InfoPath 和 InfoPath Forms Services 的使用方案

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本文讨论的组织可能会使用 Microsoft Office InfoPath and InfoPath Forms Services改进业务流程,例如费用报销或保险索赔报告的方案。

方案和本文中介绍的公司虚构,仅供图提供。若要了解如何真正的业务环境中使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services ,可以参考实际案例研究。在另请参阅部分找到有关案例研究的详细信息的链接。

本文内容

方案 1: 费用报表

方案 2: 保险索赔

方案 3: 允许应用程序

库存管理方案 4:

市场调研方案 5:

方案 1: 费用报表

费用报表表单的部分内容 答: 基准公司,国家/地区计算机设备和 IT 服务提供商,销售计算机、 网络硬件和 IT 服务合同。

百达公司内的多个组 — 包括市场营销、 销售和支持顾问 — 导致和报表工作相关的费用。

IT 专业人员在百达公司希望使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services简化报告过程公司内的费用。具体而言,他们想要防止数据输入错误,并不需要单独的另一个数据库中重新输入费用报表中的数据管理人员。答: 基准公司也希望提供了一种方法若要查看的零用金报销联机状态的员工。

InfoPath 之前

虽然百达公司使用 Microsoft Office Excel 工作簿以生成零用金报销,员工仍用于手动流程提交费用报表。例如,员工 Excel 工作簿中,输入自己的费用,然后打印工作簿。她纸张传送名单附打印的报表,然后发送到经理的报表通过办公室之间的邮件。

后审核报告,经理选中传送名单中,在其名称,然后将报表发送到财务部门通过办公室之间的邮件。如果财务经理批准报表,所颁发偿还检查。为各地区办事处,可以之间的时间提交初始报表和员工接收时,她偿还支票传递周。

InfoPath 之后

切换至使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services自动化过程的基于纸张的过程,因时间减少百达公司和资金它花费处理员工费用报表。员工现在可以填写表单联机,并向其经理以电子方式提交。经理批准报表之后,他们可以最终审批和退款的财务部门以电子方式路由它们。

切换到 InfoPath 基于系统的优点包括:

  • 联机方便   在其计算机上安装了 InfoPath 的员工可以使用 InfoPath 填写并提交零用金报销单表单。没有在其计算机上安装 InfoPath 的员工可以填写和提交其费用报表使用 Web 浏览器。

  • 脱机支持   员工填写费用报表表单在 InfoPath 中,如果他们可以保存到其计算机中,其部分完成表单处理脱机,该窗体,然后提交到公司网络完成的表单时将重新连接它们。这是间歇性出现或受限访问网络资源或到 Internet,如经常出差的员工的员工的特别有用。

  • 提高了准确性   表单模板设计为帮助确保数据完整性,因为出现更少的无效条目。例如,员工使用下拉列表框以从标准化的支出类别列表中选择而不不必记住和手动在表单中输入支出类别。

  • 效率    员工都能够看到通过 Microsoft Windows SharePoint Services 网站上查看页面的审批流程的状态。

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方案 2: 保险索赔

保险索赔表单的部分内容 Humongous 保险是将保险产品销售给船、 汽车和家庭所有者大型、 跨国公司。这些产品销售消费者和公司的客户端。

Humongous 保险具有大型、 移动员工 10000 个用户,包含销售人员索赔调解人律师、 IT 员工、 HR 人员和财务人员。

Humongous 保险想要使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services允许客户、 保险代理人和相关的企业联机窗体用于处理其保险索赔。

InfoPath 之前

使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services之前, Humongous 保险公司员工使用一个手动、 纸张基于声明的过程。会见客户之后, 代理将手工填写索赔表单,然后传真调整到索赔表单。调整审阅信息,她通常需要致电代理的说明,具体取决于传真打印质量。

InfoPath 之后

转换到 InfoPath 和InfoPath Forms Services从纸张基于声明的进程已允许 Humongous 保险客户、 代理和联机调节器连接。

例如,现在可能 Humongous 保险客户在 Internet 上的文件声明通过填写启用浏览器功能的表单。客户可以转到 Humongous 保险网站,建立她帐户,登录,而文件声明。客户提交表单后,它被发送到在电子邮件中,调整和电子邮件的副本发送给代理。调整到代理返回窗体,如果需要更多的信息。自动的系统具有缩减处理成本、 缩短的时间它所需的处理索赔,并提高整体客户满意度。

