Excel Services 和 Excel Web Access 简介

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

Excel Services 是 Microsoft Office SharePoint 中的一项技术,它使得可以简单地在整个企业中采用一致的方式将 Microsoft Office Excel 2007 工作簿(.xslx、.xslb)作为交互式报表来使用、共享、保护和管理。

Excel Web Access 的基本组件

本文内容

什么是 Excel Services?

什么是 Microsoft Office Excel Web Access?

如何 Office Excel 2007 和 Excel Services 配合工作?

在 Excel Services 中的 Excel 工作簿进行交互

Excel Services 方案

创建"一个事实版本"

安全地连接到数据

Excel Services 和信息权限管理

Excel Services 中使用其他商业智能功能

什么是 Excel Services?

Excel Services 有三个基本组件,这些组件可以相互交互并一同构成了 Excel Services 的总体结构设计。

Excel Services 概述

1.Excel 计算服务 (ECS) 是 Excel Services 加载工作簿、 计算中使用Microsoft Office Excel 2007高保真、 刷新外部数据,并维护会话"引擎"。

2.Excel Web Access (EWA) 是一个 Web 部件的显示,并使与浏览器中的 Microsoft Office Excel 工作簿进行交互,使用动态分层标记标记语言 (DHTML) 和 JavaScript,而无需下载您的客户端计算机上的 ActiveX 控件,并可以连接到仪表板上的其他 Web 部件和其他 Web 部件页。

3.Excel Web 服务 (EWS) 是 Microsoft Office SharePoint Services 提供了若干方法可以为应用程序编程接口 (API) 使用开发人员构建基于 Excel 工作簿的自定义应用程序中承载的 Web 服务。

由于 Excel Services 是 Microsoft Office SharePoint Server 2007 的一个组件,因此您还可以利用 SharePoint 的许多技术功能,例如,控制、保护和管理对电子表格的访问,基于服务器的性能以及添加用户时良好的伸缩能力。

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什么是Microsoft Office Excel Web Access?

Excel Web Access 是一个显示 Excel 工作簿中的数据和图表的 Web 部件,其外观与 Microsoft Office Excel 类似,例如,也具有工作表标签、大纲按钮和下拉箭头,同时还提供了许多自定义 Web 部件的方法。

使用 Excel Web Access 共享 Excel 工作簿

1. 顶部包含标题以及一个具有多个菜单、命令和下拉列表的工具栏。

2. 主窗口可以在“工作表”视图中显示一个或多个工作表,可以在“已命名项目”视图中显示某个已命名项目,如图表或 Excel 表格,也可以选择显示大纲区域。

3. “参数”任务窗格有参数标签、用于输入数据的文本框以及提供有关各参数的详细信息的可选工具提示。

4. 底部显示刷新数据消息。

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Excel Services 和 Office Excel 2007 如何协同工作?

首先必须使用 Office Excel 2007 创建一个 Excel 工作簿,然后将该工作簿保存到 Excel Services 中。从本质而言,Office Excel 2007 是创作工具,而 Excel Services 是报告工具。

Excel Services 和 Excel 2007 如何协同工作

1. 工作簿作者(通常是业务分析员)在使用 Office Excel 2007 创建 Excel 工作簿时,可以选择指定要查看的命名项目,并且还可以定义参数。

2. 工作簿作者将工作簿保存到 Excel Services 中的文档库(或保存到网络或 Web 文件夹),然后 SharePoint 管理员将在该位置对该工作簿进行管理和保护。

3. 工作簿作者和其他用户可以创建使用该工作簿的报表、Web 部件页和商务智能仪表板。

4. 许多商业用户可以在浏览器中查看该工作簿并借此对其进行访问,当该工作簿连接到外部数据源时,他们甚至还可以刷新数据。

5. 如果具有相应权限,商业用户就可以将工作簿的当前状态以及在当前会话中执行的各种交互操作(如排序和筛选),以 Excel 工作簿或快照的形式复制到客户端计算机上,以便进一步分析。

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在 Excel Services 中与 Excel 工作簿进行交互

虽然不能在 Excel Services 中编辑 Excel 工作簿的单元格,但可以通过许多方法与数据交互。若要解答有关数据的特定的意料之外的问题,通常可以通过使用以下交互式功能找到和显示信息:

  • 通过重新计算工作簿中的数据查看最新的公式结果。

  • 刷新数据库或联机分析处理 (OLAP) 多维数据集等外部数据源中的实时数据。

  • 浏览不同的工作表、工作表部件或工作簿中的选定命名项目,如图表或 Excel 表。

  • 对数据进行排序和筛选。

  • 在数据透视表中展开或折叠各级数据并使用报表筛选。

  • 通过输入参数临时更改单元格的值来更新公式结果或执行简单的假设分析。

  • 通过从仪表板或其他 Web 部件页上另一个连接的 Web 部件(如筛选器 Web 部件或列表视图 Web 部件)中选择数据来获取不同的结果或视图。

注意: 还可以复制 Excel 工作簿并在计算机上的 Excel 2007 中打开它,然后使用所有 Excel 功能,包括假设分析和格式化打印。

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Excel Services 方案

当然,使用 Excel Services 的方法不计其数,但下面列举了一些具有代表性的方案和示例,可以帮助您更好地了解如何使用 Excel Services。

商务智能仪表板    执行委员会有权访问多个公司仪表板,这些仪表板用作该公司的最新财务记分板。为了连续评估公司绩效,主仪表板汇总关键性能指标 (KPI),如每月的销售目标、目标收入和利润率。其他仪表板汇总市场新闻,以帮助分析当前项目和新项目的财务风险,显示关键财务数据的图表以帮助评估不同的投资组合。

