Microsoft Access 2010 中的新增功能

在 Microsoft Access 2010 中,你可以构建 web 数据库并将其发布到 SharePoint 网站。 SharePoint 访问者可以在 web 浏览器中使用您的数据库应用程序,并使用 SharePoint 权限确定哪些人可以查看哪些内容。 您可以从模板开始,以便您可以立即开始协作。

Access 用户界面也已更改。 Access 2010 中的新增,Backstage 视图授予你对应用到整个数据库的所有命令(如 "压缩和修复" 或 "文件" 菜单中的命令)的访问权限。

本文介绍 Access 2010 中引入的功能。 如果需要 Access 的一般介绍,请参阅access 2010入门文章。

本文内容

概述

全新的用户界面

功能更强大的对象创建工具

新的数据类型和控件

改进的数据演示文稿

增强的安全性

解决问题的更好方法

改进的拼写检查器

概述

如果您有权访问配置了 Access Services 的 SharePoint 网站,则可以使用 Access 2010 创建 web 数据库。 在 SharePoint 网站上拥有帐户的人员可以在 web 浏览器中使用您的数据库,但必须使用 Access 2010 进行设计更改。 虽然某些桌面数据库功能不会转换为 Web,但你可以使用新功能(如计算字段和数据宏)执行许多相同的操作。

在 Web 上共享数据库

  • 使用模板    有五个模板附带 Access 2010 :联系人、资源、项目、事件和慈善贡献。 您也可以在发布之前或之后修改任何模板。

  • 从头开始    创建空白的新数据库时,可以在常规数据库和 web 数据库之间进行选择。 此选择会影响你所看到的设计功能和命令,以便你可以轻松地确保你的应用程序与 Web 兼容。

  • 将现有数据库转换为 web 数据库    您可以将现有应用程序发布到 Web。 并非所有桌面数据库功能在 Web 上受支持,因此你可能需要调整应用程序的某些功能。

    你可以运行新的 Web 兼容性检查器,以帮助你识别和修复任何兼容性问题。

  • Intranet 或 Internet    您可以发布到自己的 SharePoint 服务器,也可以使用托管的 SharePoint 解决方案。

    注意: 用户帐户是使用 Web 数据库所必需的。 不支持匿名访问。

有关 web 数据库的详细信息,请参阅构建要在 web 上共享的数据库一文。

新的宏生成器

Access 2010 提供了一个新的宏生成器,该生成器具有 IntelliSense 和干净直观的界面。

宏生成器

1. 从列表中选择操作 .。。

2 .。。或双击操作目录中的操作以将其添加到你的宏。

3. 在处理宏时,将显示 "设计" 选项卡。

添加操作时,宏生成器中会显示更多选项。 例如,当您添加 "If" 操作时,将看到:

包含 If 操作的宏

观看以下视频,了解新的宏生成器的工作原理。

你的浏览器不支持视频。 安装 Microsoft Silverlight、 Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

除了传统的宏,还可以使用新的宏生成器创建数据宏,这是一项新功能。

数据宏:根据事件更改数据

数据宏有助于支持 web 数据库中的聚合,还提供了在任何 Access 2010 数据库中实现 "触发器" 的方法。

例如,假设您有一个 "百分比" 域和 "状态" 域。 将状态设置为 "完成" 时,可以使用数据宏将百分比设置为100 ,如果将状态设置为 "未启动",则为0

您可以在以下视频中看到 "操作中的数据宏"。

你的浏览器不支持视频。 安装 Microsoft Silverlight、 Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

增强的表达式生成器

表达式生成器现在具有智能感知功能,因此你可以在键入时查看你的选项。 它还显示 "表达式生成器" 窗口中当前选定的表达式值的帮助。 例如,如果您选择 Trim 函数,"表达式生成器" 将显示:

Trim (string)返回一个字符串类型变量,该变量包含不带先导空格和尾随空格的指定字符串的副本。

有关详细信息,请参阅使用表达式生成器一文。

计算字段

可以创建显示计算结果的字段。 计算必须引用相同表格中的其他字段。 使用表达式生成器创建计算。

新的数据库模板

Access 2010 包括一套专业设计的数据库模板,用于在其他类型的数据中跟踪联系人、任务、事件、学生和资产。 你可以立即使用它们或对其进行增强和优化,以便按照所需的方式跟踪信息。

Backstage 视图中的可用模板

每个模板都是一个完整的跟踪应用程序,其中包含预定义的表、窗体、报表、查询、宏和关系。 模板设计为可立即使用,以便您可以快速开始使用并运行。 如果模板设计满足您的需要,您可以随时开始。 否则,你可以使用该模板开始创建满足特定需求的数据库。

