Skype for Business (Lync) 会议的最佳做法

当设置和加入 Lync 会议以及在其中演示时,您可以使用不同选项。这些最佳做法帮助您利用使您的工作更轻松的功能,并提供令人舒适的会议体验。

设置 Lync 会议

安排会议

  • 对于与您公司内部人员召开的小型临时会议,请使用会议默认选项,无需更改设置。请记住,默认选项允许每个人成为演示者并直接加入会议。

  • 如果您具有特定会议要求,例如较大的访问群体、保护数据安全或外部客户,请确保更改您的会议选项以符合要求。有关信息,请参阅设置 Lync 会议选项

注意: 会议参与者的最大数量为 250 人。

  • 如果您同时拥有现场和联机与会者,则可以在会议室运行 Lync 会议。单击 Outlook 的“会议室查找工具”,然后添加楼内所需的会议室。或者单独预订会议室,然后在会议请求的“位置”框中添加房间信息。

指定后备演示者

选择后备演示者,以防您无法加入或延迟召开。后备演示者也可以启动录制、帮助管理观众或监视会议中提交的问题,以便您可以专注于演示。如果您具有大型会议或事件,此功能特别重要。

知道您的 PIN

在大多数情况下,通过电话拨入会议时都不需要个人标识号 (PIN)。您可直接进行连接,您的号码将显示在参与者列表中。但是,如果要以主持人或经过验证的呼叫者身份拨入,系统将会提示您输入 PIN 和/或工作电话或分机号。

注意: 以经过验证的呼叫者身份拨入就意味着需要确保会议安全,因此在加入会议之前需要先确定您的身份。

最好是将 PIN 放在手边以防不时之需。如果不记得您的 PIN,请在会议请求中单击“忘记了您的拨入 PIN”, 然后按照页面上的说明进行重置。

在会议请求中包括培训文档或链接

如果您邀请的参与者不熟悉 Lync,请在会议请求中加入操作方法培训文档或指向 Lync 培训的链接,以帮助他们在加入会议之前熟悉会议功能。

加入 Lync 会议

  • 如有必要,提前 10 到 15 分钟登录您的会议进行设置,以有时间进行设置和故障排除。

  • 在会议之前,决定将使用计算机音频(Lync 集成音频和视频)还是电话加入会议的音频部分。

  • 如果您使用计算机音频,请设置您的音频和视频设备并检查质量。可以使用您计算机的麦克风和扬声器,或者插入耳机。有关详细信息,请参阅设置、测试 Lync 音频和疑难解答

  • 如果您使用电话收听会议音频,请利用 Lync 的“呼叫我”功能。在“加入会议音频”窗口中,选择“通过以下方式呼叫我”并键入用于呼叫您的电话号码。使用此功能时,您不需要输入会议 ID 或 PIN。

  • 尽可能使用耳机(而不是计算机的麦克风和扬声器)来获得较高质量音频。

  • 音频质量高度依赖于网络的条件。使用有线网络连接并确保您关闭计算机上的无线。

  • 加入会议后,如果您没有发言,请将您的麦克风静音。

在 Lync 会议中演示

  • 让您的同事与您一起登录会议以验证会议音频和视频质量。

  • 检查会议选项以确保您已关闭或打开正确的观众功能,如与会者权限、查看内容或批注权限。

  • 如果您正在使用 PowerPoint:

    • 让幻灯片平台保留大约 15 张幻灯片或更少,使用较大字体(30 磅以上)和简单背景以避免分散注意力。

    • 提前上载演示文稿,练习使用控件移动幻灯片或添加批注。例如,您可以使用激光笔或图章强调要点。

    • 使用演示者备注帮助您记住讨论点。有关详细信息,请参阅在 Lync 会议中演示 PowerPoint 幻灯片

  • 如果您正在共享您的桌面或程序:

    • 请记住,当您正在共享程序时,与会者只能看到您共享的程序和文件。如果您浏览到其他程序,它们在会议中不可见。

    • 如果需要在程序之间切换,请使用桌面共享。

    • 当您共享桌面或程序时,在 Lync 会议中单击“预览”可查看您的与会者将看到的内容。

    • 让您的观众知道他们可以通过转到“完整”模式提高其查看区域。

      有关详细信息,请参阅在 Lync 会议中共享桌面或程序

  • 为问答环节留出足够的时间,让观众知道他们可以在即时消息 (IM) 区域中键入问题或意见。

    • 当您未发言时请将自己设置为静音,确保您知道在需要时如何使用 Lync 和电话按键命令(如果使用电话,按拨号盘上的 *1 即可收听命令)将参与者设置为静音或取消静音。

    • 在会议开始时提醒参与者如何将自己静音或取消静音。

在会议室中召开会议

在会议开始之前最好为您自己留出时间准备房间,从而确保设置 Lync 以使用会议室的音频和视频设备。

  • 如果需要,将便携式计算机连接到投影仪和会议室电话。

  • 如果有回声,请将您的计算机的麦克风和扬声器设为静音。让房间中登录到 Lync 的其他人将其麦克风和扬声器静音。

  • 您可以将会议室电话连接到您的计算机或使用电话拨入会议音频。

  • 如果您使用的是会议室投影仪,请将线缆连接到您的计算机,并选择合适的显示屏。在键盘上,按 Windows 键+ P 来打开显示,然后单击下列选项之一:

    • 重复:同时在计算机监视器和会议室投影仪上显示桌面。

    • 扩展:从您的计算机监视器和会议室投影仪扩展您的桌面。

    • 仅投影仪:仅在会议室投影仪上显示桌面。

建议您选择“重复”,这样就可以同时在监视器和会议室显示屏上观看会议。

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