Outlook for Mac

从版本 16.23.326.1 开始提供。

Outlook 网页版

Outlook iOS

Outlook for Android

Windows 10 的 Outlook 日历Windows 10 日历

✔ 请参阅备注

对于所有 Windows 10 移动用户,尚未启用此功能。

同步和编辑共享日历

第三个改进是用户可以在任何设备或日历应用程序上查看其所有共享日历。 如果有人更改了共享日历,则共享日历的所有其他人都会立即看到更改。 在查看和编辑共享日历时,用户还会注意到性能的提高。 使用共享日历将与管理用户自己的日历一样快速可靠。

现在,当用户与其他人共享其日历时,他们将在接受邀请后获得改进的共享日历体验。 但是,如果用户在启用这些更改之前与其他人共享了日历,则他们将不会自动看到这些改进。

若要将现有共享日历升级为新的共享日历体验,请让用户按照本文后面的将现有共享日历升级为新模型中的说明执行操作。 当用户升级为新模型后,共享日历将同步到他们的移动电话。 将来,现有的共享日历将自动升级,但此自动升级过程尚无时间表。

启用即时同步后,共享日历会反映其他人所做的更改。 目前,并非所有类型的共享日历都支持即时同步。 以下部分介绍了支持即时同步的共享日历和日历应用程序的类型。

仅当两个用户位于同一个 Office 365 租户中或者 Outlook.com 用户共享日历时,才能启用即时同步。

下表提供了有关支持即时同步的配置类型的更多详细信息。 将来,将为 Office 365 和 Outlook.com 用户之间共享的所有日历启用即时同步。

日历所有者

共享日历收件人

启用即时同步

备注

Office 365

Office 365
(同一租户)

目前,仅当日历与收件人直接共享时才会发生即时同步。

如果收件人具有某组织默认用户的权限,则不会收到即时同步更新。 我们目前正在努力改变这一状况。 这些收件人大约每隔三个小时会收到一次同步更新。

Office 365

Office 365
(不同租户)

大约每隔三个小时执行一次同步。

如果日历所有者的租户不允许外部共享,则会将日历视为与第三方用户共享。

Office 365

Outlook.com 或
第三方服务,如 Gmail.com

此配置当前会生成 Internet 日历订阅 (ICS) URL。 共享日历收件人可以使用该 ICS URL 添加共享日历,并且同步时间将由收件人的日历服务确定。

例如,如果收件人位于 Outlook.com 内,则日历将大约每隔三个小时更新一次。 如果收件人位于 Gmail.com 内,则日历可能每隔 24-48 小时更新一次。

Outlook.com

Outlook.com

Outlook.com

Office 365

Outlook.com

第三方服务,如 Gmail.com

此配置当前会生成 ICS URL。 收件人可以使用该 ICS URL 添加共享日历,并且同步时间将由收件人的日历服务确定。

例如,如果收件人位于 Outlook.com 内,则日历将大约每隔三个小时更新一次。 如果收件人位于 Gmail.com 内,则日历可能每隔 24-48 小时更新一次。

下表提供了有关支持即时同步的应用程序的更多详细信息。

应用程序

支持即时同步

备注

Outlook for PC

尚不可用;请参阅备注。

预计将于 2019 年通过每月更新频道为 Office 365 用户推出即时同步功能。

Outlook for Mac

从版本 16.23.326.1 开始提供。

Outlook 网页版

Outlook for iOS

Outlook for Android

Windows 10 的 Outlook 日历

REST 应用程序

Exchange ActiveSync 应用程序

注意: Exchange Web 服务 (EWS) API 不支持即时同步。

若要使用即时同步,必须启用共享日历才能进行即时同步,并且必须更新日历应用程序。

如果启用了共享日历以进行即时同步,并且用户正在Outlook 网页版、Outlook iOS或Outlook for Android上查看日历,则会使用新的同步体验。

如果用户在 Outlook for Mac 上查看其接受共享邀请时添加的日历,他们将看到新的同步体验。 但是,如果用户通过文件>打开其他用户的文件夹添加了共享日历,或者如果用户将该帐户添加为代理帐户,则将使用旧的同步体验。 更改可能更快地出现在 Outlook 网页版、 Outlook for iOS 和 Outlook for Android。

如果用户在 Outlook for PC 上查看共享日历,则无论日历是如何添加的,他们都会看到旧的同步体验。 目前,对于同一共享日历,在 Outlook 网页版、Outlook iOS、Outlook for Android 和Outlook for Mac 中显示更改的速度可能比在 Outlook for PC 上更快。

共享日历改进的技术细节

本节介绍如何完成这些改进,以及对 Office 365 中的共享日历体系结构所做的更改。

术语

以下是我们将在本次讨论中使用的一些术语:

