Lync Web Scheduler

Microsoft Lync Web Scheduler 是一种基于 Web 的程序,当您没有 Microsoft Outlook 或者位于不基于 Windows 的操作系统上时,则可以使用该程序创建 Lync 会议。借助 Web Scheduler,您可以使用最喜欢的电子邮件程序创建新会议、更改现有会议和发送邀请。

贵公司的支持团队将向您提供指向 Web Scheduler 门户的链接以及用于登录的用户名和密码。在页面上,您可以单击选项卡访问不同选项,或使用键盘上的 Tab 键获取所需选项。

创建 Lync 会议

  1. 转到贵公司的支持团队向您提供的 Web Scheduler 页面。

  2. 使用您的用户名和密码登录。

  3. 单击“新建会议”。

创建新会议的屏幕截图

  1. 键入会议的主题。

  2. 您可以将会议位置保留为“Lync 会议”,如果有与会者亲临现场参加会议,则也可以添加一个位置(如会议室)。

  3. 在“消息”框中键入短消息或会议议程(可选)。

  4. 选择会议的时区、开始和结束日期/时间。

  5. 默认情况下,所有人(包括公司外部的人员)都可以绕过大厅,这是一个虚拟等待区域,您可以在这里允许或拒绝访问。有关如何更改这些选项的信息,请参阅访问和演示者

  6. 默认情况下,贵公司内部的任何人都具有演示者权限。有关如何更改这些选项的信息,请参阅访问和演示者

  7. 在“参与者和音频”下,添加被邀请者的姓名或电子邮件地址,用分号 (;) 分隔。

  8. 单击“检查姓名”以验证姓名是否正确。

“参与者和音频”对话框的屏幕截图

对于公司外部的被邀请者,请键入完整的电子邮件地址,如 contoso@contoso.com

注意:  建议您键入被邀请者的完整电子邮件地址。 只有当员工名称在贵公司内部是唯一的,没有两个人共享相同名称时,Web Scheduler 才能解析名称。

  1. 如果您的帐户设置了音频会议提供商,则会议邀请将包括免费电话号码、收费电话号码和参与者代码。 会议参与者可以使用计算机音频或者呼叫会议。

  2. 单击“保存”。

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向会议参与者发送邀请

要发送会议邀请,请选择下列方法之一:

  1. 使用电子邮件程序发送邀请

使用此方法时,请从 Web Scheduler 复制会议信息并将其粘贴到您使用最喜欢的电子邮件程序创建的会议要求中。

  1. 创建会议完毕后,单击“保存”。

  2. 包含会议信息的窗口将会打开。

“会议详细信息”窗口的屏幕截图

  1. 突出显示会议信息(包括会议 URL、音频会议号码和会议 ID)。

  2. 右键单击文本,然后单击“复制”。

  3. 打开任何电子邮件程序,并创建定期会议请求。

  4. 将 Lync 会议详细信息(在步骤 4 中复制)粘贴到请求中。

  5. 添加参与者,验证会议日期/时间,键入会议议程,然后发送请求。

  6. 使用 iCalendar 发送邀请

iCalendar 允许不同电子邮件系统的用户交换日历信息。iCalendar 请求的收件人必须安装受支持的软件才能打开和响应会议请求。

  1. 在“我的会议”部分中,按主题选择会议,然后单击“导出为 iCalendar”。

包含“导出为 iCalendar”选项的会议框的屏幕截图

  1. 当系统通过您的电子邮件程序提示时,单击“打开”。

  2. 当日历条目打开时,请将其转发到您在安排会议时添加为参与者的人员。

  3. 然后,被邀请者可以使用其首选电子邮件程序(例如,Outlook、Notes、iCal 等等)打开并保存 iCalendar 文件。

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访问和演示者

默认会议选项最适合典型工作组会议。您可以根据您的要求、会议类型和参与者自定义会议选项。

当创建新会议时,请在“访问和演示者”下选择哪些人可以绕过会议厅以及哪些人可以成为演示者。

“访问和演示者”对话框的屏幕截图

哪些人将绕过大厅

访问选项

发生什么情况

在下列情况下推荐:

仅组织者(已锁定)

您是唯一一个可以直接进入会议的人。其他所有人必须等待,直到得到许可。

您召开高安全级的具有机密信息的会议。

我从公司邀请的人员

只有获得邀请的人员可以直接参加会议。其他所有人必须等待,直到得到许可。

您正在讨论机密信息,且希望仅允许特定的人员加入。

我公司的人员

您的公司中的任何人都可以直接参加会议,即使未获邀请。

您没有外部参与者,并且未讨论机密信息。

包括我公司外部人员在内的每个人

任何可以访问会议链接的人都可以直接加入会议。

您正在邀请外部参与者,并且未讨论机密信息。

重要:  即使启用了会议厅,呼叫进入会议的参与者也将自动绕过会议厅。

哪些人是演示者

演示者选项

哪些人是演示者

在下列情况下推荐:

仅组织者

您是唯一演示者。

演示时参与者不必与会议内容进行交互。您可以在会议期间指定其他演示者。

我公司的人员

您公司中的任何人将成为演示者。

适合于与您的工作组成员举行所有参与者都可以共享和更改内容的临时会议。

包括我公司外部人员在内的每个人(无限制)

您邀请的每个人都将成为演示者。

当您有外部参与者并且想让他们演示时使用。

我选择的人员

您和您选择的人员。

当您希望特定人员成为演示者时选择此选项。

注意:  当您选择“我选择的人员”时,单击“选择演示者”并将参与者从“与会者”移到“演示者”一侧。 无法使用此选项将外部被邀请者和通讯组列表添加为演示者。 但是,当您参加会议时,可以向个人授予演示者权限。

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加入 Lync 会议

单击会议请求中的会议链接进行登录。

会议请求中的会议链接的屏幕截图

或者,您可以使用 Web Scheduler 中的“加入会议”选项卡:

  1. 在“我的会议”下方,选择要加入的会议。

  2. 在页面右侧,单击“加入会议”。

  3. 相应的 Lync 客户端将打开并将您登录进入会议。

有关详细信息,请参阅加入 Lync 会议

查看或编辑现有会议

您可以在 Web Scheduler 的“我的会议”下方查看您已经组织的所有会议。请记住,Web Scheduler 仅列出您组织的会议,而不是您获得请求的会议。

  1. 转到“我的会议”,然后单击会议主题以打开详细信息页面。

“我的会议”选项卡的屏幕截图

  1. 单击“编辑会议”。

  2. 进行所需的更改,然后单击“保存”。

  3. 在成功通知上单击“确定”,并验证更改后的信息。

重要:  当更新会议时,您需要手动向被邀请者发送更新的信息。Web Scheduler 不会自动更新您的日历。

  • 如果使用 iCalendar 发送邀请,请再次单击“导出为 iCalendar”以打开请求,然后发送更新。

  • 如果在定期会议请求中复制了 Lync 会议详细信息,请打开邀请,使用新会议详细信息进行更新,并重新发送给参与者。

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删除或取消会议

在计划结束时间后的 14 天内,您的会议将会到期,但是如果要清理 Web Scheduler 或取消会议,请删除会议。

  1. 在“我的会议”选项卡下方,单击要删除的会议。

  2. 在会议详细信息页面上,单击“删除会议”选项卡。

  3. 在确认框中单击“是”。

    重要:  您需要向参与者发送取消通知,因为 Web Scheduler 不会自动更新您的日历。

  4. 如果使用 iCalendar 发送了会议请求,请打开邀请,并单击“取消”。这将向收件人发送取消通知。

  5. 如果在定期会议请求中复制了 Lync 会议详细信息,请打开邀请,然后单击“取消”以向被邀请者发送取消通知。

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