SharePoint Server 2010 中的基本任务

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

Office 2010 入门 下面是一些基本任务和信息可帮助您了解如何使用Microsoft SharePoint Server 2010。

本文内容

SharePoint Foundation 和 SharePoint Server 概述

SharePoint Server 的功能

SharePoint 网站的组成

影响体验的网站细节

向网站添加内容

管理和使用网站内容

SharePoint Foundation 和 SharePoint Server 概述

SharePoint Foundation 2010 是可用免费且在早期版本中,称为 Windows SharePoint Services 的 SharePoint 网站的基础技术。SharePoint Server 2010 依赖于 SharePoint Foundation 技术为列表、 库、 网站管理和网站自定义提供一致、 熟悉的框架。在 SharePoint Foundation 中可用的所有功能也都是 SharePoint Server 2010 中可用。

但是,SharePoint Server 2010 扩展了 SharePoint Foundation 提供附加功能和功能。例如,SharePoint Server 和 SharePoint Foundation 包括与工作组网站、 博客和会议工作区上的同事进行协作的网站模板。但是,SharePoint Server 包括增强的社会计算功能,如标记和新闻源,帮助您组织中的人员以发现、 组织、 导航和与同事共享信息。同样,SharePoint Server 增强搜索技术从 SharePoint Foundation 包含可用于在大型组织,如能够搜索 SAP、 Siebel 和其他业务应用程序中的业务数据中的员工的功能。

SharePoint Foundation 和 SharePoint Server 都设计为与其他程序、服务器和技术(包括 Microsoft Office system 中的程序和技术)有效地协同工作。例如,您可以在 SharePoint Workspace 中脱机获取网站、列表或库;在网络连接断开期间处理网站内容,然后在重新连接后自动同步所做的更改。您可以在熟悉的 Microsoft Office 程序中执行许多 SharePoint 任务。例如,可以在 Microsoft Word 中启动或参与一个用来审批费用报表的工作流。

SharePoint Server 的功能

SharePoint Server 2010 的功能将重点放在六个区域。本文简要介绍这些功能,然后链接的每个可供了解更多相关文章。

协作和社会化计算

SharePoint Server 2010 通过升级轻松创作从浏览器或熟悉的应用程序,如 Microsoft Word 扩展 SharePoint Foundation 的协作功能,帮助用户相关资源与标签和评级,并帮助人们找到答案更快地完成新闻源和人员搜索。

“我的网站”是您可以利用这些功能的主要位置之一,它是您自己的 SharePoint 网站,可供您共享文档、链接以及您在联机配置文件中的个人信息。此外,您还可以创建有关感兴趣主题的博客或搜索工作中所需的信息。

WN 配置文件

您可以决定要在“我的网站”上共享哪些信息,而哪些信息需要保密。然后,可以对指向信息的链接进行标记,并可以查找其他人员在其新闻源上标记或共享的信息。若要详细了解如何管理“我的网站”上的信息,请参阅管理通过“我的网站”和配置文件共享的信息

SharePoint Server 2010 还将允许参与任意位置通过提供了丰富的 SharePoint 工作区体验联机或从您的网络断开连接时以及用户在路途中进行协作。

企业内容管理

来自 Microsoft 的企业内容管理 (ECM) 可帮助组织解决大量非托管内容所带来的难题。SharePoint Server 2010 是 Microsoft ECM 解决方案,扩展到通过与等 Microsoft Office system 的熟悉工具集成为组织中的每个员工的内容管理的核心部分。Microsoft ECM 解决方案提供的内容的整个生命周期管理的功能-从创建、 编辑和协作的到期-在单个统一的平台。

