Microsoft Access 中的新增功能

在 Microsoft Access 2010 中,可以生成 Web 数据库并将它们发布到 SharePoint 网站。

“立即开始协作。”

SharePoint 访问者可以在 Web 浏览器中使用您的数据库应用程序,并使用 SharePoint 权限来确定哪些用户可以看到哪些内容。您可以从使用模板开始,以便可以立即开始协作。很多其他增强功能支持这个新的 Web 发布功能,而且还提供了传统桌面数据库具有的好处。

Access 2010 用户界面也发生了变化。如果您不熟悉 Office Access 2007,则功能区和导航窗格对您来说可能是新内容。功能区取代了以前版本中的菜单和工具栏。导航窗格取代并扩展了数据库窗口的功能。Access 2010 中新增的 Backstage 视图使您能够访问应用于整个数据库的所有命令(例如压缩和修复)或来自“文件”菜单的命令。

本文介绍 Office Access 2007 和 Access 2010 中引入的功能。如果您需要获取 Access 的一般简介,请参阅 Access 2010 入门一文。

本文内容

概述

全新的用户界面

更强大的对象创建工具

新的数据类型和控件

改进的数据显示

增强的安全性

排查故障的更佳方式

增强的校对工具

概述

如果您能够访问配置了访问服务的 SharePoint 网站,则可以使用 Access 2010 来创建 Web 数据库。人们可以在 Web 浏览器窗口中使用您的数据库,但您必须使用 Access 2010 来进行设计更改。虽然一些桌面数据库功能没有转换到 Web 上,但可以通过使用新功能(例如计算字段和数据宏)来执行许多相同的操作。

在 Web 上共享数据库

  • 使用模板    Access 2010 附带了五个模板:“联系人”、“资产”、“项目”、“事件”和“慈善捐赠”。在您发布任何模板之前或之后,都可以对其进行修改。

  • 从头开始    在创建空白的新数据库时,可以在常规数据库和 Web 数据库之间进行选择。此选择影响您将看到的设计功能和命令,因此很容易确保您的应用程序与 Web 兼容。

  • 将现有的数据库转换为 Web 数据库    您可以将现有的应用程序发布到 Web 上,但并非所有桌面数据库功能都受 Web 支持,因此您可能必须调整应用程序的一些功能。

    注意: 您可以运行新增的 Web 兼容性检查器来帮助您识别和修复任何兼容性问题。

  • Intranet 或 Internet    您可以发布到自己的 SharePoint 服务器上,也可以使用托管的 SharePoint 解决方案。

有关 Web 数据库的详细信息,请参阅生成可在 Web 上共享的数据库一文。

新的宏生成器

Access 2010 包含一个新的宏生成器,它具有智能感知功能和整齐简洁的界面。

宏生成器

1. 从列表中选择操作...

2. ...或双击“操作目录”中的操作来将其添加到宏中。

3. 在您处理宏时会显示“设计”选项卡。

添加操作时,宏生成器中会显示更多选项。例如,在添加“If”操作时,您会看到:

包含 If 操作的宏

除了传统宏外,还可以使用新的宏生成器来创建数据宏。数据宏是一个新功能。

数据宏:根据事件更改数据

数据宏有助于支持 Web 数据库中的聚合,并且还提供了一种在任何 Access 2010 数据库中实现“触发器”的方法。

例如,假设您有一个“已完成百分比”字段和一个“状态”字段。您可以使用数据宏进行如下设置:当“状态”设置为“已完成”时,将“已完成百分比”设置为 100;当“状态”设置为“未开始”时,将“已完成百分比”设置为 0

增强的表达式生成器

表达式生成器现在具有智能感知功能,因此您可以在键入时看到需要的选项。它还在“表达式生成器”窗口中显示有关当前选择的表达式值的帮助。例如,如果选择 Trim 函数,表达式生成器会显示:

Trim(string) 返回一个字符串类型变量,该变量包含不带先导空格和尾随空格的指定字符串的副本。

计算字段

可以创建显示计算结果的字段。计算必须引用同一表中的其他字段。可以使用表达式生成器来创建计算。

表有效性规则

注意: 此功能是在 Access 2007 中引入的。

如果更改的记录要验证指定的规则,可以创建阻止数据输入的规则。与字段有效性规则不同,表有效性规则可以检查多个字段的值。可以使用表达式生成器来创建有效性规则。

用来创建完整应用程序的数据库模板

Access 2010 包括一套经过专业化设计的数据库模板,可用来跟踪联系人、任务、事件、学生和资产,以及其他类型的数据。您可以立即使用它们,或者对其进行增强和调整,以完全按照您所需的方式跟踪信息。

