Lync 会议的最佳做法

当设置和加入 Lync 会议以及在其中演示时,您可以使用不同选项。这些最佳做法帮助您利用使您的工作更轻松的功能,并提供令人舒适的会议体验。

注意: 有关常见演示者任务的交互式指南,请参阅安排和准备 Lync 会议管理 Lync 会议

设置 Lync 会议

使用 Outlook 或 Web Scheduler 安排 Lync 会议,并按照这些最佳做法操作。

注意: 有关如何安排 Lync 会议的详细信息,请参阅设置 Lync 会议

安排会议

  • 对于与您公司内部人员召开的小型临时会议,请使用会议默认选项,无需更改设置。请记住,默认选项允许每个人成为演示者并直接加入会议。

  • 如果您具有特定会议要求,例如较大的访问群体、保护数据安全或外部客户,请确保更改您的会议选项以符合要求。有关信息,请参阅更改 Lync 会议的参与者设置

注意: 会议参与者的最大数量为 250 人。

  • 如果您同时拥有现场和联机与会者,并且在使用 Outlook,则可以在会议室运行 Lync 会议。单击 Outlook 的会议要求中的“会议室查找工具”,然后添加楼内所需的会议室。或者单独预订会议室,然后在会议请求的“位置”框中添加房间信息。

指定后备演示者

选择后备演示者,以防您无法加入或延迟召开。后备演示者也可以启动录制、帮助管理观众或监视会议中提交的问题,以便您可以专注于演示。如果您具有大型会议或事件,此功能特别重要。

在会议请求中包括培训文档或链接

如果您邀请的参与者不熟悉 Lync,请在会议请求中加入操作方法培训文档或指向 Lync 培训的链接,以帮助他们在加入会议之前熟悉会议功能。

向会议请求添加笔记

在安排会议时,如果您使用 OneNote,则可以添加私人或共享笔记。如果应邀者具有合适权限,他们就可以在会议之前查看和编辑共享笔记。只需在邀请功能区上单击“会议笔记”,并添加会议请求的共享笔记或您自己的笔记(对其他人不可见)。有关详细信息,请参阅在 Lync 会议中使用共享和私人笔记

加入 Lync 会议

有关如何加入 Lync 会议的详细信息,请参阅加入 Lync 会议。并按照有关加入的以下最佳做法操作:

  • 如有必要,提前 10 到 15 分钟登录您的会议进行设置,以留出时间进行设置和故障排除。

  • 如果会议要求包括呼叫详细信息,在会议之前,请决定是否将为会议的音频部分使用计算机音频(Lync 集成音频和视频)或电话。

  • 如果您使用计算机音频,请设置您的音频和视频设备并检查质量。可以使用计算机的麦克风和扬声器,或者插入耳机。有关详细信息,请参阅设置和测试 Lync 音频以及设置 Lync 视频和 Lync 视频疑难解答

  • 如果您使用电话收听会议音频,并且已启用了拨入式会议(如需详细信息,请联系您工作场所的技术支持人员),请利用 Lync 的“呼叫我”功能。在“加入会议音频”窗口中,选择“通过以下方式呼叫我”并键入用于呼叫您的电话号码。使用此功能时,您不需要输入会议 ID 或 PIN。

  • 尽可能使用耳机(而不是计算机的麦克风和扬声器)来获得较高质量音频。

  • 音频质量高度依赖于网络的条件。使用有线网络连接并确保您关闭计算机上的无线。

  • 加入会议后,如果您没有发言,请将您的麦克风设置为静音。

知道您的 PIN

在大多数情况下,通过电话拨入会议时都不需要个人标识号 (PIN)。您可直接进行连接,您的号码将显示在参与者列表中。但是,如果要以主持人或经过验证的呼叫者身份拨入,系统将会提示您输入 PIN 和/或工作电话或分机号。

注意: 以经过验证的呼叫者身份拨入就意味着需要确保会议安全,因此在加入会议之前需要先确定您的身份。

最好是将 PIN 放在手边以防不时之需。如果不记得您的 PIN,请在会议请求中单击“忘记了您的拨入 PIN”, 然后按照页面上的说明进行重置。

重要: 其帐户针对拨入式会议进行过配置的用户设置的会议中包含呼叫的详细信息。有关详细信息,请联系您工作场所的技术支持人员。

在 Lync 会议中演示

若要了解如何设置共享会话,请参阅共享您的桌面或程序。共享时,建议执行以下操作:

  • 让您的同事与您一起登录会议以验证会议音频和视频质量。

  • 检查会议选项以确保您已选择所需观众功能,如与会者权限、查看内容或批注权限。

  • 为问答环节留出足够的时间,让观众知道他们可以在会议的即时消息 (IM) 部分中键入问题或意见。

  • 当您未发言时请将自己设置为静音,确保您知道在需要时如何使用 Lync 和电话按键命令(如果使用电话,按拨号盘上的 *1 即可收听命令)将参与者设置为静音或取消静音。

  • 在会议开始时提醒参与者如何将自己静音或取消静音。

如果您正在使用 PowerPoint:

  • 让幻灯片平台保留大约 15 张幻灯片或更少,使用较大字体(30 磅以上)和简单背景以避免分散注意力。

  • 提前上载演示文稿,练习使用控件移动幻灯片或添加批注。例如,您可以使用激光笔或图章强调要点。

  • 使用演示者备注帮助您记住讨论点。有关详细信息,请参阅在 Lync 会议中演示 PowerPoint 幻灯片

如果您正在共享您的桌面或程序:

  • 请记住,当您正在共享程序时,与会者只能看到您共享的程序和文件。如果您浏览到其他程序,它们在会议中不可见。

  • 如果需要在程序之间切换,请使用桌面共享。

  • 当您共享桌面或程序时,在会议窗口中单击“预览”可查看您的与会者将看到的内容。

  • 让您的观众知道他们可以通过转到“完整”模式提高其查看区域。有关详细信息,请参阅共享您的桌面或程序

在会议室中召开会议

在会议开始之前最好为您自己留出时间准备房间,从而确保设置 Lync 以使用会议室的音频和视频设备。

  • 如果需要,将便携式计算机连接到投影仪和会议室电话。

  • 如果有回声,请将您的计算机的麦克风和扬声器设置为静音。让房间中登录到 Lync 的其他人将其麦克风和扬声器静音。

  • 如果会议请求包含呼叫详细信息,您可以将会议室电话连接到您的计算机或使用电话拨入会议音频。

  • 如果您使用的是会议室投影仪,请将线缆连接到您的计算机,并选择合适的显示屏。在键盘上,按 Windows 键 + P来打开显示,然后单击:“重复”:同时在计算机监视器和会议室投影仪上显示桌面;“扩展”:从您的计算机监视器和会议室投影仪扩展您的桌面;“仅投影仪”:仅在会议室投影仪上显示桌面。

提示: 建议您选择“重复”,这样就可以同时在监视器和会议室显示屏上观看会议。

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