Access 2007 用户界面指南

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本文讨论新Microsoft Office Access 2007用户界面 (UI)。新的用户界面是广泛的研究和可用性测试的结果,它可以更加轻松地找到所需的命令。

您将了解新的用户界面元素,以及如何处理这些文档。您还将了解如何启用选项卡式的文档在数据库中,以及如何导航新的界面对象。

本文内容

概述

开始使用 Microsoft Office Access

功能区

在导航窗格

选项卡式的文档

状态栏

浮动工具栏

获取帮助

概述

新的用户界面中Office Access 2007包括定义如何与产品进行交互的元素数目。选择了这些新元素,可帮助您母版的访问权限,并帮助您查找更快地的命令。新设计也可以轻松发现否则可能会有保留隐藏工具栏和菜单的图层下方的功能。您将收到和运行更快、 致谢新的开始使用 Microsoft Office Access页,其中提供了快速访问我们的新获取启动体验,包括一套专业设计的模板。

最重要的新界面元素称为功能区中,这是Microsoft Office Fluent 用户界面的一部分。功能区是包含组命令的程序窗口的顶部的条带。Office Fluent 功能区命令提供了一个集中和主要取代了菜单和工具栏。功能区上的组合以有意义的方式的命令的选项卡。在Office Access 2007,主功能区选项卡是开始创建外部数据数据库工具。每个选项卡包含组相关的命令,并且这些组剖析一些其他新用户界面元素,如库中,这是一种新直观地显示选项的控件。

是Office Access 2007中的主要新界面元素:

  • 开始使用 Microsoft Office Access   从 Windows开始按钮或桌面快捷方式启动 Access 时显示的页面。

  • Office Fluent 功能区   顶部的计划窗口中,您可以在其中选择命令区域。

    • 命令选项卡   命令组合以有意义的方式。

    • 上下文选项卡上的命令   命令选项卡上,具体取决于您的上下文出现 — 您正在处理的对象或您正在执行的任务。

    •    直观显示的选项,以便您可以看到的结果,您将收到一个控件。

    • 快速访问工具栏   在功能区上的显示,并提供了单击访问最常用的命令,如保存撤消单个标准工具栏。

  • 在导航窗格   在左侧显示数据库对象的窗口的区域。导航窗格中将替换从早期版本的 Access 数据库窗口。

  • 选项卡式文档   表、 查询、 窗体、 报表、 页面和宏都显示为选项卡式文档中。

  • 状态栏   显示状态信息,包括允许您更改您的视图的按钮的程序窗口的底部栏。

  • 浮动工具栏   在对象元素透明文本上方显示所选,以便您可以轻松地将应用于文本的格式。

    提示: 在 Access 2010 中,新的用户界面具有而优化,可自定义。

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开始使用 Microsoft Office Access

通过单击 Windows开始按钮或桌面快捷方式 (但当您单击数据库) 开始Office Access 2007时,将显示开始使用 Microsoft Office Access页。此页面显示您可以执行哪些操作来开始Office Access 2007中。

“开始使用 Microsoft Office Access”页

例如,您可以创建一个新的空白数据库、 从模板创建数据库或打开最近的数据库 (如果您已经打开某些数据库之前)。此外,还可以直接向 Microsoft Office Online 若要了解更多有关2007 Microsoft Office 系统和Office Access 2007,或者您可以单击Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像 并使用菜单打开现有数据库。

打开一个新的空白数据库

  1. 启动 Access,从开始菜单或快捷方式。

    开始使用 Microsoft Office Access 页出现。

  2. 开始使用 Microsoft Office Access页上,在新的空白数据库下单击空白数据库

  3. 空白数据库窗格中,在文件名框中,键入文件名称,或使用为您提供一个。

  4. 单击“创建”

    创建新的数据库,并且数据表视图中打开一个新表。

Office Access 2007提供了许多产品,模板,您可以从 Microsoft Office Online 更下载。什么是模板?在上下文中Office Access 2007,它是一个预先设计的数据库完成经过专业设计的表、 窗体和报表。当您创建一个新的数据库,模板可以为您提供良好的开端。

从特色模板创建新的数据库

  1. 启动 Access,从开始菜单或快捷方式。

    开始使用 Microsoft Office Access 页出现。

  2. 开始使用 Microsoft Office Access页上,单击特色联机模板中的模板。

  3. 在文件名框中,键入文件名称,或使用为您提供一个。

  4. (可选) 检查创建并将您的数据库链接到 Windows SharePoint Services 网站如果您想要链接到 Windows SharePoint Services 网站。