Backstage 视图中的可用模板

每个模板都是一个完整的跟踪应用程序,其中包含预定义表、窗体、报表、查询、宏和关系。这些模板被设计为可立即使用,这样,您就可以快速开始工作。如果模板设计符合您的需求,则可以直接开始工作。如果不符合,则可以使用模板作为一个良好的开端,创建满足您的特定需求的数据库。

资产 Web 数据库

除了 Access 2010 中包括的模板外,您还可以连接到 Office.com 来下载更多的模板。

用来向现有数据库中添加功能的应用程序部件

您可以通过使用应用程序部件轻松地向现有数据库中添加功能。应用程序部件是 Access 2010 中的新增功能,它是一个模板,构成数据库的一部分(例如,预设格式的表或者具有关联窗体和报表的表)。例如,如果向数据库中添加“任务”应用程序部件,您将获得“任务”表、“任务”窗体以及用于将“任务”表与数据库中的其他表相关联的选项。

“创建”选项卡上的应用程序部件

改进的数据表视图

无需提前定义字段即可创建表以及开始使用表 - 只需单击“创建”选项卡上的“表”,然后开始在出现的新数据表中输入数据即可。Access 2010 会自动确定适合每个字段的最佳数据类型,这样,您便能立刻开始工作。“单击以添加”列向您显示添加新字段的位置。如果您需要更改新字段或现有字段的数据类型或显示格式,可以通过使用功能区上“字段”选项卡中的命令进行更改。您还可以将 Microsoft Excel 表中的数据粘贴到新的数据表中,Access 2010 会自动创建所有字段并识别数据类型。   

“数据表”视图中的“单击以添加”

“字段列表”窗格

“字段列表”窗格是在 Access 2007 中引入的,可用于添加其他表中的字段。您可以从记录源中的表、数据库中的相关表或不相关表中拖动字段。如果需要表之间的某种关系,则会自动创建该关系,或者您在整个过程中都会得到提示。

“字段列表”窗格

布局视图帮助您加快窗体和报表的设计速度

在查看窗体或报表中的数据的同时,可以使用布局视图来更改设计。

“布局”视图相对于 Access 2007 进行了一些改进。您在为网站设计窗体或报表时,将会用到“布局”视图。

“布局”视图中显示实时数据的窗体

例如,可以通过从“字段列表”窗格拖动一个字段的方式在设计网格中添加一个字段;或者通过使用属性表来更改属性。

使用控件布局保持内容整洁

Office Access 2007 中引入的布局是可作为一个单元移动和调整大小的控件组。在 Access 2010 中,对布局进行了增强,允许更加灵活地在窗体和报表上放置控件。可以水平或垂直拆分或合并单元格,从而使您能够轻松地重排字段、列或行。

在设计 Web 数据库时,必须使用布局视图,但设计视图仍可用于桌面数据库设计工作。

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全新的用户界面

Office Access 2007 中引入并在 Access 2010 中增强的全新用户界面旨在使您能够轻松地查找命令和功能。过去,命令和功能常常深藏在复杂的菜单和工具栏中。  

功能区

功能区是包含按特征和功能组织的命令组的选项卡集合。功能区取代了 Access 的早期版本中分层的菜单和工具栏。

功能区的重要功能包括:

  • 命令选项卡:显示通常配合使用的命令的选项卡,这样即可在需要命令的时候找到命令。

  • 上下文命令选项卡:根据上下文显示的一种命令选项卡。所谓上下文,也就是您正在着手处理的对象或正在执行的任务。上下文命令选项卡中包含极有可能适用于您目前的工作的命令。

  • 库:显示样式或选项的预览的新控件,以使您能在做出选择前查看效果。

Backstage 视图

Access 2010 中新增的 Backstage 视图包含应用于整个数据库的命令,例如压缩和修复或打开新数据库。命令排列在屏幕左侧的选项卡上,并且每个选项卡都包含一组相关命令或链接。例如,如果单击“新建”,将会显示一组按钮。您可利用这些按钮从头创建新数据库,或从经过专业化设计的数据库模板库中选择一个模板来创建新数据库。

除了您最近打开的数据库和(如果您连接到 Internet)指向 office.com 文章的链接外,Backstage 视图中提供的许多命令可在早期版本的 Access 的“文件”菜单中找到。

Backstage 视图中的“新建”选项卡

导航窗格

Access 2007 中引入的导航窗格列出了当前打开的数据库中的所有对象,并可让用户轻松访问这些对象。可使用导航窗格按对象类型、创建日期、修改日期和相关表(基于对象相关性)组织对象,或在您创建的自定义组中组织对象。您是否需要更多空间来设计窗体?您可以轻松地折叠导航窗格,使之只占用极少的空间,但仍保持可用。导航窗格取代了在 Access 2007 之前的 Access 版本中使用的数据库窗口。

