InfoPath Forms Services 简介

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概要    InfoPath Forms Services 是一种服务器技术,使用户可以在 Web 浏览器中填写表单。通过管理在一个中心位置的窗体,您可以简化业务流程和改进与客户、 合作伙伴和供应商的关系。

概述 InfoPath Forms Services

到达客户、 合作伙伴和供应商的用户友好的表单

简化表单驱动的业务流程

管理表单和表单模板中的一个集中位置

InfoPath Forms Services的概述

用户无需填写启用浏览器功能的表单模板,其计算机上安装了 InfoPath 不需要从 Web 下载任何额外的内容。所有所需的访问浏览器中,如 Windows Internet Explorer、 Apple Safari 或 Mozilla Firefox。InfoPath Forms Services还使您能够存储和管理表单和表单模板中的一个集中位置。InfoPath Forms Services构建,且需要Windows SharePoint Services 3.0,这使您可以将您设计的表单模板发布到公共位置,跨组织。此外,用户可以提交表单对文件夹的 SharePoint 库文件的集合中的存储位置和文件经常使用相同的模板。还有可能将表单集成到文档管理和生命周期的任务,例如工作流和权限管理。

InfoPath Forms Services技术位于Microsoft Office SharePoint Server 2007企业 CAL 和也,单独, Microsoft Office Forms Server 2007中。

设计体验

可以在浏览器中填写的表单模板称为启用浏览器功能的表单模板。若要创建此类型的表单模板, 浏览器兼容的表单模板在 InfoPath 中设计、 将其发布到服务器运行InfoPath Forms Services,并启用它在 Web 上使用。

在某些情况下,可以通过在 InfoPath 发布向导中选择使用户可以使用浏览器中填写此表单复选框来启用在 Web 上使用的表单模板。在其他情况下,必须发布到共享位置的表单模板上您的公司网络,然后与服务器场管理员联系以获得帮助中启用表单模板,并使其在服务器上可用。

在以下情况下需要管理员审批:

  • 表单模板包含托管的代码。

  • 表单模板需要完全信任安全级别,它允许创建的窗体中,在用户计算机,例如文件和设置上具有完全访问权限的系统资源。

  • 表单模板使用由管理员管理数据连接。

  • 表单模板启用要在移动设备上显示。

如果需要管理员审批,则发布向导将指导您完成准备表单模板移交给管理员的步骤。

在浏览器兼容的表单模板启用浏览器功能后,用户可以使用其浏览器中填写基于该表单模板的表单。

用户体验

填写窗体在浏览器中的用户体验是为该窗体在 InfoPath 中填写的几乎相同。例如,如重复节和功能,例如公式和条件格式的工作方式在这两种环境控制。

尽管窗体在浏览器中填写相当于填写 infopath 表单,还有一个主要区别。在 Web 浏览器,InfoPath 菜单和工具栏由取代工具栏在顶部的窗体,显示用于保存、 关闭、 打印和更新窗体的选项。此栏还会显示在窗体的底部,以便用户无需滚动回长窗体以完成其窗体顶部。

如果您启用为表单模板的提交选项,用户还在工具栏上看到提交按钮。单击此按钮时, 表单数据提交直接访问数据源设计表单模板,例如 SharePoint 列表或 Web 服务时指定。如果您的表单模板具有多个视图,用户还将在工具栏上看到视图列表。

在浏览器中打开的表单

1.用户通过单击工具栏上的提交按钮提交到外部数据源的数据。

2.用户通过单击工具栏上的视图列表中的项目视图之间切换。

在设计表单模板时,您可以自定义表单选项对话框中的工具栏设置。例如,您可以删除一个或多个按钮或隐藏工具栏在用户表单的底部。

在以下部分中,您将了解有关使用InfoPath Forms Services的优点的详细信息。

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到达客户、 合作伙伴和供应商的用户友好的表单

表单模板发布到运行InfoPath Forms Services的服务器时,可以将其分发,而不仅仅是在您的公司 intranet,而且在外部网站,例如 extranet 网站或公司网站上。这允许您从客户、 合作伙伴、 供应商和其他人处于对您业务的成功收集数据。例如,大型保险公司可以使用单个启用浏览器功能的表单模板收集和处理保险索赔。保险客户可以使用浏览器中填写公司的网站上的声明窗体。或者,如果客户呼叫保险公司报告索赔,保险代理可以使用 InfoPath 填写索赔表单的同样 intranet 网站上。同样,政府机构可以从收集数据公民通过其网站上发布启用浏览器功能的表单模板。

当用户访问窗体中,通过导航到库中或通过为自己的浏览器中的窗体中输入 URL 时,可能发生两个操作之一:

  • 在浏览器中打开窗体   如果用户没有在其计算机上安装 InfoPath,则在浏览器中,在其中他们可以填写它就像任何其他基于 Web 的窗体中打开窗体。

  • 在 InfoPath 中打开窗体   如果用户在其计算机上安装 InfoPath,在 InfoPath 中,在其中他们可以填写它就像任何其他 InfoPath 表单将打开该窗体。填写 InfoPath 中的窗体,因为这些用户将能够使用完整的 InfoPath 功能填写的表单,其中一些不可用浏览器表单中的好处。

