InfoPath Forms Services 简介

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概要    InfoPath Forms Services 是一种服务器技术,使用户可以在 Web 浏览器中填写表单。通过管理在一个中心位置的窗体,您可以简化业务流程和改进与客户、 合作伙伴和供应商的关系。

概述 InfoPath Forms Services

到达客户、 合作伙伴和供应商的用户友好的表单

简化表单驱动的业务流程

管理表单和表单模板中的一个集中位置

InfoPath Forms Services 概述

用户无需填写启用浏览器功能的表单模板,其计算机上安装了 InfoPath 不需要从 Web 下载任何额外的内容。所有所需的浏览器中,如 Windows Internet Explorer、 Apple Safari 或 Mozilla Firefox 访问。InfoPath Forms Services还使您能够存储和管理表单和表单模板中的一个集中位置。InfoPath Forms Services构建,且需要Windows SharePoint Services 3.0,这使您可以将您设计的表单模板发布到公共位置,跨组织。此外,用户可以提交表单对文件夹的 SharePoint 库文件的集合中的存储位置和文件经常使用相同的模板。还有可能将表单集成到文档管理和生命周期的任务,例如工作流和权限管理。

InfoPath Forms Services技术位于Microsoft Office SharePoint Server 2007企业 CAL 和也,单独, Microsoft Office Forms Server 2007中。

设计体验

可以在浏览器中填写的表单模板称为启用浏览器功能的表单模板。要创建这种类型的表单模板,请在 InfoPath 中设计浏览器兼容的表单模板,将它发布到运行 InfoPath Forms Services 的服务器,然后启用它以供在网站上使用。

在一些情况中,可以在 InfoPath 的“发布向导”中选中“使用户可以通过浏览器填写此表单”复选框,以便启用表单模板以供在网站上使用。在另一些情况中,必须将表单模板发布到公司网络上的共享位置,然后与服务器场管理员联系,以寻求启用表单模板并使其在服务器上可用的帮助。

在以下情况中需要管理员核准:

  • 表单模板包含托管代码。

  • 表单模板需要“完全信任”安全级别,此级别使所得到的表单能够获得用户计算机上的系统资源(例如文件和设置)的完全访问权。

  • 表单模板使用由管理员管理的数据连接。

  • 启用表单模板以供在移动设备上显示。

如果需要管理员核准,则“发布向导”会引导您完成准备表单模板以递交给管理员的步骤。

在为与浏览器兼容的表单模板启用浏览器功能后,用户可以使用其浏览器填写基于该表单模板的表单。

用户体验

用户在浏览器中填写表单的过程与在 InfoPath 中填写表单的过程几乎一模一样。例如,控件(如重复节)和功能(如公式和条件格式)在这两个环境中以相同的方式工作。

虽然在浏览器中填写表单类似于在 InfoPath 中填写表单,但有一个重要的不同之处。在 Web 浏览器中,InfoPath 菜单和工具栏由一个横跨表单顶部的工具栏取代,该工具栏显示用于保存、关闭、打印和更新表单的选项。此工具栏还出现在表单的底部,因此用户无需回滚到长表单的顶部就能完成表单。

如果为表单模板启用提交选项,则用户还会在工具栏上看到一个“提交”按钮。当他们单击此按钮时,表单数据会直接提交到您在设计表单模板时指定的数据源(例如 Web 服务或 SharePoint 列表)。如果表单模板有超过一个的视图,则用户还将在工具栏上看到一个“视图”列表。

在浏览器中打开的表单

1. 用户通过单击工具栏上的“提交”按钮向外部数据源提交数据。

2. 用户通过单击工具栏上的“视图”列表中的项目来切换视图。

设计表单模板时,可以在“表单选项”对话框中自定义工具栏设置。例如,可以删除一个或多个按钮,或者隐藏用户表单底部的工具栏。

在以下几节中,您将进一步了解使用 InfoPath Forms Services 的好处。

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以用户友好的表单与客户、合作伙伴和供应商沟通

将表单模板发布到运行 InfoPath Forms Services 的服务器时,不仅可以在公司的 Intranet 上分发它,还可以在外部网站(例如 Extranet 网站或公司网站)上分发它。这可让您收集客户、合作伙伴、供应商以及对您的业务成功至关重要的其他人的数据。例如,某大型保险公司可以使用单个启用浏览器功能的表单模板来收集和处理保险索赔。保险客户可使用浏览器在公司网站上填写索赔表单。或者,如果客户致电该保险公司提出索赔事宜,保险代理人可以使用 InfoPath 在 Intranet 网站上填写相同的索赔表单。同样,政府机构可以在其网站上公布启用浏览器功能的表单模板,以收集公民的数据。

当用户通过导航到库或通过在浏览器中输入表单的 URL 来访问表单时,可能会发生以下两件事之一:

  • 表单在浏览器中打开    如果用户未在计算机上安装 InfoPath,则表单在浏览器中打开,用户可以在其中填写表单,就像填写任何其他基于 Web 的表单一样。

  • 表单在 InfoPath 中打开    如果用户在计算机上安装了 InfoPath,则表单在 InfoPath 中打开,用户可以在其中填写表单,就像填写任何其他 InfoPath 表单一样。由于用户是在 InfoPath 中填写表单,因此这些用户将获得一个额外好处:能够使用所有各种用于填写表单的 InfoPath 功能(部分功能在浏览器表单中不可用)。

