Excel 中的基本任务

注意: 我们希望能够尽快以你的语言为你提供最新的帮助内容。本页面是自动翻译的,可能包含语法错误或不准确之处。我们的目的是使此内容能对你有所帮助。可以在本页面底部告诉我们此信息是否对你有帮助吗?请在此处查看本文的英文版本以便参考。

Excel 是一个令人难以置信的强大工具,它能从大量的数据中获取有用的信息。但是,它还能有效地用于简单计算,以及跟踪几乎任何类型的信息。用于开启所有这些潜能的关键就是由单元格构成的网格。单元格可以包含数字、文本或公式。可以将数据放入单元格,然后以行和列将单元格分组。这样,您便可以累加数据、对数据进行排序和筛选、将数据放入表中,以及生成外观精美的图表。让我们浏览一下基本的入门步骤。

Excel 文档称为工作簿。每个工作簿包含若干个工作表(通常称为电子表格)。可以按您所需在一个工作簿中添加任意多个工作表,或者创建新的工作簿以单独保留数据。

  1. 单击“文件”,然后单击“新建”。

  2. 在“新建”下,单击“空白工作簿”。

    新建空白工作簿

  1. 单击某个空单元格。

    例如,新工作表上的单元格 A1。根据单元格在工作表的行和列中的位置来引用单元格,也就是说,单元格 A1 是列 A 的第一行。

  2. 在单元格中输入文本或数字。

  3. 按 Enter 或 Tab 移到下一个单元格。

  1. 选择要为其添加边框的单元格或单元格区域。

  2. 开始选项卡,在字体组中,单击边框旁边的箭头,然后单击所需的边框样式。

    Excel 功能区图像

有关详细信息,请参阅在工作表上的应用或删除单元格边框

  1. 选择要为其应用单元格底纹的单元格或单元格区域。

  2. 开始选项卡,在字体组中,选择填充颜色 按钮图像 ,旁边的箭头,然后在主题颜色标准颜色,选择所需的颜色。

有关如何将格式应用于工作表的详细信息,请参阅格式工作表

在工作表中输入数字后,您可能想要将它们进行累加。执行此操作的一种快捷方法是使用“自动求和”。

  1. 选择您要累加的数字右边或下面的单元格。

  2. 单击“开始”选项卡,然后单击“编辑”组中的“自动求和”。

    “开始”选项卡上的“自动求和”

    “自动求和”将会累加数字,并在选定的单元格中显示结果。

有关详细信息,请参阅使用自动求和对数字求和

将数字相加只是你可以执行的运算之一,Excel 还可以执行其他数学运算。请尝试一些简单的公式对你的数字进行加减乘除运算。

  1. 选择单元格,然后再键入一个等号 (=)。

    这样,Excel 便知道此单元格将要包含公式。

  2. 键入数字和运算符的组合,例如,加号 (+) 代表相加,减号 (-) 代表相减,乘号 (*) 代表相乘,正斜杠 (/) 代表相除。

    例如,输入 =2+4=4-2=2*4=4/2

  3. 按 Enter。

    随后将运行计算。

    如果您希望光标停留在活动的单元格中,还可以按 Ctrl+Enter。

有关详细信息,请参阅创建一个简单的公式

若要区分不同类型的数字,请添加一种格式,如货币、百分比或日期。

  1. 选择您要设置其中的数字格式的单元格。

  2. 单击“开始”选项卡,然后单击“常规”框中的箭头。

    “开始”选项卡上的“设置数字格式”框

  3. 选择数字格式

    数字格式库

    如果看不到您正在寻找的数字格式,请单击其他数字格式。有关详细信息,请参阅可用的数字格式

访问 Excel 的强大功能的一种简便方法就是将你的数据放入某个表中。这样,你能够快速筛选数据或者为数据排序。

  1. 选择您的数据,方法是单击第一个单元格,然后拖动鼠标,直到数据中的最后一个单元格。

    若要使用键盘,请按住 Shift 的同时按箭头键来选择数据。

  2. 单击位于选中区域右下角的“快速分析”按钮 “快速分析”按钮

    带有可见“快速分析镜头”按钮的选定数据

  3. 单击“”,将光标移动到“”按钮以预览你的数据,然后单击“”按钮。

    “快速分析表”库

  4. 在表的列标题中单击箭头 “筛选”下拉箭头

  5. 若要筛选数据,请清除“全选”复选框,然后选择要在表中显示的数据。

    “排序和筛选”库中的“全选”框

  6. 若要为数据排序,请单击“升序”或“降序”。

    “排序和筛选”库中的排序命令

  7. 单击“确定”。

有关详细信息,请参阅创建或删除 Excel 表格

快速分析工具 ( Excel 2016和Excel 2013仅) 让快速汇总您的号码。总和、 平均值或计数是否希望,Excel 会显示计算结果正下方或旁边您的号码。

