Access 2010 用户界面指南

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Access 2010 的功能与早期版本,尤其是在 Access 2007 之前版本的重大更改的用户界面。两个主要组件的用户界面 — 功能区和导航窗格中,在 Access 2007 中引入了。对功能区中,进行一些更改和第三个用户界面组件,Microsoft Office Backstage 视图-Access 2010 中的新增功能。

本文介绍 Access 2010 用户界面元素,并提供有关这些元素以及如何自定义用户体验的详细信息的链接。

本文内容

概述

Backstage 视图

功能区

在导航窗格

选项卡式的文档

状态栏

浮动工具栏

获取帮助

概述

是 Access 2010 用户界面的三个主要组件:

  • 功能区   是包含组命令的程序窗口的顶部的选项卡条带。

  • Backstage 视图   是你看到功能区上的文件选项卡的命令集。

  • 导航窗格中   是允许您使用的数据库对象的 Access 程序窗口左侧的窗格。在导航窗格替换为在 Access 2007 中的数据库窗口。

这三个元素提供创建和使用数据库的环境。

功能区

功能区是菜单和工具栏在 Access 2007 之前版本中找到的主要替代。主要包括的按钮组的选项卡。

功能区具有组相关常用的命令,仅当您可以使用它们,显示的上下文选项卡和快速访问工具栏,您可以与您最常用的命令自定义从小工具栏上的主选项卡。

在功能区选项卡上的某些按钮为您提供库中的选项,而其他人启动命令。

Backstage 视图

Backstage 视图是 Access 2010 中的新增功能。它包含命令和应用于整个数据库,如压缩和修复的信息,以及在早期版本,如打印文件菜单上的命令。

导航窗格

导航窗格中可帮助您组织数据库对象,并且打开或更改数据库对象的设计的主要方式。导航窗格中替换为已在 Access 2007 之前的 Access 版本中的数据库窗口。

导航窗格中按类别和组。您可以选择从各种组织选项,并且也可以在导航窗格中创建自己的自定义组织方案。默认情况下,为新数据库使用对象类型类别,有对应于各种类型的数据库对象的组。对象类型类别组织到默认数据库窗口类似的方式中的对象显示从早期版本的数据库。

可以最小化导航窗格中,和您也可以隐藏它,但您不能通过打开数据库对象在它前面会遮住导航窗格。

Backstage 视图

Backstage 视图占据功能区上的文件选项卡,并包含许多已在较早版本的 Access 中的文件菜单上的命令。Backstage 视图还包含其他命令,将应用于整个数据库文件。当您打开 Access,但不是打开数据库 (例如,您打开 Access 从 Windows 开始菜单),请参阅 Backstage 视图。

Backstage 视图中的“新建”选项卡

在 Backstage 视图中,您可以创建新数据库打开现有数据库,将数据库发布到 SharePoint Server 通过 Web,执行许多文件和数据库维护任务。

创建新的空白数据库

  1. 启动 Access,从开始菜单或快捷方式。

    Backstage 视图显示。

  2. 执行下列操作之一:

    • 创建新的 web 数据库

      1. 可用模板下单击空白 web 数据库

      2. 在右侧下空白 web 数据库,, 在文件名框中键入您的数据库文件的名称,或使用为您提供的一个。

      3. 单击“创建”

        创建新的数据库,并且数据表视图中打开一个新表。

    • 创建新的桌面数据库

      1. 可用模板下单击空白数据库

      2. 在右侧,在空白数据库文件名框中键入您的数据库文件的名称,或使用为您提供的一个。

      3. 单击“创建”

        创建新的数据库,并且数据表视图中打开一个新表。

Access 2010 提供了许多产品,模板,您可以从 Office.com 更下载。Access 模板是一个预先设计的数据库完成经过专业设计的表、 窗体和报表。当您创建一个新的数据库,模板可以为您提供良好的开端。

从示例模板创建新的数据库

  1. 启动 Access,从开始菜单或快捷方式。

    Backstage 视图显示。

  2. 单击样本模板,然后浏览可用模板。

  3. 当您找到您要使用的模板时,请单击该模板。

  4. 在右侧,在文件名框中,键入文件名,或使用为您提供的一个。

  5. 单击“创建”

