Excel 隐私声明补充

以下内容可能会影响隐私,方法是通过使潜在敏感信息可供第三方使用,或者允许你控制可能可用的信息。

"新建" 选项卡(单击 "文件" 选项卡,然后单击 "新建")可提供从 Office.com 下载基于模板的工作簿的最新帮助。 您还可以向模板发送反馈,并为下载的每个模板提供数字分级。

打开基于模板的模板或文件时,Excel (取决于联机帮助设置)联系人 Office.com。 它将发送该模板的 ID、你当前正在使用的程序和版本,以及标准计算机信息。

模板 ID 用于标识从 Office.com 下载或包含在 Excel 安装中的原始模板。 它不唯一地标识您的工作簿。 该 ID 与同一模板的所有用户的 ID 相同。

如果您选择创建指向硬盘或服务器上的图像、文件、数据源或其他文档的链接,该文件的路径将保存到您的工作簿中。 在某些情况下,链接可能包含您的用户名或有关您的网络上的服务器的信息。 如果是数据连接,您可以选择在数据连接链接中保存用户名或密码。

此外,当您将 XML 架构应用于工作簿时,您创建的 XML 架构的路径将保存到工作簿中。 在某些情况下,该路径可能包含你的用户名。

从外部数据源创建工作表数据函数或数据透视表时,从该源请求的数据将存储为工作表的一部分,并与数据源的唯一标识符一起存储。 还会存储上次刷新缓存的人员的用户名。

根据您设置工作簿或数据透视表的方式,只会显示存储数据的子集。 若要删除所有存储的数据,请从工作表数据函数中删除与数据源的连接,并删除所有引用该数据的透视表。

在 Excel 中创建图表时,可以筛选为图表选定的数据,以便只显示数据的一部分。 但是,所选的所有数据都将存储在图表中。 若要防止其他人更改你的图表或查看其数据,请在将图表复制到 Microsoft 程序时,将图表粘贴为位图。 如果图表中的数据来自外部数据源,则可以使用密码保护图表以帮助防止其他人使用来自外部源的最新数据更新图表。 如果您的图表基于您的工作簿中的数据,则用密码保护图表有助于防止其他人修改图表中显示的数据。

当您打印 Excel 工作簿,然后保存该工作簿时,Excel 会将您的打印机的路径保存到该文档中。 在某些情况下,路径可能包含用户名或计算机名。

Excel 允许您为表格、形状、图片、图表、SmartArt 图形和工作簿中的其他对象添加和编辑可选文字。 可选文字与工作簿一起保存,并且可能包含由演示文稿的任何投稿人添加的个人信息。 对于某些对象(例如插入到工作簿中的图片),默认可选文字包括插入的对象的文件路径。

可选文字可由屏幕阅读器等辅助功能使用。 对文件具有访问权限的任何人都可以使用可选文字。

Excel 允许您访问 SharePoint 上的文档工作区。 文档工作区是一个共享空间,您可以在其中与其他团队成员协作处理一个或多个工作簿。

当您访问文档工作区时,Excel 将从文档工作区网站下载数据,向您提供有关该网站的信息。 此数据包括:

  • 网站名称

  • 网站的 URL 或地址

  • 网站用户的姓名、电子邮件地址和权限级别

  • 网站中可用的文档、任务和其他信息的列表

Excel 还会以 cookie 的形式存储在计算机上访问的文档工作区网站的列表。 此列表用于向您提供对以前访问过的网站的快速访问。 Microsoft 不会访问您访问过的网站的列表,也不会向 Internet 公开,除非您选择使列表更广泛地可用。

传真服务允许您通过 Internet 发送传真并组织您在 Microsoft Outlook 中发送的传真。 若要使用传真服务,您必须注册一个传真服务提供商,该服务提供商与 Microsoft 分开处理传真并通过 Internet 发送传真。 Microsoft 不会通过 "传真服务" 功能收集任何数据。

注册传真服务时,传真服务提供商将创建由传真服务提供商和 Excel 存储的注册包。 该包包含传真服务提供商网站的地址和 "令牌",用于确认您对传真服务提供商的访问权限。 从 Excel 发送传真时,此注册包将追加到文档中。

您也可以使用传真服务计算传真的价格,而不是实际发送传真。 如果你选择计算传真的价格,Excel 将使用加密的连接发送你的注册令牌、要在其中发送传真的电话号码,以及传真服务提供商的传真页数。 Microsoft 不会收到或存储此信息。