  1. 选择包含您要相加或统计的数字的单元格。

  2. 单击位于选中区域右下角的“快速分析”按钮 “快速分析”按钮

  3. 单击“汇总”,在按钮上移动光标以查看数据的计算结果,然后单击按钮以应用总计。

    “快速分析”>“汇总”库

条件格式或迷你图可突出显示您最重要的数据,或显示数据趋势。使用快速分析工具 ( Excel 2016和Excel 2013仅) 的实时预览试用。

  1. 选择您要更仔细检查的数据。

  2. 单击位于选中区域右下角的“快速分析”按钮 按钮图像

  3. 尝试“格式”和“迷你图”选项卡上的选项,看看它们对数据有何影响。

    “快速分析”>“格式”库

    例如,在“格式”库中选择一个色阶用于区分高、中、低温度。

    带有色阶条件格式的数据

  4. 如果喜欢看到的效果,则单击该选项。

了解有关如何使用迷你图分析数据趋势的更多信息。

快速分析工具 (适用于Excel 2016和Excel 2013仅) 推荐合适图表的数据,并为你提供了直观的演示文稿只需几次单击。

  1. 选择包含要在图表中显示的数据的单元格。

  2. 单击位于选中区域右下角的“快速分析”按钮 按钮图像

  3. 单击“图表”选项卡,在推荐的图表之间切换以查看哪个图表的外观最适合你的数据,然后单击所需的图表。

    “快速分析”>“图表”库

    注意: Excel 根据针对您的数据所做的推荐,在此库中显示不同的图表。

了解创建图表的其他方法。

若要快速对数据进行排序

  1. 选择数据区域,例如 A1:L5(多个行和多个列)或 C1:C80(单个列)。区域可以包含为标识列或行而创建的标题。

  2. 在要排序的列中选择一个单元格。

  3. 单击以按升序排序 (A 到 Z) 或最小数到最大 Excel 中的升序命令,按升序或最小数到最大数的顺序排序

  4. 单击 Excel 中的降序命令,按降序或最大数到最小数的顺序排序 以按降序排序 (Z 到 A 或最大数到最小数)。

若要按特定条件排序

  1. 在要排序的区域中的任意位置选择一个单元格。

  2. 数据选项卡上的排序和筛选组中,选择排序

  3. 将显示“排序”对话框。

  4. “主要关键字”列表中,选择第一个排序依据列。

  5. “排序依据”列表中,选择“数值”“单元格颜色”“字体颜色”“单元格图标”

  6. “顺序”列表中,选择要应用于排序操作的顺序, 即字母或数字的升序或降序(即对文本按 A 到 Z 或 Z 到 A 的顺序排序,对数字按从小到大或从大到小的顺序排序)。

    有关如何对数据进行排序的详细信息,请参阅对区域或表中的数据进行排序

  1. 选择要筛选的数据。

  2. 数据选项卡上的排序和筛选组中,单击筛选

    “数据”选项卡上的“排序和筛选”组

  3. 单击箭头 “筛选”下拉箭头 列标题以显示您可以在其中进行筛选选项的列表中。

  4. 若要选择的值,在列表中,清除(全选)复选框。这将删除所有复选框复选标记。然后,选择您想要查看的值,然后单击确定以查看结果。

有关如何对数据进行筛选的详细信息,请参阅在区域或表中的筛选数据

  1. 单击“快速访问工具栏”上的“保存”按钮,或者按 Ctrl+S。

    “快速访问工具栏”上的“保存”按钮。

    如果之前保存了工作,则已大功告成。

  2. 如果这是你第一次保存此文件:

    1. “另存为”下,选择要保存工作簿的位置,然后浏览到所需的文件夹。

    2. “文件名”框中,输入工作簿的名称。

    3. 单击“保存”。

  1. 单击“文件”,然后单击“打印”或按 Ctrl+P。

  2. 单击“下一页”“上一页”箭头预览页面。

    “打印预览”窗格中的“下一页”和“上一页”按钮

    根据打印机设置,预览窗口将以黑白或彩色显示页面。

    如果不喜欢页面打印效果,可以更改页边距或添加分页符

  3. 单击“打印”。

  1. 文件选项卡上,选择选项,然后选择加载项类别。

  2. “Excel 选项”对话框底部附近,确保选中“管理”框中的“Excel 加载项”,然后单击“转到”

  3. 加载项对话框中,选择您想要使用,加载项的复选框,然后单击确定

    如果 Excel 将显示一条消息,指出它不能运行此加载项并提示您安装它,单击以安装加载项。

有关如何使用加载项的详细信息,请参阅添加或删除加载项

Excel 可以应用内置模板,以应用您自己的自定义模板,并从各种Office.com在模板中搜索。Office.com提供了常用 Excel 模板,包括预算的各种可供选择。

有关如何查找和应用模板的详细信息,请参阅下载免费的预建模板

扩展你的 Office 技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×