Outlook 中的基本任务

Outlook 在一个位置整理您的电子邮件、日历、联系人、任务和待办事项列表。 该组织从您的电子邮件帐户开始。 从这里, 你可以开始处理电子邮件、将其转换为任务或约会, 以及存储与你在联系人中与之交互的人员相关的信息, 以便你不必记住电子邮件地址或电话号码。 让我们快速浏览一些基本任务。

入门

您的第一步是设置您的 Outlook 帐户。 此后, 您就可以开始接收和发送电子邮件、使用日历、创建联系人以及处理 Outlook 任务。  

如果在同一台计算机上使用较早版本的 Outlook, 则设置为 "自动"。 如果你不是这样, 自动帐户设置将在你首次启动时开始 Outlook 并引导你完成该过程。

系统将要求您输入您的姓名、电子邮件地址和密码。 这通常是足够的, 但是如果自动设置失败, Outlook 将要求更多的信息, 例如您的邮件服务器名称。 如果您没有此类信息,您的电子邮件提供商可向您提供详细信息。

Backstage 视图中的“添加帐户”按钮

注意: 如果想要在以后添加其他电子邮件帐户, 请选择 "文件" > "添加帐户" 以启动自动帐户设置。

快速访问栏

快速访问栏是你的 Outlook 体验的重要部分。 这是一种在顶部 Outlook 功能 (邮件、日历、人员和任务) 之间移动的简单方法。 除了提供标准选项卡和功能区的标准选项卡和功能区, 还提供了一种各种工具和选项, 可帮助你使用和管理 Outlook 。

通常位于 " Outlook " 窗口的底部, "快速访问" 栏将显示 "快速访问" 栏, 具体取决于所选设置 (按钮名称 (左侧图像) 或与功能名称关联的图标 (右图)。

通过 "姓名"、"邮件"、"日历"、"人员" 和 "任务" 按钮以及其他 (三个圆点或省略号) 选项显示的 Outlook 快速访问栏

Outlook 快速访问栏, 显示 "邮件"、"日历"、"人员"、"任务" 和更多选项图标

更改 "快速访问" 栏上显示的内容

你可以控制在快速访问工具栏上显示哪些按钮 (或图标), 甚至可以控制这些按钮的显示顺序。

  1. 选择 "更多>导航选项"。

    选择 "快速访问" 栏上的 "更多" (三个点) 可查看导航选项

  2. 在 "导航选项" 对话框中, 执行下列操作:

    "快速访问栏导航选项" 对话框

    • 若要更改栏上显示的按钮或图标的数量, 请为 "最大数量的可见项目" 增加或减少 " 4 " 的默认设置。

    • 若要查看图标而不是名称, 请选中 "紧凑导航" 复选框。

    • 若要重新排列按钮或图标的列出方式, 请在 "按此顺序显示" 框中选择一个项目, 然后选择 "上移" 或 "下移"。

  3. 选择“确定”。

    提示: 如果您不喜欢所做的更改, 或只是想要重新开始, 请选择 "重置"。

邮件

电子邮件将您连接到组织内部和外部的人员。 您可以将电子签名和附件添加到电子邮件中。

创建新电子邮件

  1. 从任意 "邮件" 文件夹 (如 "收件箱") 中, 选择 "新建电子邮件"。

    新电子邮件

    键盘快捷方式:    若要创建电子邮件, 请按 Ctrl + Shift + M。

  2. 撰写完电子邮件后, 选择 "发送"。

有关详细信息,请参阅创建电子邮件

为邮件添加电子邮件签名

创建将显示在邮件底部的个性化签名。 签名可以包括文本、图像、电子名片、徽标,甚至手写签名的图像。

创建签名

  1. 在新邮件中, 选择 "签名" >签名

    签名

  2. 在 "电子邮件签名" 选项卡上, 选择 "新建"。

  3. 键入一个名称, 然后选择"确定"

  4. 在 "选择默认签名" 下, 执行下列操作:

    • 在 "电子邮件帐户" 列表中, 选择要与签名相关联的电子邮件帐户。

    • 在“新邮件”列表中,选择要自动添加到所有新建电子邮件的签名。 如果您不想对电子邮件进行自动签名, 则可以忽略此选项, 因为(none)是默认值。

    • 在“答复/转发”列表中,选择答复或转发邮件时要自动添加的签名。 否则,请接受默认选项“(无)”。

  5. 在 "编辑签名" 下, 键入签名, 然后选择"确定"

添加签名

  • 在新邮件中, 选择 "签名", 然后选择所需的签名。

    签名

有关详细信息,请参阅创建和添加电子邮件签名

转发或答复电子邮件

  1. 在功能区或阅读窗格中, 选择 "答复"、"全部答复" 或 "转发"

    答复邮件

  2. 在 "收件人"、 "抄送" 或"密件抄送" 框中, 执行下列操作之一:

    • 若要添加收件人, 请在相应的框中单击, 然后输入收件人的姓名。

    • 若要删除收件人, 请在相应的框中单击, 选择收件人的姓名, 然后按 Delete。

有关详细信息,请参阅答复或转发电子邮件

将附件添加到电子邮件

若要共享文件,您可以将它附加到邮件中。 您还可以附加其他 Outlook 项目, 如邮件、联系人或任务。

  1. 创建新邮件, 或选择现有邮件, 然后选择 "答复"、"全部答复" 或 "转发"。

  2. 在邮件窗口中, 选择 "邮件" > "附加文件"。

    向邮件附加文件

有关详细信息,请参阅将文件、邮件、联系人或任务附加到电子邮件中

打开或保存电子邮件附件

您可以从阅读窗格或打开的邮件中打开附件。 打开并查看附件后,可以将其保存。 如果邮件有多个附件,可以将它们作为一组保存,也可以逐个保存。

打开附件

根据所使用 Outlook 的版本, 可能有多个选项可用于打开附件。

  • 双击附件。

有关详细信息,请参阅打开附件

保存附件

  1. 在阅读窗格或打开的邮件中选择附件。

  2. 在 "附件" 选项卡上的 "操作" 组中, 选择 "另存为"。 您也可以右键单击附件, 然后选择 "另存为"。

    另存为附件

有关详细信息,请参阅保存附件

安装 Outlook for iOS 或 Android

将 Outlook Mobile 与 Outlook for PC 配合使用, 了解其他功能。

如果你使用outlook For iOS 或 outlook For Android, 你的草稿将自动同步到你的移动设备。 从这里, 您可以在计算机上完成已启动的邮件, 轻松地从照片或照相机添加附件, 或使用 Office Lens 捕获会议中的白板上的笔记。

约会和会议是你的个人和工作生命的 byproduct, 你的日历是管理这两种情况的理想工具。 通过 Outlook 您还可以设置计划事件的提醒。

创建约会

在 Outlook 中, 约会不同于会议。 约会是您在日历中安排的活动, 这些活动不涉及邀请其他人或保留资源 (如会议室或设备)。

单击“日历”

  • 在 "日历" 文件夹中, 选择 "新建约会"。 您也可以右键单击日历网格中的时间段, 然后选择 "新建约会"。

    “日历”中的“新建约会”

    键盘快捷方式:    若要创建约会, 请按 Ctrl + Shift + A。

有关详细信息,请参阅计划约会

安排会议

在 Outlook 中, 会议包括其他人, 并且可以包括诸如会议室之类的资源。 您将在“收件箱”中收到会议请求的响应。

  • 在 "日历" 文件夹中, 选择 "新建会议"。

    “日历”中的“新建会议”