Excel 允许您向许多高级内容提供商请求有关特定术语或短语的信息。 当您请求特定字词或短语的搜索时,Excel 将使用 Internet 发送所请求的文本、您当前使用的软件产品、您的系统所设置的区域设置,以及指示您拥有的身份验证信息。下载研究信息的权限(如果第三方需要)。

Excel 会将此信息发送到由 Microsoft 或你选择的第三方提供商提供的服务。 此服务返回有关你请求的字词或短语的信息。

您收到的信息通常包括指向服务网站中的其他信息的链接。 如果您单击此链接,服务提供商可能会向您的系统添加一个 cookie 以标识您将来的事务。 Microsoft 对第三方网站和服务的隐私惯例不承担任何责任。 除非你已查询 Microsoft 拥有的服务,否则 Microsoft 不会接收或存储任何此信息。

您可以通过执行以下操作来关闭 "信息检索和参考":

您的管理员可能会限制此设置。 如果是这样,您将不能自行启用或禁用它。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击 "帐户"。

  3. 在 "帐户隐私" 下,单击 "管理设置"。

  4. 在 "可选的已连接的服务" 下,清除 "启用可选的连接体验" 复选框。

    重要: 这将禁用所有可选的已连接服务,而不仅仅是研究和参考。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“选项”

  3. 单击“信任中心”

  4. 单击“信任中心设置”

  5. 单击 "隐私选项",然后清除 "允许信息检索任务窗格检查并安装新服务" 复选框。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. “帮助”下,单击“选项”

  3. 单击“信任中心”

  4. 单击“信任中心设置”

  5. 单击 "隐私选项",然后清除 "允许信息检索任务窗格检查并安装新服务" 复选框。

Excel 允许您使用双语词典或机器翻译翻译文档的全部或部分。 你可以选择翻译文档的方式。

你可以选择或输入要翻译的字词或短语,或者可以选择翻译整个文档(在任何情况下),方法是在 "信息检索和参考" 窗格中选择适用的翻译选项。

如果您选择或输入要翻译的字词或短语,您输入的短语将与双语词典进行比较。 某些双语词典包含在你的软件中,其他人可通过 Office.com 获得。 如果你输入的字词或短语不在你的软件附带的双语词典中,则会将该单词或短语以未加密的形式发送到 Microsoft 或第三方翻译服务。

如果要翻译整个工作簿,则不会将其以未加密的形式发送到 Microsoft 或第三方翻译服务。 与通过 Internet 发送未加密的任何信息一样,其他人可能会看到您正在翻译的字词、短语或工作簿。

如果你选择使用 Office.com 或第三方翻译服务上提供的词典之一,Excel 将使用 Internet 发送你所请求的文本、你拥有的软件类型以及你的系统所设置的区域设置和语言。 对于第三方翻译服务,Excel 可能还会发送以前缓存的身份验证信息,表明你以前已注册访问该网站。

Microsoft SharePoint 提供基于 Web 的共享工作区网站,您可以在其中协作处理文档或会议。

通过使用 Web 浏览器或任何 Office 程序访问 SharePoint 网站时,如果您有权在该网站上创建新的子网站,网站会将 cookie 保存到您的计算机。 这些 Cookie 放在一起,就形成了您对其具有权限的网站的列表。 此列表由多个 Office 程序使用,可让您快速访问以前访问过的网站。

Microsoft 不会访问您访问过的网站的列表,也不会向 Internet 公开,除非您选择使列表更广泛地可用。

在 SharePoint 中,当您创建新网站或列表,或向现有网站或列表添加或邀请人员时,网站将为每个人保存以下内容,包括:

  • 全名

  • 电子邮件地址

用户 ID 将添加到你或网站的其他用户在网站上添加或修改的每个元素。 与 SharePoint 网站上的所有内容一样,只有网站本身的管理员和成员才能访问此信息。

SharePoint 网站的所有元素都包含两个字段: "创建者" 和 "修改者"。 "创建者" 域填写最初创建该元素的人员的用户名和创建日期。 "修改者" 域中填写了上次修改工作簿的人员的用户名和上次修改日期。

SharePoint 网站托管的服务器的管理员有权访问这些网站中的某些数据,这些数据用于分析网站的使用模式并提高网站的可用时间百分比。 此数据仅供服务器管理员使用,除非 Microsoft 托管 SharePoint 网站,否则不会与 Microsoft 共享。 特别捕获的数据包括具有网站访问权限的每个人的姓名、电子邮件地址和权限。