SharePoint Server 2010 帮助组织通过提供使组织能够实现以下目标的功能的不同集管理整个生命周期的内容︰

  • 管理各种各样的内容   SharePoint Server 2010 中的文档管理功能帮助组织整合各种各样的内容从一个集中管理存储库中具有一致的分类到多个位置。新文档集功能使您的组织创建和管理跨多个文档的工作产品。集成的搜索功能可帮助用户查找、 共享和使用此信息。元数据管理功能,如新术语库功能可帮助组织跨网站集中管理元数据。元数据是用于帮助确定,结构、 发现和管理信息的数据的信息。新支持元数据驱动的导航和在文档中嵌入元数据字段的功能改进了信息搜索和查询。也可以从未经授权访问受保护的内容。协作工具,如工作流,帮助人们更好地配合工作来创建、 查看和批准的文档的结构化的方式。

  • 满足合规性和法律要求   SharePoint Server 2010 中的记录管理功能使组织能够存储和保护任一就地进行中记录旁边或锁定中央存储库中的业务记录。组织可以将过期策略应用于记录,以确保它们保留以遵守法规或公司业务策略,从而降低到组织的法律风险为适当的时间段。审核跟踪提供证明到内部和外部的审核员记录已正确保留。可以对特定记录下法律查询,以防止其破坏放置保留。

  • 高效地管理多个网站   SharePoint Server 2010 中的Web 内容管理功能使用户可以发布 Web 内容创作工具和内置的审批流程简单易用的内容。员工可以上载内容 — 包括图像、 音频和视频 — 到 IT 员工及时不扩展支持的网站。对富媒体的新支持包括具有丰富视图和选取器; 新资产库作为 SharePoint 内容类型; 支持的视频流式视频基础结构以及可变换外观的 Silverlight 媒体播放器。在母版页和页面布局的表单模板使组织能够应用一致的外观方案到页面。内置 Web 分析功能提供对流量、 搜索和库存分析报表的支持。SharePoint Server 2010 还提供了单个部署和管理基础结构 intranet、 extranet 和 Internet 网站,以及多语言网站。

企业搜索

SharePoint Server 2010 提供了补充其他业务生产力功能强大的搜索基础结构,如企业内容管理和协作,以帮助人们更快地获得更理想的结果并将加强知识和专业知识的影响。

搜索考虑了个人上下文,并通过使用交互式导航引导您进入所需的信息来帮助您细化搜索。SharePoint Server 跨多个内容源和内容类型的搜索范围扩展到企业中的所有信息,包括 SAP、Siebel 或自定义数据库等企业应用程序,并使这些信息可供用户在需要时使用。  

商务智能

商业智能是人员的一套方法、 技术和流程,使用存储在组织的系统中的信息,并使其可操作通过将其放入最需要它,以便他们可以做出明智的决策的手。作为 Microsoft 商业智能平台的关键部分,SharePoint Server 2010 可以帮助扩展到的组织内的每个人的商业智能功能,以便每个人都能够访问正确的数据正确决策。

您的组织可能存储在不同的格式,如数据库、 电子邮件和电子表格文件中的数据。SharePoint Server 2010 帮助您从各种源提取数据并显示该数据的方式便于进行分析和决策。

Excel Services 使决策者可以在 SharePoint 网站上发布、共享和管理 Excel 工作簿。这样,组织中的其他人员在分析数据时就可以从浏览器修改单元值、公式和格式。

SharePoint Server 2010 中的 PerformancePoint Services 可以提高可见性关键组织目标和度量值,并启用更丰富深度分析和见解。您或您的组织中的其他人可以创建和使用与记分卡、 报表和筛选器的交互式仪表板查找趋势。您也可以向 SharePoint 网站添加丰富的图表,并从各种来源,如 SharePoint 列表、 外部数据列表、 Business Data Connectivity Services、 Excel Services 或其他 Web 部件连接到数据的图表。

门户

使用 SharePoint Server 2010,组织可以构建并保持其业务 (企业 intranet 门户,公司 Internet 网站、 和部门门户网站) 的每个方面的门户网站。企业 intranet 和部门门户可以跨组织连接单个网站和合并到现有业务应用程序的访问。团队和组织中的个人可以使用门户网站的专业知识、 信息和业务应用程序才能执行其作业所需的访问。

