Office 365 中的非活动邮箱概述

在之前的员工离职后,组织可能需要保留其电子邮件。在雇佣关系终止后,可能需要将邮箱内容保留数月或数年,也可能需要无限期地保留邮箱内容,具体视组织的保留要求而定。不论需要将电子邮件保留多久,都可以使用非活动邮箱功能在 Office 365 中存档之前员工的邮箱,而不会使邮箱产生每月订阅费用。

内容

什么是非活动邮箱?

非活动邮箱和 Office 365 保留策略

非活动邮箱和 Exchange MRM 保留策略

非活动邮箱和电子数据展示事例保留

非活动邮箱和 Office 365 标签

创建非活动邮箱

管理非活动邮箱

什么是非活动邮箱?

员工离开组织后(或长时间休假),可删除他们的 Office 365 帐户。帐户删除后,员工的邮箱数据将保留 30 天。在此期间,仍可通过取消删除帐户来恢复用户的数据。30 天后,数据将永久删除。

但如果组织需要保留之前员工的邮箱内容,可将该邮箱置于“诉讼保留”状态或在 Office 365 安全与合规中心 中对该邮箱应用 Office 365 保留策略,然后删除相应的 Office 365 帐户,将其变为非活动邮箱。非活动邮箱的内容会在该邮箱的“诉讼保留”持续时段内保留或在应用到该邮箱的 Office 365 保留策略保留期内保留,之后将删除。30 天内,仍可恢复相应的用户帐户。但 30 天后,非活动邮箱将保留在 Office 365 中,直到删除该保留状态或保留策略为止。

重要: 我们推迟了创建新的就地保留以使邮箱处于非活动状态的截止日期(2017 年 7 月 1 日)。但今年晚些时候或明年初,用户将不能在 Exchange Online 中创建新的就地保留。到时候仅可使用诉讼保留和 Office 365 保留策略创建非活动状态的邮箱。但是,现有的就地保留中的非活动邮箱仍受支持,并且用户可继续管理非活动状态邮箱的就地保留。这包括更改就地保留的持续时间,以及通过删除就地保留来永久删除非活动状态的邮箱。

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非活动邮箱和 Office 365 保留策略

除诉讼保留外,使邮箱处于非活动状态的另一种方法是使用 安全和合规性中心 中新的 Office 365 保留策略功能。使用保留策略使邮箱处于非活动状态:

  • 必须将其应用到 Exchange 邮箱或 Skype for Business 位置(因为 Skype 相关的内容存储在用户的邮箱中)。

  • 必须将策略配置为保留内容或先保留再删除内容。如果将保留策略配置为直接删除内容,则删除应用该策略的邮箱时邮箱不会变为非活动状态。

  • 可将其建立在查询的基础上,只保留与搜索查询匹配的项目。

有关配置 Office 365 保留策略的详细信息,请参阅 Office 365 中的保留策略概述

如果使用 Office 365 保留策略让邮箱处于非活动状态,Office 365 将继续对该非活动邮箱执行保留策略。也就是说如果将保留策略配置为先保留再删除内容,则在保留期到期后,会将项目移动到“可恢复项目”文件夹中,最终从非活动邮箱中清除。如果 Office 365 保留策略未配置为删除项目,则不会将用户尚未永久删除的项目(使邮箱处于非活动状态前)移动到“可恢复项目”文件夹,而会在邮箱变为非活动状态后无限期地保留。

可考虑创建专用于非活动邮箱的 Office 365 保留策略。下面是执行此操作的部分原因以及需要考虑的事项。

  • 可只在有必要满足组织对之前雇员的要求时,才配置保留策略来保留邮箱内容。

  • 这是一种识别非活动邮箱的简单方法,因为保留策略将仅应用于非活动邮箱。

  • 能够轻松识别分配给组织中非活动邮箱的保留策略。这可让更改保留(或删除)设置(如有必要)变得更加轻松。这还使永久删除非活动邮箱变得更简单,只需使用 安全和合规性中心 将其从策略中删除即可。否则必须使用 Exchange Online PowerShell 从非活动邮箱删除诉讼保留,或使用 安全和合规性中心 PowerShell 从组织范围内的 Office 365 保留策略排除非活动邮箱。

  • 如果创建专用于非活动邮箱的 Office 365 保留策略,最多可添加 1,000 个邮箱到该策略。如果贵组织是一个非常大的组织,则可能需要创建多个用于非活动邮箱的 Office 365 保留策略。

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非活动邮箱和 Exchange MRM 保留策略

如果邮箱在变为非活动邮箱时应用了 Exchange 保留策略(Exchange Online 中的邮件传递记录管理或 MRM 功能),则任何删除策略(配置了“删除”保留操作的保留标记)仍对非活动邮箱有效。也就是说,在保留期过期时,标记有删除策略的项目会移到“可恢复项目”文件夹中。在保留期过期时,这些项目会从非活动邮箱中清除。如果非活动邮箱没有指定的保留期,那么“可恢复项目”文件夹中的项目就会无限期地保留。

相反,分配给非活动邮箱的保留策略中包含的所有存档策略(配置了“MoveToArchive”保留操作的保留标记)会遭到忽略。也就是说,在保留期过期时,非活动邮箱中标记有存档策略的项目会保留在主邮箱中。这些项目不会移到存档邮箱或其中的“可恢复的项目”文件夹内,而是会无限期地保留。

