SharePoint 中的企业内容管理

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计算机让组织可以轻松创建大量内容和许多不同类型的内容。人员需要信息并且他们创建许多令人惊叹的方法来捕获该信息:文档、电子邮件、工作表、图表、演示文稿、视频和网页(仅列举其中一些方法)。

如果不管理此内容,将会很难找到所需信息或跟踪发生的事情。带有 SharePoint 产品的企业内容管理 (ECM) 通过向您提供在整个内容生命周期(从创建到存档)过程中组织和管理内容的工具向您提供帮助。SharePoint ECM 把 Microsoft Office system 的常见工具和 SharePoint 产品以及技术的中心管理和协作功能结合在一起。

本文内容

文档管理

数字媒体管理

记录管理

Web 内容管理

文档管理

SharePoint 产品和技术中的 ECM 可提高工作效率,提供下列功能来帮助您管理文档集:

  • 集中管理各种各样的内容    存储的内容,在中央存储库,帮助用户查找、 共享和使用的信息。

  • 轻松处理文档属性    文档信息面板使您可以直接在文档中浏览和编辑文档属性(元数据)。

  • 全局管理元数据    创建术语集和组,更易于组织和查找内容。

  • 使文档唯一    文档 ID 为内容集中的每项资产提供一个唯一的标识符。

  • 节省时间和重复使用设置   内容类型使您能够分配特定类型的内容 (如手册或规格) 的共享的设置。

  • 控制信息访问   。唯一定义的权限为您提供了丰富的工具来控制访问网站自身向上单个文档从任何级别的信息

  • 使协作文档处理更顺畅    内置文档工作流允许您直接从 Office 桌面程序启动、跟踪和协作执行面向文档的过程。

数字媒体管理

SharePoint 产品和技术已集成播放和管理数字媒体内容(如视频和音频)的功能。以下是这些功能的一些亮点:

  • 直接播放媒体内容    SharePoint 产品中内置了视频和音频播放器。您可以直接从门户、团队或发布网站、社区生成网站、托管学习和培训网站播放视频和音频。

  • 使用优化的媒体库    SharePoint Server 中的媒体资产库针对媒体内容进行了优化。文档库中所有有用的管理功能都可用,如元数据、内容类型和唯一 ID。此外,媒体资产库利用播放视频预览的内置功能提供了图像和视频的缩略图视图。

记录管理 

SharePoint 产品中集成的记录管理功能使组织能够将业务记录存储并保护在其最终状态。组织可以将信息管理策略应用于业务记录。这有助于通过确保遵守法规或企业业务策略的信息来降低诉讼风险。

  • 提高法律法规符合性    对业务记录实施信息保留、保护和审核策略,以保证已经妥善保留这些记录。审计追踪为内部和外部审计员提供了证据,证明已经适当地保留了记录。

  • 帮助保护业务和重要记录   安全存储库帮助保证记录已存储在锁定的最终状态。

确保轻松的调查取证   请确保您可以检索所需的法律查询经济高效的方式的信息。将特殊保留放在特定的记录,以防止破坏。

Web 内容管理

Web 内容管理功能使您可以执行以下操作:

  • 快速轻松地创作和发布内容    使用的熟悉工具及时创建和发布 Web 内容。

  • 维护网站的统一外观    创建经过批准的母版页和页面布局。网站的品牌打造和导航一经指定,就可以由内容作者重复使用。

  • 降低网站的部署和管理成本    实施用于将内容发布到 Intranet、Extranet 和 Internet 网站的单一多层基础结构。

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