切换到 InfoPath 基于系统的优点包括:

  • 方便   除了通过电话提交声明,客户可以通过填写窗体在 Web 上提交声明。这使客户提交表单在方便,而不仅仅是在标准营业时间。

  • 提高了准确性   表单模板设计为帮助确保数据完整性,因为出现更少的无效条目。例如,客户或代理使用下拉列表框以从标准声明类型的列表中选择而不不必查找并手动在表单中输入声明类型。

  • 效率   此外,使用集成的审批工作流允许代理或调整快速查看处理声明的第三方的状态。虽然 Humongous 保险公司教职员工以前使用明确定义的工作流,其流程是的基于纸张。因此,代理和调节器无法快速确定声明的状态不情况下进行电话呼叫。现在,例如,代理,可以检查窗体的存储位置,以查看调整程序是否已完成的审批流程的 SharePoint 网站上工作流状态页。

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方案 3: 允许应用程序

许可申请表单的部分内容 部门建筑物检查是 100 人部门的城市政府版 Springfield 城市。

此机构负责审阅请求允许已提交的电气承包商,然后批准或拒绝这些请求。

部门建筑物检查想承包商能够填写许可申请 Web 浏览器,以使许可过程更加简便。

InfoPath 之前

然后再使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services,部门建筑物检查使用导致冗余数据输入一个手动、 基于纸张的应用程序过程。承包商填写政府版 office 的纸质表单。职员再发送到接待员数据输入到数据库系统的手写窗体。数据输入后,已与纸质表单以确保准确性比较的结果条目。如果遇到无效或无法识别的数据,该窗体返回到承包商以及包含说明更正无效条目的第二个窗体的邮件。

承包商提交修改后的窗体后,更新到数据库,然后输入,并对原始和第二个形式的准确性已检查新条目。数据被视为有效后,开始的审批流程。在审批阶段,检查器批准或拒绝许可请求根据各种条件。审批工作流完成后,承包商用提示的决策的邮件。

InfoPath 之后

通过从基于纸张的许可过程将移到使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services自动化过程,部门建筑物检查能连接承包商、 职员和联机检查器。

例如,当承包商提交部门的构建检验网站上的允许应用程序,表单数据提交到位于部门的构建检验的网络的数据库。提交应用程序后,新的许可请求会自动显示在 SharePoint 网站中,可以在其中接收代理检查完整性的信息和进行数字签名确认回执的应用程序窗体。

切换到 InfoPath 基于系统的优点包括:

  • 联机方便   承包商再也不用去政府办公室申请许可。承包商现在可以通过填写在浏览器中,如 Firefox、 Safari 或 Internet Explorer 中启用浏览器功能的表单中提交通过 Web,其许可请求。

  • 提高了准确性   由于许可证表单模板设计为帮助确保数据完整性,会发生更少的无效条目。例如,承包商使用下拉列表框以从列表中选择标准的类别当用户选择的搜索,允许的类型而不不必查找并手动在表单中输入的许可类型。

  • 更好的用户体验   在提交数据后,新的许可申请表单会自动显示建筑物检查部门 intranet 网站上。当人员打开窗体时,他看到承包商的公司的数据,并允许在窗体中的应用程序的数据。

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库存管理方案 4:

库存表单的部分内容 宽世界导入程序是基于在巴尔的摩,MD.国际公司公司从北美非洲导入纺织、 手工艺品和特定商品重点耗材。

从多 70 供应商位于 12 国家/地区购买宽世界导入。因为库存持有这些供应商完全动态和季节性,宽世界导入程序希望设计将使他们能够轻松有效地查询库存有关其供应商的 InfoPath 表单模板。

InfoPath 之前

使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services之前, 宽世界导入程序中使用导致冗余数据输入手动、 基于纸张的调查流程。买家发送到海外供应商全局 Express 保证邮件调查。供应商将邮件的后已完成的调查表单或传真它们。有时,他们将与其答复一起电话宽世界导入。在出现次数较少的情况下,销售人员收集现场的供应商的调查结果。一般而言,宽世界导入程序接收到最终调查结果之前,可以传递月份。