    注意: 它使用您喜欢,您可以自定义设置为表单模板,以便它始终在浏览器中打开即使有用户在其计算机上安装 InfoPath。所需的体验,填写表单的每个人,相同时,或者当您不希望在 InfoPath 中,打开的窗体,因为想要阻止用户打开或修改基础在设计模式中的表单模板,则很有用。

如果用户将填写窗体在移动设备上,如个人数字助理 (PDA) 或智能手机,您可以设计启用浏览器功能的表单模板,以便可以打开和使用移动设备浏览器中填写。当用户使用移动设备访问窗体时,它将简化格式的屏幕上打开。

简化表单驱动的业务流程

表单是在许多业务流程的中心。通过托管运行InfoPath Forms Services的服务器上启用浏览器功能的表单模板,您可以将表单数据集成与现有业务流程或应用程序。例如,您可以:

  • 将数据提交到现有的业务系统   在设计浏览器兼容的表单模板时,您可以创建与 Web 服务或其他外部数据源的数据连接。这样,您可以将数据提交到现有的业务系统、 企业应用程序或公司数据库。例如,销售部可以设计的窗体可以提交到现有客户关系管理 (CRM) 系统销售线索和客户的信息。

  • 从现有业务系统的查询数据   它也可能是查询数据在现有的业务系统、 企业应用程序或公司数据库。例如,当用户打开基于表单模板的表单,您可能希望从外部数据源显示在窗体上的名称和地址字段中的数据。这使您能够充分利用现有的组织数据,简化了填写表单的过程。

  • 向表单添加工作流   您可以向表单模板存储在库中添加工作流。这使您能够统一管理常见业务流程。例如,作为管理器中,您可以使用审批工作流路由用金报销单列表的审批者。审批者可以批准或拒绝费用报表表单、 重新分配审批任务或请求对表单进行更改。在 InfoPath 中,用户单击文件菜单上的命令来参与工作流。在服务器上,他们可以指向库中的窗体的名称,单击出现的箭头,然后单击工作流参与工作流。

    快捷菜单上的“工作流”命令

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管理表单和表单模板中的一个集中位置

您可以在一个中心库运行InfoPath Forms Services的服务器上存储的表单模板和其关联的表单。这使得可以轻松地查找、 共享和管理表单和表单模板。

主要优点包括的功能:

  • 存储表单和表单模板中的一个集中位置   您可以与库,这是在其中创建、 收集、 更新和管理与其他人的文件,您的组织中的 SharePoint 网站上的某个位置关联表单模板。当用户填写基于该库中的表单模板的表单时,已完成的表单出现在库中的关键信息以及表单本身中。根据设计的 SharePoint 库的方式,用户可以填写基于表单模板的表单、 从已完成表单的数据导出到 Microsoft Office Excel,或将数据从多个表单合并到一个窗体。下面的示例显示存储在库中的费用报表。

    存储在库中的零用金报销单

  • 使用管理表单模板的内容类型   您可以使用发布向导 InfoPath 发布表单模板作为网站内容类型。内容类型定义的表单模板、 列和文档管理设置的一组在服务器上,如工作流或策略设置。

    通过创建内容类型,您可以跨网站集重复使用表单模板和设置。在过去,如果您想要使用的表单模板,在多个 SharePoint 库,您必须发布的表单模板中,为每个库一行的两个不同的副本。如果您想要更新的表单模板,您必须更改表单模板中的两个位置。但是,现在您可以发布表单模板作为网站内容类型。更新的内容类型时,使用该内容类型的任意位置,将自动应用所做的更改。

    您可以跨网站集分配到多个库中的单个内容类型,或将多个内容类型分配给单个库。例如,您可以由您的公司中的销售部门,以便每个销售团队均收集和报告相同类型的信息添加到管理的库的所有添加状态报告表单的内容类型。或者,假设您的部门,出差申请、 出差报表和费用报表表单使用不同的表单模板。您可以发布为网站内容类型的三个表单模板,并将其添加到单个库用于存储团队旅行相关信息。当用户从库中创建新窗体时,他们可以选择其他们想要使用这些表单模板。

  • 管理表单和表单模板   服务器场管理员可以控制如何表单模板的用户访问,以及在整个组织中部署。例如,他们可以控制哪些人可以将整个网站的表单模板发布或决定如何升级为表单用户的影响最小服务器上的表单模板。

  • 在一个中心位置管理数据连接   如果多个表单模板将使用相同的数据连接,您可以在数据连接库数据连接文件中存储的数据连接的设置。当用户打开连接到数据连接文件的表单时,InfoPath 会使用该文件中设置连接到外部数据源。这种方式,多个表单模板可以使用相同的数据连接文件,因此无需手动创建相同的数据连接,每个表单模板。此外,如果外部数据源的位置或连接设置的更改,您不需要使用数据连接每个表单模板的更新。相反,您只需更新数据连接文件一次,并且所有表单模板都继续按预期方式工作。

注意: 从 InfoPath,您可以发布到服务器未运行InfoPath Forms Services的表单模板。例如,您可以将表单模板发布到运行 Windows SharePoint Services 的服务器。在此方案中,您可以利用一些前面的列表,如能够将表单模板发布到库中提及的功能。但是,如果要为其创建启用浏览器功能的表单模板,或者如果您想要使用的功能,如数据连接库,然后必须向服务器运行InfoPath Forms Services发布表单模板。

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