组织中使用门户网站的个人可以利用其“我的网站”网站。“我的网站”是用于集中管理和存储您的文档、内容、链接以及联系人的个人网站。“我的网站”充当一个联系点,可供组织中的其他用户查找有关您个人、技能及兴趣的信息。“我的网站”包括上文中提到的社会化计算功能。

SharePoint Server 2010 中还包含可用于对门户网站为单个用户,例如使内容针对特定类型的用户的体验进行个性化设置组织的功能。您的组织可以进一步自定义门户网站使用与 SharePoint 兼容的 Web 设计程序,例如从 SharePoint Server 2010。

业务流程和业务表单

SharePoint Server 2010 提供了许多功能可帮助您集成和简化业务流程。工作流可以简化管理和跟踪这些过程涉及的任务协调常见业务流程,如项目审批或文档审阅的成本。SharePoint Server 2010 具有多个他们或自定义以满足您的需求时,您可以使用的预定义工作流。您可以使用 SharePoint Designer 创建自定义工作流支持独特的业务流程。

此外可以创建基于浏览器的窗体,然后从不使用Microsoft InfoPath 2010的组织中收集的数据。

SharePoint 网站的组成

网站是一组相关网页,您的组织可以在网站中处理项目、召开会议及共享信息。例如,工作组可能拥有专门的网站,用于存储日程表、文件和过程信息。您的工作组网站可能是组织的大型门户网站的一部分,各个部门(如人力资源)可在该门户网站上撰写并发布信息和资源以供组织中的其他部门查看。

所有 SharePoint 网站都有一些入门时应有所了解的共同要素:列表、库、Web 部件和视图。

工作组网站

列表    列表是一个网站组件,组织可以在其中存储、共享和管理信息。例如,可以创建任务列表跟踪工作分配或跟踪日历上的工作组事件。您还可以在讨论板上执行调查或主持讨论。

    库是特殊类型的列表,用于存储文件和文件的相关信息。您可以控制在库中查看、跟踪、管理和创建文件的方式。

视图    可以使用视图查看列表或库中最重要的项目或最适合某种用途的项目。例如,可以为列表中适用于特定部门的所有项目创建视图,或为库中突出显示的特定文档创建视图。您可以创建列表或库的多个视图供用户选择。还可以使用 Web 部件在网站的不同网页上显示列表或库视图。

“我的任务”视图

Web 部件    Web 部件是模块化的信息单元,它构成了网站上大多数网页的基本构建基块。如果您有权编辑网站上的网页,您就可以使用 Web 部件自定义网站,以便显示图片和图表、其他网页的部分内容、文档列表、业务数据的自定义视图等等。

Web 部件

影响体验的网站细节

SharePoint 安装和配置的细节会影响网站上显示的内容以及可用的选项。

权限    如果为您分配了默认的“完全控制”权限级别,您将可以使用所有选项来管理网站。如果为您分配了“参与”或“阅读”权限级别,则您可以使用的选项以及对网站内容的访问权限会受到更多限制。本文中讨论的许多选项对具有“读者”权限级别的用户都是不可用的,该级别允许用户读取内容但不能进行更改。由于权限设计为具有灵活性且可自定义,因此您的组织可以具有自己的独特设置。

自定义    您的组织可能对网站的权限和品牌宣传进行了自定义,甚至对网站导航进行了自定义并将控件(如“网站操作”菜单)移到网页上的其他位置。同样,您的组织可能已决定不使用 SharePoint 2010 中引入的功能区功能。

SharePoint 版本   本文讨论如何开始使用 SharePoint Server 2010 中。如果您的组织使用 SharePoint Foundation 2010,请参阅SharePoint Foundation 2010 入门。如果您使用的 SharePoint 的早期版本,请参阅该版本的帮助。

向网站添加内容

可以使用 Web 浏览器向列表中添加项目以及向库中添加文件。功能区包含用于执行最常见操作的按钮,它位于网站中多数网页的页首附近。

WN 功能区

功能区中的按钮可能灰显,原因如下:

  • 操作不适用或依赖于其他某一操作。例如,必须选中文档的相应复选框才能将其签出。

  • 您无权完成该任务。

  • 网站未启用该功能。例如,网站上可能未启用工作流。

此外,还可以将某些与 SharePoint Server 兼容的客户端程序中的文件保存到库中。例如,使用 Word 时,可以将 Microsoft Word 文档保存到 SharePoint 网站的库中。

要在列表中添加项目或在库中添加文件,必须具有向该列表或库添加内容的权限。有关组织如何使用权限和权限级别的详细信息,请咨询网站所有者或管理员。

在添加项目或文件时,如果不需审批,则对此列表拥有读取权限的其他人也可以查看此项目或文件。如果此项目或文件需要审批,将以待定状态存储在列表或库中,直到具有适当权限的人员批准。如果添加项目或文件时您正在查看此列表或库,则可能需要刷新浏览器才能看到新的项目或文件。

如果网站上启用了传入或传出邮件功能,列表和库还可以利用电子邮件功能。可以将某些列表(如日历、通知、博客和讨论板)设置为用户可以通过发送电子邮件为其添加内容。可以将其他列表(如任务和问题跟踪列表)设置为在为用户分配项目时向该用户发送电子邮件。

除了可以在现有的列表和库中添加内容外,您还可能拥有新建列表和库的权限。可以使用列表和库模板开始进行创建。如果具有相应的权限级别,还可以创建和自定义新的网页和网站。

列表

虽然有多种类型的列表,但向其中添加项目的过程是相似的,所以并不需要学习多种新技术来处理不同类型的列表。一个列表项目中包含多列文本,但某些列表可能允许对项目添加附件。

向列表中添加项目

  1. 在要添加项目的列表中,单击功能区上的“项目”选项卡。(对于日历,则为“事件”选项卡。)

  2. 单击“新建项目”(对于日历,则为“新建事件”)。

    提示: 向日历中添加事件的另外一种快捷方法是指向日历中的所需日期,然后单击“添加”

  3. 填写必填字段以及所有其他要填写的字段。

  4. 单击“保存”

编辑或删除列表中的项目

  1. 指向项目,然后选中项目旁显示的复选框。

    提示: 通过选中多个复选框,您可以对多个项目执行操作。

  2. 在功能区的“项目”选项卡上,根据需要单击“编辑项目”“删除项目”

在许多类型的网站中,有一些列表是专为您创建的。这些默认列表包括从讨论板到日历列表在内的多种列表。如果您具有相应的权限,还可以从多种类型的列表模板创建列表,这些模板提供的结构和设置可帮助您迅速开始。

创建列表

  1. 若要创建列表,请单击“网站操作”菜单 “网站操作”菜单 ,然后单击“更多创建选项”

    注意: 如果看不到“网站操作”菜单,或者没有出现创建选项,则您可能没有创建列表所需的权限。

  2. 在“创建”页上,单击要创建的列表类型。例如,“链接”

  3. 为列表键入“名称”,填写所有其他所需的字段,然后单击“创建”

库是网站上的一个位置,在该位置,工作组成员可以一起创建、收集、更新和管理文件。每个库都会显示一个文件列表以及有关文件的关键信息,这有助于用户使用文件协同工作。

通过从 Web 浏览器上载文件,可以将文件添加到库中。将文件添加到库中之后,具有适当权限的其他人也可以查看此文件。如果添加文件时您正在查看此库,则可能需要刷新浏览器才能看到新文件。

如果您使用的程序与 SharePoint Server 兼容,可以在使用库时基于模板新建文件。还可以通过其他程序(如 SharePoint Workspace 或 Microsoft Word)将文件保存到库中。

向库中添加文件

  1. 在要向其中添加文件的库中,单击功能区上的“文档”选项卡。

  2. 单击“上载文档”

  3. 通过浏览找到文档,然后单击“确定”

提示: 如果您使用的与 SharePoint Server 2010,如Microsoft Word 2010兼容的程序,您可以拖放文档从 Windows 资源管理器到上载文档对话框。