导航窗格中的对象

选项卡式对象

默认情况下,表、查询、窗体、报表和宏在 Access 窗口中都显示为选项卡式对象。

注意: 可以针对单个数据库更改此设置,并使用对象窗口来代替选项卡。

Access 2007 中的选项卡式对象

通过单击对象选项卡,可以在各种对象间轻松切换。

“帮助”窗口

使用 Access 2010,可以轻松地从同一个“帮助”窗口同时访问 Access 帮助和《开发人员参考》内容。例如,您可以轻松地将搜索范围更改为仅限于《开发人员参考》内容。不论您在“帮助”窗口中做何种设置,Office.com 或 MSDN 上都始终联机提供所有 Access 帮助和《开发人员参考》内容。

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更强大的对象创建工具

Access 2010 为创建数据库对象提供了直观的环境。

“创建”选项卡

使用“创建”选项卡可快速创建新窗体、报表、表、查询及其他数据库对象。如果在导航窗格中选择了一个表或查询,则可以通过单击一下“窗体”“报表”命令,基于该对象来创建新的窗体或报表。

通过此单击一下过程创建的新窗体和报表使用更新的设计来帮助使其外观更精美,并且可以立即投入使用。自动生成的窗体和报表具有专业的外观设计,并带有包括一个徽标和一个标题的页眉。此外,自动生成的报表还包括日期和时间信息,以及含有很多信息的页脚和总计。

报表视图和布局视图

Office Access 2007 中引入并在 Access 2010 中增强的这些视图允许您交互处理窗体和报表。通过使用报表视图,您可以浏览精确呈现的报表,而不必打印它或在打印预览中显示它。若要重点查看某些记录,可以使用筛选功能,或使用“查找”操作来搜索匹配的文本。可以使用“复制”命令将文本复制到剪贴板上,或单击报表中显示的活动超链接以在浏览器中打开链接。

使用“布局”视图,可以在浏览数据时更改设计。您可以在查看窗体或报表中的数据时使用“布局”视图进行许多常见设计更改。例如,可以通过从新的“字段列表”窗格中拖动字段名称来添加字段,或者通过使用属性表来更改属性。

“布局”视图现在提供经过改进的设计布局。这些布局是一系列控件组,您可以将它们作为一个整体来调整,这样您就可以轻松重排字段、列、行或整个布局。您还可以在“布局”视图中轻松删除字段或添加格式。 

“布局”视图中的报表

方便地在报表中创建分组和排序

Office Access 2007 引入了一种更好且更易于访问的方法来在报表中进行分组和排序以及添加总计。界面易于导航和理解,并且在与新的布局视图结合使用时,您可以立即看到更改效果。

“分组、排序和汇总”窗格

假设您希望按区域查看一个报表中的总销售额。使用“布局”视图和“分组、排序和汇总”窗格来添加组级别并请求汇总,即可在报表中看到实时更改。通过使用“总计”行,可以轻松地在报表页眉或页脚中添加总和、平均值、计数、最大值或最小值。简单的总计不再需要手动创建计算字段。现在,您只需指向字段并单击即可。 

在报表中创建总计

帮助创建完美的窗体和报表的改进的控件布局

窗体和报表通常包含表格式信息,例如包含客户名称的列或包含客户所有字段的行。您可以将这些控件(包括标签)分组到可作为一个单元轻松操作的布局中。

“排列”选项卡上“控件布局”组中的命令

由于您可以从不同的部分选择控件,例如页眉或页脚部分中的标签,因此存在着很大的灵活性。您可以轻松:

  • 移动布局或调整布局大小。例如,向左或向右移动列。

  • 设置布局格式。例如,将客户名称列设置为粗体以使其突出显示。

  • 向布局添加列(字段)。

  • 从布局中删除列(字段)。

  • 合并或分割单元格(仅限于 Access 2010)

在“布局”视图中移动列

布局是随您的设计一起保存的,因此它们保持可用。

便于快速浏览数据的分割窗体

注意: 此功能是在 Access 2007 中引入的。

使用分割窗体可以创建合并了“数据表”视图和“窗体”视图的窗体。可以设置一个属性来告知 Access 将数据表放在顶部、底部、左侧还是右侧。

分割窗体

注意: 分割窗体不适用于 Web 数据库。

窗体和报表中嵌入的宏

Office Access 2007 中引入了嵌入的宏。

使用嵌入的宏就可以不必编写代码。嵌入的宏存储在属性中,是它所属对象的一部分。可以更改嵌入宏的设计,而不必担心其他控件可能会使用该宏,因为每个嵌入的宏都是独立的。可以信任嵌入的宏,因为系统会自动禁止它们执行某些可能不安全的操作。 

