Lync Web Scheduler

Microsoft Lync Web Scheduler 是一种基于 Web 的程序,当您没有 Microsoft Outlook 或者位于不基于 Windows 的操作系统上时,则可以使用该程序创建 Lync 会议。借助 Web Scheduler,您可以使用最喜欢的电子邮件程序创建新会议、更改现有会议和发送邀请。

贵公司的支持团队将向您提供用于登录 Web Scheduler 的用户名和密码。

本文内容

创建 Lync 会议

向会议参与者发送邀请

使用电子邮件程序发送邀请

使用 iCalendar 发送邀请

访问和演示者

哪些人将绕过大厅

哪些人是演示者

加入会议

查看或编辑现有会议

删除或取消会议

创建 Lync 会议

Lync 会议支持联机会议和电话会议。参与者可以使用计算机加入会议以查看演示文稿,或者通过电话呼叫进入会议以仅收听音频。

  1. 转到 https://sched.lync.com 并使用您的用户名和密码登录 Web Scheduler。

  2. 单击“新建会议”。

  3. 在“主题”框中,为会议键入主题。

  4. 您可以将会议位置保留为“联机会议”,如果有与会者亲临现场参加会议,则也可以添加一个位置(如会议室)。

  5. 在“消息”框中键入较短消息或会议议程(可选)。

  6. 使用下拉菜单选择会议的时区。

  7. 选择会议的开始结束日期/时间。

  8. 默认情况下,所有人(包括公司外部的人员)都可以绕过大厅,这是一个虚拟等待区域,您可以在这里允许或拒绝访问。 有关如何修改这些选项的信息,请参阅访问和演示者

  9. 默认情况下,您所在组织中受到邀请的任何人都具有演示者权限。有关如何修改这些选项的信息,请参阅访问和演示者

  10. 在“参与者和音频”下方,在可用框中添加参与者姓名,用分号 (;) 分隔。

  11. 单击“检查姓名”以验证您是否具有正确的名称。 对于公司外部的被邀请者,请键入完整的电子邮件地址(如 mailto:contoso@contoso.com)。

注意: Web Scheduler 不检查参与者或会议室的可用性。

  1. 如果您的帐户设置了音频会议提供商,则会议邀请将包括免费电话号码、收费电话号码和参与者代码。会议参与者可以使用计算机音频或者呼叫会议,具体取决于其偏好。

  2. 单击“保存”。

向会议参与者发送邀请

要发送会议邀请,请选择下列方法之一:

使用电子邮件程序发送邀请

使用此方法时,请从 Web Scheduler 中复制会议详细信息,并粘贴到您使用任何电子邮件程序创建的会议邀请中。

提示: 您也可以通过在 Web Scheduler 会议详细信息页面上单击“查看会议加入信息”来访问会议信息。

  1. 创建会议完毕后,单击“保存”。

  2. 包含会议信息的窗口将会打开。

  3. 突出显示会议详细信息(包括会议 URL、音频会议号码和会议 ID)。

  4. 右键单击文本,然后单击“复制”。

  5. 打开任何电子邮件程序,并创建定期会议请求。

  6. 将 Lync 联机会议详细信息(在步骤 4 中复制)粘贴到邀请中。

  7. 添加参与者,验证会议日期/时间,键入会议议程,然后发送邀请。

使用 iCalendar 发送邀请

iCalendar 允许不同电子邮件系统的用户交换日历信息。iCalendar 邀请的收件人必须安装受支持的软件才能打开和响应会议邀请。

  1. 在“我的会议”部分中,按主题选择会议,然后单击“导出为 iCalendar”。

  2. 当系统通过您的电子邮件程序提示时,单击“打开”。

    注意: iCalendar 包括当您安排会议时添加的所有信息(例如,消息、参与者、会议位置、日期和时间)。

  3. 当日历条目打开时,请将其转发到您在安排会议时添加为参与者的人员。

  4. 然后,被邀请者可以使用其首选电子邮件程序(例如,Outlook、Notes、iCal 等等)打开 iCalendar 文件。

访问和演示者

默认的“访问和演示者”选项对于典型小组会议最为适合。您可以根据您的要求、会议类型或参与者自定义会议选项。

在会议详细信息页面上的“访问和演讲者”部分下方,选择哪些人可以绕过大厅以及哪些人可以作为演示者加入会议。

哪些人将绕过大厅

访问选项

发生什么情况

在下列情况下推荐:

仅组织者(已锁定)

仅组织者绕过大厅。其他所有人必须等待,直到得到许可。

您不希望用户在会议之前查看内容,或者您正在讨论机密信息。

我从公司邀请的人员

在您的网络上没有帐户的人员和未受邀请的人员必须在大厅中等待,直至得到许可。

您正在讨论机密信息,希望仅允许公司内部的特定人员加入。

我公司的人员

在您的网络上没有帐户的人员必须在大厅中等待,直至得到许可。

所有参与者都在您组织的网络上具有帐户,并且您没有讨论机密信息。

包括我公司外部人员在内的每个人

没有人在大厅中等待。

您正在邀请外部参与者,并且未讨论机密信息。

重要: 即使启用了会议厅,呼叫进入会议的参与者也将自动绕过会议厅。

哪些人是演示者

演示者选项

哪些人是演示者

在下列情况下推荐:

仅组织者

仅安排会议的人员。

演示时参与者不必与会议内容进行交互。您可以在会议期间指定其他演示者。

我公司的人员

您邀请的在您的网络上拥有帐户的每个人。

企业内部组工作会话,所有参与者可以共享和修改会议内容。

包括我公司外部人员在内的每个人(无限制)

您邀请的每个人。

与在您的网络上没有帐户的人员进行的组工作会话。

我选择的人员

您和您选择的参与者。

具有多个特定演示者的演示。

注意: 不能使用“我选择的人员”选项邀请外部参与者或通讯组列表作为演示者。 在会议室中时,您可以向个人授予演示者访问权限。

加入会议

您可以使用邀请中的会议链接登录会议,或者单击 Web Scheduler 中的“加入会议”选项卡启动会议。

  1. 在“我的会议”中,单击您的会议。

  2. 在会议详细信息页面上,单击“加入会议”选项卡。

  3. Lync 随即打开,允许您登录会议。

查看或编辑现有会议

您可以在 Web Scheduler 的“我的会议”选项卡下方查看您已经组织的所有会议。请注意,Web Scheduler 仅列出您已经组织的会议,而不是您受邀参加的会议。

  1. 单击某个会议以打开会议详细信息页面,其中包含会议的简短摘要、一组可操作的选项卡和会议信息。

  2. 单击“编辑”。

  3. 进行所需的更改,然后单击“保存”。

  4. 在成功通知上单击“确定”,并验证修改后的信息。

重要: 当更新会议时,您需要手动向被邀请者发送更新的信息。Web Scheduler 不会自动更新您的日历。

  • 如果使用 iCalendar 发送邀请,请再次单击“导出为 iCalendar”以打开邀请,然后发送更新。

  • 如果在定期会议邀请中复制了 Lync 会议详细信息,请打开邀请,使用新会议详细信息进行更新,并重新发送给参与者。

删除或取消会议

在计划结束时间后的 14 天内,您的会议将会到期,但是如果要清理 Web Scheduler 或取消会议,请删除会议。

  1. 在“我的会议”选项卡下方,单击要删除的会议。

  2. 在会议详细信息页面上,单击“删除会议”选项卡。

  3. 在确认框中单击“是”。

    重要: 您需要向参与者发送取消通知,因为 Web Scheduler 不会自动更新您的日历。

  4. 如果使用 iCalendar 发送了邀请,请打开邀请,并单击“取消”。这将向收件人发送取消通知。

  5. 如果在定期会议邀请中复制了 Lync 会议详细信息,请打开邀请,然后单击“取消”以向被邀请者发送取消通知。

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