编辑或删除库中的文件

  1. 指向文件,然后选中该文件旁显示的复选框。

  2. 在功能区的“文档”选项卡上,根据需要单击“编辑文档”“删除文档”

在您创建多种类型的网站时,系统将为您创建一个名为“共享文档”的默认库。“共享文档”是一个文档库,可以用来存储多种类型的文件。如果您拥有管理列表的权限,则可以创建更多的库,例如用于存储图像的图片库。

创建文档库

  1. 若要创建文档库,请单击“网站操作”菜单 “网站操作”菜单 ,然后单击“新文档库”

    注意: 如果看不到“网站操作”菜单,或者没有出现创建选项,则您可能没有创建库所需的权限。

  2. 为库键入“名称”,填写所有其他所需的字段,然后单击“创建”

若要查看可创建的其他库类型,请单击“网站操作”,然后单击“更多创建选项”。指向库选项可查看相关说明。

创建其他类型的库

  1. 若要创建库,请单击“网站操作”菜单 “网站操作”菜单 ,然后单击“更多选项”

    注意: 如果看不到“网站操作”菜单,或者没有出现创建选项,则您可能没有创建库所需的权限。

  2. 指向库选项可查看相关说明。

  3. 为库键入“名称”,填写所有其他所需的字段,然后单击“创建”

    若要设置相关选项(如库是否出现在“快速启动”上),请单击“更多选项”,然后再单击“创建”

网站和网页

网站可用于一般目的,例如存储工作组需要经常引用的日程表、指导、文件和其他信息。网站还可用于一些特定目的,例如跟踪会议或承载博客,组织中的成员可以经常在这里发布新闻和自己的想法。

博客网站

您的组织可以使用网页、子网站和顶级网站将网站内容分成各具特色、可独立管理的网站。例如,组织中的每个部门都可以有自己的工作组网站,这些网站是大型门户网站的一部分。

您可以通过添加列表和库向网站中添加内容。如果您拥有相应权限,还可以在网站中添加网页。您可能希望添加 Web 部件页,从而使用 Web 部件快速添加动态内容。

如果您需要新建网站,则可以从多种类型的网站模板中进行选择来帮助您创建新网站。是否能够创建网站和子网站取决于您的组织设置网站的方式以及所规定的创建权限。有关您的组织如何管理网站权限的详细信息,请与网站所有者或管理员联系。

创建网站

  1. 若要创建网站,请单击“网站操作”菜单 “网站操作”菜单 ,然后单击“新建网站”

    注意: 如果看不到“网站操作”菜单,或者没有出现创建选项,则您可能没有创建网站所需的权限。

  2. 为网站键入“标题”“URL 名称”

  3. “模板选择”下,选择网站模板。

  4. 选择所需的其他所有选项,然后单击“创建”

创建网页

注意: 用于创建网页的步骤取决于您所在网站的类型、是否启用发布功能以及是否需要批准才能发布网页。

  1. 若要创建网页,请单击“网站操作”菜单 “网站操作”菜单 ,然后单击“新建网页”

    注意: 如果看不到“网站操作”菜单,或者没有出现创建选项,则您可能没有创建网页所需的权限。

  2. 键入网页的名称,然后单击“创建”。

  3. 在创建的新网页上,执行以下一项或多项操作:

    • 若要添加文本,请在文本框中键入文本或将文本复制到文本框中。

    • 若要设置文本格式,请单击功能区上的“设置文字格式”选项卡,然后选择一个按钮。

    • 若要插入 Web 部件或现有列表,请单击“插入”选项卡,单击相应的按钮,选择所需的 Web 部件或列表,然后单击“添加”

    • 若要插入新列表,请单击“插入”选项卡,键入列表的标题,单击以选择某个列表类型,然后单击“确定”

  4. 编辑完该页后,单击功能区上的“保存”

编辑网页

  1. 若要编辑网页,请单击功能区上的“编辑”按钮。

    注意: 如果未显示“编辑”按钮,则您可能无权编辑网页。

  2. 执行下列一项或多项操作:

    • 若要添加文本,请在文本框中键入文本或将文本复制到文本框中。

    • 若要设置文本格式,请单击功能区上的“设置文字格式”选项卡,然后选择一个按钮。

    • 若要插入 Web 部件或现有列表,请单击“插入”选项卡,单击相应的按钮,选择所需的 Web 部件或列表,然后单击“添加”

    • 若要插入新列表,请单击“插入”选项卡,键入列表的标题,单击以选择某个列表类型,然后单击“确定”

  3. 编辑完该页后,单击功能区上的“保存”

管理和使用网站内容

为了帮助您的工作组提高效率,可以通过以下方式管理和扩展列表、库和网站中的内容。有一些功能可以帮助工作组提高查找和处理信息的效率。另一些功能可以帮助您管理对信息的访问。

导航到内容

使用导航元素有助于用户浏览所需的内容。您可以自定义的两个导航项目是顶部链接栏和“快速启动”。

通过使用每个列表或库的设置页面,您可以选择其列表和库显示在快速启动上。您可以更改链接顺序、 添加或删除链接,和添加或删除链接组织到其中的分区。例如,如果您有太多列表列表部分中,您可以为任务列表在其中可以包括链接到您的任务列表添加新分区。您可以对快速启动从与 SharePoint Server 2010 兼容的浏览器中进行的所有这些更改。您甚至可以向外部网站的页面添加链接。

快速启动

顶部链接栏在网站中每个网页的顶部显示一排选项卡,为网站用户提供了一种访问网站集中其他网站的方法。创建新的网站时,可以选择是否将该网站包含在父网站的顶部链接栏中,还可以选择是否使用父网站中的顶部链接栏。

顶部链接栏

如果网站使用的是唯一的顶部链接栏,则可以自定义显示在该网站顶部链接栏上的链接。如果在父网站内创建的任何网站配置为继承父网站的顶部链接栏,那么这些网站也可以显示在该顶部链接栏上。还可以包含指向您的网站集之外的其他网站的链接。

管理对内容的访问

网站所有者或管理员可以为用户和包含用户的 SharePoint 组授予权限级别。这些权限可以应用于网站、网站中的列表和库以及列表和库中的项目。

可以分配对不同对象(如特定网站、列表、库、列表或库内的文件夹、列表项目或文档)的不同权限级别。

组织列表和库

如何组织列表和库取决于小组的需要以及存储和搜索信息的首选方式。制定某些计划可以帮助您设置最适合您的组织的结构。

列表和库中的信息存储在栏中,例如“职务”、“姓氏”或“公司”等栏。可以通过单击列表或库中的栏标题,使用栏对电子表格中的项目进行排序和筛选。还可以使用视图来查看列表或库中对您而言非常重要的项目。

更改列表或库的视图

  1. 在要更改视图的列表或库中,单击功能区上的“列表”“库”选项卡。

  2. “管理视图”组中的“当前视图”下,单击视图列表旁边的箭头,然后选择一个视图。

“我的任务”视图

如果需要在库中存储有关列表项或文件的其他信息,您可以添加栏以帮助对列表进行排序和分组以及创建列表的多个视图。例如,可以按截止日期对列表排序,或按部门名称对项目分组。

创建栏时有几种栏类型可供选择,包括单行文本、选项的下拉列表、通过其他栏计算得出的数值,甚至还包括网站上人员的姓名和照片。

创建栏

  1. 在要添加文件的列表或库中,单击功能区上的“列表”“库”选项卡。

  2. 单击“创建栏”

  3. 键入栏的名称并选择栏类型。

  4. 选择任何其他设置,然后单击“确定”

您还可以使用列表或库中的栏来创建视图以帮助特定部门查找他们最感兴趣的信息,这些信息包括优先级最高的任务以及分配给每个人的所有项目。有关创建和修改视图的信息,请参阅创建、修改或删除视图