对特定 SharePoint 网站具有访问权限的所有用户均可搜索和查看该网站上提供的所有内容。

Microsoft SharePoint 提供了审核功能,允许管理员保留有关用户如何处理特定内容的可靠审核跟踪。

当 SharePoint 管理员启用审核功能时,服务器会自动在 SharePoint 内容数据库中记录由用户执行的某些操作。 这些操作包括 "查看"、"编辑"、"签入" 和 "签出"。 对于每个录制的操作,服务器记录有关文件、操作和用户的 SharePoint ID 的标识信息。 此功能不会将任何数据作为此功能的一部分发送给 Microsoft。

此功能默认情况下处于关闭状态,并且仅适用于存储内容的 SharePoint 网站的管理员。

Excel 使你能够从程序本身内发送即时消息,并让你能够在用户联机或对共享工作簿或工作区进行某些更改时收到通知。

Excel 可以使用即时消息客户端让你能够查看其他人的联机状态并向他们发送消息。 Excel 包括一个允许在网页中显示即时消息状态的 Web 控件。 Microsoft SharePoint 网页利用此控件。 这些页面不会将状态数据传输回 Web 服务器。

此 Web 控件可用于将即时消息程序中的状态数据传输到 Web 服务器。 默认情况下,状态数据只能发送到本地计算机上的 intranet 网站、受信任的网站和网站。

Excel 使用基于 XML 的文件格式。 这些 XML 文件格式是可扩展的,也就是说用户可在文件中指定其他架构或标记。 外接程序或其他第三方代码还可以将其他元数据信息附加到 Excel 中不可查看的这些 XML 文件格式。

可以在文本查看器中查看 XML 文件来验证元数据已与该文件关联。

默认情况下,如果将批注保存到文件,Excel 会将您的姓名缩写添加到每个批注。 之后,有权访问该文件的所有用户都能看到该信息。

您可以通过执行下列操作从这些注释中删除您的个人信息:

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“信息”

  3. 单击 "检查问题",然后单击 "检查文档"。

默认情况下,当您在 "修订" 功能打开的情况下对文件进行更改时,您的用户名和/或缩写将存储在工作簿中,并与所做的更改相关联。 然后,所有有权访问该文件的用户都能看到该信息,包括原始文本和修订后的文本。

接受或拒绝这些更改后,您的姓名将被删除。 您也可以通过执行下列操作从这些更改中删除您的个人信息:

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“信息”

  3. 单击 "检查问题",然后单击 "检查文档"。

在某些情况下,Excel 将存储你的名称,以便在使用某些功能时提供更好的体验。 例如,您的姓名存储在以下位置:

  • 作者

  • AuthorName文件属性

您可以通过执行下列操作从这些字段和属性中删除您的姓名:

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“信息”

  3. 单击 "检查问题",然后单击 "检查文档"。

其他公司创建的 Microsoft Office 解决方案也可能会在与您的文件相关联的自定义属性中包括您的姓名或其他个人信息。

如果你使用 Microsoft Office Web Control、Microsoft Excel 数据访问、DataCalc 或其他允许直接连接到其他数据源的功能,则你的授权信息(用户 ID 和密码)可能会保存在你的工作簿中。 若要更改或删除此授权信息,需要使用特定于连接方法的方法更改连接属性。

默认情况下,由 Excel 保存的每个文件均包括以下文件属性:

  • 作者

  • 经理

  • 公司

  • 上次保存者

  • 工作簿审阅者的姓名

此外,其他属性可能会保存到文件中,具体取决于你使用的功能或第三方解决方案。 例如,如果工作簿是文档工作流的一部分,则会保存用于跟踪工作流的其他文件属性。

之后,有权访问该文件的所有用户都能看到该信息。

可通过执行下列操作从这些属性中删除您的姓名:

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“信息”

  3. 单击 "检查问题",然后单击 "检查文档"。

"检查文档" 功能还可用于删除可能并非所有视图中可用的其他类型的数据,如批注和修订。 Microsoft 建议在你打算公开使用的任何工作簿上运行 "检查文档"。

隐藏数据和元数据也可以通过使用 Microsoft Office 对象模型包含在 Microsoft Office 文件中。 例如,你可以在 Microsoft Office 对象模型中使图片不可见,这意味着当你打开文件时无法看到这些图片,但该图片存储在文件中,并且稍后可进行查看。

宏录制允许你录制一系列操作,以便稍后可以再现操作。 如果你选择录制宏,则在最初创建宏时,你的用户名将保存为代码中的注释。 您可以从这些位置手动删除用户名。

数字签名是一项可选功能,可帮助您验证向您发送工作簿的人员的身份。 数字签名是你正在签名的工作簿中的数据的唯一加密值。 当您发送带有数字签名的工作簿时,签名将连同工作簿中的数据以及您(发件人)的信任数字证书一起发送给收件人。 数字证书由证书颁发机构(如 VeriSign)颁发,其中包含用于对发件人进行身份验证并验证工作簿的原始内容是否未更改的信息。 Excel 可能会自动与证书颁发机构在线联系以验证数字签名。