    Access 从模板创建新的数据库并将其打开。

您可以从 Backstage 视图直接从 office.com 下载其他 Access 模板。

从 Office.com 模板创建新的数据库

  1. 启动 Access,从开始菜单或快捷方式。

    Backstage 视图显示。

  2. Office.com 模板窗格中,单击某个类别,然后当显示该类别中的模板,然后单击一个模板。

    注意: 您还可以使用提供的搜索框中搜索模板。

  3. 文件名框中,键入文件名称,或使用为您提供一个。

  4. 单击“下载”。

    Access 自动下载模板,创建一个基于该模板的新数据库、 将其存储在文档文件夹 (例如,我的文档文件夹),并打开数据库。

当您打开 (或创建并打开) 数据库时,Access 将文件名和数据库的位置添加到内部最近使用的文档的列表。此列表显示在 Backstage 视图的最近选项卡上,以便您可以轻松地打开您最近使用的数据库。

打开最近使用的数据库

  1. 启动 Access。

  2. 在 Backstage 视图中,单击最近,,然后单击您要打开的数据库。

    Access 将打开该数据库。

从 Backstage 视图中打开数据库

  1. 启动 Access。

  2. 单击文件选项卡,然后单击打开。时显示打开对话框中,浏览并选择一个文件,,然后单击打开

    打开数据库。

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功能区

功能区菜单和工具栏的主要替代并提供了在 Access 2010 中的主命令界面。功能区的主要优势之一是合并,在一个位置,这些任务,或用于需要菜单、 工具栏、 任务窗格和以显示其他 UI 组件的入口点。这种方式,您必须在其中查找命令,而不是四处一个位置。

当您打开数据库时,功能区显示在主 Access 窗口中,它在活动的命令选项卡中显示的命令的顶部。

Access 功能区

功能区包含一系列命令选项卡包含的命令。Access 2010 中的主命令选项卡是文件家庭版创建外部数据数据库工具。每个选项卡包含组相关的命令,并且这些组剖析一些其他新用户界面元素,如库中,这是一种新直观地显示选项的控件。

在功能区可用的命令也反映当前处于活动状态的对象。例如,如果您有数据表视图中打开的表,然后单击窗体创建选项卡的窗体组中,Access 将创建的窗体,基于活动的表。也就是说,新窗体的记录源属性中输入活动的表的名称。此外,某些功能区选项卡仅在某些上下文中显示。例如,设计选项卡仅显示当您有一个对象在设计视图中打开。

您可以使用功能区键盘快捷方式。从早期版本的 Access 的键盘快捷方式的所有继续工作。键盘访问系统取代了早期版本的 Access 的菜单加速键。此系统以单个字母或按 ALT 键时,在功能区显示的字母组合使用小型指示器。这些标记显示什么键盘快捷方式激活下方的控件。

当选择了命令选项卡上时,您可以浏览该选项卡中可用的命令。

选择一个命令选项卡

  1. 启动 Access。

  2. 单击所需的选项卡。

-或者-

  1. 启动 Access。

  2. 按下并松开 Alt 键。

    显示键盘提示。

  3. 按的键或最接近所需的命令选项卡上的键盘提示中显示。

您可以通过多种不同的方式执行命令。最快和最直接路由是使用与命令的键盘快捷方式。如果您知道从早期版本的 Access 中使用的键盘快捷方式,它也应工作 Access 2010 中。