  • 共享日历: 提供查看、编辑或委派权限的共享日历

  • 所有者: 发起日历共享的人员

  • 收件人: 与其共享日历的人员

  • 旧模型: 共享日历的旧行为

  • 新模型: 共享日历的新行为

这些改进仅适用于在 Exchange Online 中的用户之间共享的日历。 如果其中一个用户位于本地 Exchange 上,则共享日历将不会发生改变。

属性

旧模型

新模型

共享日历的存储方式

条目(类似于超链接)存储在收件人的邮箱中。 该条目指向所有者的邮箱,但不会将任何日历数据存储在收件人的邮箱中。

在收件人的邮箱中创建一个新日历,该日历包含所有者日历的副本(从接受日期的一年前开始)。

收件人如何访问共享日历

直接从所有者的邮箱读取和写入。

从存储在收件人自己邮箱中的共享日历的本地副本读取和写入。

共享日历如何同步更改

应用程序将定期轮询所有者的邮箱以进行更改和同步。

该服务会立即将更改同步到收件人的本地副本。 这会触发向应用程序推送通知,它会立即同步更改。

收件人可用于访问共享日历的应用程序

  • Outlook for PC

  • Outlook for Mac

  • Outlook 网页版

  • Outlook for PC

  • Outlook for Mac

  • Outlook 网页版

  • Outlook iOS

  • Outlook for Android

  • Windows 10 的 Outlook 日历

  • 所有 REST 和 EAS 应用程序

有关详细信息,请参阅本文后面的新共享日历模型中的功能差异

更新版本的 Outlook 接受新共享日历邀请的用户将自动开始使用新的日历共享模式。

用户检查他们是否具有改进(意味着使用新的日历共享模型)的最简单方法是检查其移动电话上是否显示了共享日历。 如果是,则表示共享日历已升级为新模型。

如果你更喜欢使用 MFCMapi,则需要确认满足以下条件:

  • 共享日历的本地文件夹显示在“日历”子树中。

  • “通用视图”>“关联内容”表中存在一个条目。 该条目的命名属性名称是 SharingCalendarGroupEntryAssociatedLocalFolderId,它将指向本地共享日历文件夹的 ID。

要使共享日历从这些改进中受益,用户应使用以下两个选项之一重新创建共享日历:

  1. 让日历所有者与他们重新共享日历。 用户可以从任何 Outlook 应用程序执行此操作,包括Outlook iOS或Outlook for Android。 然后,用户应使用更新版本的 Outlook接受共享日历邀请。 重要的是,用户接受来自 Outlook 更新版本的邀请。 如果用户使用旧版 Outlook 接受邀请,则共享的日历将不具备新的功能。 在重新接受之前,不需要删除现有的共享日历。

  2. 从 Outlook for iOS 或 Outlook for Android 打开日历。此选项不要求日历所有者重新共享日历。 用户只需使用 Outlook for iOS 或 Outlook for Android 即可添加共享日历,日历将自动升级。 日历模块下提供了添加共享日历的选项:单击左上角的个人资料照片以查看日历列表,单击左上角的 + 图标,然后选择添加共享日历

    注意: 如果在目录中搜索日历所有者以打开共享日历,则会通过旧的共享模式添加日历。

将来,无论用户选择哪种方式,共享的日历都将升级为新模式。 但是,目前还没有时间表。

同步共享日历的方法

本节讨论在当前工作状态中何时何地发生即时同步。 下表显示了新模型中的共享日历的同步类型。

更新方法

如何同步更改

支持的日历(当前)

即时更新

立即同步更改。 这适用于在同一 Office 365 租户中的用户之间共享的日历,或者由 Outlook.com 用户共享的日历。

  • 由 Outlook.com 用户向 Outlook.com 或 Office 365 用户共享。

  • 直接在同一租户中的 Office 365 用户之间共享。

定期更新

定期同步更改(大多数情况下在三小时内)。 收件人不会立即在共享日历上看到更改,而副本将每隔几小时更新一次。

  • 在同一租户中的 Office 365 用户之间间接共享(通过默认用户权限,或通过具有超过 100 个成员的安全组)。

  • 在不同租户中的 Office 365 用户之间共享,并启用外部共享。

ICS 订阅

共享日历时会生成 Internet 日历订阅 (ICS) URL。 收件人可以使用此 URL 将共享日历添加到他们使用的任何日历服务。 通过 ICS URL,收件人的日历服务将选择何时同步日历以接收新更新。 如果收件人是 Outlook.com 用户,则大约每隔三个小时同步一次。

  • 在不同租户中的 Office 365 用户之间共享,并禁用外部共享。

  • 由 Office 365 用户向 Outlook.com 用户共享。

  • 由 Office 365 或 Outlook.com 用户向使用第三方日历服务(如 Gmail)的用户共享。

可以通过以下方式之一向用户授予访问共享日历的权限:

  • 直接权限: 日历所有者直接与收件人共享,并且收件人将单独列在日历所有者的权限列表中。

  • 组权限: 日历所有者将日历共享给安全组,其中收件人是其成员。

  • 默认权限: 日历所有者为同一组织中的用户设置默认权限,并且收件人可以通过默认权限进行访问。

目前,如果组成员数量低于 100,则只能为直接权限和组权限启用即时同步功能。 将来,将为所有三种权限类型启用即时同步功能。 此外,如果用户已向超过 500 个收件人(一个人或一个组将算作一个收件人)共享,则不会启用即时同步功能。

目前不支持对租户外部的共享进行即时同步。 当你使用这些配置进行共享时,将会定期同步。 有两种类型的跨租户共享:

  • Office 365 到其他 Office 365 用户(如果已启用外部共享)。

    创建完整的共享日历,大约每隔三个小时同步一次。 最终将为此设置启用即时同步功能。

  • Office 365 到 Outlook.com 用户。 如果已禁用外部共享,则与其他 Office 365 用户共享也属于此组。

    将在共享时生成 ICS URL,收件人可以使用该 URL 添加到任何日历服务。 通过 ICS 订阅,收件人的日历服务会选择何时同步 ICS 订阅以接收新更新。 如果收件人是 Outlook.com 或 Office 365 用户,则大约每隔三个小时同步一次。

与外部服务(如 Gmail)上的用户共享是一种不同的日历共享方式。 在这些场景中,将会生成链接到所有者日历的 Internet 日历订阅 (ICS) URL。 收件人可以使用此 URL 在 Web 浏览器中查看日历,或者通过使用 ICS URL 添加 Internet 日历,将其添加到自己的日历服务中。 通过 ICS 订阅,收件人的日历服务会选择何时同步 ICS 订阅以接收新更新。 如果收件人是 Outlook.com 用户,则大约每隔三个小时同步一次。 如果收件人正在使用其他日历服务(如 Gmail.com),则可能不会频繁进行同步。

新共享日历模型中的功能差异

使用新模型的共享日历在几个功能方面与旧模型不同,包括提醒、权限、委派会议和第三方客户端。

在日历共享改进的第一阶段,无论项目的真提醒值如何,收件人将始终看到共享日历项目显示“提醒=无”。 如果具有编辑权限的收件人尝试更改共享日历项目上的提醒,则系统将仅在本地为收件人而不是所有者保存新提醒值。

旧模型中的提醒: 在旧共享模型中,收件人可直接访问日历所有者的邮箱。 因此,当收件人查看日历项目时,他们将与所有者看到的相同提醒值。 Outlook 客户端知道如何检测哪些日历是共享日历,因此它们没有显示任何共享日历项目的弹出提醒。

新模型中的行为更改: 在新的共享模型中,共享日历将本地存储在收件人的邮箱中。 因此,当移动应用程序同步这些共享日历时,它们可能无法始终检查它是否为共享日历。 在这些情况下,我们发现当真提醒值与使用第三方 EAS 或 REST 客户端的收件人同步时,收件人将收到其他用户的大量会议提醒。 我们正在研究如何在不中断第三方客户端的情况下改善提醒体验。

下表提供了共享日历的新旧模型有何差异的示例。

方案

所有者看到的提醒值

收件人在旧共享模型中看到的提醒值

收件人在新共享模型中看到的提醒值

日历所有者在共享日历上创建具有 30 分钟提醒的会议

30 分钟

30 分钟

日历收件人在共享日历上创建具有 30 分钟提醒的会议

30 分钟(与会者将收到具有 30 分钟提醒的会议)

30 分钟

日历收件人在共享日历上编辑现有会议,使其具有 60 分钟提醒

60 分钟(如果通过旧模型编辑)

30 分钟(如果通过新模型编辑)

60 分钟

60 分钟(收件人在会议开始前 60 分钟收到弹出提醒)

过去,Outlook 客户端未提供一致的权限级别选项集。 作为这些改进的一部分,更新的 Outlook 客户端将显示一组简化且一致的共享权限级别。

旧权限级别

简化的权限级别

未共享

未共享

闲/忙时间

仅忙/闲状态

可以查看我的忙/闲时间

忙/闲时间、主题、地点

有限详细信息

可以查看标题和位置

审阅者

完整详细信息

可以查看所有详细信息

编辑者

可以编辑

所有者

发布编辑者

发布作者

作者

非编辑作者

撰稿人

自定义

自定义

委派

委派

如果所有者使用 Outlook 网页版、Outlook iOS、Outlook for Android 或 Outlook for Mac 更改权限,则会立即将收件人的日历副本重新同步到新的权限级别。

