SharePoint 列表 V:管理大型列表的技巧

概述

“大型列表”图标 当 SharePoint 列表变大时,您可能会看到“此列表超出列表视图阈值”或“在下面显示最新结果”等警告。找出这些警告出现的原因,然后了解配置大型列表使其仍然提供有用信息的方法。

在完成本课程之后,您将能够:

  • 了解列表视图阈值的含义及其益处。

  • 创建索引以在视图中显示详细信息。

  • 创建文件夹以更好地组织大型列表。

  • 使用数据表视图对大型列表进行快速筛选和排序。

  • 了解什么是大型查询的每日时间段。

  • 在标准视图中使用关键筛选器进行快速筛选。

  • 将大型列表与 SharePoint Workspace 同步。

  • 将大型列表导出到 Excel。

  • 在 Access 中链接大型列表。

本课程包括:

  • 一节自定学习进度的课程。

  • 课程结束时有一个小测验。测验不计分数。

  • 课程末尾有一个可供打印的课程摘要卡。

本课程要求具备使用 SharePoint 列表的经验,或者您可以学习列表 I:简介列表 II:创建和使用不同列表列表 III:基于电子表格创建列表列表 IV:创建自定义列表

其他信息

本课程说明下列警告及其出现的原因和处理方法:

  • “仅在下面显示最新结果。要查看所有结果,请添加筛选器缩小查询范围。”

  • “无法显示筛选器的值。该字段可能无法筛选,或返回的项目数已超出管理员强制要求的列表视图阈值。”

  • “此视图无法显示,因为它超出管理员强制要求的列表视图阈值(5,000 项)。”

  • “禁止执行所尝试的操作,因为该操作超出管理员强制要求的列表视图阈值。”

若要查看更多课程,请访问 Microsoft Office 培训

脱机版本 (81.7 MB)

简介

您的浏览器不支持视频。 安装 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

创建和使用索引

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使用文件夹管理大型列表

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数据表视图

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大型查询的每日时间段

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使用关键筛选器进行快速筛选

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将列表提取到工作组网站外

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自测

请完成下面的测试以了解是否掌握了相关内容。您的答案是保密的,不对测验结果进行评分。

列表视图阈值是多少?

10,000 项。

错误。列表视图阈值为 5,000 项。注意:管理员可以根据自己的选择增大或减小该数字。请再试一次。

SharePoint 限制您使用大型列表的点。

正确。默认情况下,列表视图阈值为 5,000 项。如果您创建的项多于该值,将开始看到限制您使用列表的警告或错误。

10,001 项

错误。默认列表视图阈值为 5,000 项。添加第 5,001 项后,将在一定程度上限制您使用列表。注意:管理员可以根据自己的选择增大或减小该数字。请再试一次。

SharePoint 限制您在列表中创建新项的点。

错误。如果超出列表视图阈值,您仍然可以创建新项。请再试一次。

您的列表具有 5,002 项。您创建了一个视图,该视图包含一个筛选器,其中仅显示“产品 ID”列等于“A-101”的项。您相当确定该视图中应有 510 项。但是,您收到警告:“仅在下面显示最新结果”。

通常,您对这条警告并不在意,但今天老板向您要一个包含全部 510 项的报表。您应该怎么做?

只需筛选该列表,而不需要使用视图。

错误。将出现警告,禁止您筛选该列表。请再试一次。

请求管理员创建该视图。

错误。管理员不一定是创建该视图的人。请再试一次。

让管理员为“产品 ID”栏创建一个索引。

正确。需要为“产品 ID”栏创建一个索引。注意:最好在您的列表到达 5,000 项之前创建一个索引。这样,管理员就不必为您创建该索引。

让管理员为“产品名称”栏创建一个索引。

错误。在这种情况下,这是错误的索引栏。请再试一次。

什么是大型查询的每日时间段?

您可以不受限制地使用大型列表的时间范围。

正确。请注意,并非所有网站都启用了“大型查询的每日时间段”,因此,如果需要,请要求管理员启用它。

每天 7:00PM - 7:00AM(格林威治标准时间)。

错误。“大型查询的每日时间段”需要由管理员设置 - 对于每个 SharePoint 网站,该时间段在全球各地并不相同。

任何人可以在管理中心配置的时间范围。

错误。管理员才可以设置“大型查询的每日时间段”,而不是任何人。

管理员可以设置的时间范围,在该时间范围内您能够创建超过 5,000 项的大型列表。

错误。SharePoint 允许您创建超过 5,000 项的列表。请再试一次。

您的列表具有 5,002 项。您希望筛选“产品 ID”栏,以便显示“产品 ID”等于“A-101”的所有项。您相当确定结果应有 510 项。但是,当您单击栏名运行筛选器时,却收到警告:“无法显示筛选器的值”。

以下哪种方法不允许您进行筛选并显示全部 510 项?