  5. 单击创建
    -
    单击下载

    Access 从模板创建新的数据库并将其打开。

您可以在Office Access 2007用户界面中从直接从 Office Online 下载其他模板。

从 Microsoft Office Online 模板创建新的数据库

  1. 启动 Access,从开始菜单或快捷方式。

    开始使用 Microsoft Office Access 页出现。

  2. 开始使用 Microsoft Office Access页中的模板类别窗格中,单击某个类别,然后当显示该类别中的模板,然后单击一个模板。

  3. 在文件名框中,键入文件名称,或使用为您提供一个。

  4. 单击“下载”。

    Access 自动下载模板,创建一个基于该模板的新数据库、 将其存储在文档文件夹 (例如,我的文档文件夹),并打开数据库。

当您打开 (或创建并打开) 数据库时,Access 将文件名和数据库的位置添加到内部最近使用的文档的列表。此列表显示在开始使用 Microsoft Office Access页上,以便您可以轻松地打开您最近使用的数据库。

打开最近使用的数据库

  1. 启动 Access。

  2. 开始使用 Microsoft Office Access页上,单击打开最近的数据库,中的您要打开的数据库。

    Access 将打开该数据库。

通过使用 Microsoft Office Access 按钮打开数据库

  1. 启动 Access。

  2. 单击 Office 按钮图像 Microsoft Office 按钮,然后单击您要打开,如果它将出现在右窗格中的菜单上的数据库。
    -
    Office 按钮图像 Microsoft Office 按钮,单击,然后单击打开。当出现打开对话框中时,输入文件名,,然后单击打开

    打开数据库。

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功能区

Office Fluent 功能区菜单和工具栏的主要替代并提供了Office Access 2007中的主命令界面。功能区的主要优势之一是合并,在一个位置,这些任务,或用于需要菜单、 工具栏、 任务窗格和以显示其他 UI 组件的入口点。这种方式,您必须在其中查找命令,而不是四处只有一个位置。

当您打开数据库时,功能区将显示在主Office Access 2007窗口顶部,它在活动的命令选项卡中显示的命令。

Access 功能区

功能区包含一系列命令选项卡包含的命令。Office Access 2007,在主命令选项卡是开始创建外部数据数据库工具。每个选项卡包含组相关的命令,并且这些组剖析一些其他新用户界面元素,如库中,这是一种新直观地显示选项的控件。

功能区上的命令考虑到当前处于活动状态的对象。例如,如果您有数据表视图中打开的表,然后单击窗体创建选项卡的窗体组中,在Office Access 2007创建窗体中,基于活动的表。即窗体的记录源属性中输入活动的表的名称。

您可以使用功能区键盘快捷方式。从早期版本的 Access 的键盘快捷方式的所有继续工作。键盘访问系统取代了早期版本的 Access 的菜单加速键。此系统以单个字母或显示功能区上,指示哪些键盘快捷方式激活下方的控件的字母组合使用小型指示器。

当选择了命令选项卡上时,您可以浏览该选项卡中可用的命令。

选择一个命令选项卡

  1. 启动 Access。

  2. 单击所需的选项卡。

-或者-

  1. 启动 Access。

  2. 按下并松开 Alt 键。

    显示键盘提示。

  3. 按的键或最接近所需的命令选项卡上的键盘提示中显示。

您可以通过多种不同的方式执行命令。最快和最直接路由是使用与命令的键盘快捷方式。如果您知道从早期版本的 Access 中使用的键盘快捷方式,它应也在Office Access 2007中工作。