键盘快捷方式:    若要从 Outlook 中的任何文件夹创建新会议请求, 请按 Ctrl + Shift + Q。

有关详细信息,请参阅安排与他人的会议

设置提醒

提醒窗口中的提醒弹出窗口, 因此您不会错过任何重要的截止日期。 您可以设置或删除 Outlook 中几乎任何内容 (包括电子邮件、约会和联系人) 的提醒。

对于约会或会议

  • 打开一个约会会议, 然后在 "提醒" 列表框中, 选择希望在约会或会议之前的多长时间显示提醒。 若要关闭提醒, 请选择 ""。

对于电子邮件、联系人和任务

  • 选择 "后续标志" > "添加提醒"。

提示: 使用提醒可以快速将电子邮件标记为待办事项。 这些提醒使邮件显示在待办事项列表和 "任务" 文件夹中, 但不会自动添加提醒。 右键单击邮件列表中的标志以添加提醒。 或者, 如果您已打开邮件, 请选择 "后续标志" > "添加提醒"。

后续

人员

"人员" 是为您的企业和个人联系人构成的人员和公司的存储桶名称。 作为联系人添加的人员完全是随机的, 并且您或您的公司所强加的限制可能仅适用于您可以或无法添加的人员。 例如, 您的公司可能有关于与某些外部电子邮件地址的函件的规则。

创建联系人

联系人可以非常简单, 例如姓名和电子邮件地址, 也可以包括诸如街道地址、多个电话号码、图片和生日等详细信息。 您将在 Outlook 窗口左下角的 "快捷方式" 栏中的 "人员" 选项下找到您的联系人。

人员

  • 在 "人员" 中, 选择 "新建联系人"。

    新建联系人

    键盘快捷方式:    若要从 Outlook 中的任何文件夹创建联系人, 请按 Ctrl + Shift + C。

有关详细信息,请参阅创建或添加联系人

获取 Outlook 通讯簿中的联系人列表

保存通讯簿中的联系人副本是一个不错的做法。 在 Outlook 2013 或 Outlook 2016 for Windows 中, 你可以将联系人的逗号分隔值 (.csv) 文件下载到你的设备并在 Excel 中打开。

  1. 打开 Outlook, 选择 "文件" Outlook打开 & 导出>导入/导出

    选择“打开和导出”,然后选择“导入/导出”。

  2. 在 "导入和导出向导" 中, 选择 "导出到文件" > "下一步"。

  3. 选择 "以逗号分隔的值", 然后在 "导出到文件" 页面上, 选择 "联系人" 作为要为您的帐户导出的文件夹。

    向上滚动,然后选择要导出的联系人文件夹。

    重要: 在继续之前, 请确保你选择的联系人文件夹已附加到你的电子邮件帐户。 如果你从其他人的计算机执行这些步骤, 这一点尤其重要。

  4. 选择 "下一步" > "浏览", 然后转到要存储逗号分隔值 (.csv) 文件的位置。

  5. 键入文件名, 然后选择"确定" > "下一步"。

    将联系人通讯簿另存为 .csv 文件

  6. 选择 "完成" 以启动导出过程。

    注意: 当导出过程完成时,Outlook 不会显示消息。

打开您的联系人 .csv 文件

导出的联系人的逗号分隔值 (.csv) 文件通常在 Excel 中打开。

  1. 浏览到保存 .csv 文件的位置, 然后将其打开。

  2. 确认您的联系人已在文件中列出。

    在 Excel 中打开的 Outlook .csv 文件示例

    注意: 可能有空白单元格。 这是正常的。

  3. 关闭文件而不进行任何更改, 以避免在具有相同版本的 Outlook 或不同电子邮件服务的其他设备上导入文件时出现潜在问题。

任务

创建任务

许多人在纸上、在电子表格中或使用纸张和电子方法的组合来保留待办事项列表。 在 Outlook 中,可以将各种列表合为一体、获得提醒以及跟踪任务进度。

  1. 打开 Outlook, 在 "开始" 选项卡上的 "新建" 组中, 选择 "新建项目"。

  2. 选择 "任务", 根据需要填写 "任务" 表单, 然后选择 "保存" & "关闭"。

键盘快捷方式:    若要创建新任务, 请按 Ctrl + Shift + K。

有关详细信息,请参阅创建任务和待办事项

分配任务

  1. 选择 "快速访问" 栏上的 " Outlook 快速访问栏上的 "任务" 图标 " 或 " 导航栏 上的任务"。

  2. 执行下列操作之一:

    • 在功能区上选择 " "新建任务" 图标 " 或按 Ctrl + Shift + K 创建任务。

    • 打开现有任务。

  3. 选择 "分配任务"。

    功能区上的“分配任务”命令

  4. 在 "任务" 表单中, 执行下列操作:

    • 在 "收件人" 框中, 输入姓名或电子邮件地址。

    • 添加主题, 选择开始日期截止日期, 并根据需要设置状态优先级

      分配任务的开始和截止日期属性

    • 接受或清除两个复选框的默认选择:在我的任务列表中保留此任务的更新副本, 并在此任务完成后向我发送状态报告

    • 如果需要, 请在复选框下方的内容块中键入消息。

  5. 如果想要重复执行任务, 请在功能区上选择 "周期", 在 "任务周期" 对话框中选择所需选项, 然后选择"确定"

    注意: 如果分配周期性任务, 任务的副本将保留在任务列表中, 但永远不会更新。 如果选中 "此任务完成后给我发送状态报告" 复选框, 则会收到任务的每个已完成事件的状态报告。

  6. 选择“发送”。

提示: Outlook 可以跟踪分配给一个人的任务的进度。 如果希望多人处理某项任务, 请将该任务划分为较小的部分或单独分配每个任务。 例如, 若要跟踪由三个编写器编写的报表, 请创建三个单独的任务并将每个单独的任务分配给相应的编写器。

接受或拒绝已分配的任务

当创建任务并将其分配给您时, 它将显示在收件箱中。

您会在“阅读窗格”中看到任务请求中的接受和拒绝命令。

  • 在 "阅读" 窗格中, 选择 "接受" 或 "拒绝"。

    打开任务, 在功能区上选择 "接受" 或 "拒绝", 无论您选择哪个选项, 请选择 "立即发送或发送响应之前编辑答复", 然后选择"确定"

    注意: 已接受的任务显示在 Outlook 任务列表中。

如果打开任务, 则可以答复全部答复或转发给向您分配任务的人员, 并根据需要将任务转发给其他人。 您还可以在消息块中包含注释。

查看任务

  1. 打开 Outlook, 在 "快速访问" 栏上, 选择 " Outlook 快速访问栏上的 "任务" 图标 "。

  2. 在 "待办事项列表" 或 "任务" 列表中, 双击一个项目以查看完整的表单。

你可以随时更改查看任务的方式。

  • 在 "开始" 选项卡上的 "当前视图" 组中, 选择不同的视图。

    任务的当前视图选项 .

打印任务

你可以选择查看你的任务的方式, 然后根据你选择的要打印的内容 (格式为 "表格样式" 或 "备注样式") 打印任务。 例如, 如果选择了要打印的单个任务, 则 "仅可用的打印设置" 是 "备注" 样式。 但是, 如果您选择一个列表 (如待办事项列表), 则还会提供表格样式打印格式。

  1. 选择 "快速访问" 栏上的 " Outlook 快速访问栏上的 "任务" 图标 "。

    Outlook 快速访问栏

  2. 在其中一个文件夹 (待办事项列表任务列表) 中选择一项任务, 或选择一个文件夹。

  3. 选择 "文件>打印", 然后在 "设置" 下选择 "格式" (如果可用)。

打印电子邮件、联系人或日历项目

在 Outlook 中, 可以打印电子邮件、联系人、日历项目或较大视图等项目, 例如 "日历"、"通讯簿" 或 "邮件" 文件夹的内容列表。

  1. 在 Outlook 中选择要打印的项目或文件夹。

  2. 选择“文件”>“打印”。

打印

有关详细信息,请参阅在 Outlook 中打印

注意:  本页面是自动翻译的,可能包含语法错误或不准确之处。 我们的目的是使此内容能对你有所帮助。 能否告知我们此信息是否有所帮助? 下面是该参考内容的英文版

扩展你的 Office 技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×