资产 Web 数据库

除了 Access 2010 附带的模板之外,您还可以连接到 Office.com 并下载更多模板。

用于向现有数据库添加功能的应用程序部件

你可以使用应用程序部件轻松地将功能添加到现有数据库。 Access 2010 中的新增功能:应用程序部件是包含数据库的一部分的模板(例如,预格式化的表),或者是包含关联窗体和报表的表。 例如,将 "任务" 应用程序部分添加到数据库,然后获得一个 "任务" 表、"任务" 窗体以及将 "任务" 表与数据库中的另一个表相关联的选项。

“创建”选项卡上的应用程序部件

有关详细信息,请参阅保存和重复使用数据库设计元素一文。

改进的数据表视图

你可以创建一个表并开始使用它,而无需提前定义字段,只需在 "创建" 选项卡上单击 "",然后开始在出现的新数据表中输入数据。 Access 2010 自动确定每个字段的最佳数据类型,以便您可以随时开始和运行。 "单击以添加" 列显示要在其中添加新字段的位置,如果需要更改新字段或现有字段的数据类型或显示格式,则可以使用 "字段" 选项卡上的功能区上的命令。 还可以将 Microsoft Excel 表中的数据粘贴到新数据表中, Access 2010 会创建所有字段并自动识别数据类型。

“数据表”视图中的“单击以添加”

“字段列表”窗格

"字段列表" 窗格允许您添加其他表中的字段。 可以从记录源中的表、相关表或数据库中的不相关表拖动字段。 如果需要表之间的关系,则会自动创建该关系,或者系统会提示你完成该过程。

“字段列表”窗格

布局视图有助于加速窗体和报表的设计

在窗体或报表中查看数据时,使用布局视图进行设计更改。

布局视图功能有多种增强功能,如果你要为 Web 设计表单或报表,则是必需的。

“布局”视图中显示实时数据的窗体

使用控件布局使项目整齐

布局是可作为一个单元进行移动和调整大小的控件组。 在 Access 2010 中,布局已得到改进,允许在窗体和报表上更灵活地放置控件。 你可以水平或垂直拆分或合并单元格,使你能够轻松地重新排列字段、列或行。

设计 web 数据库时必须使用布局视图,但设计视图仍可用于桌面数据库设计工作。

全新的用户界面

新的用户界面( Access 2010 中的增强)旨在让你能够轻松地找到通常隐藏在复杂的菜单和工具栏中的命令和功能。

功能区

功能区是选项卡的集合,其中包含按功能和功能组织的命令组。 功能区替换在早期版本的 Access 中找到的菜单和工具栏的层。 下图显示了选中 "开始" 选项卡的功能区。

Access 2010 中的功能区

功能区的关键功能包括:

  • 命令选项卡-显示常用命令的选项卡,以便你可以在需要时找到所需的命令。

  • 上下文命令选项卡-根据你的上下文(即你正在处理的对象或你正在执行的任务)显示的命令选项卡。 上下文命令选项卡包含最有可能应用于你正在执行的操作的命令。

  • 库-显示样式或选项预览的新控件,以便你可以在提交到选项之前查看结果。

Backstage 视图

Access 2010 中的新增,Backstage 视图包含应用于整个数据库的命令,如 "压缩和修复" 或 "打开新数据库"。 命令在屏幕左侧的选项卡上排列,每个选项卡都包含一组相关的命令或链接。 例如,如果你单击 "新建",你将看到可让你从头开始创建新数据库的按钮集,或者从具有专业设计的数据库模板库中进行选择。

Backstage 视图中的“新建”选项卡

在 Access 的早期版本中的 "文件" 菜单上,除了最近打开的数据库以及(如果已连接到 Internet)链接到 office.com 文章之外,还可以在 "Backstage" 视图中找到的许多命令。

若要访问 Backstage 视图,请单击 "文件" 选项卡。

导航窗格

导航窗格列出并提供了对当前打开的数据库中的所有对象的轻松访问。

导航窗格中的对象

使用 "导航窗格" 按对象类型、创建日期、修改日期、相关表(基于对象相关性)或在你创建的自定义组中组织对象。 需要更多空间来处理表单设计? 你可以轻松地折叠导航窗格,使其占用较少的空间,但仍保持可用。

