InfoPath 和 InfoPath Forms Services 的使用方案

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本文讨论了组织可能使用 Microsoft Office InfoPath 和 InfoPath Forms Services 改进业务流程(如费用报销或保险索赔报表)的方案。

本文讨论的方案和公司均属虚构,仅以说明为目的。要了解在现实业务环境中使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services 的情况,可以参阅实际案例研究。“请参阅”部分中的链接提供了有关案例研究的详细信息。

本文内容

方案 1:费用报表

方案 2:保险索赔

方案 3:许可申请

方案 4:库存管理

方案 5:市场调查

方案 1:费用报表

费用报表表单的部分内容 A. Datum Corporation 是一家国内计算机设备和 IT 服务提供商,销售计算机、网络硬件和 IT 服务协议。

该公司中的许多业务组(包括市场营销、销售和支持顾问)都会发生并报告与工作相关的费用。

A. Datum Corporation 内的 IT 专业人员希望使用 InfoPath Forms Services 简化公司内的费用报表流程。特别是,他们希望防止出现数据输入错误,并且管理人员无需将费用报表中的数据重新输入到另一个单独的数据库。该公司还希望员工能够联机查看其费用报表的状态。

使用 InfoPath 之前

该公司使用 Microsoft Office Excel 工作簿生成费用报表,不过员工仍需手动提交费用报表。例如,员工在 Excel 工作簿中输入费用,再打印该工作簿。然后,将一个纸制收件人名单附加在打印的报表上,通过局间邮递将报表送达经理。

批准报表之后,经理在收件人名单上签名,然后通过局间邮递将报表送到财务部。如果财务经理批准了该报表,则签发报销支票。对于地区办事处来说,从员工提交最初的报表到收到报销支票可能需要好几个星期。

使用 InfoPath 之后

从基于纸张的流程转换到使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services 的自动化流程后,该公司减少了在处理员工费用报表上花费的时间和金钱。现在员工可以联机填写表单并以电子形式发送给经理。经理批准报表后,可以电子形式将报表发送到财务部以获得最终批准和报销。

转换到基于 InfoPath 的系统的好处包括:

  • 联机方便    在计算机上安装了 InfoPath 的员工可以使用 InfoPath 填写并提交费用报表。计算机上未安装 InfoPath 的员工可以使用 Web 浏览器填写并提交费用报表。

  • 脱机支持    如果员工在 InfoPath 中填写费用报表,他们可以将部分完成的表单保存到自己的计算机上,脱机完成表单,然后在重新连接到网络时再将完成的表单提交到公司网络。这尤其适用于只能间歇访问网络资源(或 Internet)或访问受限制的员工,如经常出差的员工。

  • 提高精确度    表单模板旨在确保数据的完整性,因此使用表单模板时无效条目更少。例如,员工可以使用下拉列表框从标准化的费用类别列表中进行选择,而不必记住并表单中手动输入费用类别。

  • 提高效率     通过访问 Microsoft Windows SharePoint Services 网站上的页面,员工能够查看批准流程的状态。

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方案 2:保险索赔

保险索赔表单的部分内容 Humongous Insurance 是一家大型跨国保险公司,主要向轮船、汽车和家庭销售保险产品。消费者和公司客户都是这些产品的销售对象。

Humongous Insurance 拥有由 10,000 多个移动工作人员组成的大型群体,其中包括销售人员、索赔理算员、律师、IT 工作人员、HR 工作人员和财务工作人员。

Humongous Insurance 希望使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services 以允许客户、保险代理商和相关的业务人士使用联机表单来处理保险索赔。

使用 InfoPath 之前

使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services 之前,Humongous Insurance 员工使用基于纸张的手动索赔流程。会见客户后,代理商会手动填写索赔表单,然后将该索赔表单传真到理算员。理算员审阅信息后,通常会打电话与代理商予以核实,这取决于传真的清晰度。

使用 InfoPath 之后

通过从基于纸张的索赔流程转换到使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services,Humongous Insurance 现在能够以联机方式将客户、代理商和理算员连接在一起。

例如,现在可能 Humongous 保险客户在 Internet 上的文件声明通过填写启用浏览器功能的表单。客户可以转到 Humongous 保险网站,建立她帐户,登录,而文件索赔。客户提交表单后,它被发送到在电子邮件中,调整和电子邮件的副本发送给代理。调整到代理返回窗体,如果需要更多的信息。自动的系统具有缩减处理成本、 缩短的时间它所需的处理索赔,并提高整体客户满意度。