如果所有者使用其他应用程序更改权限,则日历将在接下来的几个小时内重新同步,但不会立即执行。

如果所有者删除了某人在日历上的权限,则会在几个小时内检测到此操作,并且会出现以下三种情况之一:

  • 如果收件人位于同一组织内,并且日历所有者将“我的组织”(默认)用户设置为除“无”以外的任何其他权限,则收件人的日历将更新以反映默认用户的权限级别。 共享日历将保留在新模型上,但可能具有不同的权限级别。

  • 如果收件人位于同一组织内,并且日历所有者未将其日历共享给“我的组织”(默认)用户,则将从收件人的邮箱中删除共享日历。 收件人将无法再在其日历列表中看到共享日历。

  • 如果收件人位于其他组织内,则共享日历将停止同步,但不会被删除。

代理人始终能够通过移动电话查看委派的会议邮件,因为已在其收件箱中收到邀请。 但是,在过去,未向代理人提供任何指示,以指明会议邀请是针对他们还是其代表的任何人。

为了更好地支持这种情况,Outlook iOS 和 Outlook for Android 添加了用户界面,以明确会议邀请的对象。 例如,请注意以下屏幕截图中的“已为 Allan Deyong 接收”,表示邀请和邮件是针对 Allan 的,而不是代理人。

屏幕截图显示使用日历邀请项的移动设备屏幕。 屏幕截图显示使用邮件项的移动设备屏幕。

在几种情况下,新的日历共享模型在第三方邮件客户端中有所不同,如下所述。

  • 在 EAS 客户端中,具有只读权限的收件人将看到用于创建会议或响应该只读日历上的会议的选项。 这样做会在本地保存到客户端的缓存中,但服务器会拒绝更改。 收件人的更改不会反映在所有者的日历中,因为他们没有编辑权限。 出现此问题的原因是 EAS 客户端不区分共享日历上的只读权限和读写权限,并将所有日历视为可编辑。

  • 某些第三方客户端具有客户端逻辑,可始终将当前用户添加为会议的与会者。 因此,如果用户使用移动电话上的本机日历应用并在其他人的日历上查看会议,则他们可能会在与会者列表中看到其姓名。 仅当他们在第三方日历应用程序上查看日历时才会出现这种情况 – 当他们在 Outlook iOS 或 Outlook for Android 上查看同一会议时,他们将无法在与会者列表中看到其姓名。

  • 我们不支持基于 EWS 的客户端的共享日历改进,因此未在使用 EWS 的任何日历应用程序(如 Mac OS X)中提供改进。

    注意: 

    • Outlook for Mac 目前使用 EWS 并显示没有这些改进的旧共享日历。

    • Mac OS X 中的日历应用使用 EWS 并显示没有这些改进的旧共享日历。

常见问题解答

我不希望将用户的日历同步到移动电话。 我可以使用哪些设置来禁用此功能?

我们没有任何计划允许为租户禁用共享日历改进。

将共享日历同步到移动电话时,用户非常关心数据的使用情况。 我应该说些什么?

如果你清除日历列表中的共享日历选项,则 Outlook iOS、Outlook for Android 和 Windows 10 移动版将无法同步未选中的日历。 大多数移动日历应用程序也应遵循此行为。

这也适用于资源日历吗?

任何可供共享的日历都有资格进行这些改进。 如果用户共享其日历、共享邮箱日历或资源邮箱日历,并且收件人使用 Outlook 网页版、Outlook iOS 或 Outlook for Android 接受邀请,则他们将开始看到这些改进。

但是,特别是对于资源邮箱,与管理中心的权限列表相比,在 Outlook 权限列表中显示权限的方式存在不一致的情况。 我们正在努力使权限显示保持一致。 但是,对于资源邮箱日历,共享日历功能的工作原理如上文所述,并且收件人能够在其移动电话上查看资源日历。

现在是否支持将日历共享到 Office 365 组?

尚不支持,但这是我们优先考虑的事情。 你目前只能与个人用户或安全组共享日历。

这些更改是否会使一个人更容易拥有多个日历代表?

这些改进,尤其是更快的同步,将使多人管理同一日历变得更容易,但多代表情况不是这些初始改进的目的。 为获得最佳体验,应只由一名代理人管理共享的日历。

跨客户端的日历改进时间表

以下是日历改进的当前状态的摘要。 下面列出的时间表可能会发生更改。

改进

Web

PC*

Mac*

iOS

Android

Windows 10 移动版

使用简化的权限共享日历

✔**

✔***

未计划

接受日历以使其使用新模型

✔**

✔***

通过新模型即时同步

每月频道:
2019

✔***

*仅适用于按月或按年订阅购买 Microsoft Office 的客户。

**从版本 1805 开始提供。

***从版本 16.23.326.1 开始提供。

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