选项卡式对象

默认情况下,你的表、查询、窗体、报表和宏在 Access 窗口中显示为选项卡式对象。

你可以更改每个数据库的此设置,并使用对象窗口而不是选项卡。

Access 2007 中的选项卡式对象 单击对象选项卡,您可以轻松地在各种对象之间切换。

“帮助”窗口

Access 2010 在同一 "帮助" 窗口中提供 Access 帮助和 Access 开发人员参考内容。 这两个系统包含不同类型的帮助内容。 帮助查看器允许你选择要显示的内容。 您只能将搜索范围更改为 Access 开发人员参考内容(例如)。 无论你在 "帮助" 窗口中所做的设置如何,所有 Access 帮助和 Access 开发人员参考内容始终在 Office.com 或 MSDN 上在线提供。

功能更强大的对象创建工具

Access 2010 为创建数据库对象提供了直观的环境。

创建选项卡

使用 "创建" 选项卡快速创建新窗体、报表、表、查询和其他数据库对象。 如果在导航窗格中选择一个表或查询,则只需要通过使用 "窗体" 或 "报表" 命令来创建基于该对象的新窗体或报表。

Access 中功能区上的“创建”选项卡

通过此单击过程创建的新窗体和报表将使用已更新的设计,使其更加美观且立即有用。 自动生成的表单和报表使用标题(包括徽标和标题)获取专业外观的设计。 此外,自动生成的报表还包括日期和时间以及信息页脚和汇总。

报表视图和布局视图

这些视图在 Access 2010 中增强,可让你交互式地处理表单和报表。 通过使用 "报表" 视图,可以浏览报表的精确呈现,而无需在打印预览中打印或显示报表。 若要重点关注特定记录,请使用筛选功能,或使用查找操作搜索匹配的文本。 可以使用 "复制" 命令将文本复制到剪贴板,或单击报表中显示的活动超链接,以关注浏览器中的链接。

"布局" 视图允许您在浏览数据时进行设计更改。 在窗体或报表中查看数据时,可以使用布局视图进行许多常见的设计更改。 例如,通过从 "新建字段列表" 窗格中拖动一个字段名称来添加字段,或使用属性表更改属性。

布局视图现在提供了改进的设计布局(可调整为一组的控件组),以便你可以轻松地重新排列字段、列、行或整个布局。 您也可以在 "布局" 视图中轻松删除字段或添加格式。 “布局”视图中的报表

在报表中简化创建分组和排序

Access 具有对报表中的数据进行分组和排序以及添加总计的新方法。 界面易于导航和理解,当它与新的布局视图一起使用时,你的更改的效果会立即出现。

“分组、排序和汇总”窗格

假设您想要在报表中按地区查看总销售额。 使用 "布局" 视图和 "分组、排序和汇总"窗格添加组级别并请求总计,并在报表中查看实时更改。 "汇总" 行使报表页眉或页脚的求和、平均值、计数、最大值或最小值增加。 简单的汇总不再需要手动创建计算字段。 现在,您只需指向并单击即可。

在报表中创建总计

改进的控件布局可帮助你创建精美的表单和报表

窗体和报表通常包含表格信息,例如包含客户姓名的列或包含客户的所有字段的行。 你可以将这些控件分组到一个布局中,该布局可以轻松地作为一个单元(包括标签)进行操作。

“排列”选项卡上“控件布局”组中的命令

由于你可以从不同部分(如节页眉或页脚中的标签)中选择控件,因此存在相当大的灵活性。 您可以轻松地:

  • 移动布局或调整其大小。 例如,向左或向右移动一列。

  • 设置布局的格式。 例如,将 "客户姓名" 列设置为粗体,以使其醒目。

  • 向布局添加列(字段)。

  • 从布局中删除列(字段)。

  • 合并或拆分单元格

在“布局”视图中移动列

布局将保存在你的设计中,以便它们保持可用。 以下视频介绍了布局在窗体和报表中的工作方式。

你的浏览器不支持视频。 安装 Microsoft Silverlight、 Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

用于快速浏览数据的拆分窗体

使用分割窗体创建组合数据表视图和窗体视图的窗体。 你可以将属性设置为通知 Access 将数据表置于顶部、底部、左侧或右侧。

分割窗体

注意: 拆分窗体在 web 数据库中不可用。

窗体和报表中的嵌入宏

使用嵌入的宏避免编写代码。 嵌入的宏存储在属性中,并且是它所属对象的一部分。 你可以更改嵌入宏的设计,而无需担心可能使用宏的其他控件,每个嵌入的宏都是独立的。 嵌入的宏受信任,因为它们会自动阻止执行潜在的不安全操作。

