Access 桌面数据库中的基本任务

本文内容

访问模板具有随时可用的内置表、查询、窗体和报表。启动 Access 时，首先会注意到模板的选择，可以在线搜索更多模板。

Access 中启动屏幕上的模板视图

从模板创建 Access 桌面数据库

根据模板，可能需要执行以下任一操作才能开始：

如果 Access 显示包含空用户列表的 “登录 ”对话框：
1. 单击“ 新建用户”。
2. 填写“ 用户详细信息” 窗体。
3. 单击“保存并关闭”。
4. 选择刚输入的用户名，然后单击“ 登录名”。
如果 Access 在消息栏中显示 安全警告 消息，并且你信任模板的源，请单击“ 启用内容”。如果数据库需要登录名，请再次登录。

如果这些模板都不符合你的需求，则可以从空白桌面数据库开始。

在数据库中，信息存储在多个相关表中。若要创建表，请：

首次打开数据库时，会在数据表视图中看到一个空白表，可在其中添加数据。若要添加另一个表，请单击“ 创建 > 表”。可以开始在单元格) (空字段中输入数据，也可以粘贴其他源（如 Excel 工作簿）中的数据。
若要将列重命名 (字段) ，请双击列标题，然后键入新名称。

提示: 有意义的名称有助于了解每个字段包含的内容，而无需查看其内容。
单击“文件”>“保存”。

有关详细信息，请参阅表简介。

可以将另一个程序（如 Excel 或 Word）中的数据复制并粘贴到 Access 表中。如果数据被分成列，则此方法效果最佳。如果数据位于字处理程序（如Word）中，则使用标记分隔列或在复制前转换为表格式。

如果需要编辑数据（例如将全名分隔为名字和姓氏），请先在源程序中执行此操作。
打开源并复制 (Ctrl + C) 数据。
打开要在数据表视图中添加数据的 Access 表，并将其粘贴 (Ctrl + V) 。
双击每个列标题并键入有意义的名称。
单击“ 文件 ”> “保存” 并为新表指定名称。

注意: Access 基于粘贴到每列第一行的信息设置每个字段的数据类型，因此请确保以下行中的信息与第一行相匹配。

可以从其他源导入数据，也可以从 Access 链接到数据，而无需从存储位置移动信息。如果有多个用户正在更新数据，并且希望确保看到最新版本，或者想要节省存储空间，则链接是一个不错的选择。可以选择是链接到还是导入大多数格式的数据。有关详细信息，请参阅导入或链接到另一个 Access 数据库中的数据。

此过程根据数据源略有不同，但以下说明将帮助你入门：

在“ 外部数据 ”选项卡上的“ 导入 & 链接 ”组中，单击“ 新建数据源 ”，然后选择将从列出的子菜单选项导入或链接到的数据格式。

注意: 如果仍然找不到正确的格式，可能需要先将数据导出为 Access 支持 (的文件格式，例如带分隔符的文本文件 ) 。
按照“ 获取外部数据 ”对话框中的说明进行操作。

链接时，某些格式以只读形式提供。下面是可从中导入数据或链接的外部源：