对工作簿进行签名时,将看到一个对话框,其中显示数字签名中包含的信息,如系统日期和时间、操作系统版本号、Microsoft Office 版本号以及 Excel 版本号。

信息权限管理(IRM)允许你向特定用户或组授予访问和修改工作簿的权限。 尽管某些相似性,但 IRM 与文档保护不同。 IRM 允许您为特定的操作设置整个工作簿的权限,例如打印文档或将文档转发给其他用户,以及阅读或编辑工作簿。

当您存储启用了 IRM 的工作簿时,Excel 会将有权访问该工作簿的每个用户的列表和权限保存到工作簿中。 此信息已加密,因此只有工作簿所有者才能访问此信息。

此外,启用了 IRM 的工作簿包含内容许可证。 内容许可证包含电子邮件地址、权限和身份验证信息。 每次有人尝试打开启用了 IRM 的工作簿时,Excel 将对照用户的标识检查保存在工作簿中的内容许可证。 如果用户之前从未打开过工作簿,则 Excel 会联系 IRM server,验证用户的身份,为用户下载新的内容许可证(前提是用户拥有所需的权限),并将该内容许可证保存到工作簿。

工作簿所有者可以选择避免将内容许可证保存到工作簿。 但是,如果此内容许可证未保存到工作簿,则每次打开工作簿时,Excel 必须与 IRM 服务器联系。 如果 Excel 未连接到网络或无法联系 IRM server,则无法打开工作簿。

工作簿保护允许您以各种方式保护您的 Excel 工作簿,例如仅授予特定用户编辑、添加批注或读取工作簿的权限。

使用工作簿保护时,系统会要求您输入用户 Id。 这些用户 Id 可能采用 Windows NT 域帐户的形式(例如,域 \ 用户名)或 Windows Live ID 电子邮件地址(例如,someone@example.com)。 每当您授予用户读取或更改文本范围的权限时,都会存储这些用户 Id。

可以不使用密码保护 Excel 工作簿。 如果选择不使用密码保护工作簿,则阅读工作簿的任何人都可以看到已获得访问权限的人员的用户 Id。 此外,如果工作簿保存为 XML 或 HTML,则任何读取该文件的人都可以使用用户 Id。

如果想要进一步限制对用户 Id 的访问,可以选择使用密码或信息权限管理(IRM)保存此文件。 只有你和其他已授予访问权限的用户可以查看这些用户 Id。

当您在 Microsoft Office 中打开某些早期版本的 Excel 文件时,Office 文件验证会检查文件结构是否匹配来自 Microsoft 的文件格式的规范。 如果文件未通过此验证,Microsoft Office 将在受保护的视图中打开它。

退出 Excel 后,Office 文件验证失败的每个文件的副本将保存在您的计算机上。 Microsoft 错误报告会定期询问您是否同意将这些文件的副本发送给 Microsoft。 有关 Microsoft 错误报告(包括完整的隐私声明)的详细信息,请参阅Microsoft 错误报告隐私声明

当您编辑工作簿时,Excel 会自动保存其副本。 这可帮助你在未保存更改的情况下意外关闭工作簿时恢复工作簿。 你可以通过执行下列操作来选择不自动保存工作簿的副本:

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“选项”

  3. 单击“保存”

  4. 在 "保存工作簿" 下,清除 "如果我未保存,则保留上次自动恢复的版本" 复选框。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“选项”

  3. 单击“保存”

  4. 在 "保存工作簿" 下,清除 "如果我没有保存,则保留上次自动保存的版本" 复选框。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. “帮助”下,单击“选项”

  3. 单击“保存”

  4. 在 "保存工作簿" 下,清除 "如果不保存,则保留上次自动恢复的文件" 复选框。

通过单击 "文件" 选项卡,单击 "信息",然后在 "版本" 下单击所需的工作簿,可以访问和删除以前保存的工作簿的上次保存的版本。 通过单击 "文件" 选项卡,单击 "信息",单击 "管理版本",然后单击 "恢复未保存的工作簿",可以访问和删除新创建的工作簿的上次自动保存的版本。 如果未打开和使用自动保存的工作簿,Excel 会定期将其删除。 有关详细信息,请参阅恢复 Office 文件

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