将嵌入的宏分配给双击事件

新的数据类型和控件

Access 2010 中的新增,计算字段允许存储计算结果。

  • 多值字段

  • 附件数据类型

  • 增强的备注字段

  • 日期/时间字段的内置日历控件

计算字段

可以创建一个字段,用于显示从同一个表中的其他数据计算得到的值。 使用表达式生成器创建计算,这样您就可以受益于 IntelliSense,并可轻松访问表达式值的帮助。

其他表中的数据不能用作计算数据的源。 计算字段不支持某些表达式。

多值字段

多值字段可以存储每条记录的多个值。 假设您必须将任务分配给其中一个员工或合同工,但您希望将其分配给多个人员。 在大多数数据库管理系统和早于 Office Access 2007 的 Access 版本中,你必须创建多对多关系才能正确执行此操作。

注意: Access 将创建一个隐藏表,以便为每个多值字段维护必需的多对多关系。

当使用包含 Windows SharePoint Services 中使用的多值字段类型之一的 SharePoint 列表时,多值字段尤其合适。 Access 2010 与这些数据类型兼容。

多值字段

文件的附件字段

通过 "附件" 数据类型,您可以轻松地将所有类型的文档和二进制文件存储在数据库中,而不需要数据库大小的任何不必要的增长。 如果可能,Access 会自动压缩附件以最大限度地减少空间使用。 是否要将 Word 文档附加到记录或保存数据库中的一系列数字图片? 使用附件可使这些任务更加轻松。 您甚至可以向单个记录添加多个附件。

“附件”对话框

注意: 可以在 web 数据库中使用附件字段,但每个 web 表最多只能有一个附件字段。

"备注" 字段现在存储格式文本和支持修订历史记录

格式文本备忘录字段意味着您不会再限制记录中的纯文本。 你可以通过选项(如加粗、倾斜、不同字体和颜色以及其他常见的格式设置选项)设置文本格式,并将文本存储在数据库中。 格式文本以基于 HTML 的格式存储在备注字段中,该格式与 Windows SharePoint Services 中的格式文本数据类型兼容。 将新的TextFormat属性设置为RichText纯文本,然后在文本框控件和数据表视图中正确设置该信息的格式。

“备注”字段用来存储大量信息。 你可以配置 "仅追加" 属性以保留对备注字段的所有更改的历史记录。 然后,你可以查看这些更改的历史记录。 此功能还支持 Windows SharePoint Services 中的跟踪功能,以便你还可以使用 Access 查看 SharePoint 列表内容历史记录。

领料日期日历

使用 "日期/时间" 数据类型的字段和控件将自动获得对内置交互式日历的支持。 日历按钮将自动显示在日期右侧。 想知道星期五即将推出的日期? 单击该按钮,日历将自动显示,让你找到并选择日期。 你可以选择通过使用属性来关闭字段或控件的日历。

改进的数据演示文稿

新的数据演示功能可帮助你更快地创建数据库对象,然后更轻松地分析数据。

增强的排序和筛选工具

假设您必须快速找到匹配的值或对数据列进行排序。 "自动筛选" 功能增强了已强大的筛选功能,以便你可以快速关注所需的数据。 你可以轻松地从列中的唯一值中进行选择,这对你无法撤回所需名称的情况很有用,或者你可以通过使用纯语言的上下文菜单选项对值进行排序,如 "升序" 到 "最新" 或 "升序"。

自动筛选

最常见的筛选选项在菜单命令中很容易可见,或者您可以使用 "快速筛选" 基于您输入的数据来限制信息。 快速筛选选项根据数据类型自动更改,以便你可以看到文本、日期和数字信息的合理选择。

“日期筛选器”菜单

数据表中的总计和交替背景色

"数据表" 视图提供了 "汇总" 行,在其中可以显示总和、计数、平均值、最大值、最小值、标准偏差或变体。 添加 "汇总" 行后,指向列的单元格中的箭头,然后选择所需的计算。

数据表中的“总计”行

数据表、报表和连续窗体支持行的交替背景色,可独立于默认背景色进行配置。 每隔一行的底纹非常简单,您可以选择任何颜色。

使用交替行颜色的数据表

条件格式

Access 2010 "添加新的条件格式" 功能,使你能够实现与 Excel 中可用的格式样式。 例如,现在可以添加数据条以使数字列更易读,如下图所示:

Access 报表中的条件格式

注意: 条件格式在 web 数据库中不可用。

增强的安全性

增强的安全功能和与 Windows SharePoint Services 的强大集成可帮助你更高效地管理和使你的信息跟踪应用程序比以往更安全。 通过将跟踪应用程序数据存储在 Windows SharePoint Services 上的列表中,可以审核修订历史记录、恢复已删除的信息以及配置数据访问权限。

Office Access 2007 引入了新的安全模型,该模型已在 Access 2010 中向前和改进。 统一的信任决定与 Microsoft Office 信任中心集成。 受信任位置使您能够轻松地信任安全文件夹中的所有数据库。 你可以加载已禁用的代码或宏的 Office Access 2007 应用程序,以便提供更安全的沙盒(即不能运行不安全的命令)体验。 受信任的宏在沙盒模式下运行。

使用 InfoPath 表单和 Outlook 收集数据

数据收集功能可帮助你使用 Outlook 和 InfoPath (可选)收集反馈。 你可以自动生成 InfoPath 表单或 HTML 表单,并将其嵌入到电子邮件正文中。 然后,您可以将该表单发送给从 Outlook 联系人中选择的收件人,或将其存储在 Access 数据库中的某个字段中的收件人的姓名。

使用电子邮件收集数据

选择是收集新信息还是更新现有信息。 收件人然后填写表单并返回。 Outlook 识别传入的表单并自动将数据保存在 Access 数据库中,无需重新键入。

导出为 PDF 和 XPS

在 Access 2010 中,你可以将数据导出为 PDF (可移植文档格式)或 XPS (XML 纸张规范)文件格式,以便打印、发布和电子邮件分发,前提是你首先安装 "发布为 PDF 或 XPS 加载项"。 将窗体、报表或数据表导出为 .pdf 或 .xps 文件可在易于分发的表单中捕获信息,保留所有格式特征,但不要求其他人在其计算机上安装 Access 来打印或查看输出。

  • 可移植文档格式    PDF 是一种固定版式的电子文件格式,可保留文档格式并有助于文件共享。 PDF 格式确保在联机查看或打印文件时,它将完全保留你所需的格式,并且文件中的数据不能轻易复制或更改。 对于要使用专业印刷方法进行复制的文档,PDF 格式也很有用。

  • XML 白皮书规范    XPS 是一种电子文件格式,可保留文档格式并帮助进行文件共享。 XPS 格式确保在联机查看或打印文件时,它将完全保留你所需的格式,并且文件中的数据不能轻易复制或更改。

使使用外部数据变得更轻松

现在,你可以作为外部数据源连接到 Web 服务。 您需要由 Web 服务管理员提供的 Web 服务定义文件。 在安装定义文件后,可以将 Web 服务数据作为链接表进行链接。

新增功能使导入和导出数据变得更容易。 你可以保存导入或导出操作,然后在下次需要执行相同任务时重用保存的操作。 "导入电子表格向导" 允许你替代 Access 选择的数据类型,并且可以导入、导出和链接到 Office Excel 2007 具有最少文件格式的文件。

解决问题的更好方法

Microsoft Office 诊断是一系列诊断测试,可帮助你发现计算机崩溃的原因。 诊断测试可以直接解决某些问题,并可以确定可解决其他问题的方法。 Microsoft Office 诊断取代了以下 Microsoft Office 2003 功能:检测和修复以及 Microsoft Office 应用程序恢复。

改进的拼写检查器

下面是拼写检查器的一些新增功能。

  • 拼写检查器在 Office 程序中的行为更加一致。 此更改的示例包括以下内容:

    • 现在,几个拼写检查器选项是全局的。 如果在一个 Office 程序中更改这些选项之一,则对于所有其他 Office 程序,该选项也会更改。

    • 除了共享相同的自定义词典之外,所有程序都可以使用相同的对话框管理它们。 有关详细信息,请参阅使用自定义词典将单词添加到拼写检查器一文。

  • 拼写检查器包括后期修订法语词典。 在 Microsoft Office 2003 中,这是一个必须单独安装的加载项。

  • 首次使用该语言时,将自动为该语言创建排除词典。 你可以使用排除词典强制拼写检查器标记你希望避免使用的字词。 排除词典有助于避免令您讨厌或与您的风格指南不匹配的词语。 有关详细信息,请参阅使用排除词典指定字词的首选拼写一文。

注意:  本页面是自动翻译的,可能包含语法错误或不准确之处。 我们的目的是使此内容能对你有所帮助。 能否告知我们此信息是否有所帮助? 下面是该参考内容的英文版

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