Microsoft MyAnalytics 提示

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这些提示有助于您更好地花费时间并关注中工作的重要。所有提示不可供所有人。和应始终执行取决于您的角色和组织在中工作。

在 Outlook 中使用 MyAnalytics

是否希望了解阅读了你所发送特定的邮件的人数?查看 MyAnalytics Outlook 加载项 即可了解有多少人阅读、答复或转发了你的电子邮件。

提示: 转到 Outlook,打开已发送或接收的电子邮件。然后单击电子邮件顶部收件人行下方的“MyAnalytics”,即可查看统计信息。

会议

更少的会议、时间更短的会议或更多重点会议。如果你想要节约花费在会议中的时间,下列选项可供选择。

发送简要信息,而不是邀请

发送邮件并非总是浪费时间的事。降低会议出席率,同时保持人员信息畅通、信息更新及时可以是一个有用的方法。如果你有同事不需要在会议上参与做出决策,可以在会后通过电子邮件向他们发送相关的信息更新,从而让他们知晓会议中所做出的决定。

缩短你的会议时间

针对主管人员的最新一项调查显示花费在会议上的时间有 25% 到 50% 被浪费了。某些公司引入了站立式会议。尽管站立式会议不适用于所有形式的会议,但不可否认的是这种形式的会议比典型的静坐式会议耗时更短、更有效率。或者,考虑缩短或整合定期会议,尤其是与会者超过 10 人时。

重新考虑定期会议

常见的工作效率提示是“彻底清理”你的日历。尝试取消一周的所有定期会议,并且按照所需重新添加那些确实错过的会议。已显示这一方式减少了 10-30% 的会议数量(当作为团队实施的时候)。

重新考虑与会者列表

当并非全部参与者都完全参与会议时,对于与会者而言为“须知”的大型进度会议和更新会议可能会过度耗用参与度。多任务是一个常见指示,表明此人员对于会议而言不是必需参与的人员。可以改而发送简明信息吗?

不鼓励“商务旅游”

术语“商务旅行者”用于那些公司中“认为应出席所有可能参与的会议,只有这样才感觉自己身处行业圈内”的人员。成功的会议需要来自所有与会者的积极参与和关注,心不在焉的与会者会导致会议的有效性大打折扣。作为组织者,你应尝试使协作仅发生在与会者之间,从而降低注意力的分散并确保与会者对会议作出足够的贡献。

电子邮件

如果你发现花费在电子邮件上的时间太多,那么你可以执行的其他操作包括打电话、不要“全部答复”或从电子邮件列表取消订阅无用的内容。

删除不必要的电子邮件收件人

单击发送前,请检查收件人列表并确保每个人都将对会话作出各自应有的贡献。使用“全部答复”前应再三考虑。默认情况下,应该仅答复邮件发送者。仅在你的答复与邮件涉及的所有人员均相关时使用“全部答复”。某些收件人可能只需要知道决定的结果,而无需向其抄送完整会话。

使用 Skype 或打电话,减少邮件发送量

发送电子邮件之前,请考虑以下意见:某组织简单任务权威机构发现,管理层的电子邮件输出减少 54% 将使得整个公司的工作效率提高 7%。某管理技巧专栏通过督促管理层“打电话”对此提供了支持。通常情况下,电话联络比电子邮件往来对话更为有效,并可使问题得到实时解答。Skype 是一个不错的选择。

从组中取消订阅你不阅读的内容

请考虑删将自己从不需要成为其成员的组中删除。如果你最终只是删除这些电子邮件或将其移至“稍后阅读”文件夹但再也没有翻看,那么最好还是不要让这些电子邮件塞满你的收件箱。

空出其他人的收件箱空间

也许你可以在抄送的电子邮件中推行以下公司纪律。其实很简单:当答复电子邮件时,将可移动的每个人移到“密件抄送”,并附上备注“将 Joe、Sally 和 Eileen 移到密件抄送以空出其收件箱空间”。这使这些同事在想要继续参与会话的时候有机会进行拒绝,同时也可让他们轻松摆脱那些只会塞满其收件箱并浪费其时间的邮件。这一简单的对人类时间价值的认同还有助于在人们目睹良好行为时对此行为进行传播。传递良好行为。

工作外时间

成为一个考虑周到的共事者!

  • 使用每日或每周摘要高度概括“通知”类型的电子邮件的邮件内容和状态更新。这可减少由电子邮件过载引起的整体噪音和随机性。

  • 保存邮件草稿或者将电子邮件延迟到收件人的正常工作时间时再发送。将深夜/凌晨电子邮件限制为紧急电子邮件,以减少噪音。

  • 当试图要集中注意力时,关闭手机和桌面的通知。

作为一个团队:

  • 例如:无会议的星期三

  • 对“团队时间”达成一致

  • 尊重人们的时间

  • 注意会议过多的情况和关注你邀请的人

重点时间

我们将重点时间定义为长度至少为连续两个小时的无会议时间。重点时间旨在表示你有足够的时间可以集中在工作交付或完成其他重要任务上。

在你的日历上规划重点时间

优先考虑你自己的时间,并且在规划时应防止该时间的重复占用。同样,尊重团队重复规划的时间。  

更少的会议

更少的会议意味着有更多时间可专注于有意义的任务或用于休息。

将更多的时间用于发展关系,可获得更高水平的工作效率

相较于提供精神上的恢复,在工作期间提供更多时间用于放松,可更有助于获得工作上的成功。已证明将时间集中投入到发展关系和人脉网络上对于职业发展而言有着不可替代的关键性作用。由一支合作团队实施的一项研究证实了成功的销售人员和庞大的人际网之间存在相关性。他们发现顶级销售人员拥有的内部人脉网比那些在平均表现以下的销售人员要大 33%。在这种情况下,对有意义的同事关系的投资转换成了更高的绩效。

为重要的事情争取更多的时间

在跳过午餐改为享用第四杯咖啡之前,与你的团队一起享受一次聚餐吧。这可让你的大脑得到休息,扩大你的人际网并很可能提高你的工作效率。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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