Access 和 SharePoint 网站之间的数据集成简介

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通过将 Microsoft Office Access 2007 和 Windows SharePoint Services 3.0 结合使用,可利用多种方法共享和管理数据。在继续使用 Access 的数据输入和分析功能的同时,可以从 SharePoint 网站的协作功能中获益。例如,可以跟踪数据版本、订阅用于了解何时发生更改的警报,以及管理数据权限。

本文内容

处理数据的方法

集成和管理数据

跟踪您的数据和工作流

使用数据的方式

使用 Office Access 2007 时,可以多种不同的方式从 SharePoint 网站共享、管理和更新数据。

将数据迁移到 SharePoint 网站    在将数据库从 Access 迁移到 SharePoint 网站时,您将在 SharePoint 网站上创建列表,这些列表像数据库中的表那样进行链接。迁移数据库时,Access 将创建一个新的前端应用程序,其中包含所有旧的窗体和报表,以及刚导出的新的链接表。“迁移到 SharePoint 网站向导”将帮助您同时迁移所有表中的数据。

在创建了 SharePoint 列表之后,用户可在使用 SharePoint 网站的功能管理数据并保持更新的同时,在 SharePoint 网站上或 Access 中的链接表中使用这些列表。作为管理员,您可以管理对数据的权限以及数据的版本,这样就可以了解谁更改了数据或恢复以前的数据。

将数据发布到 SharePoint 网站    如果您正在与他人协作,则可以在 SharePoint 服务器上的库中存储数据库的副本,并使用 Access 中的窗体和报表继续在该数据库中进行工作。可以像链接数据库中的表那样链接列表(如果您想跟踪 SharePoint 网站上的数据,则这样做很有用),然后可创建窗体、查询和报表以使用数据。例如,可以创建一个 Access 应用程序,它为 SharePoint 列表提供跟踪问题和管理雇员信息的查询和报表。当用户在 SharePoint 网站上使用这些列表时,他们可以从 SharePoint 列表的“视图”菜单打开这些 Access 查询和报表。例如,如果要查看和打印用于月度会议的 Access 问题报表,则可以从 SharePoint 列表直接进行。

在首次将数据库发布到服务器时,Access 将提供一个 Web 服务器列表,该列表使得导航到要发布到的位置(例如,文档库)更加容易。发布数据库之后,Access 将记住该位置,这样当您要发布更改时,就无需再次查找该服务器。在将数据库发布到 SharePoint 网站之后,有权使用该 SharePoint 网站的用户都可以使用该数据库。

从 SharePoint 网站打开 Access 窗体和报表    用户可以从 SharePoint 网站在功能丰富的 Access 视图中打开列表。Access 窗体、报表和数据表可以在 SharePoint 网站中与其他视图显示在一起。选择 Access 视图时,Access 将启动并打开所请求的窗体、报表或数据表。这使您可轻松地在 SharePoint 网站上运行功能丰富的 Access 报表,而无需先启动 Office Access 2007 或导航到正确的对象。

从 SharePoint 列表创建数据库    可在 Access 中打开 SharePoint 列表。如果数据库不存在,则可以在 Access 中创建该数据库,然后基于列表创建一组窗体和报表。

用 Access 使 SharePoint 列表脱机    如果需要将某些工作带回家处理,则可以使用 Access 通过一次单击使 SharePoint 列表脱机。您可以在 Access 中处理数据,然后同步所做的更改,或者以后重新与 SharePoint 网站进行连接。

导入或链接到 SharePoint 列表    通过导入或链接可将 SharePoint 列表并入 Access。导入 SharePoint 列表将在 Access 数据库中创建该列表的副本。在执行导入操作的过程中,您可以指定要复制的列表,对于每个选定列表可以指定是要导入整个列表还是只导入特定视图。通过链接可以连接到另一个程序中的数据而不必导入这些信息,这样您就可以查看和编辑原始程序中和 Access 数据库中的最新数据,而不必在 Access 中创建和维护数据的副本。

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集成和管理数据

在将 Access 数据迁移到 SharePoint 网站之后,可以管理谁可以查看数据、跟踪版本,以及恢复意外删除的任何数据。Office Access 2007 和 SharePoint 网站之间更好的数据集成改善了性能并提高了应用程序设计水平。

管理 SharePoint 网站上的权限    可以为 SharePoint 网站上的列表和 Access 数据库分配各种级别的权限。可以为组分配有限的读取权限或完全编辑权限,并且可以有选择地允许或拒绝某些用户的访问。如果需要限制对数据库中少数敏感项的访问,则可以对 SharePoint 网站上的特定列表项设置权限。

在 SharePoint 网站上跟踪和管理版本    可在 SharePoint 网站上跟踪列表项的版本并查看版本历史记录。如果需要,可恢复某项以前的版本。如果需要了解谁更改了行,或者何时进行的更改,则可以查看版本历史记录。

从回收站中取回数据    可使用 SharePoint 网站上的新回收站方便地查看已删除的记录,并恢复意外删除的信息。

提高了链接到 SharePoint 列表的表的性能    对于链接到 SharePoint 列表的表,其内部处理已得到优化,从而实现了比以前的版本更快、更平滑的体验。

增强的 Windows SharePoint Services 数据类型映射    通过新的对多值字段和附件的支持,Access 现在支持更多可在 SharePoint 网站中找到的数据类型,从而使得设计和构建共享应用程序更加简单。

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跟踪数据和工作流

可将 Office Access 2007 与来自 SharePoint 网站的信息结合使用,以跟踪组织的数据、问题和工作流。

跟踪    Access 现在有一个跟踪模板,它直接与 SharePoint 网站上的问题跟踪模板进行交互。两者的架构是相同的,并且 Access 解决方案可用作 SharePoint 网站数据的前端(例如,通过使用窗体和查询)。  

跟踪备注字段的历史记录    备注字段对于存储大量信息很有用。可以设置一个属性告诉 Access 保留对备注字段的所有更改的历史记录。这样就可以查看这些更改的历史记录。此项功能还支持 SharePoint 网站上的版本控制功能,这样就还可以使用 Access 查看对 SharePoint 列表所做的更改。

与 SharePoint 网站上的工作流集成    现在可使用 Access 与工作流进行交互,并报告工作流情况,这样就可以更好地评测项目状态和评估业务流程。工作流报表可跨多个列表以及来自多个工作流的信息。

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