EPM 浅析:白皮书

本白皮书是我们的“一线快报”系列文章的一部分。 其中讨论了项目管理系统的演进、企业项目管理的应用,以及理解哪种项目管理解决方案最适合于您的重要意义。

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EPM 浅析

最近,公司中两名经验最丰富的员工来到我的办公室,提出了一个古怪的问题。

“您如何确定一个系统是否属于项目管理系统?”

我想要回答这个问题,但我愣住了,半天没有回过神来。 这个问题的答案并不明确。

在 20 世纪 80 年代初期,用于个人计算机的第一个关键路线调度程序包问世。 事实上,我发现了一件非常有趣的事情,历史表明,从 20 世纪 60 年代第一批商用大型机问世以来,每一轮计算浪潮中初次发布的商用应用程序中都可以看到关键路线调度软件的身影。 我个人进入项目管理软件行业的经历要回溯到 20 世纪 80 年代初期,当时我们将“项目管理软件”与“关键路线调度软件”视为同义。

1983 年,如果有人给我展示关键路线调度系统以外的系统,问我这是否属于项目管理系统,我一定会摇头否定。

Microsoft Project 本质上就是一种关键路线调度系统,我们仍然在使用“项目管理软件”这个术语来描述它。 因此,如果有人问我“Microsoft Project 是否属于项目管理软件?”我可以确信地给出肯定的答案。

但会计软件又该如何归类? 某些 Dynamics 产品具有项目预算编制和成本跟踪功能。 这是否属于项目管理? 我得说,应该属于项目管理。

SharePoint 产品允许您管理文档和文档工作流,这带来了一系列重要的问题。 它是否属于项目管理软件? 无疑,听起来很像。

Microsoft Dynamics CRM 允许将活动和资源附加到客户计划。 难道这不是项目管理吗? 当然应该是。

合同管理、时间表管理、员工调度、物料消耗和设备使用管理以及生产价值跟踪又该如何分类? 其中有任何系统属于项目管理吗? 答案是肯定的。 它们都属于项目管理。

多年前,我曾经与一位建筑项目管理专家合作,他的主要工具就是用于同时管理多种技工的工作步调的系统。 这种图形化报告可以跟踪木工、管道工、电工及其他多种技工的情况。 这种非常老练的项目管理方法让我看到了如何管理一支团队相对于另一支团队的工作步调,避免电工团队在板墙建造完成之前到达施工现场,避免管道工团队妨碍电工团队的工作。 这份针对这种特定类型项目的报告让这位项目经理得以保持超高工作效率。 这是否属于项目管理系统? 我确信它一定是。

让事情更加复杂的是,有些项目管理工具能提高个别项目经理的工作效率,还有其他一些工具更适合于组织范畴。 再来谈“企业项目管理”软件。 坦白说,这并不是什么新概念。 60 年代和 70 年代的第一批项目管理系统均为企业工具,但当时大多数组织全面访问计算机系统的能力非常有限 。

与所有美好的事物一样,企业项目管理也可以用三个字母的缩写词表示:EPM。 但如果在互联网上搜索 EPM,可能会找到企业项目管理。 也可能会找到企业绩效管理、应征人员管理、电动马达、交易权限经理或其他 40 多种定义。 务必确保找到正确的定义,因为电动马达显然对于项目调度无益。

如果在定义项目管理系统时就遇到困难,那么定义怎样的项目管理系统才能称之为“企业”项目管理系统显然要更加艰难。

无论如何,这一切是否真的那么重要?

我总是会说,我更欣赏在着手寻求解决方案之前明确定义问题的做法。 我们的办公室常常会接到有关部署“企业项目管理系统”的求助电话,毫无疑问,我必须要问清他们所说的“企业”和“项目管理”这两个词的具体含义是什么。对方常常会愣住一两分钟的时间,然后才会开始解释。 毕竟我有项目管理的工作背景,他们相信我必然了解这些术语的含义。

有时我发现“企业”所指的实际上是少数人。 这并没有什么问题。 我自己也曾经经营过小型公司,规模再小也可以理解。 但如果不问清楚这个问题,我可能会推荐适合有着 1,000 名员工的企业的软件,尽管我确信这种软件看起来非常完美,但可能会造成工具与需求之间的脱节。 此外,这种部署的投资回报也会非常糟糕,因为小型团队的效率提升很难收回这种不成比例的投资。

如果您希望提供有关工具选择的建议,那么不仅有必要确定正确的规模,还有必要确定具体的业务挑战。

多年前,我访问过一家超大规模的供电机构,我们协助他们部署项目管理软件的经历留下了良好的口碑。 在访问期间,我会见了一个新部门的主管,他希望部署“企业项目管理软件”。 我跟他坐下来详谈具体需求。

我问道:“您要处理多少个项目?”