销售分析信息系统    公司中销售运动服和设备的销售部维护信息门户页,该页汇总了关键人口统计数据,如性别、年龄、地区、收入层次和首选的休闲活动。销售部的大多数员工都可以选择在他们的计算机上打开 Excel 工作簿并对所有数据进行“假设”分析,或者打印格式化报表。随着时间的推移,用户还可以轻松添加供其他人共享的报表。

专业运动员统计信息    主要的联赛运动组织共享所有运动员过去和现在的成绩和薪金的统计信息。这些数据用于进行交易和协商薪金合同。尤其是在赛季前,所有者更会创建、修订和共享新的报表和分析。

零售店决策工具    零售链每周汇总关键销售点数据并将这些数据与供应商、财务分析人员和地区经理共享。报表包括库存以下的当前项目、按销售类别分类的前 20 名销售项目、重要的季节性数据以及每个店的交易数。

销售帐户管理报表系统    销售组访问一组每日简报,以了解关键数据,如最佳销售人员、达到每月销售目标的进度、成功的销售计划和业绩较差的分发渠道。其他报表按关键变量(如地区、产品系列和月份)、每周的销售电话数以及已关闭电话的数目来汇总销售额。在各个销售人员显示这些报表之后,他们可以自动看到自己的销售数量,因为系统会根据他们的用户名识别出他们。

工程项目每日摘要    工程组开发一个 Web 部件页,以汇总关键项目日程数据,如错误数、规格状态、进度图、功能趋势和优先级以及指向关键资源和联系人的链接。这些数据是从若干个外部数据源(如项目数据库和规格列表)中提取的。

财务分析计算专用模型    一个大型的金融机构已经研究并开发了一个定价模型,该模型的知识产权由私人所有。公式结果需要与某些投资经理共享,但用于计算定价模型的公式必须安全并且绝对不能公开。此定价模型非常复杂,计算需要花很长时间。每天晚上,定价模型报表在快速服务器上计算并创建出来,保存到受信任的位置并显示在 Web 部件页上,但只能向具有相应权限的人员显示。

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创建“一个真实的版本”

在大多数企业中,您通常需要在特定的时间点创建关键工作簿,并且此操作通常是定期执行的。例如,您可能在每个财务季度按商定的日期和时间创建安全的工作簿,以便放心地比较各财务季度的销售额、库存、收入和利润,而不需要担心其他用户更改工作簿中的信息以及计算和结果上的意外差异使决策更为复杂。有时,此过程称为创建“一个真实的版本”,这意味着当您与其他用户比较同一个工作簿报表时,可以依靠唯一的时间点(创建工作簿的日期和时间)来验证数据视图是否一致。

创建工作簿快照的过程

1. 主工作簿包含定期更新的累计财务数据。

2. 在每财季末发布一个工作簿。

3. “一个事实版本”简化了决策和财季之间的比较。

有关详细信息,请参阅Excel 工作簿作为"一个事实版本"发布指南

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以安全的方式连接数据

对于某些保存到 Excel Services 的 Excel 工作簿而言,所有数据都存储在工作簿中。要更新 Excel Services 中的数据,必须再次保存 Excel 工作簿。而其他工作簿则具有一个或多个到外部数据源(如数据库或 OLAP 多维数据集)的连接。这些连接包含有关如何查找、登录、查询和访问外部数据源的信息。虽然这些连接信息可以存储在工作簿中,但通常存储在 Office 数据连接 (.odc) 文件中,尤其是在数据由许多用户共享并且需要更新连接信息时更会如此。工作簿作者或管理员可以使用 Excel 2007 创建连接,然后将连接信息导出到 .odc 文件中,从而创建出连接信息。

数据连接库 (DCL) 是一种特殊的 SharePoint 文档库,可定义为受信任的位置库,并使得存储、保护、共享和管理 .odc 文件变得很容易。例如,管理员可能需要将数据库从测试服务器移至生产服务器或更新访问数据的查询。通过使用保存在 DCL 中的一个 .odc 文件,这些连接信息的管理变得非常简单,同时用户访问数据也更为便利,因为所有工作簿均使用同一连接文件和刷新操作,并且无论是在客户端上还是在服务器计算机上,都能获取对该连接文件的最新更改。甚至可以设置 Office SharePoint Server 和用户的客户端计算机自动检测连接文件的更改,并使用该连接文件的最新版本。