将嵌入的宏分配给双击事件

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新的数据类型和控件

Access 2010 中新增的计算字段允许您存储计算结果。Office Access 2007 引入了以下新增的和增强的数据类型和控件:

  • 多值字段

  • 附件数据类型

  • 增强的“备注”字段

  • 日期/时间字段的内置日历控件

计算字段

您可以创建一个字段,以显示根据同一表中的其他数据计算而来的值。可以使用表达式生成器来创建计算,以便您可以受益于智能感知功能并轻松访问有关表达式值的帮助。

其他表中的数据不能用作计算数据的源。计算字段不支持某些表达式。

多值字段

Office Access 2007 中引入的多值字段可以为每条记录存储多个值。假设您需要将一个任务分配给您的一名员工或一个承包人,而您希望把它分配给多个人。在大多数数据库管理系统和 Office Access 2007 之前的 Access 版本中,必须创建一个多对多关系才能成功完成这项工作。

注意: Access 创建了一个隐藏表来为每个多值字段维护必要的多对多关系。

当您处理包含 Windows SharePoint Services 中所用的多值字段类型之一的 SharePoint 列表时,多值字段尤其适用。Access 2010 与这些数据类型兼容。

多值字段

文件的附件字段

附件数据类型允许您在数据库中轻松存储所有种类的文档和二进制文件,而不会使数据库大小发生不必要的增长。如果可能,Access 会自动压缩附件,以将所占用的空间降到最小。您是否希望将 Word 文档附加到记录中或将一系列数码图片保存到数据库中?使用附件会使这些任务变得更容易。您甚至可以将多个附件添加到一条记录中。

“附件”对话框

注意: 您可以在 Web 数据库中使用附件字段,但是每个 Web 表最多只能有一个附件字段。

“备注”字段现在存储格式文本并支持修订历史记录

Office Access 2007 中引入的格式文本备注字段意味着记录中不再仅限于使用纯文本。可以使用选项(例如加粗、倾斜、其他字体和颜色以及其他常用格式设置选项)来设置文本格式并将文本存储在数据库中。格式丰富的文本以基于 HTML 的格式(与 Windows SharePoint Services 中的格式文本数据类型兼容)存储在“备注”字段中。将新的“文本格式”属性设置为“格式文本”或“纯文本”后,便会在文本框控件和数据表视图中正确地设置信息的格式。

“备注”字段用来存储大量信息。可以将“仅追加”属性配置为保留对“备注”字段的所有更改的历史记录。然后,您可以查看这些更改的历史记录。该功能还支持 Windows SharePoint Services 中的跟踪功能,因此,您还可以使用 Access 来查看 SharePoint 列表内容历史记录。

用于选取日期的日历

注意: 此功能是在 Access 2007 中引入的。

采用“日期/时间”数据类型的字段和控件会自动获得对 Access 2007 中所引入的内置交互式日历的支持。日历按钮自动出现在日期的右侧。想知道本周五的日期吗?单击该按钮,日历即会自动出现,以允许您查找和选择该日期。您可以选择使用属性来为某个字段或控件关闭日历。

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改进的数据显示

新增的数据显示功能可帮助您更快地创建数据库对象,然后更轻松地分析数据。

增强的排序和筛选工具

假设您需要快速找到匹配值或对数据列进行排序。Office Access 2007 中引入的自动筛选功能增强了本已十分强大的筛选功能,使得您可以快速聚焦于所需的数据。您可以从列中的唯一值中轻松选择,这在您记不起所需的名称时非常有用;您还可以通过使用简明语言上下文菜单选项(例如“从最旧到最新排序”或“从最小到最大排序”)来对值进行排序。

自动筛选

可以轻松地在菜单命令中找到最常用的筛选选项,还可以使用快速筛选器基于输入的数据限制信息。快速筛选器选项根据数据类型自动变化,因此,您将看到符合数据类型的文本、日期和数值信息选项。

“日期筛选器”菜单

数据表中的总计和交替背景色

“数据表”视图提供了“总计”行,在该行中可以显示总和、计数、平均值、最大值、最小值、标准偏差或方差。添加“总计”行后,指向列单元格中的箭头并选择所需的计算。

数据表中的“总计”行

数据表、报表和连续窗体支持行的交替背景色,您可以配置有别于默认背景色的背景色。可以轻松做到每隔一行加底纹,而且您可以选择任何颜色。

使用交替行颜色的数据表

条件格式

Access 2010 新增了设置条件格式功能,使您能够实现一些与 Excel 中提供的相同的格式样式。例如,您现在可以添加数据条以使数字列看起来更清楚,如下图中所示:

Access 报表中的条件格式

注意: 条件格式不适用于 Web 数据库。

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增强的安全性

利用增强的安全功能以及与 Windows SharePoint Services 的高度集成,可以更有效地管理,并使您能够让自己的信息跟踪应用程序比以往更加安全。通过将跟踪应用程序数据存储在 Windows SharePoint Services 上的列表中,可以审核修订历史记录、恢复已删除的信息以及配置数据访问权限。

Office Access 2007 引入了一个新的安全模型,Access 2010 继承了此安全模型并对其进行了改进。统一的信任决定与 Microsoft Office 信任中心相集成。通过受信任位置,可以很方便地信任安全文件夹中的所有数据库。您可以加载禁用了代码或宏的 Office Access 2007 应用程序,以提供更安全的“沙盒”(即,不安全的命令不得运行)体验。受信任的宏以沙盒模式运行。

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使用 InfoPath 表单和 Outlook 收集数据

Office Access 2007 中引入的数据收集功能可帮助您使用 Outlook 以及(可选)InfoPath 来收集反馈。您可以自动生成 InfoPath 表单或 HTML 表单并将其嵌入到电子邮件的正文中。然后,您可以将该表单发送给从 Outlook 联系人中选择的收件人,或发送给存储在您的 Access 数据库中某个字段中的收件人姓名。

使用电子邮件收集数据

您是选择收集新信息,还是更新现有信息。收件人然后填写窗体并返回它。Outlook 识别传入窗体并自动将数据存储在您的 Access 数据库中,因此无需重新键入。 

导出为 PDF 和 XPS

在 Access 2010 中,您可以将数据导出为 PDF(可移植文档格式)或 XPS(XML 纸张规范)文件格式以进行打印、发布和电子邮件分发,前提是您首先将 Publish 作为 PDF 或 XPS 加载项安装。通过将窗体、报表或数据表导出为 .pdf 或 .xps 文件,可以通过保留了所有格式特征的便于分发的窗体来捕获信息,其他人不需要在其计算机上安装 Access 便可打印或审阅您的输出。

  • 可移植文档格式    可移植文档格式 (PDF) 是一种固定布局的电子文件格式,可以保留文档格式并支持文件共享。PDF 格式确保了在联机查看或打印文件时,可以完全保留所需的格式,而文件中的数据不能轻易复制或更改。对于要使用专业印刷方法进行复制的文档,PDF 格式也很有用。

  • XML 纸张规范    XPS 是一种电子文件格式,可以保留文档格式并支持文件共享。XPS 格式确保了在联机查看或打印文件时,可以完全保留所需的格式,而文件中的数据不能轻易复制或更改。

处理外部数据更加容易

现在可连接到作为外部数据源的 Web 服务。您将需要由 Web 服务管理员提供的 Web 服务定义文件。在安装定义文件后,可以链接到作为链接表的 Web 服务数据。

利用 Office Access 2007 中引入的新功能,可以更加轻松地导入和导出数据。可以保存导入或导出操作,然后在下次需要执行相同任务时重新使用保存的操作。利用“导入电子表格向导”,可以覆盖 Access 选择的数据类型,并且可以导入、导出为 Office Excel 2007 和更高版本的文件格式或链接到这些文件格式。

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排查故障的更佳方式

Office Access 2007 中引入的 Microsoft Office 诊断是一系列有助于发现计算机崩溃原因的诊断测试。这些诊断测试可以直接解决部分问题,也可以确定其他问题的解决方法。Microsoft Office 诊断取代了以下 Microsoft Office 2003 功能:“检测并修复”以及“Microsoft Office 应用程序恢复”功能。

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增强的校对工具

以下是拼写检查的一些新增功能。

  • 拼写检查器在各个 Office 程序间的行为更加一致。此更改的示例包括:

  • 拼写检查器包括后期修订法语词典。在 Microsoft Office 2003 中,它是一个加载项,需要单独安装。有关详细信息,请参阅选择进行拼写和语法检查的方式一文。

  • 首次使用某种语言时,会自动为该语言创建排除词典。可以使用排除词典强制拼写检查器标记您希望避免使用的词语。这些排除词典对于避免令人讨厌或者与您的风格指南不匹配的措词非常有用。有关详细信息,请参阅使用排除词典指定单词的首选拼写方式一文。

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