他回答说:“每次十到十二个。”

我继续问:“这些项目中又有多少个任务?”

他回答说:“总是 六个任务。”

“六个,”我重复了一遍他的话。 “那么,我们每次要管理的任务是大约 60 到 70 个?”

“是的,没错。 这非常复杂,”他说道。

我说:“我了解, 那么有多少名用户参与这些任务的管理?”

他回答说:“只有我。”

我相信,您已经预见到了这样的结果。 这里并没有关键路线、没有问题管理、没有文档管理、没有资源平衡、没有风险管理,也不需要成本管理。 他需要的只是一份为他本人列清任务的直观指南,确保他不会疏漏任何工作。 事实上,这些项目涉及到的资金非常庞大,数以百万美元计,但独特的项目类型意味着管理工作相对较为简单。

我提出了这样的建议:“为什么不在您办公区的白板上写下 任务列表呢? 您可以使用一些耐用的警示胶带,例如,列出 15 个项目,用彩色马克笔更新日程,一切都一目了然。 例如,您可以使用红色马克笔标注重要里程碑,用绿色马克笔标注前期时间较长的任务。”

听到这样的话之后,他看起来非常失望,因为即使是我也没有能推荐大型企业软件来管理他的项目。 他曾经听到公司中的其他人说,市面上有一些非常出色的企业项目管理软件包, 相信我能为他提供部署一种软件包的建议。

在我说出这番话之后,这次会面的气氛变得非常紧张,我相信,我的这位新客户感到非常不满。 让我惊讶的是,半小时后,在我回家的路上,他打通了我的手机。

他首先说:“谢谢您今天抽时间跟我见面。 我已经从办公耗材部门订了一块白板,但如果您还能抽出一点时间,能否请您再说一次,我可以使用哪些颜色来标记哪些任务?”

十五分钟后,他记下了很多记录,心满意足地挂断了电话。

对我来说,这是一次宝贵的经验教训,对我此后的合作产生了深远的影响。 我会尽量在合作之前多花一些时间,确定听起来似乎已经成为通用标准的术语的准确含义。

项目管理软件可能有多种类别。 如果在项目管理委员会的项目管理知识专区中研究,就可以看到以下这些类别:

  • 集成管理

  • 成本管理

  • 沟通管理

  • 范围管理

  • 质量管理

  • 风险管理

  • 时间管理

  • 人力资源管理

  • 采购管理

可想而知,这些领域的管理要使用不同的工具、程序包和技术,根据具体情况的不同,其中任何类别都可能促成项目管理或是整个企业范围内的项目管理的显著改进。

假设某个组织面临着项目沟通挑战;或许其资源分布在多个不同的时区、国家/地区甚至是不同的公司之中。 在这种情况下,可以轻松判断部署 Lync 和 SharePoint 将明显改善沟通。

如果组织在项目中需要与许多分包商打交道,或者其项目中包括庞大的采购子项目,那么 Dynamics ERP 和 SharePoint 的强大采购管理功能意义最为重大。

如果组织结构复杂或者规模庞大,项目挑战在于排定优先级和资源容量规划,那么或许 Project Server 是最快实现投资回报的选择。

还记得员工问我如何确定某个程序包是否属于项目管理软件吗? 我的答案是这样的:“它是否属于软件? 是否用于管理项目? 如果是这样,那么就是项目管理软件。 请回到工位上,具体了解客户的项目管理业务挑战究竟是什么。”

在部署项目解决方案之前阐明项目挑战总是能带来更理想的成果。

关于作者

Chris Vandersluis 是加拿大蒙特利尔的 HMS Software(Microsoft 认证合作伙伴)的总裁及创始人。 他拥有 McGill 大学的经济学学位,在项目控制系统自动化领域有着三十余年的丰富经验。 他是项目管理委员会 (PMI) 的长期成员,帮助创办了 Microsoft Project 用户组 (MPUG) 的蒙特利尔、多伦多和魁北克分会。 Chris 撰文的期刊包括《财富》、《Heavy Construction News》、《Computing Canada》杂志和 PMI 的 PMNetwork,他也是《Project Times》的专栏作者。 他在 McGill 大学讲授高级项目管理课程,经常在北美和全球各地发表有关项目管理联盟职能的演讲。 HMS Software 是面向项目的时间记录系统 TimeControl 的发布商,自 1995 年起成为 Microsoft Project 解决方案合作伙伴。

可以通过电子邮件联络 Chris Vandersluis: chris.vandersluis@hms.ca

如果您希望阅读 Chris Vandersluis 撰写的更多 EPM 相关文章,请访问 HMS 的 EPM Guidance 网站 (http://www.epmguidance.com/?page_id=39)。

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