键盘快捷方式的详细信息,请参阅Access 的键盘快捷键

执行命令

  1. 启动 Access。

  2. 单击相应的选项卡命令。下表显示在每个选项卡上的选项卡和命令可用代表抽样。选项卡和可用的命令更改,具体取决于您所做。

命令选项卡

您可以的常见操作

Home

选择一个不同的视图。

复制并粘贴剪贴板中。

设置当前字体特征。

设置当前字体对齐方式。

应用格式到备注字段的格式文本。

使用的记录 (来刷新,新建,保存、 删除、 汇总、 拼写检查,更多)。

排序和筛选的记录。

查找记录。

创建

创建新的空白表。

创建新表使用表格模板。

创建列表的 SharePoint 网站和表格当前数据库中链接到新创建的列表。

在设计视图中创建新的空白表。

创建新表单基于活动表或查询。

创建新的数据透视表或图表。

创建新的报表基于的活动的表或查询。

创建新查询、 宏、 模块或类模块。

外部数据

导入或链接到外部数据。

将数据导出。

收集和更新通过电子邮件的数据。

使用脱机 SharePoint 列表。

创建和保存的导入保存导出。

移动到新的或现有 SharePoint 网站的数据库的某些或所有部分。

数据库工具

启动 Visual Basic 编辑器或运行宏。

创建和查看表关系。

显示/隐藏对象相关性或属性表

运行数据库文档管理器或分析性能。

将数据移动到 Microsoft SQL Server 或 access (仅适用于表)。

运行链接表管理器。

管理访问的加载项。

创建或编辑 Visual Basic for Applications (VBA) 模块。

  1. 单击表示的命令控件。或者,如果您知道由早期版本的 Access 的命令的键盘快捷方式,请使用键盘输入的键盘快捷方式。

    -或者-

    按下并松开 Alt 键。

    显示访问键。

    按的键与所需的命令的键盘提示中显示。

上下文命令选项卡

除了常用命令选项卡, Office Access 2007采用新的 UI 元素Office 专业版 2007中称为上下文命令选项,具体取决于您的上下文 (即您正在使用的对象和您执行的操作),一个或多个上下文命令选项卡可能会显示常用命令选项卡旁边。

上下文选项卡

激活上下文命令选项卡

  • 单击上下文命令选项卡。

-或者-

  1. 按下并松开 Alt 键。

    显示访问键。

  2. 在显示的访问键中显示或最接近的上下文命令选项卡上,按的键。

上下文命令选项卡包含命令和功能,您需要使用特定的上下文中。例如,当您在设计视图中打开表,上下文选项卡包含仅当您正在使用该视图中的表时应用的命令。为另一个示例中,当您在设计视图中打开表名为设计上下文命令选项卡旁边显示高级工具选项卡。当您单击设计选项卡时,功能区显示您使用的命令,仅对象时,在设计视图中。

   

是新的Office Access 2007用户界面的一部分的另一种创新是名为库的新控件。库控件旨在使用功能区和重点关注获取所需的结果。而不只是显示命令,库控件显示使用这些命令的结果。目的是提供地浏览和查看哪些Office Access 2007可以执行的操作,具有焦点的结果,而不是集中命令本身上仅可视方式。

边距样式库

样式库具有不同的形状和大小。没有网格布局、 下拉菜单,菜单类似表示和甚至将样式库自身内容放在功能区的功能区上布局。

隐藏功能区

有时,您可能需要一些更多空间,将向您的工作区。因此,以便仅使用命令栏选项卡保持可以折叠功能区。若要关闭功能区,双击活动的命令选项卡。若要重新打开它,请再次双击活动的命令选项卡。

隐藏和还原功能区

  1. 双击活动的命令选项卡 (活动选项卡是突出显示选项卡)。

    创建选项卡

  2. 双击活动的命令选项卡以还原功能区。

快速访问工具栏   

快速访问工具栏,默认情况下是相邻允许一键式访问命令的功能区较小的区域。默认的命令集是指那些您依赖通常情况下,如保存撤消恢复。但是,您可以自定义快速访问工具栏,以包括您最常使用的命令。您也可以修改工具栏的位置,并将其从默认小大小更改为较大的大小。从小工具栏上显示功能区上的命令选项卡旁边。当您切换到较大的大小时,工具栏功能区下方显示和扩展其完整的宽度。

快速访问工具栏

自定义快速访问工具栏

  1. 单击工具栏中最右边的下拉箭头。

  2. 单击自定义快速访问工具栏,然后单击其他命令

  3. Access 选项对话框中,选择或多个要添加的命令,然后单击添加

  4. 若要删除命令,在右侧列表中突出显示它,然后单击删除。或者,也可以双击列表中的命令。

  5. 完成后,单击“确定”。

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导航窗格

当您打开数据库,或创建一个新的数据库对象的名称显示在导航窗格中。数据库对象包括表、 窗体、 报表、 页面、 宏和模块。在导航窗格取代由早期版本的 Access 数据库窗口 — — 如果您使用数据库窗口在早期版本中执行任务,您现在该任务使用导航窗格中执行Office Access 2007。例如,如果您想要在数据表视图中为表格添加行,打开该表格从导航窗格。

