Word 中的修订

如果希望查看对文档所做的更改,请打开“修订”功能。

打开或关闭修订

  • 在“审阅”选项卡的“修订”组中选择“修订”。

打开“修订”时,Word 将标记对文档所做的新更改。

关闭“修订”时,Word 将停止标记新的更改。已跟踪到的所有更改在文档中均保留标记,直到删除它们。

Word 功能区上的修订

打开“修订”时,Word 将标记并显示任何人对文档进行的所有更改。

在 Word 中嵌入的修订的英雄图像

  1. 在“审阅”选项卡上“修订”组的“简单标记”列表中,选择一个视图选项。

    • 简单标记”是默认选项,将在边距中用红线指示更改位置。

      边距处用于显示修订的行位于该位置

    • 无标记”隐藏标记以显示合并后的修订的外观。

      注意: 可通过选择“简单标记”或“所有标记”,再次查看标记。

    • 所有标记”使用不同颜色的文本和线条显示所有编辑。

    • 原始”以原始形式显示文档。

  2. 在“显示标记”列表中,选择希望查看的修订 - 批注、墨迹、插入和删除、设置格式、批注框、特定用户。

打开“锁定跟踪”并添加密码,可防止他人关闭“修订”。“修订”锁定时,无法关闭此功能,也不能接受或拒绝修订。

  1. 在“审阅”选项卡的“修订”列表中,选择“锁定跟踪”。

    “修订”菜单上的锁定更改命令

  2. 执行下列操作之一:

    • 在“锁定跟踪”对话框中输入密码,在“重新输入以确认”框中再次键入此密码,然后选择“确定”。

      注意: 添加密码是可选的。它并不是一项安全功能。但它的作用是防止他人关闭“修订”。

    • 在“锁定跟踪”对话框中选择“取消”。

关闭锁定跟踪

  1. 在“修订”列表中选择“锁定跟踪”。

  2. 如果添加了密码,请在系统提示时输入此密码,然后选择“确定”。

    注意: “修订”仍处于打开状态,但可接受和拒绝更改。

从文档中删除修订的唯一方法是接受或拒绝它们。在“显示以供审阅”框中选择“无标记”可帮助查看最终文档,但只会暂时隐藏修订。这些修订不会被删除,下次当任何用户打开该文档时,这些修订将再次显示。若要永久删除修订,请接受或拒绝它们。

接受或删除单个修订

  1. 打开文档。

  2. 在“审阅”选项卡的“更改”组中,选择“下一条”或上一条”。

  3. 选择“接受”或“拒绝”。

    “接受”、“拒绝”和“下一条”按钮

接受或删除所有修订

  1. 打开文档。

  2. 在“审阅”选项卡上的“更改”组中,请执行下列操作之一:

    • 在“接受”列表中选择“接受所有修订”。

      或者

    • 在“拒绝”列表中选择“拒绝所有修订”。

Word接受修订或将其删除,然后移至下一条修订。

查看批注

  • Word 会在进行批注的位置显示一个批注框。若要查看批注,请选择批注框。

    “简单标记”中的批注图标

  • 若要查看所做的修订,请单击靠近边距的线条。此操作会将 Word 切换至“所有标记”视图。

    在“所有标记”视图中显示的修订

删除单个批注

  • 选择一条批注,在“审阅”选项卡的“批注”组中选择“删除”。

删除所有批注

  • 在“审阅”选项卡上“批注”组的“删除”列表中,选择“删除文档中的所有批注”。

提示: 在分享文档的最终版本之前,最好先运行文档检查器。此工具检查修订和批注、隐藏文字、属性中的个人姓名和其他可能不希望广泛分享的信息。

  • 在“文件”选项卡中,依次选择“信息”>“检查问题”>“检查文档”。

有关批注的详细信息,请参阅插入和删除批注

您想做什么?

  • 在“审阅”选项卡的“修订”组中选择“修订”。

    修订”将突出显示,如下图所示。

    已启用修订的“修订”组

注意: 如果“修订”功能不可用,可能需要关闭文档保护。在“审阅”选项卡的“保护”组中,单击“限制编辑”,然后在“保护文档”任务窗格底部单击“停止保护”。(可能需要文档密码。)

还可将修订标记添加到状态栏。

  • 右键单击状态栏并选择“修订”。

    显示已启用“修订”的状态栏

    注意: 现在可使用状态栏上的“修订”标记打开或关闭“修订”功能。

关闭“修订”时,可修改文档且不标记所做更改。但是,关闭此功能不会删除已跟踪的任何修订。

  • 在“审阅”选项卡的“修订”组中选择“修订”按钮。

    修订”按钮不再突出显示,如下图所示。

    “修订”组

重要: 若要删除修订,请使用“审阅”选项卡的“更改”组中的“接受”和“拒绝”命令。

若要深入了解如何使用批注和修订,请参阅下列主题:

显示或隐藏批注或修订

插入或删除批注

审阅、接受、拒绝和隐藏修订

您想做什么?