键盘快捷方式的详细信息,请参阅Access 的键盘快捷键

执行命令

  1. 启动 Access。

  2. 单击相应的选项卡命令。下表显示在每个选项卡上的选项卡和命令可用代表抽样。选项卡和可用的命令更改,具体取决于您所做。

命令选项卡

您可以的常见操作

Home

选择一个不同的视图。

复制并粘贴剪贴板中。

设置当前字体特征。

设置当前字体对齐方式。

应用格式到备注字段的格式文本。

使用的记录 (来刷新,新建,保存、 删除、 汇总、 拼写检查,更多)。

排序和筛选的记录。

查找记录。

创建

创建新的空白表。

创建新表使用表格模板。

创建列表的 SharePoint 网站和表格当前数据库中链接到新创建的列表。

在设计视图中创建新的空白表。

创建新表单基于活动表或查询。

创建新的数据透视表或图表。

创建新的报表基于的活动的表或查询。

创建新查询、 宏、 模块或类模块。

外部数据

导入或链接到外部数据。

将数据导出。

收集和更新通过电子邮件的数据。

创建和保存的导入保存导出。

运行链接表管理器。

数据库工具

移动到新的或现有 SharePoint 网站的数据库的某些或所有部分。

启动 Visual Basic 编辑器或运行宏。

创建和查看表关系。

显示/隐藏对象相关性。

运行数据库文档管理器或分析性能。

将数据移动到 Microsoft SQL Server 或 access (仅适用于表)。

管理访问的加载项。

创建或编辑 Visual Basic for Applications (VBA) 模块。

  1. 单击表示的命令控件。或者,如果您知道由早期版本的 Access 的命令的键盘快捷方式,请使用键盘输入的键盘快捷方式。

    -或者-

    按下并松开 Alt 键。

    显示访问键。

    按的键与所需的命令的键盘提示中显示。

上下文命令选项卡

除了常用命令选项卡,Access 2010 也具有上下文命令选项卡。根据您在上下文 (即您正在使用的对象和您执行的操作),一个或多个上下文命令选项卡可能会显示常用命令选项卡旁边。

上下文选项卡

激活上下文命令选项卡

  • 单击上下文命令选项卡。

-或者-

  1. 按下并松开 Alt 键。

    显示访问键。

  2. 在显示的访问键中显示或最接近的上下文命令选项卡上,按的键。

上下文命令选项卡包含命令和功能,您需要使用特定的上下文中。例如,当您在设计视图中打开表,上下文选项卡包含仅当您正在使用该视图中的表时应用的命令。为另一个示例中,当您在设计视图中打开表名为设计上下文命令选项卡旁边显示高级工具选项卡。当您单击设计选项卡时,功能区显示您使用的命令,仅对象时,在设计视图中。

   

功能区也使用一种的控件称为库。库控件旨在重点关注获取所需的结果。而不只是显示命令,库控件显示使用这些命令的结果。目的是提供可视方式供您浏览,请参阅 Access 2010 可以执行什么,关注结果,而不是集中只在自己的命令。

边距样式库

样式库具有不同的形状和大小。没有网格布局、 下拉菜单,菜单类似表示和甚至将样式库自身内容放在功能区的功能区上布局。

隐藏功能区

有时,您可能需要一些更多空间,将向您的工作区。因此,以便仅使用命令栏选项卡保持可以折叠功能区。若要隐藏功能区,请双击活动的命令选项卡。若要再次显示,请再次双击活动的命令选项卡。

隐藏和还原功能区

  1. 双击活动的命令选项卡 (活动选项卡是突出显示选项卡)。

  2. 双击活动的命令选项卡以还原功能区。

快速访问工具栏 (QAT)

快速访问工具栏是相邻允许一键式访问命令的功能区工具栏。默认的命令集包括保存撤消恢复,以及您可以自定义快速访问工具栏,包括其他经常使用的命令。您也可以修改工具栏的位置,并将其从默认小大小更改为较大的大小。从小工具栏上显示功能区上的命令选项卡旁边。当您切换到较大的大小时,工具栏功能区下方显示和扩展其完整的宽度。

快速访问工具栏

自定义快速访问工具栏

  1. 单击工具栏中最右边的下拉箭头。

  2. 自定义快速访问工具栏,下单击您想要添加,且您完成命令。

    或者,如果未列出命令,单击其他命令,并继续到下一步,此过程。

  3. Access 选项对话框中,选择或多个要添加的命令,然后单击添加

  4. 若要删除命令,在右侧列表中突出显示它,然后单击删除。或者,也可以双击列表中的命令。

  5. 完成后,单击“确定”。

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导航窗格

当您打开数据库,或创建一个新的数据库对象的名称显示在导航窗格中。数据库对象包括表、 窗体、 报表、 页面、 宏和模块。在导航窗格取代由早期版本的 Access 数据库窗口 — — 如果数据库窗口用于早期版本中执行任务,则现在执行该任务使用导航窗格。例如,如果您想要在数据表视图中为表格添加行,打开该表格从导航窗格。

注意: 导航窗格中不可用的 web 浏览器中。若要使用 web 数据库的导航窗格中,您必须首先通过使用 Access 打开该数据库。

导航窗格中的对象

若要打开的数据库对象或应用到数据库对象的命令,请右键单击该对象,然后从上下文菜单中选择一个菜单项。上下文菜单上的命令根据对象类型而有所不同。

打开数据库对象,如表、 窗体或报表

  • 在导航窗格中,双击对象。

    -或者-

    在导航窗格中,选择该对象,,然后按 ENTER。

    -或者-

  • 在导航窗格中,右键单击对象,,然后单击打开。

请注意,您可以设置一个选项以在导航选项对话框中单击一次打开对象。

导航窗格中将数据库对象划分为类别,并且这些类别包含组。某些类别预定义的并且您还可以创建您自己的自定义组。

默认情况下打开数据库,包括在早期版本的 Access 中创建的数据库时,将显示导航窗格。您可以阻止导航窗格中显示默认情况下通过设置程序选项。下面的一组步骤介绍了如何执行每个操作。