有关详细信息,请参阅 Microsoft Office Excel 2007 帮助系统和 Office SharePoint Server 管理中心帮助系统。

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Excel Services 和信息权限管理

信息权限管理 (IRM) 是一种为 Microsoft Office 文档提供隐私保护并确保敏感信息仅由相应人员查看的方法。例如,您可能希望在财务报表中公开季度财务数据之前的一个月,仅向执行委员会的特定成员报告这些数据,以便他们有时间准备公共关系反应并做出相应的商业决策。

Windows SharePoint Services 3.0 或更高版本在文档库以及其中的所有文档上支持 IRM(无论具体的各个文档是否启用了 IRM)。将文档上载到启用了 IRM 的文档库后,该文档实质上就变成了启用 IRM 的文档。

Excel Services 不支持加载启用了 IRM 的 Excel 工作簿,如果 Excel 工作簿启用了 IRM 或来自启用了 IRM 的文档库,Excel Services 将不会加载该工作簿。不过,如果您希望使用 IRM,可以将没有 IRM 的 Excel 工作簿加载到 Excel Services,将该工作簿作为快照打开,然后将该快照保存到启用了 IRM 的文档库中。

有关详细信息,请参阅 Microsoft Office Excel 2007 帮助系统和 Office SharePoint Server 管理中心帮助系统。

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将 Excel Services 与其他智能业务功能一起使用

Excel Services 是 Office SharePoint Server 功能集合(统称为商务智能)的一部分,个人、工作组或整个企业都可以使用这些功能。这些功能旨在协同工作,支持快速、稳定地开发自定义的决策工具,供人们用来在通常不使用代码的情况下访问各种数据源。

报表中心

报表中心为各种商务智能数据和对象提供一个中心位置,并包含一些特殊的文档库,用于存储报表、列表、Web 部件、Web 部件页模板以及 .odc 文件。在报表中心内,用户还可以使用类别来搜索项目,查看发布报表的日程,以及订阅相关的报表。

默认情况下,发布并保存到报表中心的文档库中的 Excel 工作簿启用一次单击功能,以便在浏览器视图中打开该工作簿,这是一种无需将工作簿添加到 Web 部件页即可查看它的便捷方式。

KPI 列表 Web 部件

KPI 列表 Web 部件从 SharePoint 列表、Excel 工作簿、Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services 或手动输入的数据中获取数据,然后显示关键性能指标 (KPI),这是一个视觉提示,用于传达某个可测量目标的进度。使用 KPI 可以很直观地得到下列问题的答案:

  • 提前或落后的任务有哪些?

  • 提前或落后了多长时间?

  • 哪个任务的进度最慢?

用户甚至可以深入 KPI 项目以查看可视外观背后的详细信息。例如,如果 KPI 的状态为红色(表明有问题),则单击该 KPI 会自动进入一个报表页,该页显示 KPI 随时间的变化趋势、阈值情况以及用于确定 KPI 当前状态的数据。

各业务部门可以根据自己要达到的业务目标来选择跟踪不同类型的 KPI。例如,为了提高客户满意度,呼叫中心设置的目标可以是在一个较短的时段内应答特定的呼叫次数。销售部门可以使用 KPI 设置绩效目标,如每个月接到的新的销售电话的数目。

筛选器 Web 部件和“应用筛选”按钮

使用筛选器 Web 部件可以只显示您希望在其他 Web 部件中查看的数据子集,也可以使用“应用筛选”按钮执行筛选操作。例如,数据源可能包含多个产品五年以来在整个国家/区域内的历史数据。通过使用筛选器 Web 部件和“应用筛选”按钮,您可以同时在多个 Excel Web Access Web 部件中显示一个销售区域、一种产品或者本年度的相关数据。

Office SharePoint Services 有许多不同的筛选器 Web 部件,通过它们您可以在页面上输入或选择一个或多个值来更改一个或多个 Web 部件的内容,以便只显示您需要的信息。

有关详细信息,请参阅Excel Web Access 到连接筛选器 Web 部件

Office 共享服务仪表板

Microsoft Office SharePoint Server 2007 仪表板是用于传达状态、查看趋势、预见问题和机会、进行决策以及驱动操作的工具,通常包含图形和图表。仪表板是一个 Web 部件页,用于显示来自不同的数据源中的信息,如报表、图表、度量数据和关键性能指标 (KPI)。

您可以通过使用仪表板模板快速连接现有的 Web 部件来创建自己的仪表板,还可以添加或删除 Web 部件以及自定义网页的外观。

下列 Web 部件可以包含在仪表板模板中。

Web 部件

用途

Excel Web Access

显示 Excel 工作簿、选定的工作表或者诸如命名的区域或图表等命名项目。

KPI 列表

显示 KPI 图形和它背后的数据。

筛选器(和“应用筛选”按钮)

指定如何筛选数据以及如何执行筛选操作。

相关信息

链接到相关页。

摘要

介绍有关计划和状态的信息。

联系人详细信息

列出仪表板的联系人姓名。

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