几乎每个调查导致冗余数据输入。纸张调查由 secretary 宽世界导入程序在输入到数据库。纸质表单以确保准确性已比较结果数据库记录。在任何无效或无法识别的信息,后续面试已通过电话进行与供应商。如果未可能,说明请求已发送邮件或传真。宽世界导入程序收到更正信息之后,已完成的数据。

InfoPath 之后

而不是提交世界宽导入到的邮件的调查,供应商现在通过填写启用浏览器功能的表单,在 Web 上提交调查。库存数据库中,将立即填充供应商的窗体中输入的数据。切换到 InfoPath 和InfoPath Forms Services,因宽世界导入程序现在享受以下好处:

  • 联机方便   使用 InfoPath 基于系统供应商可以使用浏览器完成调查。供应商不再需要邮件或传真回宽世界导入调查。

  • 时效性   在以前、 基于纸张的系统,没有频率较长的延迟时间供应商填写调查宽 Word 导入数据库中输入他们的响应的时间。因此,库存估算通常已过时。使用 InfoPath 启用浏览器功能的表单模板,供应商的窗体中输入的数据立即填充到库存数据库中。

  • 提高了准确性   表单模板设计为帮助确保数据完整性,因为出现更少的无效条目。例如,供应商使用下拉列表框以选择从标准类别的列表,当用户选择的产品类型,而不不必查找并手动在表单中输入的产品类型。

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市场调研方案 5:

市场调查表单的部分内容 Proseware,Inc.是基于在制定打印发布行业的产品的加拿大软件公司。

Proseware,Inc.正在启动其旗舰产品的下一版本的开发周期。开发团队决定使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services以帮助进行市场调研活动。与客户的会议,期间开发团队计划要使用的表单模板收集和记录客户反馈。窗体的目的是保留与客户更好地了解客户的需求,并有助于确保收集数据轻松发现和可重用的所有交互的记录。

表单模板将提交直接向一个数据库,它将允许员工检索和分析从许多不同会议收集的数据的数据。Proseware,Inc.想向 SharePoint 网站上的库中存储已完成表单。

InfoPath 之前

尽管开发团队成员用来使用 Microsoft Office Word 或 Microsoft Office Excel 做笔记,当他们从客户和合作伙伴收集反馈,分析和分发该数据通常会导致冗余数据输入。工作组成员将撰写笔记中往往获取分散内和文档之间的任意多边形,和相关信息。工作组成员希望将他们已收集到技术规范的信息合并,当他们花费大量搜索非标准的文档以查找他们所需的时间。

InfoPath 之后

切换到使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services标准数据集过程允许 Proseware,Inc.开发团队减少时间和开支收集、 分析和内部传播数据。

当会议与现有和潜在客户,开发团队成员现在使用 InfoPath 表单收集有关客户的需求和想法的数据。团队使用 SharePoint 网站上的库来存储和共享窗体。从库中,工作组成员可以填写新客户数据表单、 查看现有窗体中的数据、 从已完成表单数据导出到 Microsoft Office Excel 2003 或Microsoft Office Excel 2007,或将数据从多个表单合并到一个窗体。

切换到 InfoPath 基于系统的优点包括:

  • 一致的信息   表单模板设计为帮助确保一致和形式的信息。在窗体上的列表中显示的数据来自标准化的 SharePoint 列表和.xml 文件中。例如,企业类型列表中的项来自直接在整个 Proseware,Inc.用于标准化的业务数据在各种系统之间交换预定义的 XML 架构。

  • 与现有系统的集成   当提交表单时,它将自动存储在 SharePoint 网站上的库。外部库中的列中的窗体显示来自每个窗体中的数据。这样方便工作组成员可以查找与排序表单数据在库中,而不必分别打开每个窗体。

  • 多个视图   客户数据表单包括地址不同的需求,包括用于记录客户信息、 团队发现、 研究方法和其他资源的单独视图的视图。窗体中还包含汇总了一种方便、 适合打印的格式中的其他视图中的数据的专用打印视图。

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