转换到基于 InfoPath 的系统的好处包括:

  • 方便    除了通过打电话提交索赔外,客户还可以通过在网站上填写表单来提交索赔。这样客户就可以在自己方便的时间提交表单,而不必一定在正常工作时间内提交。

  • 提高精确度    表单模板旨在确保数据的完整性,因此使用表单模板时无效条目更少。例如,客户或代理商可以使用下拉列表框从标准化的索赔类型列表中进行选择,而不必查找并在表单中手动输入索赔类型。

  • 提高效率    此外,使用集成的批准工作流,代理商或理算员可以快速查看处理索赔的其他方的状态。尽管 Humongous Insurance 的工作人员先前使用的工作流的定义非常明确,但那是基于纸张的流程。因此,代理商和理算员只能通过打电话才能确定索赔的状态。例如,现在代理商可以通过访问存储表单的 SharePoint 网站上的工作流状态页面来查看理算员是否已完成批准流程。

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方案 3:许可申请

许可申请表单的部分内容 城市规划部是斯普林菲尔德市的城市管理机构,拥有 100 位员工。

该机构负责查看由电力承包商提交的许可请求,然后批准或拒绝这些请求。

城市规划部希望承包商能够在 Web 浏览器中填写许可申请,以便许可流程更加容易、更加方便。

使用 InfoPath 之前

使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services 之前,城市规划部使用基于纸张的手动申请流程,结果会产生多余的数据条目。承包商在政府办公室手动填写纸质表单,然后由政府职员转交给传达员,传达员再将数据输入数据库系统。输入数据后,还要将结果条目与纸质表单进行核对以确保准确性。如果遇到无效或难以理解的数据,需要通过邮递方式将表单返回给承包商,同时提供另一份表单,指导如何更正无效条目。

承包商提交经过修改的表单后,再将更新内容输入数据库,并对照原始表单和附加表单检查新条目的准确性。确认数据有效后,方可开始批准流程。在批准阶段,检查员根据各种标准批准或拒绝许可请求。完成批准工作流后,通过邮递方式通知承包商。

使用 InfoPath 之后

从基于纸张的许可流程转换到使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services 的流程后,城市规划部就能够以联机方式将承包商、政府职员和检查员连接在一起。

例如,当承包商在城市规划部网站上提交许可申请后,表单数据就会被提交到位于城市规划部的网络中的数据库。申请提交后,新的许可请求将自动显示在 SharePoint 网站中,接收代理商在此检查信息的完整性并对申请表单进行数字签名以确认接收。

转换到基于 InfoPath 的系统的好处包括:

  • 联机方便    承包商不必再赶到政府办公室来申请许可。现在承包商可以在浏览器(如 Firefox、Safari 或 Internet Explorer)中填写支持浏览器的表单,通过网站提交许可请求。

  • 提高精确度    许可表单模板旨在确保数据的完整性,因此使用表单模板时无效条目更少。例如,承包商在选择目标许可类型时可以使用下拉列表框从标准化的类别列表中进行选择,而不必查找并在表单中手动输入许可类型。

  • 更佳的用户体验    提交数据后,新的许可请求将自动显示在城市规划部的内部网站中。当政府职员打开表单时,会在表单中看到承包商的公司数据和许可申请数据。

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方案 4:库存管理

库存表单的部分内容 Wide World Importers 是一家跨国贸易公司,总部位于马里兰州的巴尔的摩市。该公司从北非进口纺织品、手工艺品和消费品(主要是商品)。

该公司从分布在 12 个国家/地区的 70 多家供应商购买商品。由于这些供应商的库存是动态的并且具有季节性,Wide World Importers 希望设计一些 InfoPath 表单模板,以便轻松有效地查询供应商的库存信息。

使用 InfoPath 之前

使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services 之前,Wide World Importers 采用基于纸张的手动调查流程,结果会产生多余的条目。买方通过全球特快专递将调查邮递给国外的供应商。供应商将完成的调查表单以邮递或传真方式返回给买方。有时,供应商会打电话回复。在极少的情况下,销售人员还会亲自从供应商那里收集调查结果。通常,几个月后 Wide World Importers 才能收到最终调查结果。

