Word 2010 中对于自 2003 升级的用户的新增功能

Microsoft Word 2010 是自 Word 2003 发布以来的第二个新版本。第一个新版本是 Word 2007。这些最新的版本为程序带来了众多有用的新功能,同时在用户界面上也有重大改变,旨在改进对 Word 的所有功能的访问。

本文概述了自 Word 2003 以来 Microsoft Word 中的更改。有关这些更改的可下载指南,请参阅从 Word 2003 迁移到 Word 2010

What do you want to do?

更有效地完成更多工作

充满自信地与他人协作

超越文档

避免丢失工作

更有效地完成更多工作

Word 2010 中的新 Office Fluent 用户界面外观与 Word 2003 的用户界面大有不同。其中的菜单和工具栏被功能区和 Backstage 视图所取代。对于新 Word 用户,该界面非常直观。对于具有丰富经验的 Word 用户,则需要进行一些再学习以了解该界面。Office Fluent 用户界面的优点是能够更加容易、更加高效地使用 Microsoft Office 应用程序,从而更快地取得更好的业绩。

如需交互式指南以帮助您使用有关旧菜单和工具栏的知识,请参阅了解功能区和 Backstage 视图

使用功能区查找所需命令

新的功能区是 Office Fluent 用户界面的一个按任务对工具进行分组的组件,最常用的命令将在第一时间呈现在您眼前。在 Word 2010 中,您甚至可以自定义功能区,将最常用的命令放置在一起。

Word 2010 功能区

选项卡都是按面向任务型设计的。

在每个选项卡中,都是通过组将一个任务分解为多个子任务。

每个组中的命令按钮都执行一个命令或显示一个命令菜单。

全新的、注重实效的 Office Fluent 用户界面可以根据您的需要显示多种工具,做到条理分明,井然有序:

  • 从收集了预定义样式、表格格式、列表格式、图形效果等内容的库中进行挑选,不仅节省时间,还能更充分利用强大的 Word 功能。

  • Fluent 用户界面消除了将格式应用于文档时的疑虑。从格式库中选择格式,您可以在实施更改之前实时而直观地预览文档的格式。

    You can use Office 实验室搜索命令 to quickly find commands in Word 2010.

在 Backstage 视图中管理文档

在 Microsoft Office Backstage 视图中,您可以对文件执行在文件中无法执行的任何操作。Backstage 视图是 Microsoft Office Fluent 用户界面的最新创新和功能区的配套功能,在其中可以管理文件 - 创建、保存、检查隐藏元数据或个人信息以及设置选项。现在您可以在 Backstage 视图中预览和打印您的文件。

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有关详细信息,请参阅 Backstage 视图简介

使用新的“文档导航”窗格和“搜索”功能浏览长文档

在 Word 2010 中,您可以迅速处理长文档。通过拖放标题而不是通过复制和粘贴,您可以轻松地重新组织您的文档。除此以外,您还可以使用渐进式搜索功能查找内容,因此无需确切地知道要搜索的内容即可找到它。

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有关详细信息,请参阅 Word 2010 中的新增功能

使用 OpenType 功能微调文本

Word 2010 支持高级文本格式设置功能,其中包括一系列连字设置以及样式集与数字格式选择。您可以与许多 OpenType 字体配合使用这些新增功能,以便为录入文本增添更多光彩。

连字文本

纯文本

应用连字文本

有关详细信息,请参阅“字体”对话框中的 OpenType 选项

有关其他新增内容功能的详细信息,请参阅 Word 2010 中的新增功能

点几下鼠标,即可添加预设格式的元素

通过 Word 2010,您可以使用构建基块将预设格式的内容添加到文档中。通过构建基块还可以重复使用常用的内容,帮助您节省时间。

  • 在处理特定模板类型(如报告)的文档时,您可以从收集了预设格式封面、重要引述、页眉和页脚等内容的库中进行挑选,从而令文档看上去更加精美。

  • 如果希望自定义预设格式的内容,或者您的组织经常使用相同的一段内容(如法律免责声明或客户联系信息),只需点一下鼠标,您就可以从库中进行挑选,创建自己的构建基块。

利用极富视觉冲击力的图形更有效地进行沟通

新的图表和绘图功能包含三维形状、透明度、投影以及其他效果。

向图像添加艺术效果

使用 Word 2010,您现在可以向图片应用复杂的“艺术”效果,使图片看起来更像草图、绘图或油画。这可以轻松地优化图像,而无需使用其他照片编辑程序。

其他图形增强功能包括:

  • 可以微调图像的图片更正功能。

  • 可以自动删除不需要的图片部分,例如背景。

  • 可以快速捕获屏幕截图,以便将直观插图插入文档中。

有关在 Word 2010 中使用图片的详细信息,请参阅 Word 2010 中的新增功能

即时对文档应用新的外观

可以使用样式对文档中的重要元素快速设置格式,例如标题和子标题。样式是一组格式特征,例如字体名称、字号、颜色、段落对齐方式和间距。使用样式来应用格式设置时,在长文档中更改格式设置会变得更为容易。例如,您只需更改单个标题样式而无需更改文档中每个标题的格式设置。

样式定义与样式集和主题设置交互,用于提供众多具有一致专业外观的设计组合。通过使用样式集和主题设置,您可以快速更改整个文档中的文字、表格和图形的外观,使它们与首选的样式或配色方案相匹配。

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添加数学公式

在 Word 2010 中向文档插入数学符号和公式非常方便。只需转到“插入”选项卡,然后单击“公式”,即可在内置公式库中进行选择。使用“公式工具”上下文菜单可以编辑公式。

轻松避免拼写错误

在编写让其他人查看的文档时,当然不希望出现影响理解或破坏专业形象的拼写错误。拼写检查器的新功能便于您满怀信心地分发工作。

在 Office 2007 的 Microsoft Office 系统程序之间,拼写检查器更加一致。此更改的示例包括:

拼写检查器可以查找并标记某些上下文拼写错误。您是否出现过类似以下情况的键入错误? I will see you their. 在 Word 2010 中,可以启用“使用上下文拼写检查选项来获取关于查找和修复此类错误的帮助。当对使用英语、德语或西班牙语的文档进行拼写检查时,可以使用此选项。有关详细信息,请参阅选择拼写和语法检查的工作方式

您可以对一个文档或您创建的所有文档禁用拼写和语法检查。

在任意设备上使用 Word

在 Word 2010 中,您可以根据需要在任意位置利用既熟悉又强大的 Word 功能。可以从浏览器和移动电话查看、导航和编辑 Word 文档,而不会减少文档的丰富格式。

即使没有使用 Word,您也可以将文档存储在 Web 服务器上,然后使用 Word Web 应用程序在浏览器中打开文档。此时您仍可以查看文档,甚至进行更改。

有关详细信息,请参阅 Word Web App 简介

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充满自信地与他人协作

Word 2010 可帮助您与同事更有效和更安全地协同工作。多个作者可以在 Word 中同时处理同一份文档。再也不需要以电子邮件附件的格式发送副本。或者,如果您发送了文档的草稿,Word 2010 可帮助您高效地收集和管理修订与批注。在您准备发布文档时,Word 2010 可帮助确保所发布的文档中不存在任何未经处理的修订和批注。

同时处理同一份文档

使用 Word 2010 时,您可以在 Word 中进行协作。无需发送电子邮件附件或使用诸如 TSP_final_2_FINAL.docx 之类的名称保存草稿文档。而只需打开文档并开始工作。您可以查看还有哪些用户在与您一起工作,以及其他用户进行编辑的位置。

打开共享文档时,Word 会自动缓存此共享文档,因此,您可以对此文档进行脱机更改;当您再次联机时,Word 将自动同步您的更改。如果您必须在办公室以外的位置工作,您不必担心保存本地副本或在返回办公室后将您所做的更改手动合并到服务器文档中。

多个作者可以同时编辑单个文档,并可以同步彼此的更改。作者可以在使用文档区域时阻止他人访问这些文档区域。

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查找和删除文档中的隐藏元数据和个人信息

在与其他用户共享文档之前,可使用文档检查器检查文档,以查找隐藏的元数据、个人信息或可能存储在文档中的内容。文档检查器可以查找和删除以下信息:批注、版本、修订、墨迹注释、文档属性、文档管理服务器信息、隐藏文字、自定义 XML 数据,以及页眉和页脚中的信息。文档检查器可以帮助您确保您与其他人共享的文档不包含任何隐藏个人信息或您的组织不希望发布的任何隐藏内容。此外,您的组织可以对文档检查器进行自定义,以添加对其他类型的隐藏内容的检查。

有关详细信息,请参阅检查文档时删除隐藏数据和个人信息

向文档中添加数字签名或签名行

可以通过向文档中添加数字签名来帮助为文档的身份验证、完整性和来源提供保证。在 Word 2010 中,您可以向文档中添加不可见的数字签名,也可以插入 Microsoft Office 签名行来捕获签名和数字签名的可见表示形式。

通过使用 Office 文档中的签名行捕获数字签名的功能,可使组织能够对合同或其他协议等文档使用无纸化签署过程。与纸质签名不同,数字签名能提供精确的签署记录,并允许在以后对签名进行验证。