若要显示或隐藏导航窗格   

  • 单击导航窗格 ( Access 中导航窗格的“百叶窗开/关”按钮 ) 的右上角中的按钮或按 F11。

防止默认情况下显示导航窗格

  1. 单击“文件”选项卡,然后单击“选项”。

    此时将出现“Access 选项”对话框。

  2. 在左窗格中,单击当前数据库

  3. 导航,清除显示导航窗格复选框,然后单击确定

有关在导航窗格的详细信息,请参阅文章视图并通过使用导航窗格中管理对象

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选项卡式的文档

启动Office Access 2007后,可以在选项卡式文档,而不是重叠窗口中显示数据库对象。日常交互式使用,您可能希望选项卡式的文档界面。您可以通过启用或禁用选项卡式的文档设置访问选项 (请参阅本文后面的显示或隐藏文档选项卡,)。但是,如果您改变的选项卡式的文档设置,您必须关闭并重新打开数据库的新设置才会生效。

Access 2007 中的选项卡式对象

显示或隐藏文档选项卡

  1. 单击“文件”选项卡,然后单击“选项”。

    此时将出现“Access 选项”对话框。

  2. 在左窗格中,单击当前数据库

  3. 应用程序选项部分中,在文档窗口选项中选择选项卡式文档

  4. 选中或清除显示文档选项卡复选框。清除复选框将关闭文档选项卡。

  5. 单击“确定”。

    注意: 

    • 显示文档选项卡设置为每个数据库设置。您必须单独为每个数据库设置此。

    • 更改显示文档选项卡设置后,您必须关闭并重新打开数据库,请参阅更改生效。

    • 默认情况下显示新数据库使用 Access 2007 或 Access 2010 创建的文档选项卡。

    • 默认情况下,使用早期版本的 Access 创建的数据库使用的重叠窗口。

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状态栏

与早期版本的 Access,在 Access 2010 中,可以在窗口底部显示状态栏。此标准 UI 元素仍然是要查找的状态消息、 属性提示、 进度指示器等的位置。与 Access 2010 的状态栏还会在您还将看到的其他 Office 2010 程序的状态栏中的两个标准函数: 切换视图/窗口和缩放。

您可以快速切换活动窗口之间使用状态栏上的可用控件的可用视图之一。如果您正在查看支持可变缩放的对象,您可以调整缩放比例以放大或缩小,使用状态栏上的滑块。

可以启用或禁用了Access 选项对话框中的状态栏。

显示或隐藏状态栏

  1. 单击“文件”选项卡,然后单击“选项”。

    此时将出现“Access 选项”对话框。

  2. 在左窗格中,单击当前数据库

  3. 应用程序选项中,选中或清除显示状态栏复选框。清除复选框将关闭显示的状态栏。

  4. 单击“确定”。

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浮动工具栏

在 Access 的版本早于 Access 2007 中,设置文本格式通常需要使用菜单或显示格式工具栏。使用 Access 2010 您可以设置文本格式更轻松地使用浮动工具栏。当您选择文本的格式的浮动工具栏会自动显示所选文字上方。如果到浮动工具栏上移动鼠标指针靠近、 浮动工具栏淡入,您可以使用它来应用加粗、 倾斜字体大小、 颜色、,依此类推。您将指针移动到远离浮动工具栏,浮动工具栏淡出。如果您不想要使用浮动工具栏应用到所选内容格式的文本,只需将指针移几个像素离开和浮动工具栏消失。

浮动工具栏

使用浮动工具栏设置文本格式

  1. 选择要设置格式的文本。

    文本上方透明出现的浮动工具栏。

  2. 使用应用格式的浮动工具栏。

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获取帮助

当您有一个问题时,您可以通过按 F1,通过单击功能区右侧的问号图标获取帮助。

帮助入口点

您也可以在 Backstage 视图中查找帮助:

  • 单击文件选项卡,然后单击帮助

    Backstage 视图中显示的帮助资源的列表。

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