几乎每个调查都会出现多余的数据条目。Wide World Importers 的秘书将纸质调查上的数据输入到数据库中。然后,对照纸质表单核实结果数据库记录以确保准确性。如果出现无效或难以理解的数据,则需要给供应商打电话予以确认。如果无法打电话确认,则通过邮递或传真方式请求核实。Wide World Importers 收到更正的信息后,数据才算最终确定。

使用 InfoPath 之后

供应商无需以邮递方式将调查提交给 World Wide Importers,他们现在可以通过在网站上填写支持浏览器的表单来提交调查。供应商在表单中输入的数据会立即填充到库存数据库中。由于转而使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services,Wide World Importers 现在享有下列好处:

  • 联机方便    通过基于 InfoPath 的系统,供应商可以使用浏览器完成调查,而不必再将调查以邮递或传真方式发送回 Wide World Importers。

  • 合时    在先前基于纸张的系统中,从供应商填写调查到他们的反馈输入到 Wide Word Importer 数据库常常会耽搁很长的时间。因此,库存评估也常常过时。使用支持浏览器的 InfoPath 表单模板后,供应商在表单中输入的数据会立即填充到库存数据库中。

  • 提高精确度    表单模板旨在确保数据的完整性,因此使用表单模板时无效条目更少。例如,当供应商选择产品类型时,可以使用下拉列表框从标准的类别列表中进行选择,而不必查找产品类型,然后在表单中手动输入该产品类型。

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方案 5:市场调查

市场调查表单的部分内容 Proseware, Inc. 是一家软件公司,总部位于加拿大,主要开发用于印刷出版行业的产品。

Proseware, Inc. 正在启动其旗舰产品下一版本的开发周期。开发小组决定使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services 以帮助进行市场调查活动。在会见客户时,开发小组计划使用表单模板来收集和记录客户的反馈信息。表单的用途是记录与客户的所有互动活动,以便更好地了解客户的需求并确保收集的数据易于查找和重新使用。

表单模板直接将数据提交到数据库,这样员工就可以检索和分析从多次不同会见收集的数据。Proseware, Inc. 希望将完成的表单存储在 SharePoint 网站的一个库中。

使用 InfoPath 之前

开发小组成员在收集客户和合作伙伴的反馈时,习惯使用 Microsoft Office Word 或 Microsoft Office Excel 做记录,但是在分析和分发数据时常常出现多余的数据条目。工作组成员做笔记的方式比较自由,相关信息通常分散在文档内或不同的文档中。当工作组成员需要将收集的信息合并到技术说明时,要花费大量时间在非标准文档中搜索来查找所需的信息。

使用 InfoPath 之后

转换到使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services 的标准数据收集流程之后,Proseware, Inc. 开发小组减少了收集、分析数据并在内部分发数据所需的时间和金钱。

会见现有的或潜在的客户时,开发小组的成员现在使用 InfoPath 表单来收集关于客户需求和想法的数据。工作组使用 SharePoint 网站上的库来存储和共享表单。从这个库中,工作组成员可以填写新的客户数据表单、查看现有表单中的数据、将数据从完成的表单中导出到 Microsoft Office Excel 2003 或 Microsoft Office Excel 2007 中,或者将多个表单中的数据合并到一个表单中。

转换到基于 InfoPath 的系统的好处包括:

  • 信息一致    表单模板旨在确保信息结构和形式的一致性。表单上列表中显示的数据来自标准化的 SharePoint 列表和 .xml 文件。例如,“业务类型”列表中的条目直接来自预定义的 XML 架构,整个 Proseware, Inc. 中都使用此架构实现各种系统之间业务数据交换的标准化。

  • 与现有系统集成    提交表单后,表单将自动存储在 SharePoint 网站的库中。来自每个表单的数据显示在表单的外部,位于库的栏中。这样,工作组成员就可以轻松地在库中查找和排序表单数据,而不必单独打开每个表单。

  • 多个视图   客户数据表单包括地址不同的需求,包括用于记录客户信息、 团队发现、 研究方法和其他资源的单独视图的视图。窗体中还包含汇总了一种方便、 适合打印的格式中的其他视图中的数据的专用打印视图。

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