将 Word 文档转换为 PDF 或 XPS

Word 2010 支持将文件导出为以下格式:

  • 可移植文档格式 (PDF) PDF 是一种版式固定的电子文件格式,可以保留文档格式并允许文件共享。当联机查看或打印 PDF 格式的文件时,该文件可以保持与原文完全一致的格式,文件中的数据也不能被轻易更改。对于要使用专业印刷方法进行复制的文档,PDF 格式也很有用。

  • XML 纸张规范 (XPS) XPS 是一种电子文件格式,可以保留文档格式并允许文件共享。XPS 格式可确保在联机查看或打印 XPS 格式的文件时,该文件可以保持与原文完全一致的格式,文件中的数据也不能被轻易更改。

有关详细信息,请参阅另存为 PDF 或 XPS

识别和管理具有潜在风险的文档

在 Office 2010 中,当文件可能来自具有潜在风险的位置(例如 Internet)时,将在“受保护的视图”中打开。“受保护的视图”外观类似于任意其他只读视图。使用“受保护视图”可以查看文档的内容并做出明智决策,选择是否信任该文件。

防止更改文档的最终版本

在与其他用户共享文档的最终版本之前,可以使用“标记为最终状态”命令将文档设置为只读,并告知其他用户您在共享文档的最终版本。在将文档标记为最终状态后,其键入、编辑命令和校对标记都会被禁用,以防查看文档的用户不经意地更改该文档。但是,“标记为最终状态”命令并非安全功能。任何人都可以通过关闭“标记为最终状态”来编辑标记为最终版本的文档。

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超越文档

如今,当计算机和文件相互连接时,更有必要将文档存储于容量小、稳定可靠且支持各种平台的文件中。为满足这一需求,Office 2010 版本在 XML 支持的发展方面实现了新的突破。基于 XML 的新文件格式使 Word 2010 文件变得更小、更可靠,并能与信息系统和外部数据源深入地集成。

缩小文件大小并增强损坏恢复能力

新的 Word XML 格式是经过压缩、分段的文件格式,可大大缩小文件大小,并有助于确保损坏的文件能够轻松恢复。

若要了解有关 XML 格式优点的详细信息,请参阅 Open XML 格式和文件扩展名

将文档与业务信息连接

在业务中,您需要创建文档来沟通重要的业务数据。您可通过自动完成该沟通过程来节省时间并降低出错风险。使用新的文档控件和数据绑定连接到后端系统,即可创建能自我更新的动态智能文档。

在文档信息面板中管理文档属性

利用文档信息面板,可以在使用 Word 文档时方便地查看和编辑文档属性。在 Word 中,文档信息面板显示在文档的顶部。您可以使用文档信息面板来编辑服务器文档的文档属性,更新的属性将直接保存到服务器中。

例如,您可能拥有一台跟踪文档编辑状态的服务器。当处理完文档时,可以打开文档信息面板,将文档的编辑状态从草稿变为终稿。当您将文档保存回服务器时,服务器上将更新编辑状态中的更改。

如果将文档模板存储在 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 服务器上的库中,该库可能会包括存储有关模板的信息的自定义属性。例如,您的组织可能会要求您填写“Category”属性,以对库中的文档进行分类。使用文档信息面板,就可以直接在 Word 环境中编辑此类属性。

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避免丢失工作

Microsoft Office 2010 提供了经过改进的工具,可以在 Word 2010 出现问题或您意外关闭程序而未保存文件时恢复您所做的工作。

Office 诊断

设置 Microsoft Office 2010 时,可以赋予 Microsoft Office 下载文件的权限,使 Microsoft 能够诊断系统问题。您可以在任意 Microsoft Office 程序的“信任中心”随时启用或禁用此设置,该更改将应用到所有 Office 程序。Microsoft Office 诊断取代了以下 Microsoft Office 2003 功能:

  • 检测并修复

  • Microsoft Office 应用程序恢复

有关详细信息,请参阅更改 Office 诊断设置

恢复未保存的工作

在没有保存的情况下关闭了文件时,或者在希望检查或恢复到所处理过的文件的较早版本时,您现在可以更方便地恢复 Word 文档。在 Word 2003 中,启用自动恢复后,处理文件时将按照您选择的时间间隔保存文件版本。

现在,如果意外关闭了文件而没有保存,您可以选择保留最近自动保存的文件版本,因此可以在下次打开文件时方便地恢复。而且,当您处理文件时,还可以从 Microsoft Office Backstage 视图中访问自动保存的文件列表。

有关启用自动恢复功能的详细信息,请参阅自动保存和恢复 Office 文件

有关恢复自动保存的文档版本的详细信息,请参阅从 BackStage 恢复较早的文件版本

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