Outlook 2016 for Windows 中的存档

Outlook 2016 for Windows 中的存档

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有几种方法可以存档在 Outlook 2016 中的邮件。您可以使用的方法取决于您是否使用 Outlook 2016 与 Office 365 业务帐户、 Exchange 帐户,或其他类型的帐户,如 Outlook.com、 Gmail、 POP 或 IMAP 帐户。

在 Outlook 2016 中的所有帐户都具有访问存档文件夹。存档文件夹是 Outlook 的默认文件夹,如收件箱、 已发送的邮件和已删除邮件文件夹之一。不能删除存档文件夹。如果您使用 Outlook 与 Exchange Online 帐户,如保留策略的文件夹策略应用于存档文件夹中。

使用存档按钮以将邮件移到存档文件夹不减小邮箱大小。如果您需要减小邮箱大小,可以在 Office 365 中使用联机存档,企业版或自动存档功能

在 Outlook 2016 中的单个操作的邮件存档

可以使用功能区上的删除组中的存档按钮移到存档文件夹的一个或多个邮件,而不删除它们。有几个好处使用存档。

  • 存档的项目仍可以轻松地查找搜索框中,或通过导航到存档文件夹。在搜索框中,键入术语,默认情况下,当 Outlook 2016 在邮箱中搜索所有文件夹。

  • 项目是在您的电话或通过存档文件夹的其他设备上仍然可用

在 Outlook 2016 中的项目存档

  1. 选择要存档的收件箱或其他文件夹中的一个或多个邮件。

  2. 删除组中,选择存档。您可以使用Backspace键以立即存档一个或多个所选的邮件。

    单击一次存档

    注意: 已经存在存档文件夹,即使您以前从未使用过之前功能。您将在 Outlook 文件夹列表中找到它。如果看不到该文件夹,并且您使用的 Outlook 2016,请转至文件 > Office 帐户 > 更新选项 > 立即更新。

  3. 您的邮件将被移动到存档文件夹中。如果您错误地存档一条消息,请转到存档文件夹,然后将邮件移回收件箱。

注意:存档按钮才在 Outlook 2016 中可见。较早版本的 Outlook 功能区上没有存档按钮。

使用键盘的邮件存档

您可以通过单击Backspace键存档一个或多个所选的邮件。如果单击删除键时,邮件将转到已删除邮件文件夹中。您无法更改 Backspace 键的行为。

如何查找存档文件夹?

在文件夹列表中的存档文件夹。若要显示文件夹列表中,选择视图>文件夹窗格。然后选择普通

在“文件夹窗格”菜单上,已选中“普通”。

如何搜索存档文件夹?

默认情况下,使用顶部的文件夹列表中,当前邮箱中搜索功能搜索 Outlook 项目时 Outlook 搜索您的整个邮箱。

搜索您 mailbox_C3_2017912153435

如果您想要仅存档文件夹搜索范围设置,首先在文件夹列表中选择存档文件夹。现在您的搜索框将仅存档文件夹中搜索。

搜索存档 folder_C3_2017912153827

如何这是否是不同于联机存档?

联机存档是一项功能的极其大型邮箱Office 365企业客户。这些客户可以使用在线存档避免删除旧邮件。用户的联机存档行为有些像Outlook具有其自己的文件夹结构中的第二个帐户。因此,它不包含在收件箱中执行搜索中。

如果启用了联机存档,管理员和用户可以设置其邮箱自动旧将邮件移动到联机存档使用存档策略。

何时应该使用存档和联机存档?

我们建议使用存档功能来保持您的收件箱 clearof 邮件您已经回答或操作。考虑像文件文件夹存档。可以在存档文件夹中存储的项目和仍然轻松地访问。您也可以删除的邮件或将其移到特定文件夹中,如果这是更多样式。

对于具有大型邮箱Office 365 企业版组织中的用户,我们建议将项目移至联机存档之后一年或更少的用户已达到更快地其邮箱配额如果存档策略由管理员设置。这样可确保用户不能删除旧邮件的新邮件留出空间。可以从收件箱文件夹和本地存档文件夹移动指定的时间超过较旧的邮件。

有关存档的常见问题

不。存档文件夹是 Outlook 的默认系统文件夹之一和无法重命名、 移动或删除。

存档是一种易于理解的功能已Outlook Mobile, Outlook Web App,并Outlook.com,甚至其他电子邮件提供商如 Gmail 中可用。因为这是已建立的名称,而且联机存档的现有功能,我们决定保留两个相同。

自动存档是较旧的Outlook功能,允许自动移动旧邮件到.pst 文件。这意味着邮件从服务器中删除,并且会更努力地通过搜索查找。如果硬盘,其中包含 AutoArchive.pst 变得不可用,这些邮件都将丢失。联机存档是企业级替换为自动存档。

如果您没有联机存档,并且您的 IT 部门未禁用功能,仍然可以使用自动存档。在Outlook 2016自动存档的详细信息,请参阅存档较旧项目手动在 Outlook for Windows。

存档在 Outlook for Windows、Outlook Mobile、Web 上的 Outlook 和 Outlook.com 上广泛可用。不能通过使用“组策略”禁用存档功能。

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