数据表视图。

错误,此方法允许您进行筛选并显示全部 510 项。请再试一次。

导出到 Excel。

错误,此方法允许您进行筛选并显示全部 510 项。请再试一次。

创建一个新视图,用于筛选“产品 ID”等于“A-101”的项。

正确。此方法不允许您进行筛选并显示全部 510 项。这样做可能会向您显示“最新结果警告”,并且仍然无法显示全部 510 项。

使用 Access 打开

错误,此方法允许您进行筛选并显示全部 510 项。请再试一次。

以下哪一项是管理大型列表的最佳策略?

要求管理员启用“大型查询的每日时间段”(9:00 AM - 5:00 PM)。

错误。如果您的工作时间与大多数公司一样,那么 9:00 AM - 5:00 PM 是非常繁忙的时间段,此时许多用户正在使用网站。如果您一次运行大量的大型查询,可能会使服务器陷入困境。请再试一次。

不向列表中添加 5,000 条以上的项。

错误。您不必将列表中的项数限制为少于 5,000。请再试一次。

告诉用户在深夜使用列表,此时大多数人未使用网站。

错误。这不是使用列表的实用方法。请再试一次。

创建带筛选器的视图,以便用户看到较少的数据集,而不是看到所有项。

正确。如果您创建带筛选器的视图,用户将看到较少的数据集。

反馈

课程摘要卡

另请参阅

如何创建索引

  1. 转到要为其设置索引的列表。

  2. “列表”选项卡上,单击“列表设置”

  3. “栏”下,单击“索引栏”

  4. 单击“新建索引”

  5. “此索引的主栏”下,选择您经常要对其进行筛选或排序的栏。

  6. 单击“创建”
    注意:如果您收到禁止您创建索引的错误,则可能需要管理员为您创建索引。或者,您可能需要在“大型查询的每日时间段”期间创建索引。

如何创建文件夹

  1. 首先,启用“新建文件夹”命令。转到要为其创建文件夹的列表。在“列表”选项卡上,单击“列表设置”

  2. 单击“高级设置”

  3. “是否提供‘新建文件夹’命令”下,单击“是”,然后单击“确定”

  4. 返回列表。在“项目”选项卡上,单击“新建文件夹”。

在列表中创建文件夹后,您可以将项目移到这些文件夹中。

  1. “网站操作”菜单上,单击“网站设置”

  2. “网站管理”下,单击“内容和结构”
    注意:如果您没有适当的权限,或者如果您没有使用 SharePoint Server,此链接将不可用。

  3. 在左侧单击大型列表的名称。
    注意:如果您收到禁止您在此处看到列表的错误,则可能需要管理员为您移动项目。或者,您可能需要在“大型查询的每日时间段”期间移动项目。

  4. 在右侧单击要移到文件夹中的项目的复选框。

  5. “操作”菜单上,单击“移动”

  6. “移动...”对话框中,单击大型列表旁边的加号,然后单击要将项目移到其中的文件夹。

  7. 单击“确定”

如何配置关键筛选器

  1. 转到要为其设置关键筛选器的列表。

  2. “列表”选项卡上,单击“列表设置”

  3. 单击“元数据导航设置”

  4. “可用的关键筛选器字段”下,选择要筛选的栏,然后单击“添加”
    注意:如果您收到禁止您创建关键筛选器的错误,则可能需要管理员为您创建关键筛选器。或者,您可能需要在“大型查询的每日时间段”期间创建关键筛选器。

  5. 单击“确定”

在大型列表中创建索引、关键筛选器或移动项目

如果您的列表具有 5,000 条以上的项,某些错误可能会禁止您创建索引、关键筛选器或移动项目。不过,下列一种或多种方法将解决此问题:

  • 在“大型查询的每日时间段”期间执行这些任务。管理员可以设置此时间段。请让他们参阅下面一节,标题为“如何启用‘大型查询的每日时间段’”。

  • 要求管理员为您创建索引、关键筛选器或移动项目。

  • 获取相应权限,以便允许您在没有错误和警告的情况下创建索引、关键筛选器并移动项目。这实质上是指在 Windows Server 中成为管理员组的成员。注意:此方法在大型组织中通常不适用。

如何启用“大型查询的每日时间段”

  1. 在管理中心中,单击左侧的“应用程序管理”

  2. 单击“管理 Web 应用程序”

  3. 选择包含大型列表的 Web 应用程序。

  4. 单击“常规设置”,然后单击“资源限制”

  5. “大型查询的每日时间段”下,单击以选择“为大型查询启用每日时间段”

  6. 设置大多数用户将不工作的开始时间和持续时间。

  7. 单击“确定”

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