可在文档中轻松创建和查看修订和批注。默认情况下,Microsoft Office Word 2007 的批注框显示删除、批注、格式设置更改和移动的内容。如果希望以嵌入方式查看所有修订,可更改设置,以所需方式显示修订和批注。

带有批注框的修订

批注框 (1) 显示格式更改、批注和删除。

注意: 为了防止你意外发布包含修订和批注的文档,默认情况下,Word 显示修订和批注。 “显示标记的最终状态”是“显示以审阅”框中的默认选项。

  1. 打开要修订的文档。

  2. 在“审阅”选项卡的“修订”组中单击“修订”按钮。“修订”按钮突出显示,如下图所示。

    “修订”按钮已启用

  3. 可选。将修订标记添加到状态栏。右键单击状态栏并单击“修订”。单击状态栏上的“修订”标记,打开或关闭“修订”功能。

    修订指示器

  4. 通过插入、删除、移动文本或图形或为其设置格式,可进行所需的修订。也可添加批注。

注意: 如果使用修订并将文档另存为网页(.htm 或 .html),修订将在网页上显示。

请注意,隐藏修订或批注有多种方法,但在修订功能打开时所做的所有修订以及插入的所有批注将一直包含在文档中,直到它们被接受或拒绝(对于批注来说是删除)。

隐藏修订(例如,在“显示标记”下,清除“插入和删除”的复选标记)不会删除文档中的现有修订或批注。利用隐藏修订可轻松查看文档,无需费力阅读划掉的文本、下划线和批注框。

  • 在“审阅”选项卡的“修订”组中单击“修订”按钮。

    修订”按钮不再突出显示,如下图所示。

    Word 功能区图像

如果将状态栏自定义为包括修订标记,则单击“修订”组中的“修订”也能关闭状态栏中的标记。

注意: 关闭修订不会清除文档中的修订。若要确保文档中不再有修订,请确保显示所有修订,然后对文档中的每个修订使用“接受”或“拒绝”命令。

有几种方法可以隐藏修订和批注,这可能导致你以为文档中没有这些内容。 例如:

  • 显示以供审阅框    在“审阅”选项卡的“修订”组中,“显示以供审阅”框显示你所处的查看模式。 它还提供用于查看文档的其他选项。 如果你单击“最终状态”或“原始状态”,修订和批注会隐藏。 若要显示它们,请选择“显示标记的最终状态”或“显示标记的原始状态”。

    Word 功能区图像

  • 显示标记    在“审阅”选项卡的“修订”组中,你可以使用“显示标记”列表隐藏批注和修订。 在“显示标记”下具有复选标记的项目会显示;没有复选标记的项目会隐藏。 若要显示某个项目,例如,“插入和删除”,请在“显示标记”菜单上单击它。

    Word 功能区图像

默认情况下,Word 将在文档边距的批注框中显示删除和批注。但是,可将在批注框中显示修订改为以嵌入方式显示批注和以划掉方式显示删除内容。

  1. 在“审阅”选项卡的“修订”组中,单击“批注框”。

    Word 功能区图像

  2. 单击“以嵌入方式显示所有修订”,以划掉方式显示删除内容和以嵌入方式显示批注。

若要更改修订(标记)的显示方式,有几个可选项。

  • 单击“修订”旁的箭头,然后单击“更改修订选项”,可更改 Word 用于标记更改的文本和图形的颜色和其他格式设置。

    注意: 虽然不能为不同审阅者所作的修订指定特定颜色,但是每个审阅者所作的修订会以不同颜色显示在文档中,便于追踪多个审阅者。

  • 可以嵌入方式查看所有修订(包括删除内容),而不是在文档边距中的批注框内查看。若要以嵌入方式显示修订,请在“修订”组中单击“批注框”,然后单击“以嵌入方式显示所有修订”。

    单击“以嵌入方式显示所有修订”时,文档中的所有修订和批注都将以嵌入方式显示。

  • 若要突出显示所有批注框所在的边距区域,可在“显示标记”下单击“标记区域突出显示”。

  1. 在“审阅”选项卡上的“修订”组中,单击“显示标记”旁边的箭头。

    Word 功能区图像

  2. 执行下列操作之一:

    • 选择希望显示的修订类型。

      注意: 即使通过在“显示标记”菜单中清除标记类型来将其隐藏,但每当你或某位审阅者打开该文档时,标记会自动显示。

    • 指向“审阅者”并单击,清除所有复选框(希望显示其修订和批注的审阅者姓名旁的复选框除外)。

      注意: 若要选中或清除列表中所有审阅者的所有复选框,请单击“所有审阅者”。

使用“修订”组的“显示​​以供审阅”列表可在编辑过程中各个阶段查看文档。列表中有 4 个选项,每个选项提供不同的文档视图。打开文档时的默认设置为“显示标记的最终状态”。