非活动邮箱和电子数据展示事例保留

如果将与 安全和合规性中心 中的电子数据展示事例相关联的保留应用于某邮箱,然后删除该邮箱或该用户的 Office 365 帐户,则邮箱将变为非活动邮箱。但不建议使用电子数据展示事例保留使邮箱处于非活动状态。这是因为电子数据展示事例针对有时间限制的法律问题相关特定事例。有时法律案件可能会结束,与该案例相关的保留也将随之删除,从而电子数据展示事例将关闭。实际上,如果应用于某非活动邮箱的保留与电子数据展示事例相关联,然后解除保留或关闭(或删除)电子数据展示事例,则非活动邮箱将被永久删除。此外,不能创建基于时间的电子数据展示保留。也就是说,非活动邮箱中的内容将永久保留或直到删除该保留且删除该非活动邮箱为止。因此,建议对非活动邮箱使用诉讼保留或 Office 365 保留策略。

有关电子数据展示事例和保留的详细信息,请参阅管理 Office 365 安全和合规中心中的电子数据展示事例

非活动邮箱和 Office 365 标签

Office 365 中的标签有助于对组织中的数据分类进行管理,并根据该分类执行保留规则。可由用户手动或管理员自动将标签应用于电子邮件项目,只能向一个电子邮件项目分配一个标签。如果用户邮箱中的单个电子邮件项目含有一个分配给其的标签,且删除了该邮箱和该用户的 Office 365 帐户,则邮箱将变为非活动邮箱。与电子数据展示事例保留类似,不建议使用标签使邮箱处于非活动状态。而建议使用诉讼保留或 Office 365 保留策略。请注意,如果使用标签,你可能不会意识到已向某电子邮件项目应用标签,然后在删除用户的帐户时不小心使邮箱变为非活动状态。

有关标签的详细信息,请参阅 Office 365 中的标签概述

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创建非活动邮箱

要使邮箱变为非活动,邮箱必须分配有 Exchange Online(计划 2)许可证,这样可以在删除邮箱之前向其应用诉讼保留或 Office 365。邮箱被删除后,与之相关的许可证就可以分配给新用户。非活动邮箱不需要持续许可证。

注意: 如果已对某邮箱应用诉讼保留,或者如果已向它应用 Office 365 保留策略,则只需删除相应的 Office 365 用户帐户,创建一个非活动邮箱即可。

下表总结了在不同保留方案下使邮箱非活动的过程。有关详细信息,请参阅管理 Office 365 中的非活动邮箱

目的

执行此操作

结果

在员工离职后将邮箱内容无限期保留

  • 将邮箱置于诉讼保留状态或向邮箱应用 Office 365 保留策略。

  • 请勿指定诉讼保留的保留期或请勿配置 Office 365 保留策略来删除项目;或者可使用永久保留项目的保留策略。

  • 删除用户的 Office 365 帐户。

非活动邮箱中的所有内容(包括“可恢复项目”文件夹中的项目)都会无限期地保留。

在员工离职后将邮箱内容保留指定的期限,之后将其删除。

  • 将邮箱置于诉讼保留状态或向邮箱应用 Office 365 保留策略。

  • 指定诉讼保留的保留期;应用先保留再删除项目的保留策略。

  • 删除用户的 Office 365 帐户。

邮箱项目的保留期到期后,会将项目移动到“可恢复项目”文件夹中,然后在已删除项目的保留期到期后,将它们从非活动邮箱中永久删除(清除)。保留期限从收到或创建邮箱项目的初始日期算起。会保留非活动邮箱中的所有其他内容。

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管理非活动邮箱

使邮箱变为非活动后,可对非活动邮箱执行各种管理任务。

  • 更改非活动邮箱的保留期      在邮箱变为非活动邮箱后,可更改应用于非活动邮箱的诉讼保留或 Office 365 保留策略的保留时间。有关分步过程,请参阅更改 Office 365 中非活动邮箱的保留期

  • 恢复非活动邮箱    如果之前的员工(或休假的员工)返回组织,或者如果某位新员工要接替之前员工的工作职责,则可以恢复非活动邮箱的内容。恢复非活动邮箱时,邮箱会转换为一个新邮箱,将保留非活动邮箱的的内容和文件夹结构,并将邮箱链接到新的用户帐户。恢复后,非活动邮箱不再存在。有关恢复非活动邮箱时的分步过程说明和所发生情况的详细信息,请参阅恢复 Office 365 中的非活动邮箱

  • 还原非活动邮箱    如果另一名员工接替之前员工的工作职责,或者如果另一个用户需要访问非活动邮箱的内容,可将非活动邮箱的内容还原(或合并)到某个现有邮箱。还原非活动邮箱时,内容将复制到另一个邮箱。非活动邮箱将保留,并且仍保留非活动状态。仍可以使用电子数据展示工具搜索非活动邮箱,可以将其内容还原到另一个邮箱,也可以在以后将其恢复或删除。有关分步过程说明,请参阅还原 Office 365 中的非活动邮箱

  • 删除非活动邮箱    不再需要保留非活动邮箱的内容时,可通过删除应用于该非活动邮箱的所有保留或 Office 365 保留策略永久删除它。如果邮箱处于非活动状态超过 30 天,删除保留后会将它标记为永久删除。如果邮箱处于非活动状态不到 30 天,删除保留或保留策略之后可再次使其活动。有关分步过程,请参阅删除 Office 365 中的非活动邮箱

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