导航窗格中的对象

若要打开的数据库对象或应用到数据库对象的命令,请右键单击该对象,然后从上下文菜单中选择一个菜单项。上下文菜单上的命令根据对象类型而有所不同。

打开数据库对象,如表、 窗体或报表

  • 在导航窗格中,双击对象。

    -或者-

    在导航窗格中,选择该对象,,然后按 ENTER。

    -或者-

  • 在导航窗格中,右键单击对象。

  • 在上下文菜单中,单击菜单项。

请注意,您可以设置一个选项以在导航选项对话框中单击一次打开对象。

导航窗格中将数据库对象划分为类别,并且这些类别包含组。某些类别预定义的并且您还可以创建您自己的自定义组。

默认情况下,在Office Access 2007,包括在早期版本的 Access 中创建的数据库中打开数据库时,将显示导航窗格。您可以阻止导航窗格中显示默认情况下通过设置程序选项。下面的一组步骤介绍了如何执行每个操作。

若要显示或隐藏导航窗格   

  • 单击导航窗格 ( Access 中导航窗格的“百叶窗开/关”按钮 ) 的右上角中的按钮或按 F11。

防止默认情况下显示导航窗格

  • 单击“Microsoft Office 按钮Office 按钮图像 ,然后单击“Access 选项”。

    此时将出现“Access 选项”对话框。

  • 在左窗格中,单击当前数据库

  • 导航,清除显示导航窗格复选框,然后单击确定

关于导航窗格的详细信息,请参阅在导航窗格指南一文。

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选项卡式的文档

启动Office Access 2007后,可以在选项卡式文档,而不是重叠窗口中显示数据库对象。日常交互式使用,您可能希望选项卡式的文档界面。您可以通过启用或禁用选项卡式的文档设置访问选项 (请参阅本文后面的显示或隐藏文档选项卡,)。但是,如果您改变的选项卡式的文档设置,您必须关闭并重新打开数据库的新设置才会生效。

Access 2007 中的选项卡式对象

显示或隐藏文档选项卡

  • 单击“Microsoft Office 按钮Office 按钮图像 ,然后单击“Access 选项”。

    此时将出现“Access 选项”对话框。

  • 在左窗格中,单击当前数据库

  • 应用程序选项部分中,在文档窗口选项中选择选项卡式文档

  • 选中或清除显示文档选项卡复选框。清除复选框将关闭文档选项卡。

  • 单击“确定”。

    注意: 

    • 显示文档选项卡设置为每个数据库设置。您必须单独为每个数据库设置此。

    • 更改显示文档选项卡设置后,您必须关闭并重新打开数据库,请参阅更改生效。

    • 通过使用Office Access 2007创建新数据库默认情况下显示文档选项卡。

    • 默认情况下,使用早期版本的 Access 创建的数据库使用的重叠窗口。

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状态栏

与早期版本的 Access 中,在Office Access 2007,可以在窗口底部显示状态栏。此标准 UI 元素仍然是要查找的状态消息、 属性提示、 进度指示器等的位置。与Office Access 2007,状态栏还会在您还将看到其他Office 专业版 2007程序状态栏中的两个标准函数: 切换视图/窗口和缩放。

您可以快速切换活动窗口之间使用状态栏上的可用控件的可用视图之一。如果您正在查看支持可变缩放的对象,您可以调整缩放比例以放大或缩小,使用状态栏上的滑块。

可以启用或禁用了Access 选项对话框中的状态栏。

显示或隐藏状态栏

  • 单击“Microsoft Office 按钮Office 按钮图像 ,然后单击“Access 选项”。

    此时将出现“Access 选项”对话框。

  • 在左窗格中,单击当前数据库

  • 应用程序选项中,选中或清除显示状态栏复选框。清除复选框将关闭显示的状态栏。

  • 单击“确定”。

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浮动工具栏

任何Office 专业版 2007程序中执行的常见操作的一个是文本格式。在早期版本的 Access 中,设置文本格式通常需要使用菜单或显示格式工具栏。使用Office Access 2007您可以设置文本格式更轻松地使用浮动工具栏。当您选择文本的格式的浮动工具栏会自动显示所选文字上方。如果到浮动工具栏上移动鼠标指针靠近、 浮动工具栏淡入,您可以使用它来应用加粗、 倾斜字体大小、 颜色、,依此类推。您将指针移动到远离浮动工具栏,浮动工具栏淡出。如果您不想要使用浮动工具栏应用到所选内容格式的文本,只需将指针移几个像素离开和浮动工具栏消失。

浮动工具栏

使用浮动工具栏设置文本格式

  1. 选择要设置格式的文本。

    文本上方透明出现的浮动工具栏。

  2. 使用应用格式的浮动工具栏。

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获取帮助

当您有一个问题时,您可以通过按 F1 或通过单击功能区右侧的问号图标获取帮助。

帮助入口点

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