SharePoint 文档库 II:组织和配置库

概述

文件夹图标 使用文件夹和列组织 SharePoint 文档库。此外,了解如何设置 SharePoint 版本历史记录,以及如何为人员授予对 SharePoint 网站的权限。

在完成本课程之后,您将能够:

  • 创建文件夹以组织 SharePoint 文档库中的文件。

  • 创建列以更轻松地跟踪、排序和筛选 SharePoint 文档库中的文件。

  • 设置 SharePoint 版本历史记录,查看先前版本,以及恢复旧版本。

  • 为需要访问 SharePoint 库的人员授予权限。

本课程包括:

  • 一个自定学习进度的课程。

  • 课程结束后,您可以打印课程摘要卡。

您应该已经知道如何查看、添加、编辑和删除库中的文件。如需有关基本知识的课程,请参阅 SharePoint 文档库 I:简介

了解 Microsoft Office 培训提供的更多课程。

脱机版本 (36 MB)

简介

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如何使用文件夹

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如何使用列

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提示:同时使用文件夹和列

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如何使用版本历史记录

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如何授予权限

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反馈

课程摘要卡

另请参阅

创建文件夹

默认情况下,“新建文件夹”命令显示在库中。库所有者或拥有库的设计权限的用户可以通过更改高级列表设置来决定是否显示“新建文件夹”命令。

  1. 导航到包含要为其添加文件夹的库或列表的网站。

  2. 在“快速启动”上单击该库的名称,或者依次单击“网站操作”“查看所有网站内容”,然后在相应的库部分单击该库的名称。

  3. 在功能区的“库工具”部分,单击“文档”选项卡,然后在“新建”组中,单击“新建文件夹”

  4. “新建文件夹”对话框中,在“名称”框中键入文件夹名称,然后单击“确定”

    注意 若要以后更改文件夹名称,请选择文件夹名称,然后在功能区的“库工具”部分下的“文档”选项卡上的“管理”组中,单击“编辑属性”,然后在“名称”框中更改文件夹名称。

将网站列添加到库

  1. 如果列表或库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。如果未显示该列表或库的名称,则请单击“查看所有网站内容”,然后单击列表或库的名称。

  2. 在功能区中,单击“列表”“库”选项卡。该选项卡的名称可能会因列表或库的类型不同而不同。例如,如果列表为日历,则该选项卡的名称为“日历”。

  3. “设置”组中,单击“列表设置”“库设置”

    列表设置

  4. “列表设置”“库设置”页上的“栏”部分中,单击“从现有网站栏添加”

  5. 在“从网站栏添加栏”页上的“选择栏”部分,选择“可用网站栏”,然后单击“添加”

    “可用网站栏”中选择某一栏时,如果可用,则会显示该栏所在的组以及说明(如果可用)。

    添加网站栏

  6. 若要向默认视图(用户第一次打开列表或库时在网站上自动看到的视图)添加栏,请确保“添加到默认视图”为选中状态。

    根据列表或库的类型,在“选项”部分中可能有更多设置。选择您所需的其他选项。

  7. 单击“确定”

设置版本历史记录

  1. 导航到您计划在其中工作的库。如果库的名称没有显示在“快速启动”窗格中,请单击“所有网站内容”,然后选择您的库的名称。

  2. 在功能区上的“库工具”组中,单击“库”选项卡。

  3. 单击“库设置” SharePoint Foundation 库功能区上的“库设置”按钮

  4. “库设置”页面上的“常规设置”下,单击“版本控制设置”。此时会打开“版本控制设置”对话框。

  5. “文档版本历史记录”部分,选择下列选项之一:

    • 创建主要版本 – 如果选择此选项,则您可以为主要版本的数量设置限制。

    • 创建主要版本和次要(草稿)版本 – 如果选择此选项,则您可以为主要版本的数量和要为其保留草稿的版本数量设置限制。

  6. 可选:限制要保留的版本的数量。

    • 如果您希望限制库中保留的版本的数量,请选中“保留以下数量的主要版本”复选框。否则,不要选中它。在此复选框正下方的框中,输入要保留的版本的数量。

    • 如果您希望限制所保留的草稿的数量,请选中“为以下数量的主要版本保留草稿”复选框。此选项仅在选择了“创建主要版本和次要(草稿)版本”选项时才可用。在此复选框正下方的框中,输入要为其保留草稿的版本的数量。

  7. 可选:确定应允许哪些用户查看文档库中的草稿项目。在“草稿项目安全性”部分,选择下列选项之一。

    • 可读取项目的任何用户。 选择此选项可允许对网站具有读取权限的任何人访问。在选择了“文档版本历史记录”部分的“创建主要版本和次要(草稿)版本”时,此选项可用。

    • 仅限可编辑项目的用户。 选择此选项可将草稿的查看限制为那些有编辑权限的用户。在选择了“文档版本历史记录”部分的“创建主要版本和次要(草稿)版本”时,此选项可用。

    • 仅限可批准项目的用户(以及该项目的作者)。 选择此选项可将查看限制为仅项目的原作者和那些有权批准库中的项目的用户。此选项在“内容审批”部分设置为“是”时可用。

  8. 可选:确定您是否希望在此库中要求签出。默认值是不要求签出。如果您希望更改默认值,请在“需要签出”部分中选择“是”

  9. 单击“确定”关闭该对话框并返回“文档库设置”页。

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