    注意: 如果您愿意,可以为表单模板自定义设置,使它始终在浏览器中打开,即使用户在计算机上安装了 InfoPath 也是如此。这在以下情况中可能很有用:您希望所有人以相同的过程来填写表单;或者,您不希望表单在 InfoPath 中打开,原因是您想阻止用户在设计模式中打开或修改基础表单模板。

如果用户将在移动设备(例如个人数字助理 (PDA) 或 Smartphone)上填写表单,则您可以设计能使用移动设备浏览器打开和填写的启用浏览器功能的表单模板。当用户使用移动设备访问表单时,表单以简化格式在用户的屏幕上打开。

简化表单驱动的业务流程

表单位于许多业务流程的核心位置。通过在运行 InfoPath Forms Services 的服务器上承载启用浏览器功能的表单模板,可以将表单数据与现有的业务流程或应用程序集成在一起。例如,您可以:

  • 将数据提交到现有的业务系统   在设计浏览器兼容的表单模板时,您可以创建与 Web 服务或其他外部数据源的数据连接。这样,您可以将数据提交到现有的业务系统、 企业应用程序或公司数据库。例如,销售部可以设计的窗体可以提交到现有客户关系管理 (CRM) 系统销售线索和客户的信息。

  • 查询现有业务系统中的数据    也可以查询现有业务系统、企业应用程序或公司数据库中的数据。例如,当用户打开基于表单模板的表单时,您可能希望外部数据源中的数据出现在表单上的名称和地址字段中。这可让您利用现有的组织数据,并简化填写表单的过程。

  • 向表单中添加工作流    可以向存储于库中的表单模板中添加工作流。这可让您统一管理常用的业务流程。例如,作为经理,您可以使用审批工作流将零用金报销单传递给一系列审批者。审批者可以批准或拒绝零用金报销单、重新分配审批任务或请求对表单进行更改。在 InfoPath 中,用户单击“文件”菜单上的命令以参与工作流。在服务器上,他们可以指向库中表单的名称,单击出现的箭头,然后单击“工作流”以参与工作流。

    快捷菜单上的“工作流”命令

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在中央位置管理表单和表单模板

可以将表单模板及其关联表单存储在运行 InfoPath Forms Services 的服务器上的中央存储库中。这使您可以轻松查找、共享和管理表单及表单模板。

重要的好处包括以下能力:

  • 在中央位置存储表单和表单模板    可以将表单模板与某个库相关联,该库是 SharePoint 网站上的一个位置,您在其中可以与组织中的其他人一起创建、收集、更新和管理文件。当用户填写基于该库中的表单模板的表单时,完成的表单会随表单本身中的重要信息一起出现在库中。取决于如何设计 SharePoint 库,用户可以填写基于表单模板的表单,将完成的表单中的数据导出到 Microsoft Office Excel,或将多个表单中的数据合并到一个表单中。下例说明了存储在库中的零用金报销单。

    存储在库中的零用金报销单

  • 使用内容类型来管理表单模板    可以使用 InfoPath 的“发布向导”将表单模板作为网站内容类型发布。内容类型定义表单模板、一组列和服务器上的文档管理设置(例如工作流或策略设置)。

    通过创建内容类型,您可以跨网站集重复使用表单模板和设置。在过去,如果想使用多个 SharePoint 库中的某个表单模板,则必须发布该表单模板的两个不同的副本(每个库一个)。如果想更新该表单模板,则必须在这两个地方更改该表单模板。但是,现在您可以将表单模板作为网站内容类型发布。当您更新内容类型时,所做的更改会自动在使用了该内容类型的地方应用。

    您可以将单个内容类型分配给跨网站集的多个库,或将多个内容类型分配给单个库。例如,您可以将状态报告表单的内容类型添加到由公司中的销售部门使用的所有库,这样每个销售团队均收集和向管理层报告相同类型的信息。或者,假设部门将不同的表单模板用于出差申请、旅程报告和零用金报销单。您可以将这三个表单模板作为网站内容类型发布,并将它们添加到用于存储团队的出差相关信息的单个库中。当用户根据该库创建新的表单时,他们即可选择想使用这些表单模板中的哪一个。

  • 管理表单和表单模板    服务器场管理员可以控制用户如何访问表单模板,以及如何在整个组织中部署表单模板。例如,他们可以控制谁能够在整个网站中发布表单模板,或可以决定如何在服务器上升级表单模板,以尽可能减少对表单用户的影响。

  • 在一个中心位置管理数据连接   如果多个表单模板将使用相同的数据连接,您可以在数据连接库数据连接文件中存储的数据连接的设置。当用户打开连接到数据连接文件的表单时,InfoPath 会使用该文件中设置连接到外部数据源。这种方式,多个表单模板可以使用相同的数据连接文件,因此无需手动创建相同的数据连接,每个表单模板。此外,如果外部数据源的位置或连接设置的更改,您不需要更新使用数据连接每个表单模板。相反,您只需更新数据连接文件一次,并且所有表单模板都继续按预期方式工作。

注意: 通过 InfoPath,您可以将表单模板发布到未运行 InfoPath Forms Services 的服务器。例如,您可以将表单模板发布到运行 Windows SharePoint Services 的服务器。在这种情况下,您可以利用前述列表中提到的部分功能,例如将表单模板发布到库中的能力。但是,如果您希望创建启用浏览器功能的表单模板,或者如果希望使用例如数据连接库之类的功能,则必须将表单模板发布到运行 InfoPath Forms Services 的服务器。

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