有一些列表功能可以帮助您的工作组跨多个列表或库高效地创建并管理列表项目。例如,您可以创建一个提供有关列表项的信息的栏,然后与其他列表共享该栏。或者,如果您想让某个文件可在多个库中使用,则可以轻松地将其复制到网站上的其他库中。如果文件发生更改,系统会提示您进行更新。

有关管理大型列表和库的信息,请参阅管理包含大量项目的列表和库

使用辅助功能

设计网站的目的是只需使用按键就可以完全访问列表、库以及其他功能。更易于访问的模式使辅助技术用户更易于与菜单及各种控件交互。“跳到主内容”链接使键盘用户跳过页面上重复的导航链接,到达更有意义的内容。

标题标记旨在为使用屏幕阅读器的用户更好地定义结构并改进导航。上载到网站的图像允许定义自定义可选文字。例如,您可以为显示在网站图像 Web 部件中主页上的图像或添加到图片库中的图片分配自定义可选文字。查看网站时,Windows 中的高对比度选项对于视力有障碍的用户非常适用。

跟踪版本

可以将列表或库设置为跟踪版本,这样,在发生错误或需要查看所做更改的版本历史记录时,就可以恢复为以前的版本。对版本进行跟踪时,将存储对项目或文件及其属性的修订。这样您就可以更好地管理经过修订的内容,甚至还可以恢复为以前的版本(在当前版本中出错时)。如果几个人共同处理项目,或者如果信息经过开发和审阅几个阶段的处理,版本控制将非常有用。

版本历史记录

1. 当前已发布的主要版本将突出显示,并且版本号为整数。

2. 属性或元数据改变时会创建一个版本。

3. 文件的第一个版本的版本号始终为次要版本号 0.1。

对于所有默认的列表类型(包括日历、问题跟踪列表以及自定义列表)中的列表项以及可存储在库中的所有文件类型(包括 Web 部件页),都可以使用版本控制。

共同创作文档

两个或多个用户可以同时编辑 Word 文档或 PowerPoint 演示文稿。利用此新增功能,您可以对 SharePoint 中存储的文件的各部分执行读取和写入操作。例如,在您处理 Word 文档中的一个段落时,同事可以处理同一文档中的另一个段落。

保持更新

RSS 提供了一种以标准格式分发和接收信息的便利途径,包括更新列表和库。标准 XML 文件格式允许通过多种不同程序查看信息。您也可以通过设置通知来订阅列表和库,以便及时获悉内容的更改。

使用 RSS 源,工作组可以为订阅 RSS 源的工作组成员自定义内容并提供返回其网站的链接。使用 RSS 源可以轻松地跟踪工作组的进度和项目的更新情况。您无需浏览多个工作组网站,即可自动收到这些网站的最新新闻和更新。

管理工作流

通过对网站中的文档和项实施特定的业务流程,工作流有助于人们协作处理文档和管理项目任务。工作流可帮助组织遵循一致的业务流程。此外,工作流还可通过管理特定业务流程中涉及的任务和步骤,提高组织效率和生产率。这样,执行这些任务的人员就可以专注于工作,而不用考虑工作流的管理。

通过管理并跟踪常见业务流程(例如,项目审批或文档审阅)中涉及的人力任务,工作流可以减少协调这些流程所需的成本和时间。例如,组织可以使用预定义的审批工作流或者创建和部署自定义工作流来管理其他业务流程。

使用内容类型

您的列表或库可能支持多种内容类型。内容类型使组织可以更有效地组织、管理及处理大量内容。如果将列表或库设置为允许多个内容类型,则您可以从组织经常使用的可用选项列表添加内容类型,如营销演示文稿合同

在向列表或库添加内容类型后,可使得该列表或库能够包含该类型的项目。然后,用户可以使用该列表或库中的“新建项目”按钮创建该类型的新项目。

列表和库内容类型的主要优点之一是它们使单个列表或库能够包含多种项目类型或文档类型,且每种类型都可以具有特有的元数据、策略或行为。有关使用内容类型的详细信息,请参阅内容类型和内容发布简介

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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