Lync Web Scheduler

Microsoft Lync Web Scheduler 是一种基于 Web 的程序，当您没有 Microsoft Outlook 或者位于不基于 Windows 的操作系统上时，则可以使用该程序创建 Lync 会议。借助 Web Scheduler，您可以使用最喜欢的电子邮件程序创建新会议、更改现有会议和发送邀请。

贵公司的支持团队将向您提供用于登录 Web Scheduler 的用户名和密码。

本文内容

创建 Lync 会议
向会议参与者发送邀请
- 使用电子邮件程序发送邀请
- 使用 iCalendar 发送邀请
访问和演示者
- 哪些人将绕过大厅
- 哪些人是演示者
加入会议
查看或编辑现有会议
删除或取消会议

创建 Lync 会议

Lync 会议支持联机会议和电话会议。参与者可以使用计算机加入会议以查看演示文稿，或者通过电话呼叫进入会议以仅收听音频。

转到 https://sched.lync.com 并使用您的用户名和密码登录 Web Scheduler。
单击“新建会议”。
在“主题”框中，为会议键入主题。
您可以将会议位置保留为“联机会议”，如果有与会者亲临现场参加会议，则也可以添加一个位置（如会议室）。
在“消息”框中键入较短消息或会议议程（可选）。
使用下拉菜单选择会议的时区。
选择会议的开始和结束日期/时间。
默认情况下，所有人（包括公司外部的人员）都可以绕过大厅，这是一个虚拟等待区域，您可以在这里允许或拒绝访问。有关如何修改这些选项的信息，请参阅访问和演示者。
默认情况下，您所在组织中受到邀请的任何人都具有演示者权限。有关如何修改这些选项的信息，请参阅访问和演示者。
在“参与者和音频”下方，在可用框中添加参与者姓名，用分号 (;) 分隔。
单击“检查姓名”以验证您是否具有正确的名称。对于公司外部的被邀请者，请键入完整的电子邮件地址（如 mailto:contoso@contoso.com）。

注意: Web Scheduler 不检查参与者或会议室的可用性。

如果您的帐户设置了音频会议提供商，则会议邀请将包括免费电话号码、收费电话号码和参与者代码。会议参与者可以使用计算机音频或者呼叫会议，具体取决于其偏好。
单击“保存”。

向会议参与者发送邀请

要发送会议邀请，请选择下列方法之一：

使用电子邮件程序发送邀请

使用此方法时，请从 Web Scheduler 中复制会议详细信息，并粘贴到您使用任何电子邮件程序创建的会议邀请中。

提示: 您也可以通过在 Web Scheduler 会议详细信息页面上单击“查看会议加入信息”来访问会议信息。

创建会议完毕后，单击“保存”。
包含会议信息的窗口将会打开。
突出显示会议详细信息（包括会议 URL、音频会议号码和会议 ID）。
右键单击文本，然后单击“复制”。
打开任何电子邮件程序，并创建定期会议请求。
将 Lync 联机会议详细信息（在步骤 4 中复制）粘贴到邀请中。
添加参与者，验证会议日期/时间，键入会议议程，然后发送邀请。

使用 iCalendar 发送邀请

iCalendar 允许不同电子邮件系统的用户交换日历信息。iCalendar 邀请的收件人必须安装受支持的软件才能打开和响应会议邀请。

在“我的会议”部分中，按主题选择会议，然后单击“导出为 iCalendar”。
当系统通过您的电子邮件程序提示时，单击“打开”。

注意: iCalendar 包括当您安排会议时添加的所有信息（例如，消息、参与者、会议位置、日期和时间）。
当日历条目打开时，请将其转发到您在安排会议时添加为参与者的人员。
然后，被邀请者可以使用其首选电子邮件程序（例如，Outlook、Notes、iCal 等等）打开 iCalendar 文件。

访问和演示者

默认的“访问和演示者”选项对于典型小组会议最为适合。您可以根据您的要求、会议类型或参与者自定义会议选项。

在会议详细信息页面上的“访问和演讲者”部分下方，选择哪些人可以绕过大厅以及哪些人可以作为演示者加入会议。

哪些人将绕过大厅

访问选项	发生什么情况	在下列情况下推荐：
仅组织者(已锁定)	仅组织者绕过大厅。其他所有人必须等待，直到得到许可。	您不希望用户在会议之前查看内容，或者您正在讨论机密信息。
我从公司邀请的人员	在您的网络上没有帐户的人员和未受邀请的人员必须在大厅中等待，直至得到许可。	您正在讨论机密信息，希望仅允许公司内部的特定人员加入。
我公司的人员	在您的网络上没有帐户的人员必须在大厅中等待，直至得到许可。	所有参与者都在您组织的网络上具有帐户，并且您没有讨论机密信息。
包括我公司外部人员在内的每个人	没有人在大厅中等待。	您正在邀请外部参与者，并且未讨论机密信息。

重要: 即使启用了会议厅，呼叫进入会议的参与者也将自动绕过会议厅。

哪些人是演示者

演示者选项	哪些人是演示者	在下列情况下推荐：
仅组织者	仅安排会议的人员。	演示时参与者不必与会议内容进行交互。您可以在会议期间指定其他演示者。
我公司的人员	您邀请的在您的网络上拥有帐户的每个人。	企业内部组工作会话，所有参与者可以共享和修改会议内容。
包括我公司外部人员在内的每个人(无限制)	您邀请的每个人。	与在您的网络上没有帐户的人员进行的组工作会话。
我选择的人员	您和您选择的参与者。	具有多个特定演示者的演示。

注意: 不能使用“我选择的人员”选项邀请外部参与者或通讯组列表作为演示者。在会议室中时，您可以向个人授予演示者访问权限。

加入会议

您可以使用邀请中的会议链接登录会议，或者单击 Web Scheduler 中的“加入会议”选项卡启动会议。

在“我的会议”中，单击您的会议。
在会议详细信息页面上，单击“加入会议”选项卡。
Lync 随即打开，允许您登录会议。

查看或编辑现有会议

您可以在 Web Scheduler 的“我的会议”选项卡下方查看您已经组织的所有会议。请注意，Web Scheduler 仅列出您已经组织的会议，而不是您受邀参加的会议。

单击某个会议以打开会议详细信息页面，其中包含会议的简短摘要、一组可操作的选项卡和会议信息。
单击“编辑”。
进行所需的更改，然后单击“保存”。
在成功通知上单击“确定”，并验证修改后的信息。

重要: 当更新会议时，您需要手动向被邀请者发送更新的信息。Web Scheduler 不会自动更新您的日历。

如果使用 iCalendar 发送邀请，请再次单击“导出为 iCalendar”以打开邀请，然后发送更新。
如果在定期会议邀请中复制了 Lync 会议详细信息，请打开邀请，使用新会议详细信息进行更新，并重新发送给参与者。

删除或取消会议

在计划结束时间后的 14 天内，您的会议将会到期，但是如果要清理 Web Scheduler 或取消会议，请删除会议。

在“我的会议”选项卡下方，单击要删除的会议。
在会议详细信息页面上，单击“删除会议”选项卡。
在确认框中单击“是”。

重要: 您需要向参与者发送取消通知，因为 Web Scheduler 不会自动更新您的日历。
如果使用 iCalendar 发送了邀请，请打开邀请，并单击“取消”。这将向收件人发送取消通知。
如果在定期会议邀请中复制了 Lync 会议详细信息，请打开邀请，然后单击“取消”以向被邀请者发送取消通知。

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