Word 功能区图像

  • 显示标记的最终状态    此视图以显示所有修订和批注的方式显示最终文档。这是在 Word 中打开的所有文档的默认视图。

  • 最终状态    此视图显示的文档包含文本中的所有更改,但不显示修订。但文档保留了所有未接受、未拒绝或未删除的修订或批注。

  • 显示标记的原始状态    此视图显示包含修订和批注的原始文本。

  • 原始状态    此视图以显示所有修订和批注的方式显示原始文档。但文档保留了所有未接受、未拒绝或未删除的修订或批注。

编辑者或审阅者通常希望查看应用修订后的文档显示效果。编辑者或审阅者可利用此过程查看文档应用修订后的外观。

  • 在“审阅”选项卡上“修订”组的“显示​​以供审阅”框中,单击“显示标记的最终状态”。

注意: 如果希望在批注框中查看批注和修订,必须使用页面视图或 Web 版式视图。

默认情况下,Word 将在文档边距的批注框中显示删除和批注。但是,可将显示方式更改为以嵌入方式显示批注。将指针停留在批注标记上时,可查看嵌入的批注。

  1. 在“审阅”选项卡的“修订”组中,单击“批注框”。

    Word 功能区图像

  2. 单击“以嵌入方式显示所有修订”,以划掉方式显示删除内容和以嵌入方式显示批注。

  3. 将指针停留在文档的批注上。批注将在屏幕提示中显示。

    内嵌批注

有关批注的详细信息,请参阅插入和删除批注

Office Word 2007 提供了一项称为“文档检查器”的功能,该功能用于检查文档中是否有修订、批注、隐藏文字和其他个人信息。 若要检查文档,请执行以下操作:

  1. 打开要检查是否有修订和批注的文档。

  2. 单击“Microsoft Office 按钮Office 按钮图像 ,指向“准备”,然后单击“检查文档”。

  3. 在“文档检查器”对话框中,单击“检查”。

  4. 审阅检查结果。 如果文档检查器找到了批注和修订,将提示你单击“批注、修订、版本和注释”旁的“全部删除”。

  5. 单击“重新检查”或“关闭”。

打印文档前,请切换至页面视图并以所需方式(此显示方式将用于打印文档)显示修订和批注。有多种选择。

  • 显示所有标记的打印    在“审阅”选项卡的“修订”组中,单击“显示标记”。

    Word 功能区图像

    注意: 单击“显示标记”,显示或隐藏文档中所选审阅者的所有标记。显示所有标记时,将选中“显示标记”菜单中所有类型的标记。

  • 按类型或审阅者显示修订和批注的打印    在“审阅”选项卡的“修订”组中单击“显示标记”,然后选择希望显示的修订类型。

    Word 功能区图像

  • 显示编辑者或其他审阅者的修订和批注的打印    在“审阅”选项卡上“修订”组的“显示以供审阅”框中,单击“显示标记的最终状态”。

    Word 功能区图像

标记按所需方式显示后,即可打印文档。

  1. 单击“Microsoft Office 按钮Office 按钮图像 ,然后单击“打印​​”。

  2. 在“打印”对话框的“打印内容”框中,单击“显示标记的文档”,然后单击“确定”。

    注释: 

    • 默认情况下,Microsoft Word 会选择缩放级别和页面方向,以最佳方式显示打印文档中的修订。

    • 如果气球处于打开状态,文档将缩小以在打印页面上显示批注框。若要提高打印页面的易读性,可关闭批注框,方法如下:在“修订”组中单击“批注框”,然后单击“以嵌入方式显示所有修订”。也可将页面布局设为横向,提高打印的批注框和文本的易读性。在“页面布局”选项卡的“页面设置”下,单击“方向”,然后单击“横向”。

更改打印修订的布局

  1. 在“审阅”选项卡的“修订”组中,单击“修订”旁的箭头,然后单击“修订选项”。

  2. 在“批注框”下的“打印时的纸张方向”列表中,单击下列选项之一:

    • 自动    选择此选项时,Word 将选择可为文档提供最佳布局的方向。

    • 保留    选择此选项时,Word 将按照“页面设置”对话框指定的方向打印文档。

    • 强制横向    选择此选项时,方向为横向并为气球留出最大空间。

打印文档修订列表

  1. 单击“Microsoft Office 按钮Office 按钮图像 ,然后单击“打印​​”。

  2. 在“打印内容”框中单击“标记列表”。

隐藏修订不会删除文档中的修订。若要删除文档中的标记,必须使用“修订”组中的“接受”和“拒绝”命令。

  1. 单击“Microsoft Office 按钮Office 按钮图像 ,然后单击“打印​​”。

  2. 在“打印内容”框中,单击“文档”,而不是单击“显示标记的文档”。

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